Який документ є підставою для нарахування лікарняних і декретних?
Хоч у планах 2019 року й було запровадження електронних лікарняних, але «віз і нині там», тобто ще користуємося паперовими листками тимчасової непрацездатності. Про сучасний стан питання введення в дію електронних листків непрацездатності читайте у окремій відповіді на запитання нижче.
Паперовий листок непрацездатності є бланком суворої звітності. Його форма затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406. Листок непрацездатності є підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності, призначення допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за основним місцем роботи.
У разі коли застрахована особа одночасно здійснює декілька видів діяльності (працює на умовах трудового договору, цивільно-правового договору, є фізособою-підприємцем тощо), розрахунок допомоги має здійснюватися окремо за кожним місцем діяльності (лист Мінсоцполітики від 17.12.2017 р. №571/0/86-17/218).
Страховий стаж для розрахунку страхових виплат обчислюється за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
За п. 32 Порядку №1266 середній дохід для розрахунку декретних та лікарняних обчислюється страхувальниками на підставі відомостей Звіту з ЄСВ.
Тому розрахунок матеріального забезпечення для осіб, які працюють на умовах цивільно-правового договору, має здійснюватися після подання звітності з ЄСВ за місяці розрахункового періоду.
Який документ є підставою для оплати лікарняних при роботі за сумісництвом?
У разі роботи за сумісництвом підставою для нарахування зазначених виплат є копія лікарняного листка, завірена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи (п. 30 Порядку №1266). Тобто у жодному разі за сумісництвом не оплачуємо лікарняні на підставі оригіналу листка непрацездатності!
Крім цього, за сумісництвом працівник повинен надати довідку з основного місця роботи про розрахунок середньої зарплати, яка була використана для нарахування лікарняних та декретних.
Для чого потрібна ця довідка: згідно з п. 30 Порядку №1266 сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат). У 2020 році до 1 вересня цей показник становив 70845 грн, з 1 вересня і до кінця року — 75000 грн.
Які особливості мають листки непрацездатності, складені під час пандемії і карантину?
Ще у березні 2020 р. ФСС повідомляв про особливий страховий випадок, під час якого працівник має право на лікарняний — це відсторонення від роботи під час карантину осіб, робота яких пов'язана з обслуговуванням населення, якщо:
ці особи були в контакті з інфекційними хворими або є бактеріоносіями;
у разі неможливості здійснення тимчасового переведення цих осіб за їх згодою на іншу роботу, не пов'язану з ризиком поширення інфекційних хвороб.
У такому випадку листок непрацездатності видається інфекціоністом або лікуючим лікарем згідно з висновком лікаря-епідеміолога територіальної СЕС. А допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок коштів ФСС надається з першого дня за весь час відсутності на роботі з цієї причини. Про це ми писали тут.
А потім до таких особливих карантинних страхових випадків додалися самоізоляція та обсервація фізосіб. Нагадаємо, що МОЗ наказом від 27.04.2020 р. №963 внесло зміни до Інструкції №455, зокрема щодо можливості дистанційного відкриття лікарняного листка. Цей наказ набрав чинності з 15 травня.
Внесеними змінами передбачено, що на період проведення заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацією та ліквідацією її спалахів та епідемій в Україні, відкриття листків непрацездатності може здійснюватися лікарем, що надає первинну медичну допомогу на підставі звернення та опитування хворого за допомогою засобів телефонного зв'язку або інтернет-телефонії з обов'язковим відповідним записом у медичній карті амбулаторного хворого.
Наказом №963 встановлюється і порядок видачі лікарняних листків особам, що знаходяться на самоізоляції та обсервації.
Так, на період перебування застрахованої особи в самоізоляції, обсервації, в тимчасових закладах охорони здоров'я (спеціалізованих шпиталях), у закладах охорони здоров'я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19) відповідно до Постанови №211, крім хворих осіб, листок непрацездатності видається лікуючим лікарем на строк, визначений законодавством та галузевими стандартами у сфері охорони здоров'я.
При цьому окремого порядку для виплати лікарняних внаслідок перебування у закладах охорони здоров'я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій за рахунок коштів роботодавця Законом №1105 не передбачено.
Але за весь період перебування працівника на «коронавірусному» лікарняному і за рахунок роботодавця, і за рахунок ФСС оплата буде провадитися в розмірі 50% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу або ж якщо захворів медичний працівник — в розмірі 100% незалежно від страхового стажу. Про це ми писали тут.
Листок непрацездатності оформлено з порушенням: хто за це відповідає?
До тих пір, поки в Україні застосовуються паперові листки непрацездатності, це питання буде актуальним. Статистика перевірок цього року наступна.
Фахівцями Фонду соціального страхування України у І півріччі 2020 року перевірено 468 325 листків непрацездатності під час планових та позапланових перевірок закладів охорони здоров'я та страхувальників з питань обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам.
При здійсненні перевірок закладів охорони здоров'я виявлено, що 4 523 листка непрацездатності видано з порушеннями Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, або 1% від загальної кількості перевірених лікарняних.
За результатами перевірок страхувальників встановлено, що 27 943 листка непрацездатності видано з порушенням Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, що становить 6% від загальної кількості перевірених листків.
За результатами перевірок до бюджету Фонду у І півріччі 2020 року відшкодовано майже 987,3 тис. грн, що на 127,4 тис. грн більше, ніж за аналогічний період минулого року, упереджено неправомірних виплат на суму майже 1,5 млн гривень.
За порушення порядку видачі та продовження листків непрацездатності до дисциплінарної відповідальності притягнуто 84 лікаря.
Як бачимо, в результаті виявлення порушень у складанні листків непрацездатності негативні наслідки є у трьох сторін.
Лікарям, які порушили порядок видачі та продовження листків непрацездатності, покаранням стала дисциплінарна відповідальність. Тобто, за ст. 147 КЗпП, догана або звільнення.
Працівники, яким відмовили в оплаті тимчасової непрацездатності, втратили лікарняні та декретні.
А роботодавці, які отримали фінансування від ФСС на підставі таких листків непрацездатності, повернули Фонду неправомірно отримані кошти, та ще й, напевно, сплатили штраф за ч. 6 ст. 15 Закону №1105 — в розмірі 50 відсотків такої суми.
Але крім тих, хто безпідставно складає і користується листками непрацездатності (на що натякає ФСС, коли говорить про упередження неправомірних виплат), є і такі, що дійсно мали страхові випадки. Проте лікар припустився помилки при складанні листка непрацездатності. Тож і лікарям, і працівникам, і роботодавцям треба бути уважними при перевірці таких листків.
