Повідомлення ПФУ про нового працівника: запорука швидкого оформлення броні!
В які строки та про які події треба подавати оперативні відомості до ПФУ? Де на порталі ПФУ подати ці дані — і що буде, якщо не подати? Як не переплутати оперативні відомості до ПФУ з повідомленням про прийняття до ДПС та повідомленням до ТЦК та СП?
Нагадаємо, що Постановою №1332 встановлено обов’язок подання критично важливими підприємствами відомостей через вебпортал електронних послуг ПФУ щодо кадрового руху працівників. Про це ми писали за посиланням.
Органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи й організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період, підприємства, установи й організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору подають ПФУ відповідні відомості через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Для подання відомостей через кабінет страхувальника вебпорталу використовується пункт меню «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» / «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)».
Ці відомості, через швидкість їх подання, отримали назву «оперативні відомості». І коментований лист ПФУ від 12.12.2025 №2800-060202-8/85882 (див. «ДК» №05/2026) роз’яснює, як їх подавати.
Що буде, якщо оперативні відомості не подали?
Якщо оперативне повідомлення не було подано до ПФУ вчасно, але одразу ж після прийняття на роботу на такого працівника подали документи на оформлення броні, — рішення про бронювання працівника не буде прийнято!
Позаяк у Державному реєстрі загальнообов’язкового соціального страхування про працівників, які включені до списків на бронювання, буде зафіксовано неактуальні дані (ще не буде зазначено, що ця особа працює в того, хто подає документи на бронь).
Про це ми писали за посиланням:
Покроковий алгоритм подання відомостей через сайт ПФУ
Крок 1. На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України натисніть кнопку «Вхід», ідентифікуйте себе як юрособу, підтвердьте вхід за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та пароля до нього, натисніть кнопку «Увійти».
Крок 2. В особистому кабінеті страхувальника (меню ліворуч) зайдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» та оберіть опцію «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)».
Крок 3. У спливаючому вікні «Відомості про трудові відносини (оперативне подання)» із запропонованого переліку оберіть опцію «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)».
Крок 4. У полі повідомлення внесіть необхідні дані про особу (обов’язкові поля позначені «зірочкою» — *) та натисніть «Додати запис».
Крок 5. У вікні «Запис про трудову діяльність» заповніть тип події, атрибут події, дату події та внесіть реквізити документа-підстави. При цьому порядковий номер місця трудових відносин можна визначити на підставі трудової книжки працівника (у паперовій чи електронній формі), порахувавши всіх його попередніх роботодавців.
Крок 6. Натисніть «Зберегти» та відправити до Пенсійного фонду України!
Читайте також:
- Як роботодавцю подати відомості про трудові відносини онлайн: роз’яснення від ПФУ.
- Алгоритм дій для критично важливих роботодавців щодо інформування ПФУ про зміни в трудових відносинах.
- Як подати відомості про працівників до ПФУ при бронюванні: покроковий алгоритм від ПФУ.
Далі розгляньмо покроково приклад подання відомостей під час прийняття працівника на роботу. Тобто коли і на якому етапі такі відомості слід подавати і чому не треба плутати оперативні відомості до ПФУ з повідомленням про прийняття на роботу, яке подається до ДПС.
Послідовність дій під час прийняття на роботу: практичний приклад
Кандидат на працевлаштування має надати роботодавцю (ст. 24 КЗпП):
— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
— трудову книжку (за наявності) або відомості з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
— документи про освіту (спеціальність, кваліфікацію) та, за потреби, довідку про стан здоров’я;
— військово-обліковий документ (паперовий або електронний);
— інші документи, передбачені законодавством.
Алгоритм дій роботодавця під час приймання на роботу військовозобов’язаного, призовника або резервіста:
1) під час співбесіди кандидата на роботу запитуємо військово-облікові документи (ст. 24 КЗпП);
2) під час оформлення прийняття на роботу надаємо працівникові під підпис правила військового обліку;
3) після прийняття на роботу (у п’ятиденний строк) вносимо інформацію до списків персонального військового обліку та до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Але це ще не все! Адже в досить короткий термін про прийняття на роботу працівника слід повідомити ДПС, ПФУ і ТЦК.
Повідомлення ДПСУ, ПФУ, ТЦК
Прийняття працівника на роботу потребує повідомлення таких установ:
ДПСУ
Подають повідомлення про прийняття до початку роботи працівника (ст. 24 КЗпП).
Ця вимога стосується приймання на роботу будь-якого працівника, тобто це стосується не лише військовозобов’язаних!
ПФУ
Інформацію про прийняття подають не пізніше ніж наступного дня після видання наказу про прийняття на роботу.
Це стосується військовозобов’язаних працівників і допомагає швидше забронювати їх.
ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника
Повідомлення про зміну облікових даних надсилають у 7-денний строк з дати видання наказу про прийняття на роботу (абзац 4 пункту 34 Порядку №1487).
Форма повідомлення — додаток 4 до Порядку №1487.
Це стосується військовозобов’язаних, призовників та резервістів.
Приклад. Укладаємо з працівником трудовий договір. Дата прийняття на роботу — 23.01.2026 (п’ятниці). Наказ про прийняття датовано 22.01.2026 (четвер)
Строки подання документів до ДПС, ПФУ та ТЦК
1) повідомлення до ДПС (про прийняття працівника)
— подати ДО фактичного допуску до роботи, тобто до 23.01.2026;
— можна подати: 22.01.2026 або 23.01.2026 (до початку роботи);
2) оперативні відомості до ПФУ (вебпортал ПФУ)
— подати не пізніше ніж наступного дня після прийняття на роботу;
— крайній строк — 24.01.2026 (субота).
На нашу думку, краще подати в день прийняття — 23.01.2026 (п’ятниця).
Не відкладати на 26.01.2026 (понеділок) — це вже ризик порушення строку «наступного дня»;
3) повідомлення до ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника
— останнім днем надсилання повідомлення про зміну облікових даних при прийнятті на роботу буде 29.01.2025.
Увага!
Внесення змін, скасування або видалення поданих страхувальником засобами вебпорталу ПФУ повідомлень про зміни в трудових відносинах нормами чинного законодавства не передбачено.
Отже, подати оперативні відомості треба з першого разу і без помилок!
Про це ми писали у статті «Повідомлення про зміни в трудових відносинах: чи можливо відмінити або скасувати таке подання?».