Податківці у роз’ясненні наголошують, що надання благодійної допомоги має підтверджуватися первинними документами, зокрема:
— листом-запитом (проханням) про надання допомоги або листом-пропозицією з отриманою згодою набувача;
— наказом керівника про надання допомоги;
— актом приймання-передачі товарів, робіт або послуг;
— платіжним дорученням — у разі перерахування коштів (п. 44.1 ПКУ, ст. 9 Закону №996).
З урахуванням практики перевірок доцільно вибудувати поетапну систему документування.
1. Етап підготовки (до роздачі допомоги).
Перед початком роздачі гуманітарної (благодійної) допомоги сформувати правові та організаційні підстави для здійснення операції, зокрема:
— лист-запит або лист-пропозиція.
Якщо допомога надається юрособі, установі або органу місцевого самоврядування, доцільно мати лист-запит від отримувача із зазначенням виду, обсягу та цільового призначення допомоги.
Якщо допомога надається фізособам, вона може здійснюватися з ініціативи організації — у межах затвердженого проєкту, програми або статутної діяльності (ст. 3 Закону №5073);
— наказ (розпорядження) керівника.
Наказ керівника є основним розпорядчим документом, що ініціює господарську операцію. У наказі доцільно зазначити:
мету надання допомоги (з прив’язкою до статутних цілей);
вид і обсяг допомоги;
строки та місце роздачі;
відповідальних осіб (матеріально відповідальних осіб, комісію, координатора);
підставу (лист-запит, проєкт, рішення правління тощо);
— накладну на внутрішнє переміщення
Для передачі ТМЦ зі складу відповідальній особі оформлюється накладна на внутрішнє переміщення (довільної форми), яка підтверджує зміну місця зберігання активів та відповідальної особи (п. 2.1 Положення №88, ст. 9 Закону №996).
2. Етап видачі (передачі) допомоги.
На цьому етапі фіксують факт передачі майна або послуг безпосередньо набувачам:
— відомість роздачі допомоги (для фізосіб).
Відомість застосовують у разі масової роздачі (продуктові набори, гігієнічні комплекти тощо) і містить:
ПІБ отримувача;
реквізити документа (за наявності);
підпис отримувача;
дату отримання.
Якщо організація збирає персональні дані (ПІБ, контактні дані, РНОКПП), треба отримати згоду на обробку персональних даних (ст. 2, 6, 11 Закону №2297);
— акт приймання-передачі.
Для передачі допомоги установам або а разі індивідуальної допомоги оформлюють акт приймання-передачі, який є первинним документом і підтверджує факт переходу майна (ст. 9 Закону №996, п. 44.1 ПКУ).
Акт має містити обов’язкові реквізити первинного документа та підписи сторін.
Якщо отримувачем допомоги є військовослужбовець, то для застосування пп. 165.1.54, пп. 170.7.8 ПКУ він повинен надати документи, що підтверджують його статус, зокрема посвідчення офіцерів та генералів, військовий квиток, а також довідку форми №5, 6 відповідно до Інструкції з діловодства у Збройних Силах України. Докладніше див. тут.
3. Етап звітності та списання (після роздачі).
Після завершення роздачі активи мають бути списані з балансу організації:
— звіт відповідальної особи.
Звіт підтверджує:
кількість отриманих зі складу ТМЦ;
кількість фактично розданої допомоги;
залишки, що підлягають поверненню на склад.
Такий звіт є внутрішнім підтвердним документом та використовується для узагальнення даних первинних документів;
— акт на списання гуманітарної допомоги.
На підставі відомостей та актів приймання-передачі складають акт списання, який затверджується комісією та керівником. Саме на його підставі здійснюють бухгалтерське списання активів, зокрема проведеннями: Д-т 949 — К-т 20, 22, 28 (залежно від виду активів);
— накладна на зворотне переміщення
Якщо частина допомоги не була роздана, вона повертається на склад за накладною на зворотне внутрішнє переміщення для подальшого обліку.