А в разі потреби — треба вимагати виправлення помилок та недоліків в цьому документі або (якщо помилок вже стільки, що виправити це неможливо) вимагати складання нового листка непрацездатності. Докладніше про це читайте тут.
Чи потрібен протокол комісії (рішення уповноваженого) з соцстраху для оплати лікарняних під час карантину?
На жаль, так, адже змін до порядку виплати лікарняних і роботи комісій (уповноважень) з соцстраху у зв'язку із пандемією та карантином внесено не було. Отже, лікарняні «карантинні», а порядок рішення про виплату — звичайний.
Нагадаємо, що за п. 4.1 Положення №13 основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше ніж двічі на місяць. При цьому звільнення від обов'язку проводити такі засідання у зв'язку з тим, що немає листків непрацездатності, які треба розглянути, Положенням №13 не передбачено. Тож, щоб уникнути штрафів від Держпраці за інші порушення (а це зараз 1 мінімальна зарплата за кожне), варто ці засідання проводити і робити це хоча б раз на 2 тижні. Це треба враховувати при встановленні графіка роботи членів та голови комісії (уповноваженого) під час карантину.
Зверніть увагу, що члени комісії беруть участь у її засіданнях особисто без права передання своїх повноважень іншим посадовим особам. Таке рішення має бути оформлено протоколом (форма протоколу затверджена у додатку до Положення №13).
І саме на підставі рішення комісії, згідно з п. 2 Порядку №12, страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок, який надається ФСС для отримання лікарняних та декретних.
Протягом якого часу з дати подання листка непрацездатності виплачуються лікарняні?
Хронологія виплати лікарняних така:
1. Прийняття рішення комісією або уповноваженим із соціального страхування про матзабезпечення або відмову — не пізніше 10 днів з дня їх надходження.
2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії) і протоколу нараховує матзабезпечення та не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення комісією із соцстраху надає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.
3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.
4. Страхувальник після отримання фінансування здійснює виплату:
- працівникам — у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;
- особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, — протягом 10 днів після призначення допомоги.
І не забувайте: страхувальник повідомляє робочий орган ФСС про виплату матзабезпечення протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо ж страхувальник не подасть повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС здійснюють позапланову перевірку щодо використання страхувальником отриманих коштів.
Зверніть увагу, що перших 5 днів лікарняних ці правила не стосуються. Їх роботодавець оплачує за власний рахунок, тож ані подавати заяву-розрахунок, ані чекати на надходження коштів від ФСС не потрібно. Як тільки комісія (уповноважений) прийняла рішення про виплату, бухгалтерія нараховує цю частину лікарняних і виплачує її у найближчий строк для виплати зарплати.
Як оплачуються лікарняні під час карантину?
У листі від 15.05.2020 р. №5183/0/290-20 фахівці Мінсоцполітики наголосили на спільному та відмінному для оплати «звичайного» лікарняного та «коронавірусного».
Відмінним є принцип застосування відсотків залежно від страхового стажу для розрахунку розміру допомоги з тимчасової непрацездатності (див. таблицю).
Таблиця
| «Звичайний» лікарняний | «Коронавірусний» лікарняний |
| 50% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років; | 50% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу |
| 60% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п'яти років; | |
| 70% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від п'яти до восьми років; | |
| 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років; | |
| 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, віднесеним до 1 — 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену статтею 10 Закону України «Про донорство крові та її компонентів»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу. | 100 відсотків медичним працівникам, |
Ще один «відмінний» нюанс стосується випадку, коли працівнику не вистачає не загального страхового стажу, а стажу за останні 12 календарних місяців.
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менш ніж 6 місяців, звичайні лікарняні обчислюються виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (ч. 4 ст. 19 Закону №1105).
А з спільного те, що оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, здійснюється за рахунок коштів роботодавця за Порядком №440. Окремого порядку для оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок перебування у закладах охорони здоров'я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій за рахунок коштів роботодавця Законом не передбачено.
Отже, на думку фахівців Мінсоцполітики, при визначенні розміру оплати днів тимчасової непрацездатності внаслідок перебування у закладах охорони здоров'я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій, слід застосовувати норми частини другої статті 24 Закону.
Тобто за весь період перебування працівника на «коронавірусному» лікарняному і за рахунок роботодавця, і за рахунок ФСС оплата буде провадитися в розмірі 50% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу або ж якщо захворів медичний працівник — у розмірі 100% незалежно від страхового стажу.
Увага, роботодавці! Як роз'яснював ФСС, якщо у вас є «звичайні» та «коронавірусні» листки непрацездатності, щоб отримати їх оплату від Фонду, треба подавати заяви-розрахунки по кожному такому типу окремо. Про це ми писали тут.
Так, наприклад, у разі подання працівниками лікарняних листків зі зазначенням причини непрацездатності «ізоляція від COVID-19-11», на їх підставі формується окрема заява-розрахунок, до якої необхідно включати лише зазначені листки непрацездатності. При формуванні такої заяви-розрахунку роботодавець у додатку 1.1 у колонці 10 вказує причину непрацездатності — 11, тобто ізоляція від COVID-19.
Як дізнатися про страховий стаж працівника під час карантину?
Офіційно таку інформацію зараз можна отримати лише від ПФУ.
Реєстр застрахованих осіб ПФУ ведеться за двома основними напрямами:
1) накопичення інформації зі сплати ЄСВ, щодо наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без, набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігається в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема сплачених в бюджет до введення ЄСВ, а також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соцстрахування;
2) надання такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обмін такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДПС тощо).
При цьому інформацію від ПФУ роботодавець може отримати як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Перевірити достовірність видачі електронних документів з QR-кодом можна через веб-портал електронних послуг ПФУ.
Електронний документ з QR-кодом, підписаний електронним підписом ПФУ, є аналогом паперового документа, підписаного відповідальною особою в органі Фонду.
Як визначити розрахунковий період для обрахунку лікарняних?
При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:
1) повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
2) неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
3) відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).
З розрахункового періоду в усіх випадках обчислення виключаються періоди, не відпрацьовані з поважних причин (і дні, і кошти).
Сума лікарняних обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. А от для декретних стаж значення не має, адже вони виплачуються у розмірі 100% незалежно від стажу. Для «карантинних» лікарняних (тобто виданих під час ізоляції та обсервації тощо) стаж теж не має значення — вони оплачуються у розмірі 50% середньоденної зарплати за кожен день непрацездатності.
