Нове повідомлення про прийняття на роботу: що змінилося та як подавати?
Як заповнювати нову графу щодо громадянства? За якою формою можна подати повідомлення до ДПС? Що буде за його неподання?
21 лютого на черговому засіданні КМУ було викладено у новій редакції додаток 1 «Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту» до постанови КМУ від 17.06.2015 №413.
24 лютого на сайті КМУ з’явився текст відповідної постанови №184 (див. у «ДК» №09/2025).
А 26 лютого ця постанова була опублікована. Тож з цього дня вона набрала чинності.
Які зміни відбулися у формі повідомлення?
Постановою КМУ №184 форму повідомлення про прийняття на роботу доповнено інформацією про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства.
У табличній частині для цього введено графу 9 «Громадянство» (див. зразок).
Її потрібно буде заповнювати всім роботодавцям.
Решта граф форми залишилися без змін, але тепер їх 12 замість 11.
Зразок
Фрагмент нової форми повідомлення про прийняття на роботу
Як заповнювати нову графу 9 повідомлення?
За приміткою до форми цю графу треба заповнювати так: *** Громадянство: 0 — іноземець або особа без громадянства; 1 — громадянин України.
Тобто передбачається тільки два варіанти даних, які можна зазначити в цій графі.
На підставі яких документів заповнювати нову графу щодо громадянства?
Укладаючи трудовий договір, громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ст. 24 КЗпП).
Увага: до документів, які підтверджують громадянство України, належать (ст. 5 Закону про громадянство):
1) паспорт громадянина України;
2) паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
3) тимчасове посвідчення громадянина України;
4) дипломатичний паспорт;
5) службовий паспорт;
6) посвідчення особи моряка;
7) посвідчення члена екіпажу;
8) посвідчення особи на повернення в Україну.
У разі пред’явлення новими працівниками під час оформлення на роботу вищенаведених документів у графі 9 треба проставляти «1».
В інших випадках — «0». Проте не забувайте, що іноземці та особи без громадянства, які перебувають на території України на законних підставах, зобов’язані мати дійсний паспортний документ (ч. 22 ст. 4 Закону про правовий статус іноземців та осіб без громадянства).
Паспортний документ іноземця — це документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави або статутною організацією ООН, що підтверджує громадянство іноземця, посвідчує особу іноземця або особу без громадянства, надає право на в’їзд або виїзд із держави і визнається Україною (п. 16 ч. 1 ст. 1 Закону про правовий статус іноземців та осіб без громадянства).
Тобто проставляти «0» без перевірки паспортних документів не можна. Власне, без них не можна і взяти іноземця на роботу. Він зобов’язаний показати роботодавцю паспорт або документ, що посвідчує особу без громадянства, з візою типу D.
За якою формою подавати повідомлення тепер?
Як показує практика оновлень сервісу ДПС, новий формат для подання повідомлення в е-формі з’явиться не одразу (принаймні на момент написання цієї статті їх ще не було). Тож доки ДПС не розробить нового формату для е-форми, діятиме поточний J3001004 — для юросіб, F3001004 — для фізосіб. Щойно з’являться нові формати, ми про це обов’язково повідомимо!
Практика показує, що ДПС не змушує при появі нових форматів подавати повідомлення наново. А подавати повідомлення вчасно треба, хоча б за старою формою.
Проте у тих, хто не бажає ризикувати, є ще одна можливість: подавати до оновлення формату повідомлення на папері, вже за новою формою з дня набрання чинності Постанови №184 (тобто, з 26.02.2025).
Але пам’ятайте! Повідомлення у паперовій формі можна подати не про всіх працівників!
Зокрема, таку форму можна обрати тільки за відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником в е-формі. Тоді паперове повідомлення подається разом із копією в електронній формі.
В який строк подавати повідомлення?
Дата подання повідомлення може бути не раніше дати видання наказу про прийняття на роботу, але має передувати даті початку фактичної роботи працівника.
Які штрафи будуть за неподання повідомлення?
Наголосимо, що штрафні санкції у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за порушення інших вимог трудового законодавства, передбачені ст. 265 КЗпП, застосовуються у разі неподання чи несвоєчасного подання повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Але у період дії воєнного стану в разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136). Тобто, на нашу думку, якщо повідомлення було подано, хоча й із порушенням установлених термінів, фінансова відповідальність застосовуватися не повинна.
Є ще й адміністративний штраф, передбачений ст. 41 КУпАН за порушення трудового законодавства, він накладається на посадових осіб роботодавця. Держпраці в листі від 29.04.2016 №5043/4/4.1-ДП-16 наполягала на тому, що це має бути штраф у розмірі від 8 500 до 17 000 грн, як за неоформлення працівника. Хоча, на нашу думку, це має бути штраф у значно меншому розмірі (як за «інші порушення») — від 510 до 1 700 грн.
Але адмінштраф застосовується протягом 2 місяців з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через 2 місяці з дня його виявлення (згідно зі ст. 38 КУпАП).