До індивідуальної податкової консультації Державної податкової служби України від 17.11.2020 р. №4706/IПК/99-00-12-02-01-06
Як подати звітність без директора/головбуха?
Податківці в IПК від 17.11.2020 р. №4706/IПК/99-00-12-02-01-06 (див. «ДК» №49/2020) проконсультували, яким чином особа, уповноважена виконувати обов'язки директора або головного бухгалтера, може підписувати звітність в електронній формі на час відсутності зазначених осіб. Крім того, вони розглянули, чи треба в такому разі подавати ф. №1-ОПП.
Пунктом 48.5 ПКУ визначено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.
У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку таку податкову декларацію підписує керівник.
Покладання обов'язків тимчасово відсутнього керівника/головного бухгалтера на іншу особу має бути передбачено:
— установчими документами підприємства;
— посадовою інструкцією працівника, на якого тимчасово покладаються такі обов'язки;
— або іншими документами (зокрема, наказом керівника).
Але якщо посада головного бухгалтера на підприємстві є, а ось заступника головного бухгалтера не передбачено, то у разі його тимчасової відсутності виконувати його обов'язки може й сам керівник підприємства. Або ж він повинен обрати іншу особу, яка виконуватиме ці обов'язки.
Проте найчастіше суб'єктів господарювання турбує навіть не те, хто виконуватиме роботу тимчасово відсутніх працівників, а те, хто підписуватиме за них документи під час такої тимчасової відсутності. Особливо це актуально для випадку, коли керівник і головний бухгалтер мають електронні підписи. Адже їх можна накласти на електронні документи і дистанційно (з дому, з місця відпочинку тощо). Або залишити доступ до них іншим працівникам. Але як до цього поставляться податківці?
Накладання КЕП уповноваженої особи
З одного боку, не прийняти подану звітність та інші документи, надіслані платником податків в електронній формі з КЕП тимчасово відсутньої особи, орган ДПС не зможе. Адже достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку.
Тобто такий документ матиме юридичну силу, зокрема, і для податківців — якщо право підпису не було передано на період тимчасової відсутності третій особі.
А з іншого боку, ставляться податківці до цього радше негативно. Бо якщо є документи, які говорять, що в певний період керівник або головний бухгалтер тимчасово не могли виконувати своїх обов'язків, а підпис накладено, це ставить під сумнів, хто саме накладав цей підпис (сам керівник/головний бухгалтер чи третя особа, яка отримала несанкціонований доступ до їхніх КЕП).
Тож у разі тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера треба документально призначити їм заміну.
I в разі заміни керівника або головного бухгалтера на звітність (та інші документи) накладається КЕП особи, яка виконує їхні обов'язки на час тимчасової відсутності. Ще раз наголошуємо: це має бути підпис того, хто заміняє, а не підпис головного бухгалтера чи керівника, яких заміняють!
Про заміну слід повідомити і ДПС. Як у разі тимчасової відсутності директора, так і головного бухгалтера для надання права уповноваженим особам, яким делеговано право підпису, платник податку подає до контролюючого органу повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку №5571.
1 Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. №557.
До Повідомлення вносять інформацію про підписувача, якому надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладають КЕП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — КЕП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою — електронну печатку (за наявності) (п. 4 розд. III Порядку №557).
Довідково
Податківці у ЗIР, підкатегорія 129.03, зауважили, що у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) керівника (директора) та печатка (за наявності).
У разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються КЕП посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо КЕП (далі — Повідомлення), яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
— першим — головного бухгалтера;
— другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
— третім — печатка (за наявності).
Чи потрібно подавати ф. №1-ОПП?
У коментованій IПК податківці зазначають, що інформація про призначення або зміну керівника юрособи оновлюється в контролюючих органах в облікових даних платника податків на підставі відомостей, отриманих із ЄДР, без подання заяви платника податку. Тому подавати повідомлення за ф. №1-ОПП щодо тимчасової заміни директора не потрібно.
Проте, як ми зазначали в «ДК» №39/2020, подбати про «замісника» директора необхідно заздалегідь. Для того аби внести особу-представника до ЄДР, учасники (засновники) ЮО повинні прийняти рішення на загальних зборах чи в іншому порядку, встановленому статутом (установчими документами), викласти це рішення на нотаріальному бланку та подати його держреєстратору, який матиме 24 години для вчинення реєстраційної дії. Тож цей процес може тривати аж ніяк не один день. А вже з ЄДР ця інформація автоматично надійде і до податківців.
Що ж до ф. №1-ОПП у разі тимчасової відсутності головного бухгалтера, то податківці у коментованій IПК зазначають: залежно від умов трудового договору (контракту), а також посадових інструкцій та кадрової політики підприємства, строку відсутності на роботі головного бухгалтера юрособа може подати інформацію про особу, яка виконує обов'язки головного бухгалтера на період тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо головного бухгалтера. Після виходу на роботу головного бухгалтера юрособі слід подати заяву за ф. №1-ОПП з оновленою інформацією.
Отже, виходячи з роз'яснення податківців, у разі тимчасової відсутності керівника подавати ф. №1-ОПП щодо особи, яка його заміняє, не потрібно (такі дані вже мають бути внесені до ЄДР та передані податківцям). А от щодо заміни головного бухгалтера, то тут слід спиратися на умови й тривалість його відсутності, посадових інструкцій та кадрової політики підприємства.
Приклад Якщо головний бухгалтер іде у відпустку на тиждень або на короткотривалий лікарняний, то вочевидь подавати ф. №1-ОПП не потрібно через занадто коротку тривалість заміни. А от у разі звільнення головного бухгалтера (тобто його посада стає вакантною) подання заяви за ф. №1-ОПП з інформацією про особу, яка виконує обов'язки головного бухгалтера, є обов'язковим. Після призначення головного бухгалтера слід подати заяву за ф. №1-ОПП з новими даними.
Увага: інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за ф. №1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»