При цьому розрахована середньоденна зарплата не повинна перевищувати розміру середньоденної зарплати, визначеної з максимальної величини доходу, на який нараховується ЄСВ, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Такі правила нарахування декретних та лікарняних передбачено п. 11 та 25 — 28 Порядку №1266.
Мінімальну зарплату з 1 вересня збільшено до 5000 грн: які наслідки для нарахування лікарняних та декретних?
Тут треба розрізняти два нюанси.
1. Коли ми рахуємо лікарняні або декретні, то місячна сума доходу, яку можна взяти до розрахунку, має верхню межу — 15 мінімальних зарплат. За попередні періоди 2020 року вона, звісно, не зміниться і становитиме 70 845 грн, а ось починаючи з вересня вже становитиме 75 000 грн. Не забувайте й про те, що, працівники мають право на отримання лікарняних та декретних за всіма місцями роботи. Але максимальний розмір доходу, який береться до розрахунку таких виплат, застосовується сумарно за всіма такими місцями роботи. Тобто, наприклад, якщо у вересні 2020 р. працівник на основному місці роботи заробляє 60 000 грн, а за сумісництвом — 25 тис. грн, то за основним місцем роботи за такий місяць до розрахунку лікарняних або декретних потраплять усі 60 тис. грн, а за сумісництвом — лише 15 тис. грн (різниця між 75 тис. грн та 60 тис. грн).
2. Мають лікарняні та декретні й мінімальний розмір, і він теж прив'язаний до мінімальної зарплати. Згідно з ч. 2 ст. 26 Закону №1105 сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку. З лікарняними ситуація дещо інша: мінімальна зарплата як гарантія застосовується, якщо працівник захворів в перший робочий день і тарифна ставка (посадовий оклад) йому не були встановлені (п. 28 Порядку №1266). Проте на практиці така ситуація трапляється нечасто, а ось виплата декретних — так.
Слід зазначити, що декретні ми рахуємо наперед. Але оскільки сума декретних за місяць порівнюється із мінімальною зарплатою у місяці, коли розпочався період вагітності та пологів, зазначений у листку непрацездатності, то незважаючи на те, що сам такий період може тривати і у вересні-грудні 2020 р. і мінімальна зарплата зросте до 5000 грн, донараховувати декретні до цього розміру не потрібно. Якщо цей період розпочався до 1 вересня — мінімальний розмір декретних в розрахунку на місяць становитиме 4723 грн.
Якщо у працівника немає 6 місяців страхового стажу за 12 місяців, які передують страховому випадку, тоді пам'ятайте:
— лікарняні обчислюються виходячи з нарахованої працівнику зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але з розрахунку на місяць не вище за розмір мінімальної зарплати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку,
— допомога по вагітності та пологах (декретні) обчислюється виходячи з нарахованої працівниці зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але з розрахунку на місць не вище від двократного розміру мінімальної зарплати, встановленого законом у місяці настання страхового випадку. І звісно ж, сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений з мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Увага! Хоча в цьому випадку розмір лікарняних і декретних прив'язаний до мінімальної зарплати, такі виплати (навіть якщо вони є «перехідними», тобто страховий випадок триває до вересня і після) перераховувати у зв'язку зі зростанням мінімальної зарплати з 1 вересня не потрібно.
Як розраховуються лікарняні, якщо під час карантину працівник перебував в оплачуваному простої?
Визначення простою наведено у ст. 34 КЗпП. Простій — це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.
Простій на підприємстві під час карантину дає наступне: працівник продовжує рахуватися в трудових відносинах з підприємством; відповідно до ч. 1 ст. 113 КЗпП працівнику оплачується час простою з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).
На думку ФСС, оплата лікарняних і декретних під час простою напряму залежить від однієї обставини — чи передбачено наказом керівника, що під час такого простою працівник має бути присутнім на робочому місці.
Якщо так, то працівнику призначаються лікарняні або декретні на підставі виданого у встановленому порядку листка непрацездатності та обчислюється середня заробітна плата відповідно до Порядку №1266.
Якщо ж ні (тобто під час простою працівник не повинен знаходитись на робочому місці), то оплати листків непрацездатності не буде!
Звідки взявся такий дивний висновок? Законом №1105 встановлено, що допомога з тимчасової непрацездатності надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу), у разі настання в неї страхових випадків, зокрема тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві. Аналогічний компенсуючий характер має і допомога у зв'язку з вагітністю та пологами.
Також фахівці Держпраці вважають, що згідно з п. 20 Порядку №1266 сума допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю застрахованій особі та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця розраховується шляхом множення суми денної (годинної) виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної (середньогодинної) заробітної плати залежно від страхового стажу, на кількість днів (годин), які підлягають оплаті за графіком роботи підприємства або за індивідуальним графіком роботи працівника.
З цього і ФСС, і Держпраці роблять висновок: листки непрацездатності, які припадають на період простою, працівникам мають бути оплачені за робочі дні (години) за графіком роботи цих працівників, що пропущені через хворобу. Іншої оплати днів тимчасової непрацездатності під час простою підприємства не з вини працівника чинним законодавством не передбачено.
Насправді ж норма п. 20 Порядку №1266 ще з 04.07.2015 р. має зовсім іншу редакцію. А якщо знайти аналогічну норму в Порядку №1266, то це буде п. 2, і зараз він виглядає так: сума страхових виплат застрахованій особі та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті.
Тобто лікарняні та декретні зараз виплачуються за календарні, а не за робочі дні. А ще, перебуваючи у простої, право на 2/3 окладу людина має незалежно від того, має вона бути присутньою на робочому місці чи ні.
Проте якщо роботодавець у наказі зазначив «бути на робочому місці», самовільна відсутність на такому місці розглядатиметься вже не як простій, а як прогул. І зарплати за такі прогули не буде. А той, хто під час простою не зобов'язаний бути на робочому місці, сидячи вдома, 2/3 окладу не втрачає. Тож з позицією ФСС наразі можна погодитись.
Приклад 1. Оклад працівника становить 9000 грн, загальний страховий стаж 10 років. На підприємстві оголошено простій з 1 квітня 2020 р. і з того часу працівнику нараховується 2/3 окладу — по 6000 грн на місяць. В серпні 2020 р. працівник надає листок непрацездатності на 5 календарних днів. Які виплати працівник отримає за серпень?
