До індивідуальної податкової консультації Державної фіскальної служби України від 19.07.2019 р. №3364/6/99-99-14-05-01-15/IПК
Про заповнення касових документів у «ДК» писали немало: про нове Положення №148 — у №3/2018, відповідали на запитання в №9/2018, аналізували відповіді податківців на наші запитання в №25-26/2018, про нумерацію касових ордерів — у №27/2018, про зміни у Положенні №148 — у №8/2019.
Та все ж іноді особи, які складають видатковий касовий ордер і відомість на виплату готівки, забувають заповнити в них певні рядки. Варіантів декілька, тож нагадаймо їх коротко.
Якщо ви видаєте певну суму (в тому числі і зарплату) лише одній людині, тоді відомість можна не оформлювати, а скласти лише видатковий касовий ордер. Ось у ньому обов'язково слід заповнити рядок «Одержав» із зазначенням дати, коли це було, і підписом одержувача. Цей рядок заповнює особа, яка отримала гроші (на яку цей ВКО було складено).
Якщо ви видаєте кошти кільком особам, немає сенсу на кожну таку особу оформлювати окремий ВКО — тому складають відомість. Але на неї теж треба скласти ВКО на загальну суму.
Відомість складає певна уповноважена на це особа (наприклад, бухгалтер). Вона зазначає в такій відомості як суму, призначену до виплати (на початку відомості) із наведенням строків виплати, так і суми, які належать до виплати кожній із зазначених у цій відомості осіб. Далі ця відомість передається особі, яка безпосередньо здійснюватиме виплату коштів (наприклад, касиру). I саме касир має наприкінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом (п. 31 Положення №148). Тобто особи, які отримують ці кошти, у відомості проставляють лише свій підпис поруч із сумою, яку вони отримали.
Складання ВКО на таку відомість має свої особливості. Зокрема, рядок «Одержав» у видатковому касовому ордері не заповнюється (п. 32 Положення №148).
Прямих штрафів за таке порушення законодавством не передбачено. Однак зважаючи на те, що податківці говорять про порушення норм Положення №148, можна зробити висновок, що під час перевірки цей документ може бути визнаний ними недійсним. Тож кошти вважатимуться такими, що видані без оформлення відповідного видаткового документа, і будуть додані до залишку в касі за відповідний день і всі наступні.
Штрафи за порушення касової дисципліни наразі скасовано (про це ми писали в «ДК» №26/2019). Однак обов'язку здійснювати виплату зарплати та інших виплат, які належаться працівнику, ніхто не скасовував. А якщо документ, за яким здійснювалася виплата, податківці не визнають дійсним, то до роботодавця можуть застосувати штрафи, зокрема, за несвоєчасну виплату (невиплату) таких коштів. Порахувати суму штрафів у 2019 році легко, якщо пам'ятати розмір мінімальної зарплати в цьому році — 4173 грн.
Звісно, податківці таких штрафів не застосовуватимуть (вони контролюють своєчасність сплати податків та ЄСВ з таких виплат). Але вони можуть передати відповідну інформацію іншим контролюючим органам, і тоді до вас завітає Держпраці (або, якщо йтиметься про лікарняні або декретні, — ФСС).
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»