Акт без підпису замовника або орендаря: новація за Законом №4791
Бухгалтери звикли до того, що документ не вважається первинним, якщо в ньому немає всіх обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону №996. І ось до цієї норми вносять зміни щодо актів на роботи, послуги.
Сучасні правила оформлення первинних документів ми розглянули в статті «Первинні документи: правила оформлення та зберігання» в «ДК» №41/2025.
Але законотворці вирішили змінити ці правила стосовно оформлення актів. Для цього ухвалили Закон України від 24.02.2026 №4791-ІХ «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг».
З текстом Закону №4791 ви можете ознайомитись в «ДК» у розділі «Документи для роботи» цього номера.
Проблема, яка спричинила необхідність змін у Законі №996
У бухгалтерському обліку є давня проблема, пов’язана з переліком обов’язкових реквізитів первинного документа, зазначеним у ч. 2 ст. 9 Закону №996. До них належать, зокрема:
— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення. Ця вимога не діє тільки для банківських первинних документів;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Тому, хоч дата підписання первинного документа і не є його обов’язковим реквізитом, до такого підписання документ не визнається первинним. А отже, відображати госпоперацію, щодо якої він складений, у бухгалтерському та податковому обліку не можна. Саме так: і в податковому обліку, адже ПКУ теж згадує про первинні документи, і не одноразово!
Особливо гостро ця проблема впливає на облік робіт і послуг. Адже в цьому разі складають первинний документ про їх приймання-передачу (як правило, під назвою «акт»). Який мають підписати обидві сторони договору. І не просто підписати, а й зазначити свою посаду та прізвище.
При цьому серед обов’язкових реквізитів первинних документів є такий, як дата складання документа. Добре, якщо дата складання і дата остаточного оформлення первинного документа збігаються. А якщо ні?
Цій проблемі стосовно актів приймання-передачі робіт та послуг присвячено не одне роз’яснення ДПСУ і Мінфіну, а також наші численні статті:
Але, здається, найближчим часом ця проблема буде вирішена.
Що саме зміниться в Законі №996
Зміни, які будуть внесені до основного закону про бухоблік, невеликі за обсягом. Це всього лишень один абзац, який додається до ч. 2 ст. 9 Закону №996.
Проте цей абзац матиме велике значення для тих, хто складає акти приймання-передачі або інший первинний документ для оформлення приймання-передачі робот, послуг або оренди.
Скоро (а Закон №4791 набере чинності з 1 числа місяця, наступного після його опублікування) можна буде не чекати, коли замовник чи орендар підпише акт, а проводити його в бухгалтерському та податковому обліку одразу після складання.
У принципі, обійти вимогу наявності підпису в первинному документі з боку іншої сторони договору можна і тепер. Таку можливість дає п. 3.4 Положення №88.
Але такий «обхід» має два кроки:
1) складання внутрішнього первинного документа на підставі тих даних, які має одна сторона договору для фіксації здійснення госпоперації;
2) отримання первинного документа від контрагента і звіряння його з внутрішнім первинним документом. За наявності різниці у бухобліку проводяться коригування (за основу беруть, звісно, той документ, який надходить від контрагента.
Зміни до Закону №996 дозволять не здійснювати жодних додаткових кроків, крім складання самого акта.
Алгоритм буде такий:
1) укладаємо договір на роботи, послуги у письмовій формі;
2) у цьому договорі прописуємо умову, що первинний документ на приймання-передачу робіт, послуг не буде (або може не) містити з боку замовника чи орендаря:
— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Така норма договору не буде порушенням вимог до оформлення первинного документа, і акти з відсутнім підписом з боку замовника (чи орендаря) будуть вважатися повноцінними первинними документами;
3) складаючи акт, зазначаємо в ньому інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди). І проводимо цей акт в бухобліку саме в цьому періоді. Ця умова є обов’язковою, і без її виконання акт без підписів первинним документом не визнають!
На які госпоперації поширюватиметься новація?
Цей перелік чітко визначено самими змінами.
Без підпису замовника чи орендаря (або без зазначення, хто саме за них підписав) можна буде складати акти приймання-передачі:
— наданих послуг;
— виконаних робіт;
— найму (оренди).
Ця новація не поширюється на документування:
— госпоперацій, оплата за які здійснюється за публічні кошти;
— госпоперацій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна;
— договорів будівельного підряду, проєктно-вишукувальних робіт;
— договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.
Тобто для бухобліку оренди майна, яке перебуває у приватній власності, акту без підпису орендаря буде достатньо. А от якщо майно державне або комунальне, — без підписів та зазначення, хто саме підписав акт, не обійтись!
Те саме і з підрядом. Як правило, договором підряду оформляють замовлені роботи. То виходить, що майже всі види робіт можна закривати актами без підписів замовників, крім будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт, які теж є підготовчим етапом для будівництва.
Які роботи здійснюють за договором будівельного підряду?
Договір будівельного підряду укладається на проведення нового будівництва, капітального ремонту, реконструкції (технічного переоснащення) підприємств, будівель (зокрема житлових будинків), споруд, виконання монтажних, пусконалагоджувальних та інших робіт, нерозривно пов’язаних із місцезнаходженням об’єкта.
Частина 2 ст. 875 ЦКУ
Коли запрацюють зміни?
Як передбачено Законом №4791, він набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування. На сьогодні цей закон перебуває на підписі у Президента, тож, найімовірніше, зміни запрацюють уже найближчим часом.
Отже, Закон №996 змінять, а як же Положення №88 та інші нормативні акти, що встановлюють правила оформлення актів на роботи та послуги? Кабміну та НБУ дано розпорядження привести їх у відповідність до новацій протягом 3 місяців з дати набрання чинності Законом №4791.
Остання інтрига залишається щодо так званих перехідних операцій. Що робити тим, хто уклав договори оренди, підряду, послуг до набрання чинності Законом №4791?
На нашу думку: якщо ви бажаєте скористатися новаціями, після набрання чинності Законом №4791 (про що ми обов’язково повідомимо!) треба буде внести зміни до договорів — зазначити в них можливість замовника чи орендаря не підписувати акти та/або не зазначати в них прізвища та посади підписантів.
Але, звісно ж, нові правила документального оформлення стосуватимуться лише операцій, які здійснювалися після набрання чинності Законом №4791 (бо закон не має зворотної сили) і після внесення відповідних змін до договору.