По-перше, рахуємо зарплату. За 31 день працівник мав отримати 6000 грн. Віднімемо 5 днів тимчасової непрацездатності, вийде: 6000 : 31 х 26 = 5032,26 грн.
По-друге, рахуємо лікарняні.
Розрахунковий період серпень 2019 — липень 2020 р. Це 366 календарних днів, з них 11 днів святкових (неробочих).
При цьому за серпень 2019 — березень 2020 р. працівнику було нараховано кожного місяця 9000 грн (умовно), а за квітень — липень 2020 р. по 6000 грн. Загальна сума доходу 8 х 9000 + 4 х 6000 = 96000 грн. До розрахунку лікарняних береться уся сума такого доходу, адже в кожному місяці розрахункового періоду сума такого доходу не перевищувала максимальну базу нарахування ЄСВ.
Середньоденна зарплата: 96000 : 366 = 262,30 грн. Оскільки страховий стаж працівника становить 10 років, і за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку (початку тимчасової втрати працездатності, зазначеної у листку непрацездатності) у працівника було всі 12 місяців страхового стажу, то лікарняні йому виплачуються у розмірі 100% середньоденної зарплати.
Сума лікарняних 5 х 262,30 = 1311,50 грн.
Зверніть увагу! Якщо йдеться про «коронавірусний» лікарняний, то його оплата здійснюється у розмірі 50% середньої зарплати незалежно від стажу. І лише медичні працівники мають право на 100% середньої зарплати для оплати їх лікарняних.
Чи оплачується «карантинний» лікарняний, якщо працівник захворів під час відпустки?
Якщо йдеться про неоплачувану відпустку — лікарняні не виплачуються. Це прямо передбачено ст. 23 Закону №1105.
Тому єдина можливість для працівника отримати лікарняні — це перервати неоплачувану відпустку на період тимчасової втрати працездатності. Після цього таку відпустку на час карантину він може взяти знову (за власним бажанням та згодою роботодавця).
А ось з щорічною оплачуваною відпусткою ситуація інша. Дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку, до щорічних відпусток не включаються. Натомість на дні такої хвороби щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена. Докладніше про це тут.
Приклад 2. Працівник пішов у оплачувану відпустку з 1 серпня по 31 серпня, і йому вже були виплачені відпусткові в сумі 10000 грн. Але працівник після закінчення відпустки надає листок непрацездатності на 5 календарних днів. Загальний страховий стаж 10 років. Які виплати працівник отримає за серпень?
По-перше, вирішуємо питання з відпустковими.
Якщо відпустка подовжується, то працівник просто відгуляє ще 5 днів відпустки з 1 по 5 вересня. Отже, перераховувати їх не потрібно, але доведеться сторнувати у серпні і нарахувати у вересні (якщо підприємство нараховує відпусткові не у місяці виплати, а у місяці, за який вони виплачуються).
Якщо ж відпустка буде перенесена на інший період, то тоді в серпні доведеться сторнувати відпусткові за 5 днів, а у місяці надання решти днів відпустки відпусткові доведеться порахувати наново.
По-друге, рахуємо лікарняні. Розрахунковий період серпень 2019 — липень 2020 р. Це 366 календарних днів, з них 11 днів святкових (неробочих).
При цьому за серпень 2019 — березень 2020 р. працівнику було нараховано кожного місяця 9000 грн (умовно), а за квітень — липень 2020 р. по 10000 грн. Як зрозуміло, серпневі відпусткові до розрахунку не потраплять. Загальна сума доходу 8 х 9000 + 4 х 10000 = 112000 грн.
Середньоденна зарплата: 112000 : 366 = 306,01 грн.
Щодо розміру доходу, який береться для розрахунку, і впливу стажу на розмір середньої зарплати, яка використовується для розрахунку лікарняних, діють правила, зазначені у прикладі 1.
Сума лікарняних 5 х 306,01 = 1530,05 грн.
Якщо працівник отримує допомогу по частковому безробіттю, чи вплине це на розрахунок лікарняних?
У листі від 28.05.2020 р. №1367-11-1 ФСС зазначив таке.
У випадку обчислення середньоденної заробітної плати, коли до розрахункового періоду входять місяці, в яких застрахована особа перебувала частково безробітною і отримувала допомогу по частковому безробіттю за рахунок коштів Фонду безробіття, така допомога не включається до суми заробітної плати, з якої обчислюється середня заробітна плата.
Але при цьому кількість календарних днів зайнятості (період перебування у трудових відносинах) не зменшується на дні часткового безробіття, оскільки така відсутність на роботі не належить до поважних причин!
Що стосується включення до страхового стажу періоду часткового безробіття, то відповідно до абз. 2 ч. 1 ст. 21 Закону №1105 період отримання виплат за окремими видами соціального страхування включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески, виходячи з розміру мінімального страхового внеску. Отже, страховий стаж з метою отримання лікарняних та декретних на період отримання допомоги по частковому безробіттю не зменшується.
Приклад 3. Оклад працівника становить 9000 грн. З 1 квітня 2020 р. по 31 липня 2020 р. такий працівник отримував допомогу по частковому безробіттю у сумі 4723 грн на місяць. Загальний страховий стаж 10 років. В серпні 2020 р. працівник надає листок непрацездатності на 5 календарних днів. Які виплати працівник отримає за серпень?
По-перше, що з допомогою? Допомога по частковому безробіттю на період карантину надається за кожну годину, на яку працівникові скорочено передбачену законодавством тривалість робочого часу. Отже, за час тимчасової втрати працездатності ця допомога не виплачуватиметься.
Однак за решта днів серпня працівник матиме право на таку допомогу. І, скоріш за все, вона буде надана в розмірі мінімальної зарплати — як у максимально можливому розмірі. Оскільки, виходячи з 2/3 окладу працівника, сума допомоги навіть за 26 календарних днів буде вищою, ніж мінімальна зарплата.
По-друге, рахуємо лікарняні.
Розрахунковий період серпень 2019 — липень 2020 р. Це 366 календарних днів, з них 11 днів святкових (неробочих).
При цьому за серпень 2019 — березень 2020 р. працівнику було нараховано кожного місяця 9000 грн (умовно), а за квітень — липень 2020 р. по 4723 грн (як допомога по частковому безробіттю). Загальна сума доходу, яка братиметься для розрахунку, 8 х 9000 = 72000 грн.
Середньоденна зарплата: 72000 : 366 = 196,72 грн.
Щодо розміру доходу, який береться для розрахунку, і впливу стажу на розмір середньої зарплати, яка використовується для розрахунку лікарняних, діють правила, зазначені у прикладі 1.
