Е-ТТН: досі не обов’язкова, але вже не експеримент!
Затверджено Порядок №1491, яким визначено порядок функціонування системи е-ТТН. У зв’язку з цим втрачає чинність Порядок №301, яким затверджувався порядок реалізації е-ТТН як експериментального проєкту. Тобто експеримент визнали успішним і затвердили постійно діючий Порядок застосування е-ТТН!
Міністерство розвитку громад та територій України наказом від 27.12.2024 №1491 (зареєстровано у Міністерстві юстиції 19.02.2025 за №259/43665) затвердило Порядок функціонування системи електронного документообігу електронна товарно-транспортна накладна. З його текстом ви можете ознайомитися у «ДК» №09/2025.
Нагадаємо, як працює система застосування е-ТТН на практиці, і подивимося, що означатиме набрання чинності Порядком №1491.
Коли набирає чинності Порядок №1491?
У п. 5 Наказу №1491 зазначено, що він набирає чинності з дня офіційного опублікування. Але на момент підготовки цієї статті Наказ №1491 ще не опубліковано. Коли це станеться, ми обов’язково повідомимо!
Як функціонує е-ТТН: простими словами
Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) — це цифровий документ, який заміняє паперову накладну для перевезення вантажів в Україні. Її створили, щоб зробити процес оформлення, обміну та перевірки документів швидшим, зручнішим і безпечнішим.
Хто бере участь у Системі е-ТТН?
До процесу залучені:
— вантажовідправник — той, хто відправляє вантаж;
— перевізник — компанія, яка перевозить вантаж;
— вантажоодержувач — той, хто отримує вантаж;
— інспектори Укртрансбезпеки — контролюють дотримання правил перевезень.
Усі вони працюють через спеціальні онлайн-платформи електронного документообігу (ЕДО), які під’єднані до загальної Системи е-ТТН.
Система е-ТТН, крок за кроком
1. Створення е-ТТН. Вантажовідправник заходить на платформу ЕДО і заповнює дані про вантаж: що перевозиться, куди, яким транспортом тощо. Це як заповнити форму в Інтернеті.
2. Підписання. Усі учасники (відправник, перевізник, водій, одержувач) ставлять свої електронні підписи на е-ТТН. Електронний підпис — це спеціальний цифровий код, який підтверджує, що документ справжній і його не підробили. Підписувати можна за допомогою комп’ютера, телефону тощо.
3. Реєстрація. Після підписання е-ТТН автоматично записується у центральну базу даних Системи е-ТТН. Кожна накладна отримує унікальний номер, щоб її можна було знайти.
4. Обмін документами. Якщо під час перевезення щось змінюється (наприклад, вантаж перевантажили чи змінили пункт доставки), учасники додають до е-ТТН додаткові документи (акти). Ці документи також підписуються і додаються до системи.
5. Перевірка. Інспектори Укртрансбезпеки можуть у будь-який момент перевірити е-ТТН через спеціальний вебдодаток — кабінет інспектора. Вони вводять номер транспорту і бачать усі дані про перевезення.
Що потрібно для роботи з е-ТТН?
— реєстрація: учасники реєструються на платформі ЕДО, яку оберуть (їх може бути кілька);
— електронний підпис: кожен має мати удосконалений або кваліфікований електронний підпис;
— доступ до платформи: потрібні Інтернет і пристрій (комп’ютер, планшет, телефон).
Як система підтримується:
— Система е-ТТН працює цілодобово, але іноді може зупинятися на технічне обслуговування (про це повідомляють заздалегідь);
— платформи ЕДО — це посередники між учасниками і системою. Їх створюють приватні компанії, але вони мають відповідати державним вимогам;
— технічний адміністратор (наприклад, державне підприємство) стежить за тим, щоб усе працювало без збоїв.
Отже, е-ТТН — це сучасний спосіб оформлення перевезень вантажів без паперу. Учасники створюють, підписують і обмінюються документами онлайн, а держава контролює процес через єдину систему. Це економить час і спрощує все для всіх.
Нижче в таблиці 1 наведемо переваги й недоліки системи е-ТТН. Ця таблиця допоможе швидко оцінити основні плюси й мінуси системи е-ТТН, щоб зрозуміти, наскільки вона відповідає вашому бізнесу чи потребам.
