Відомості про КБВ в електронній формі
Строк подання інформації про кінцевих бенефіціарів юросіб закінчується 11.07.2022 р. А в тих, хто не встиг подати цю інформацію раніше, виникає запитання: як це зробити під час війни? Чи можна подати таку інформацію дистанційно та як саме?
Про те, що часу на оновлення інформації про кінцевих бенефіціарів у юросіб залишається дедалі менше, здебільшого знали. Але сподівалися, що гранична дата знову буде перенесена через війну. Проте наразі цього не сталося!
Тож вимогу Закону про фінмоніторинг про подання та оновлення інформації про КБВ до ЄДР необхідно виконати до 11 липня. Як це зробити тепер, коли багато бізнесу евакуйовано, дещо просто знищено, а про документи взагалі годі й згадувати?
Бізнес не припиняє пошуків та застосовує різні способи подання документів держреєстратору з оновлення даних про КБВ. І, як кажуть, рано чи пізно, але спрацьовує — ми говоримо про останню практику спілкування з держорганами та судами щодо подання цієї інформації за допомогою електронної пошти та КЕП.
Позиція Міністерства юстиції
Однак зауважимо, що Мін’юст у листі від 09.06.2022 р. №44816/55964-26-22/8.4.3 зазначив, що з огляду на приписи Закону №2115 підтвердження відомостей про КБВ може бути подано без дотримання строку до 11.07.2022 р., без штрафних санкцій та протягом трьох місяців після припинення/скасування воєнного стану.
Чого вимагає закон?
Коротко нагадаємо, що на сьогодні є два способи подання документів про КБВ держреєстратору:
1) у паперовій формі особисто державному реєстратору (ЦНАПи не приймають документи від ЮО та ФОПів). При цьому слід подати:
— реєстраційну заяву форми 2 або 4 (у т. ч. у форматі Excel для заповнення на комп’ютері) разом зі структурою власності за прикладами;
— нотаріально засвідчену(і) копію(ї) паспорта (іншого документа) нерезидента та паспорта-книжечки резидента України. Для ID-картки — жодних копій не потрібно, просто зазначаємо в реєстраційній заяві;
— витяг, виписку чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію ЮО-нерезидента в країні її місцезнаходження, — якщо засновником ЮО є юрособа-нерезидент;
2) документи у паперовій формі поштовим зв’язком. Тут обов’язкове дотримання вимог п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону про держреєстрацію.
Ідеться про те, що за загальним правилом заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника має бути нотаріально засвідчена.
Отже, якщо ви прийняли рішення надіслати реєстраційну заяву форми 2 або 4 державному реєстратору поштою, то сама заява має бути викладена на нотаріальному бланку (лише заповнені сторінки заяви), а підписи засвідчені нотаріально. Звісно, не забувайте нотаріальні копії паспортів-книжечок.
А ось подання документів в електронній формі передбачено наразі лише в законопроєкті №6320.
Утім, для реалізації цієї функції на порталі «Дія» чи на порталі електронних сервісів «Онлайн-Будинок Юстиції» потрібно, щоб цей законопроєкт став законом. Отже, наразі цей спосіб недоступний.
Але практика подання документів в електронній формі держорганам та судам (особливо на момент, коли Київ, область та частина східного регіону України були під обстрілами та пошта не доставлялася) фактично отримала новий подих. Ми говоримо про подання документів електронною поштою, засвідчених електронним підписом (КЕП чи УЕП).
Чи можна надіслати документи електронною поштою?
Як ми зазначили вище, на сьогодні цей спосіб ще не узаконено. Проте він не заборонений, а на практиці державні реєстратори не виключають такого варіанта та не заперечують його.
Розповімо про такий спосіб подання документів держреєстратору на прикладі підписання за допомогою «Дії». Але це можна зробити за допомогою будь-якого іншого сервісу, який надає можливість підписувати документи. Наразі цей спосіб може бути реалізований будь-ким, хто має КЕП на хмарі чи на токені, а за їх відсутності — мобільний застосунок «Дія», де може бути створений електронний підпис («Дія» є кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг).
Це важливо!
У «Дії» можна підписати будь-який документ електронним підписом на файловому носії — це спеціальний файл, який містить ваш особистий ключ. Зазвичай цей файл має назву Key-6 з розширенням *.dat (трапляються також розширення *.pfx, *.pk8, *.zs2, *.jks).
«Дія» підтримує особисті ключі та сертифікати відкритих ключів усіх кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.
Що треба зробити:
1) активуватися на порталі за допомогою файлового ключа чи КЕП від «Дії» (за допомогою QR-коду та мобільного застосунку). Після активації ви побачите П. І. Б. керівника чи засновника (залежно від того, хто подає), ІПН та інформацію про сертифікат КЕП;
2) перетягнути документ та підписати його (дотримуйтеся порядку дій, який ви побачите на порталі). При цьому ставити печатку на документах не обов’язково! Після того як ви підписали документи, ви побачите три файли:
— файл із підписом;
— файл без підпису;
— протокол створення та перевірки КЕП.