Сума лікарняних: 5 х 196,72 = 983,60 грн.
Допомога по частковому безробіттю: чи виплачується, якщо працівник захворів?
Як і кому зараз надається допомога по частковому безробіттю, ми писали тут. Тож зараз звертаємо увагу на таке.
Право на таку допомогу (з працівників) мають ті, які втратили частину заробітної плати або доходу внаслідок вимушеного скорочення передбаченої законодавством тривалості робочого часу у зв'язку зі зупиненням (скороченням) діяльності. Тобто ті, що є у переліку, зазначеному в наказі про зупинення (скорочення) діяльності, у яких звичайний робочий графік під час карантину став містити меншу кількість робочих годин. Саме за ці втрачені години працівник і отримує допомогу. Але максимальний розмір такої допомоги не може перевищувати розмір мінімальної зарплати (зараз 5000 грн) в місяць.
Крім цього, зараз на таку допомогу можуть претендувати працівники:
які отримують оплату часу простою відповідно до ст. 113 КЗпП (крім періоду освоєння нового виробництва (продукції);
які перебувають у відпустці без збереження заробітної плати на час карантину.
Як бачимо, оплачувані відпустки в цей перелік не увійшли. Тому ті працівники, яким роботодавець надав оплачувані відпустки під час карантину, допомогу по частковому безробіттю за час таких відпусток не отримують. А як щодо лікарняних та декретних?
У листі від 26.08.2020 р. №8076/0/290-20 Мінсоцполітики роз'яснює, що допомога по частковому безробіттю на період карантину надається працівникам у формі компенсації втраченого заробітку за період, коли вони не працювали у зв'язку з незалежними від них обставинами.
Відповідно до статей 22 та 25 Закону №1105 допомоги по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах надаються застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу) у разі настання в неї страхового випадку та за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами відповідно.
Згідно зі зазначеним лікарняні, декретні та допомога по частковому безробіттю є компенсацією застрахованій особі втраченого заробітку в разі настання відповідних обставин (страхового випадку). Одночасна їх виплата законодавством не передбачена.
Отже, у період тимчасової непрацездатності або відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами допомога по частковому безробіттю не надається. Натомість здійснюється виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами у порядку та на умовах, визначених законом.
Чи будуть врешті решт запроваджені електронні листки непрацездатності замість паперових?
Ідея змінити існуючий порядок видачі листків непрацездатності та перевести їх у електронну форму існує вже давно.
В минулому році КМУ постановою від 17.04.2019 р. №328 дав старт введенню в Україні Електронного реєстру листків непрацездатності (про це тут). Цією постановою Кабмін прописав для Міністерства охорони здоров'я, Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування певні вказівки та строки, необхідні для впровадження реєстру.
Найкраще з цим справився Пенсійний фонд України. У визначені терміни він дійсно започаткував і запровадив Електронний реєстр листків непрацездатності виключно в технічному вигляді з можливістю побачити, як це працює, і навіть спробувати попрацювати з цим реєстром. Ми про це писали тут.
Проте і тоді про повноцінну заміну паперових листків на електронні не йшлося. Передбачалося, що ті страхувальники, які мають доступ в кабінет страхувальника через вебпортал Пенсійного фонду, тобто мають електронні підписи, підписаний електронний договір з Пенсійним фондом, за допомогою свого кабінету в Електронному реєстрі лікарняних листків можуть отримати будь-яку інформацію щодо паперових лікарняних листків.
3 березня 2020 року постановою КМУ №159 було введено порядок роботи Електронного реєстру безпосередньо з використанням електронних листків непрацездатності, які мали бути запроваджені з 1 квітня 2020 року. Про це читайте тут. Проте тут в справу втрутився карантин і знову введення електронних лікарняних було відкладено на невизначений термін.
Останні новини з цього питання такі. За застосування електронних листків непрацездатності взялося Мінцифри. Про це ми писали тут. Крім цього, МОЗ та Асоціація постачальників товарів та послуг у сфері інформатизації охорони здоров'я (так звана Асоціація «eHealth») у жовтні підписали меморандум про співпрацю щодо розвитку електронної системи охорони здоров'я. Про це йдеться на сайті Асоціації, на якому також можна ознайомитись, які саме послуги в сфері інформатизації охорони здоров'я надає ця Асоціація. Проте надання цих послуг на загальнонаціональному рівні ще досі в планах (в серпні заявляли про запуск з наступного, 2021 року, але точна дата наразі невідома). І говорити про повноцінну заміну паперових листків непрацездатності на електронні зарано (незважаючи на наявність потрібної нормативної та матеріально-технічної бази для цього).
Як округлювати розрахунки із працівниками щодо лікарняних?
Це питання цікаве. Адже НБУ чим далі, тим більше скасовує застосування дрібних монет. У 2019 році відмінили монети номіналом 1, 2 та 5 копійок. З 1 жовтня 2020 року відмінили і монети в 25 копійок. У готівковому обігу наразі залишатимуться лише розмінні монети номіналами 10 та 50 копійок. Про це ми писали тут.
Але суми лікарняних (і декретних) часто розраховуються із копійками, і далеко не завжди сума цих копійок кратна 10. То як бути роботодавцю?
Ще у 2019 році роботодавці намагалися отримати відповідь на це запитання від ФСС. Адже зрозуміло, що простіше за все перейти із працівником на безготівкові розрахунки. Проте таку можливість мають далеко не всі.
Відповідь у листі від 31.10.2019 р. №7326-3 була надана доволі суха: «...страхувальнику у первинній бухгалтерській документації на зняття коштів з окремого поточного рахунку для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам слід вказувати повну суму коштів, що належить до виплати. Округлення сум касових операцій відповідно до Постанови №82 повинна проводити банківська установа при видачі знятих з окремого поточного рахунку коштів».
Тобто нічого нового ми не почули — банки справді здійснюють округлення при виплатах. І копійок, крім номіналу 10 та 50 копійок, такому роботодавцю не видадуть.
Роз'яснення, що страхувальник у власній первинній документації на зняття коштів зі спецрахунку має зазначати повну суму коштів, теж досить логічне. Адже страхувальник — не власник таких коштів, він лише посередник між працівниками і ФСС. І має або використати замовлену суму за цільовим призначенням, або повернути її Фонду.
Розгляньмо, як же діяти платнику податків у разі округлення банком виданих із спецрахунку коштів.
