До листа Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України у м. Києві від 31.10.2019 р. №7326-3
Лікарняні від ФСС: як бути з округленням?
Під час здійснення безготівкових розрахунків округлення не здійснюються. А як бути у ситуації, якщо лікарняні за рахунок ФСС необхідно видати готівкою? Чи потрібно повертати кошти, якщо округлення відбулося в більший бік? Прокоментуємо, що каже стосовно цього ФСС у листі від 31.10.2019 р. №7326-3 (див. «ДК» №49/2019).
До ФСС у м. Києві було надіслано запит про роз'яснення питань округлення сум лікарняних, які сплачуються за рахунок грошей фонду. Зокрема:
1) чи має право роботодавець-страхувальник округлювати за правилами, передбаченими Постановою №82, суми оплати перших п'яти днів непрацездатності, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами під час нарахування сум таких доходів працівникам, які отримують ці виплати готівкою?
2) чи має право роботодавець-страхувальник округлювати суми зазначених виплат під час видачі їх працівникам готівкою?
3) чи не буде притягнено роботодавця до відповідальності у разі округлення сум зазначених виплат у бік зменшення відповідно до правил, передбачених Постановою №82?
4) чи повинен роботодавець-страхувальник повертати Фонду суму коштів, яка з'являється у разі округлення сум страхових виплат у бік зменшення при їх видачі працівникам готівкою?
Погодьтесь, ці питання хвилюють нині більшість роботодавців, принаймні тих, які виплачують лікарняні готівкою. Цю проблему ми розглядали в «ДК» №44/2019. Тепер маємо вже роз'яснення від Фонду, який фінансує такі виплати і контролює їх цільове використання.
Що відповів ФСС?
Відповідь у листі від 31.10.2019 р. №7326-3 надана доволі суха: «…Страхувальнику у первинній бухгалтерській документації на зняття коштів з окремого поточного рахунку для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам слід вказувати повну суму коштів, що належить до виплати. Округлення сум касових операцій відповідно до Постанови №82 повинна проводити банківська установа при видачі знятих з окремого поточного рахунку коштів».
Тобто нічого нового ми не почули — банки, cправді, здійснюють округлення при виплатах. I копійки номіналом 1, 2 та 5 копійок такому роботодавцю не видадуть.
Роз'яснення, що страхувальник у власній первинній документації на зняття коштів зі спецрахунку має зазначати повну суму коштів, теж досить логічне. Адже страхувальник — не власник таких коштів, він лише посередник між працівниками і ФСС. I має або використати замовлену суму за цільовим призначенням, або повернути її Фонду.
Розгляньмо, як же діяти платнику податків у разі округлення банком виданих зі спецрахунку коштів.
Округлення суму в більший бік
Як ми повідомляли в «ДК» №39/2019, НБУ з 25 вересня 2019 року поширює на банки право округлювати суми касових операцій.
При цьому банки зможуть округлювати суми касових операцій за кожним касовим документом відповідно до підстав, визначених законодавством України, та за правилами, встановленими п. 4 Постанови №25. Тобто як в більший, так і менший бік. Результати округлення є іншими операційними доходами/витратами банку. Відповідні норми містить Постанова №117. А правила застосування банками цих норм наведені, зокрема, у листі НБУ від 26.09.2019 р. №50-0006/50073.
НБУ про право банків округлювати суми касових операцій
...Ураховуючи внесені зміни до Постанови №82 (пункт 5-1), банки України під час вилучення з готівкового обігу монет дрібних номіналів відповідно до підстав, визначених законодавством України, мають право проводити заокруглення сум касових операцій за правилами, установленими пунктом 4 постанови Правління Національного банку України від 15 березня 2018 року №25 «Про оптимізацію обігу монет дрібних номіналів» (далі — Постанова №25). Банки України мають право (за потреби) застосовувати правила пункту 4 Постанови №25 за кожним касовим документом, а результати заокруглення визнавати іншими операційними доходами/витратами банку.
Лист НБУ від 26.09.2019 р. №50-0006/50073
Отже, ситуація, коли банк видасть вам більше коштів, ніж є на вашому спецрахунку, цілком реальна.
Чи потрібно в цьому разі повертати Фонду копійки, на які було отримано більше коштів через округлення? Ні, адже банк видає різницю за власний рахунок і списує її на власні витрати. Тобто це не кошти ФСС і до нього вони не мають жодного відношення.
То, може, віддати цю перевиплату якомусь працівнику зі складу тих, на кого отримувались кошти від ФСС? Найімовірніше, так і доведеться зробити. Роботодавець видає працівникам ці кошти з врахуванням округлення, тож отримана перевиплата, справді, буде роздана між працівниками.
А що буде в обліку? По-перше, слід враховувати, що отримана перевиплата є іншим доходом роботодавця (в податковому сенсі вона розглядатиметься як безповоротна фінансова допомога). Тобто визнаємо оподатковуваний дохід.
Відповідно, виплата цих копійок належатиме до інших витрат роботодавця. Як можна оформити їх виплату, ми розглядали в «ДК» №40-41/2019. Для працівника така перевиплата теж буде оподатковуваним доходом (а вже яким, залежить від її оформлення роботодавцем).
Округлення в менший бік
Банк може округлити і в менший бік. У результаті роботодавець отримає коштів на виплату лікарняних та декретних менше, ніж замовив.
Дзеркально до попереднього варіанта, банк в цьому разі видає меншу суму, з рахунку роботодавця (спецрахунку в цьому випадку) списує повну суму, а різницю відносить до власного доходу. При цьому в касовому документі банку зазначаються обидві суми: до округлення і після. Як бачимо з наведених вище листів НБУ та ФСС, це на сьогодні нормальна ситуація, а округлення дозволяється і в операціях за розрахунками з бюджетами та державними цільовими фондами.
Єдиний виняток, на якому наполягає НБУ, — це заборона банкам приймати від клієнтів кошти на сплату податків та інших обов'язкових платежів на суму меншу, ніж треба сплатити до відповідного бюджету.
Тож роботодавець, який отримав суму коштів меншу, ніж замовляв, може про неї не хвилюватись — невикористаний копійчаний залишок на спецрахунку не залишиться, повертати ФСС кошти буде не потрібно.
В обліку роботодавця буде зазначено:
— отримання коштів у касу зі спецрахунку (в розмірі фактично отриманої суми);
— списання коштів зі спецрахунку (на суму, зазначену у бухгалтерському первинному документі, який подавався до банку для отримання коштів).
А куди ж подіти різницю? Залишиться лише списати на інші витрати, бо її роботодавець виплачуватиме вже за власний кошт.
Порушення ч. 1 ст. 34 Закону №1105 тут також не вбачається з тої причини, що сума, зазначена у первинних документах, поданих у банк роботодавцем, збігається з тією сумою, що була отримана від Фонду. Така сама сума підлягає видачі працівникам на руки.
Але і тут знову виникає проблема округлення, цього разу розрахунків між роботодавцем і працівниками. Щоб уникнути претензії щодо неповної виплати лікарняних, ми радили роботодавцям зробити округлення у більший бік, тобто заплатити більше.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Постанова №25 — Постанова Правління Національного банку України від 15.03.2018 р. №25 «Про оптимізацію обігу монет дрібних номіналів».
- Постанова №82 — Постанова Правління Національного банку України від 20.06.2019 р. №82 «Про вилучення з готівкового обігу монет дрібних номіналів».
- Постанова №117 — Постанова Правління Національного банку України від 24.09.2019 р. №117 «Про внесення зміни до постанови Правління Національного банку України від 20 червня 2019 року №82».
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»