Таблиця 1
Переваги й недоліки системи е-ТТН
| Переваги | Недоліки |
| Швидкість. Оформлення й обмін документами відбуваються миттєво онлайн. |
Технічні вимоги. Потрібні стабільний Інтернет і обладнання (комп’ютер, смартфон). |
| Зручність. Не потрібно возити папери, все робиться через Інтернет. |
Складність для користувачів. Деяким користувачам потрібне навчання для роботи зі системою. |
| Прозорість. Інспектори можуть перевіряти документи в реальному часі. |
Залежність від платформ ЕДО. Якість роботи залежить від оператора платформи. |
| Безпека. Електронний підпис захищає від підробок. |
Кібербезпека. Є ризик кібератак і витоку даних. |
| Економія. Зменшує витрати на папір та логістику. |
Витрати. Потрібні початкові інвестиції на обладнання та навчання. |
Які коригувальні документи до е-ТТН можуть складатися?
Згідно з п. 9 розділу III Порядку №1491, під час внутрішніх вантажних перевезень можуть складатися такі коригувальні документи:
— акт про відмову вантажити — якщо виявлено непридатність транспортного засобу для перевезення;
— акт перевантаження — якщо вантаж повністю перевантажується на інший транспорт або змінюються транспорт і водій;
— акт розвантаження на проміжному складі — у разі повного розвантаження для тимчасового зберігання;
— акт завантаження на проміжному складі — у разі завантаження вантажу після тимчасового зберігання;
— акт перепломбування — у разі заміни пломби на транспортному засобі чи вантажі;
— акт про зміну пункту призначення вантажу — якщо вантажоодержувач не може прийняти вантаж або виникли інші обставини;
— акт розбіжностей про вантаж — складається між вантажоодержувачем та перевізником у разі розбіжностей;
— акт примусового завершення е-ТТН — у разі припинення дії договору перевезення;
— акт коригування е-ТТН — у разі допущення помилки в реквізитах е-ТТН.
Усі ці коригуючі документи реєструються у базі даних е-ТТН.
Чи зобов’язані підприємства застосовувати е-ТТН?
На сьогодні Система е-ТТН є експериментальним проєктом. Але й після набрання чинності Порядком №1491 підприємствам в Україні не обов’язково переходити на е-ТТН, бо немає чіткої законодавчої вимоги, яка б зобов’язувала їх використовувати цю систему.
Проте варто врахувати кілька важливих моментів:
1. Законодавчий аспект. На сьогодні урядові документи й ініціативи вказують на поступову цифровізацію логістичних процесів, але жорсткого обов’язку переходити на е-ТТН поки що немає. Це означає, що рішення про використання е-ТТН залишається на розсуд самих підприємств.
2. Практичні переваги. Е-ТТН значно спрощує документообіг, зменшує витрати на паперові носії та логістику, а також полегшує контроль з боку інспекційних органів. Для компаній, які прагнуть оптимізувати роботу, це може бути вагомим аргументом на користь переходу.
3. Економічні вигоди. Хоча перехід на е-ТТН може потребувати початкових витрат (наприклад, на обладнання чи навчання персоналу), в довгостроковій перспективі він дозволяє заощаджувати кошти завдяки автоматизації процесів.
4. Технічні виклики. Для малих підприємств перехід може бути складний через потребу в технічних ресурсах (програмне забезпечення, доступ до Інтернету) і відповідних знаннях у працівників.
5. Майбутні перспективи. Цифровізація є загальною тенденцією, і цілком імовірно, що в майбутньому використання е-ТТН стане обов’язковим. Тому підприємствам, які ще не перейшли на цю систему, варто готуватися до таких змін заздалегідь.
Висновок. На сьогодні перехід на е-ТТН не є обов’язковим, але це рекомендований і стратегічно важливий крок, який може принести практичні й економічні переваги. Підприємствам варто зважити свої можливості та потреби, щоб ухвалити обґрунтоване рішення.
Порівняння Порядку №1491 з Порядком №301: ключові зміни
Порівняймо в таблиці 2.