На сьогодні є можливість обрати, в якому форматі підписати та зберегти документ:
— CAdES — дані та підпис зберігаються в CMS-файлі (*.p7s);
— ASіC-S — дані та підпис зберігаються в архіві;
3) зберегти підписані документи архівом або окремо кожен файл;
4) створити у вашій електронній пошті листа, прикріпити до нього всі збережені файли чи архів та надіслати їх на електронну пошту департаменту державної реєстрації юридичних осіб, підприємців та громадських формувань у вашому регіоні чи у будь-якому іншому, поштову адресу якого ви знайдете.
Що таке ASіC?
Це структурований контейнер, що дозволяє зберігати набір файлових об’єктів із пов’язаними е-підписами та/або е-позначками часу, що відповідає специфікації ZIP.
ASiC-S дозволяє зберігати один файловий об’єкт з пов’язаним е-підписом та надалі додавати нові. Також дає можливість додавати файли для захисту е-позначок часу. Фактично різниця там полягає лише у деяких нюансах розширення таких файлів та додаткової інформації щодо формату їх підписання.
Перелік державних реєстраторів, які на сьогодні можуть приймати документи щодо відомостей про КБВ, наведено на офіційному сайті Міністерства юстиції. Але цей перелік періодично змінюється, тож перед надсиланням варто перевірити його актуальну редакцію.
Увага! Коли ви надсилатимете підписані документи електронною поштою, ви маєте надіслати всі три файли (підписаний документ, не підписаний та протокол) або окремо, або архівом (усі три файли пакуються одразу після підписання в один архів zip).
І ще! У «тілі» електронного листа, до якого ви прикріплюєте підписані документи, варто написати, хто ви і що саме надсилаєте.
Радимо також додати до тексту електронного листа фразу: «Файли підписані цифровим електронним підписом «Дія». Перевірити можна за посиланням.
Не завадить зазначити в листі й перелік файлів, які ви надсилаєте. Це потрібно, щоб отримувач (державний реєстратор) знав, що саме він отримав, та мав можливість перевірити справжність підпису (КЕП чи УЕП), чинність ключа, дату та час підписання, а також перевірити особу-підписувача (керівник та/або засновник) та іншу інформацію.
Чий підпис має бути на документах?
Ще один важливий момент — особа-підписувач.
Хто має підписати та надіслати електронною поштою підписану (КЕП чи УЕП) реєстраційну заяву та структуру власності — керівник чи засновник?
Відповідь лише на перший погляд є простою та зрозумілою.
Тут варто пам’ятати, що реєстраційну заяву може підписати керівник, засновник або довірена особа. А ось структуру власності — керівник юрособи або інша уповноважена особа (п. 6 Положення №163).
Що це за уповноважена особа? Це особа, яка має право підпису від імені юрособи, зокрема представник засновника (учасника) юрособи відповідно до прийнятого рішення уповноваженим органом управління цієї юрособи.
Якщо на документах стоятиме підпис уповноваженої особи, до них треба додати оригінал або засвідчену в установленому порядку копію документа, який підтверджує повноваження підписувача (крім випадку, якщо відомості про повноваження цього підписувача містяться в ЄДР). І в цьому документі має бути зазначено повноваження такої особи підписувати реєстраційну заяву та структуру власності.
Такою уповноваженою особою-представником може бути й один із власників юрособи. Або взагалі стороння особа, яка має відповідну довіреність на право підпису.
Отже, маємо два варіанти.
Варіант 1. Юрособи, які мають серед представників засновників. У такому разі засновник може підписати як реєстраційну заяву, так і структуру власності. Це пряма норма абзацу другого п. 6 Положення №163.
Варіант 2. Якщо ж засновник не є представником юрособи, підписати структуру власності та реєстраційну заяву КЕП чи УЕП може керівник (або обидва документи — представник), але не засновник.
Якщо отримали відмову
Якщо за результатами розгляду заяви вам буде відмовлено у внесенні поданої інформації до ЄДР, то сама відмова надсилається на ту саму поштову скриньку, з якої надіслано листа (звісно, враховуючи особливість ситуації, листування можливе як із поштової скриньки, зазначеної в ЄДР, так і з будь-якої іншої).
Тоді ви просто виправляєте помилки, які зазначив у листі державний реєстратор, та надсилаєте документи повторно.
Нормативна база
- Закон №2115 — Закон України від 0З.03.2022 р. №2115-IX «Про захист інтересів суб’єктів подання звітності та інших документів у період дії воєнного стану або стану війни».
- Закон про держреєстрацію — Закон України від 15.05.2003 р. №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
- Закон про фінмоніторинг — Закон України від 06.12.2019 р. №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».
- Положення №163 — Положення про форму та зміст структури власності, затверджене наказом Мінфіну від 19.03.2021 р. №163.