Округлення суми в більший бік
Як ми повідомляли раніше, Нацбанк з 25 вересня 2019 року поширює на банки право округлювати суми касових операцій.
При цьому банки можуть округлювати суми касових операцій за кожним касовим документом відповідно до підстав, визначених законодавством України, та за правилами, встановленими п. 4 Постанови №25. Тобто, як в більшу, так і меншу сторону. Результати округлення є іншими операційними доходами/витратами банку. Відповідні норми містить Постанова №117. А правила застосування банками цих норм наведені, зокрема, у листі НБУ від 26.09.2019 р. №50-0006/50073.
Отже, ситуація, коли банк видасть вам більше коштів, ніж є на вашому спецрахунку, цілком реальна.
Чи потрібно в цьому випадку повертати Фонду копійки, на які було отримано більше коштів через округлення? Ні, адже банк видає різницю за власний рахунок і списує її на власні витрати. Тобто це не кошти ФСС і до нього вони не мають жодного відношення.
То, може, віддати цю перевиплату якомусь працівнику зі складу тих, на кого отримувались кошти від ФСС? Скоріш за все, так і доведеться зробити. Роботодавець видає працівникам ці кошти з врахуванням округлення, тож отримана перевиплата, дійсно, буде роздана між працівниками.
А що буде в обліку? По-перше, слід враховувати, що отримана перевиплата є іншим доходом роботодавця (в податковому сенсі вона розглядатиметься як безповоротна фінансова допомога). Тобто визнаємо оподаткований дохід.
Відповідно виплата цих копійок належатиме до інших витрат роботодавця. Як можна оформити їх виплату, ми розглядали тут. Для працівника така перевиплата теж буде оподаткованим доходом (а вже яким, залежить від її оформлення роботодавцем).
Округлення в менший бік
Банк може округлити і в менший бік. В результаті роботодавець отримає коштів на виплату лікарняних та декретних менше, ніж він замовив.
Дзеркально до попереднього варіанту, банк в цьому випадку видає меншу суму, з рахунку роботодавця (спецрахунку в цьому випадку) списує повну суму, а різницю відносить до власного доходу. При цьому в касовому документі банку зазначаються обидві суми, до округлення і після. Як бачимо з наведених вище листів НБУ та ФСС, це на сьогодні нормальна ситуація, а округлення дозволяється і в операціях за розрахунками із бюджетами та державними цільовими фондами.
Єдиний виняток, на якому наполягає НБУ, це заборона приймати від клієнтів банками кошти на сплату податків та інших обов'язкових платежів на суму меншу, ніж треба сплатити до відповідного бюджету.
Тож роботодавець, який отримав суму коштів меншу, ніж замовляв, може про неї не хвилюватись — невикористаний копійчаний залишок на спецрахунку не залишиться, повертати ФСС кошти буде не потрібно.
В обліку роботодавця буде зазначено:
отримання коштів у касу зі спецрахунку (в розмірі фактично отриманої суми);
списання коштів зі спецрахунку (на суму, зазначену у бухгалтерському первинному документі, який подавався до банку для отримання коштів).
А куди ж подіти різницю? Залишиться лише списати на інші витрати, оскільки її роботодавець буде виплачувати вже за власний рахунок.
Порушення ч. 1 ст. 34 Закону №1105 тут також не вбачається, з тої причини, що сума, зазначена у первинних документах, поданих в банк роботодавцем, співпадає з тією сумою, що була отримана від Фонду. Така ж сума підлягає видачі працівникам на руки.
Але і тут знову виникає проблема округлення, цього разу розрахунків між роботодавцем і працівниками. Щоб уникнути претензії щодо неповної виплати лікарняних, ми радили роботодавцям зробити округлення у більшу сторону, тобто заплатити більше.
Чи проводяться перевірки від ФСС під час карантину?
За п. 3 розд. ІІ Закону №533 по останній календарний день місяця дії карантину забороняється проведення контролюючими органами планових перевірок у сфері господарської діяльності. Але за роз'ясненням Мінекономіки мораторій поширюється на контролюючі органи, на які поширюються норми Закону про держнагляд (зауважимо одразу, що на податкові перевірки та з ЄСВ мораторій введено окремо і Закону про держнагляд це не стосується).
Свого часу ФСС зауважував, що він не включений до кола органів державного нагляду за Законом про держнагляд. Тому на Фонд він не поширюється. Відповідно під час карантину ФСС має право на проведення планових перевірок. Це підтверджують дані графіків цих перевірок на 2020 рік.
Дізнатися про те, чи потрапили ви до графіку перевірок ФСС на IV квартал 2020 року, можна тут.
Окремих правил проведення перевірок під час карантину ФСС не затверджував (хоча зміни до порядку проведення таких перевірок були, про що далі). Тому він може діяти тільки в межах Інструкції №29. За п. 3.5 цієї Інструкції на проведення кожної перевірки посадовій особі органу Фонду видається направлення. Воно пред'являється перед початком перевірки керівнику страхувальника або уповноваженій ним особі разом із службовим посвідченням. Тож той роботодавець, який включений до плану перевірок та фактично не працює під час карантину, має зв'язатися з ФСС та дізнатися, чи буде проведена перевірка за таких умов.
Що змінилося в порядку проведення перевірок від ФСС у 2020 році?
Про оприлюднення на сайті ФСС тексту нового Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання ми писали тут. При цьому ми наголошували, що набрав чинності Порядок №23 з 10 жовтня 2020 року.
Видів перевірок від ФСС буде всього два: камеральні і документальні. При цьому документальні перевірки можуть бути планові або позапланові; виїзні або невиїзні.
Зверніть увагу: документальною невиїзною перевіркою вважається перевірка, яка проводиться в приміщенні відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника.
Отже, у страхувальника є можливість змінити місце проведення документальної перевірки. Він має право подати письмову заяву про проведення перевірки у приміщенні робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення. Втім, спеціальних норм щодо впливу зміни проведення перевірки на порядок і строки її проведення в Порядку №23 немає.
Отже, на нашу думку, подавати таку заяву варто до початку проведення перевірки (тобто, якщо йдеться про документальну планову перевірку). Можливості відмовити на таке прохання страхувальника у фахівців ФСС, виходячи з тексту Порядку №23, немає. Але й переносити строки проведення перевірки через це вони не будуть.
Кого перевіряє ФСС?
Виходячи з зазначених вище предметів перевірок, перевірятиме ФСС страхувальників. А ними є роботодавці та інші особи, які зобов'язані сплачувати ЄСВ (п. 10 ст. 1 Закону про ЄСВ і ч. 2 ст. 1 Закону №1105).