Таблиця 2
Порівняння Порядку №1491 з Порядком №301
| Порядок №301 (колишній) | Порядок №1491 (новий) |
| 1. Статус системи | |
| Описує систему як експериментальний проєкт, запроваджений для тестування е-ТТН. | Установлює систему як повноцінну, завершивши пілотну фазу, що свідчить про перехід до постійного функціонування. |
| 2. Термінологія | |
| Використовує терміни, такі як «оператор Провайдера», «АПК» (апаратно-програмний комплекс), «адміністратор Системи». | Запроваджує оновлені терміни: «оператор платформи ЕДО», «платформа ЕДО», «держатель Системи е-ТТН», «технічний адміністратор Системи е-ТТН». Зміна: нова термінологія відображає більш структурований та розвинений підхід до управління системою. |
| 3. Функціонування системи | |
| Описує базові компоненти системи: центральну базу даних (ЦБД), особистий кабінет АПК, кабінет інспектора. | Детально регулює авторизацію платформ ЕДО, інформаційну взаємодію, захист інформації, а також роботу з коригувальними та супровідними документами. Зміна: розширено функціональні можливості та деталізовано процеси роботи системи. |
| 4. Реєстрація та підписання е-ТТН | |
| Реєстрація та підписання е-ТТН здійснюються через АПК із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). | Передбачає можливість використання як удосконаленого, так і кваліфікованого електронного підпису, а також електронної печатки. Зміна: розширено варіанти підписання документів, що полегшує доступ для користувачів. |
| 5. База даних е-ТТН | |
| Згадує ЦБД як один із компонентів системи без детального опису. | Чітко описує функції бази даних е-ТТН, її вміст і вимоги до роботи. Зміна: докладніше врегульовано роль бази даних у системі. |
| 6. Коригувальні та супровідні документи | |
| Згадує лише супровідні документи без деталізації, а коригувальні документи не описані. | Запроваджує поняття коригувальних документів, описує їх види та процес складання. Зміна: додано нові типи документів для гнучкості в управлінні перевезеннями. |
| 7. Кабінет інспектора | |
| Описує кабінет інспектора як інструмент для уповноважених осіб Укртрансбезпеки. | Деталізує права й обов’язки адміністратора кабінету інспектора, а також процес реєстрації уповноважених осіб. Зміна: поліпшено управління доступом та контроль за використанням кабінету. |
| 8. Права й обов’язки операторів | |
| Визначає обов’язки оператора Провайдера загальними рисами. | Детально описує права й обов’язки оператора платформи ЕДО, включаючи вимоги до під’єднання, тестування та підтримки користувачів. Зміна: чіткіше визначено роль та відповідальність операторів. |
| 9. Захист інформації | |
| Містить загальні вимоги до захисту інформації та використання засобів криптографічного захисту. | Посилює вимоги до криптографічного захисту й процедур безпеки, деталізуючи їх. Зміна: підвищено стандарти інформаційної безпеки. |
| 10. Режим роботи системи | |
| Система працює цілодобово з можливістю профілактичних робіт. | Зберігає цілодобовий режим роботи з аналогічними умовами. Зміна: у цьому аспекті істотних змін немає. |
Висновок.
Порядок №1491 є значно деталізованішим і структурованішим документом порівняно з Порядком №301. Він відображає еволюцію системи е-ТТН від експериментальної фази до повноцінного функціонування. Основні зміни включають:
— перехід до постійної системи;
— оновлення термінології;
— розширення функціональних можливостей;
— деталізацію процесів реєстрації, підписання та роботи з документами;
— запровадження нових типів документів (коригувальних);
— поліпшення управління доступом та контролем;
— посилення вимог до безпеки.
Ці зміни свідчать про вдосконалення системи та її адаптацію до практичного використання на постійній основі.
Нормативна база
- Порядок №1491 — Порядок функціонування системи електронного документообігу електронна товарно-транспортна накладна, затверджений Наказом Мінрозвитку від 27.12.2024 №1491.
- Порядок №301 — Порядок реалізації експериментального проєкту щодо впровадження електронного документообігу електронної товарно-транспортної накладної, затверджений Наказом Мінінфраструктури від 07.05.2020 №301.