Отже, під увагу Фонду підпадатимуть роботодавці та самозайняті особи, які сплачують ЄСВ за себе. Але не всі, а ті, хто звертався до ФСС за отриманням фінансування лікарняних, декретних тощо, або ж має борги перед Фондом ще з часів до введення ЄСВ.
Камеральна перевірка — як проводиться і які в неї наслідки?
Камеральна перевірка ФСС — це перевірка, яка проводиться у приміщенні одного з органів ФСС. При цьому присутність страхувальника не потрібна, підтвердні документи від нього не вимагаються.
Фахівці ФСС аналізуватимуть своєчасність подання звітів, повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, внесення виправлень в раніше подані звіти, заяви-розрахунки, несвоєчасність повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів Фонду, наявність заборгованості зі сплати страхових коштів до Фонду виключно на підставі даних, що зберігаються у відповідних інформаційно-аналітичних системах Фонду.
Камеральна перевірка проводиться посадовими особами Фонду без будь-якого спеціального рішення керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду) або направлення на її проведення.
За результатами камеральної перевірки у разі встановлення порушень складається довідка, яка підписується посадовими особами Фонду, які проводили перевірку, зі зазначенням даних про неправомірне використання коштів Фонду, та яка є підставою для проведення документальної позапланової перевірки або включення страхувальника до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний період.
Документальна планова перевірка і план-графік її проведення
План-графік проведення документальних планових перевірок на наступний квартал формуватиметься ФСС щоквартально до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.
Порядком №23 передбачено, що плани-графіки проведення документальних планових перевірок будуть оприлюднюватися на регіональних вебсторінках офіційного вебпорталу Фонду не пізніше наступного робочого дня після реєстрації відповідного наказу.
Документальна планова перевірка одного й того самого страхувальника проводиться не частіше ніж один раз на рік!
Зверніть увагу: за наявності у страхувальника відокремлених підрозділів документальна планова перевірка щодо такого страхувальника може здійснюватися одночасно в усіх відокремлених підрозділах протягом строку здійснення одного планового заходу.
Як потрапити до плану перевірок від ФСС?
До плану-графіка проведення документальних планових перевірок відбираються страхувальники, в яких наявна хоча б одна з таких підстав:
1) зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
2) здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів у розрахунку на один день;
3) наявність витрат страхових коштів ФСС за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску.
Зверніть увагу! Страхувальники, щодо яких наявні декілька підстав для проведення перевірок, включаються до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний квартал насамперед.
А ось документальні планові перевірки страхувальників, в яких відсутні підстави для включення до плану-графіка проведення документальних планових перевірок, здійснюються не частіше ніж один раз на три роки! Хоча, в принципі, це не означає, що перевіряти раз на три роки мають всіх. Адже приймати рішення, кого включати в план-графік, а кого ні, будуть самі фахівці ФСС.
Про те, що у вас проводитиметься планова документальна перевірка, ви дізнаєтесь не лише з плану-графіка, а й шляхом отримання повідомлення (форма якого затверджена додатком 2 до Порядку №23).
У яких випадках перевірка проводиться поза планом?
Документальні позапланові перевірки проводяться ФСС за наявності хоча б однієї з таких підстав:
1) подання протягом місяця страхувальником до оплати за рахунок коштів Фонду листків непрацездатності за страховими випадками, які настали в цьому місяці, та які видані 10 і більше відсоткам застрахованих осіб, а для мікропідприємств (не більше 10 осіб) та малих підприємств (не більше 50 осіб) 50 і більше відсотків від загальної кількості застрахованих осіб страхувальника в цьому періоді за умови відсутності зростання рівня захворюваності;
2) видання одним закладом охорони здоров'я або лікарем, що проводить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа — підприємець, 30 і більше відсотків листків непрацездатності у страхувальника;
3) збільшення в 1,1 і більше разів видатків Фонду на матеріальне забезпечення порівняно з попереднім місяцем за умови відсутності у страхувальника аналогічного зростання фонду оплати праці;
4) виявлення робочим органом виконавчої дирекції Фонду або його відділенням за результатами камеральної перевірки даних про неправомірне використання коштів Фонду;
5) системні порушення щодо використання страхових коштів Фонду, зокрема, за результатами двох попередніх документальних перевірок встановлені порушення використання страхових коштів Фонду;
6) неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування Фондом сум, зазначених в заяві-розрахунку;
7) подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
8) розпочато процедуру припинення юридичної особи в результаті її реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності ФОП або відокремленого підрозділу юридичної особи, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримання від ДПС повідомлення про прийняття фізособою, яка здійснює незалежну професійну діяльність, рішення про зняття з обліку платника ЄСВ;
9) звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування;
10) надання заперечень до акта проведеної перевірки у разі, коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об'єктивний їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки. Така перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом оскарження;
11) на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.
Тобто, як бачимо, підставою для позапланової документальної перевірки можуть бути як відверті порушення страхувальником, так і непрямі ознаки їх можливої наявності (кількість листків непрацездатності, зростання суми фінансування від ФСС тощо). Також ці перевірки можуть проводитись на вимогу правоохоронців (суду) і за скаргою працівників. Є право замовити таку перевірку і в самого страхувальника! Втім, проводити таку перевірку чи ні, вирішуватиме керівник відповідного органу ФСС. Призначається така перевірка наказом.
Якими документами оформлюється документальна перевірка?
Про перший документ ми вже сказали — це наказ про її призначення.
На підставі виданого наказу оформлюється направлення на проведення документальної перевірки за формою згідно з додатком 1 до Порядку №23. Направлення видається у двох примірниках: перший вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника, про що робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи Фонду.
Зверніть увагу: в направленні обов'язково наводиться підстава (тобто чому прийшли) і предмет (тобто по що прийшли) перевірки.
Перевірці підлягають документи, які стосуються виплат за рахунок ФСС та погашення боргів перед Фондом, за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка.
Чіткого переліку таких документів в Порядку №23 немає, проте уявлення про нього можна отримати шляхом аналізу тексту акта документальної перевірки (додаток 4 до Порядку 23). Перевірятимуть все: і листки непрацездатності, і протоколи рішень комісії (уповноважених) з соцстрахування, і порядок розрахунку середньої зарплати, з якої призначалися виплати, і факти та правильність самих виплат працівникам тощо.
За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення.
Результати документальної перевірки оформлюються у формі акта документальної перевірки, який ми вже згадали. Акт перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими особами Фонду, які проводили документальну перевірку, керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером (бухгалтером) та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника в останній день перевірки на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.
Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник з відміткою про отримання зберігається в робочому органі ФСС, який здійснив документальну перевірку.
Додатками до акта перевірки є копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, копії листків непрацездатності, протоколи засідань комісії (уповноваженого) із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, графіки роботи тощо), а в акті перевірки наводяться узагальнені дані. Зазначені додатки повинні бути підписані посадовими особами Фонду, а також керівником або уповноваженою особою страхувальника.
Отже, на вимогу посадових осіб Фонду, які проводять перевірку, страхувальник зобов'язаний надати належним чином завірені копії документів, які засвідчують відповідні факти, та необхідні письмові пояснення, які долучаються до матеріалів перевірки. У разі відмови — посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей факт, вносячи відповідний запис про це із зазначенням переліку документів, які не надані.
Зверніть увагу: у разі виявлення під час проведення документальної перевірки сум матеріального забезпечення, які нараховані страхувальником з порушенням законодавства та включені ним до заяви-розрахунку, але ще не профінансовані ФСС, посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей випадок.
При цьому заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо усунення виявлених помилок та/або недостовірних відомостей. А страхувальник проводить відповідні виправлення у регістрах бухгалтерського обліку та наново подає виправлену заяву-розрахунок до ФСС.
Скільки триватиме документальна перевірка?
Тривалість проведення документальної планової перевірки страхувальника встановлюється з урахуванням обсягу робіт, які належить виконати під час її проведення, та кількості посадових осіб Фонду, які проводять перевірку.
При цьому строк проведення:
- документальної планової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — п'яти робочих днів;
- документальної позапланової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — двох робочих днів.
Продовження строків проведення документальної перевірки страхувальників можливе не більш як на п'ять робочих днів, а щодо страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — не більш як на два робочі дні за рішенням керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду), яке оформляється наказом, копія якого не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Чи можна не допустити до документальної перевірки?
Так, для цього є кілька законних підстав.
Підстава перша. У направленні зазначається склад посадових осіб Фонду, що здійснюють документальну перевірку. І кожна з таких осіб повинна мати службове посвідчення — без нього це направлення не дійсне і до перевірки можна не допустити.
Підстава друга. Направлення на проведення документальної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення документальної перевірки. Тобто «прострочені» направлення вже не є підставою для перевірки.
Підстава третя. Якщо йдеться про планову перевірку, то про неї страхувальника мали заздалегідь повідомити. Право на проведення документальної планової перевірки страхувальника надається лише у випадку, коли йому не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки вручено під розписку або надіслано рекомендованим листом з повідомленням про вручення письмове повідомлення про проведення документальної планової перевірки із зазначенням дати початку проведення такої перевірки за формою згідно з додатком 2 до Порядку №23. Якщо такого повідомлення не було або воно було надіслано несвоєчасно — у страхувальника є право не допускати посадову особу Фонду до здійснення документальної планової перевірки.
А що як не допустити до перевірки без поважних підстав?
У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника в допуску посадових осіб Фонду до проведення документальної перевірки посадовими особами Фонду за місцем проведення такої перевірки невідкладно складається у двох примірниках акт довільної форми, що засвідчує факт відмови, зі зазначенням заявлених страхувальником причин відмови.
Перший примірник акта вручається під розписку відразу після його складання керівнику або уповноваженій особі страхувальника, другий примірник залишається в посадової особи Фонду.
При цьому треба пам'ятати: перешкоджання (відмова, недопущення) з боку страхувальника у проведенні посадовими особами Фонду документальної перевірки є підставою для притягнення посадових осіб страхувальника до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 188-23 КУпАП, а також зупинення виплат Фондом відповідно до ст. 10 Закону №1105.
Як оскаржити акт перевірки?
У разі незгоди страхувальника з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті перевірки, страхувальник має право подати свої заперечення та/або додаткові документи до відповідного робочого органу ФСС, який проводив перевірку, протягом п'яти робочих днів з дня, наступного за днем підписання (відмови від підписання) та/або отримання акта.
Робочий орган ФСС розглядає заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки протягом семи робочих днів, що настають за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь, яка вручається під розписку керівнику чи уповноваженій особі страхувальника або направляється рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Зверніть увагу: якщо акт перевірки підписано без пояснень, зауважень або заперечень або заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки вчасно не надійшли, акт перевірки вважається узгодженим.
І ще: оскарження актів перевірок може стати підставою для нової, позапланової документальної перевірки.
Які санкції можуть застосувати до страхувальника-порушника?
Тут варіантів два — повернення раніше отриманих від ФСС коштів та фінансові санкції (штрафи).
Нагадаємо, що за ч. 6 ст. 15 Закону №1105 у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачують штраф у розмірі 50 відсотків такої суми!
Рішення про них приймається протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки, а у разі подання страхувальником заперечень та/або додаткових документів до акта перевірки, — протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення або надсилання страхувальнику письмової відповіді.
Страхувальник зобов'язаний сплатити (повернути) визначену у рішенні суму коштів протягом десяти робочих днів, що настають за днем отримання такого рішення!
У разі несвоєчасної сплати (повернення) цих коштів на страхувальника накладається новий штраф та нараховується пеня відповідно до абз. 2 та 3 ч. 6 ст. 15 Закону №1105.
Як оскаржити рішення про санкції?
Страхувальник може оскаржити рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій або рішення про застосування фінансових санкцій в судовому порядку або звернувшись до спеціальної комісії Фонду з питань вирішення спорів, яка створена при робочому органі виконавчої дирекції Фонду.
До комісії скарга подається протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем отримання страхувальником рішення, що оскаржується!
Рішення комісії щодо розгляду скарги страхувальника протягом трьох робочих днів з дня його постановлення надсилається страхувальнику та робочому органу виконавчої дирекції Фонду.
Рішення комісії при робочому органі виконавчої дирекції Фонду може бути оскаржено до комісії, створеної при виконавчій дирекції Фонду, а рішення останньої — до правління Фонду. Рішення комісій можуть бути оскаржені до суду.
Тобто, по суті, маємо вже знайому процедуру адміністративного та судового оскарження. Який варіант обрати, вирішуватиме сам страхувальник. Він може спочатку пройти кілька комісій за різними рівнями ФСС, і далі продовжити боротися у суді. А може одразу звернутися до суду.