До листа ФСС України від 27.06.2019 р. №1322-11-4
Як уникнути штрафів від ФСС
Як діяти, якщо роботодавець виявив, що замовив коштів у ФСС більше, ніж потрібно? Які штрафні санкції передбачені за порушення порядку використання коштів ФСС? I як їх уникнути? ФСС відповів у листі від 27.06.2019 р. №1322-11-4 (див. у «ДК» №33-34/2019).
Звичайна ситуація з практики: працівник надав роботодавцеві документи на отримання лікарняних або декретних. Комісія погодилась оплатити, керівник підприємства видав відповідні накази, бухгалтерія обрахувала суму допомоги і подала заявку-розрахунок до ФСС.
А згодом з'ясувалося, що або в розрахунку була помилка, яку не виявили під час складання та подання, або були підстави відмовити працівникові в оплаті. Та гроші у ФСС вже замовлені і навіть надійшли. Що далі? Усе залежить від того, коли цю помилку було виявлено.
Що говорить закон
Якщо помилку виявлено відразу після того, як кошти від ФСС надійшли на спецрахунок. У такому випадку, якщо сума отриманих коштів (фінансування) від ФСС перевищує фактично нараховані суми державної допомоги та це виявлено одразу після отримання, то помилково замовлені кошти слід повернути протягом трьох робочих днів на рахунок робочого органу Фонду та листом надіслати пояснення причин повернення коштів (п. 12 Порядку №12).
Якщо помилку виявлено пізніше і кошти вже виплачено працівникові. Як відомо, з 1 жовтня 2018 року роботодавці повинні протягом місяця з дня проведення виплат надсилати повідомлення до ФСС. Таке правило встановлено п. 10 Порядку №12. Тобто, ймовірно, про зроблені виплати, як правильні, так і хибні, роботодавець уже відзвітував ФСС. А тепер йому доведеться мало того, що повернути ФСС зайво виплачені кошти, а ще і пояснити, чому.
У разі повернення зайво отриманих коштів до подання повідомлення в ньому слід зазначити правильну суму виплачених коштів.
А от уточнюючої форми цього повідомлення не встановлено. Хоча згідно з п. 13 Порядку №12, у разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надлишково нараховані та виплачені кошти повертаються страхувальником до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення та одночасно надсилається обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів.
Фахівці ФСС у коментованому листі зауважили, що помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом «сторно». Тобто мається на увазі, що слід скласти бухгалтерську довідку. Але вона допоможе виправити помилку лише у власному бухобліку роботодавця.
У бухгалтерській довідці мають зазначатися:
1) причина помилки;
2) посилання на документи та облікові регістри, в яких припустилися помилки;
3) підпис працівника, який склав довідку;
4) підпис головного бухгалтера.
А як скласти обґрунтоване письмове пояснення для Фонду?
Повертаємо зайво отримані кошти ФСС
Повідомлення про факт виявленої помилки треба складати у двох примірниках із зазначенням такої інформації:
— найменування страхувальника;
— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;
— період виявлення помилки;
— зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким роблять виправлення;
— сума відкоригованих нарахувань;
— дата складання повідомлення.
Лист-повідомлення мають підписати керівник та головний бухгалтер юрособи або ФОП.
Чим загрожує зайве замовлення коштів у ФСС?
Нагадаємо, що право на застосування фінансових санкцій (див. табл.) та накладення адмінштрафів від імені Фонду мають (ст. 15 Закону №1105):
— директор виконавчої дирекції Фонду та його заступники;
— керівники робочих органів та їх заступники.
Таблиця
Фінансові санкції за перевитрату коштів ФСС
| Причина застосування фінансової санкції | Розмір фінансової санкції | Пеня |
| За порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду у повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг | 50% від неправомірно витрачених коштів/вартість наданих соціальних послуг | Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожен день прострочення платежу |
| За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів | 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів |
Адміністративний штраф (ст. 165-5 КУпАП) за порушення посадовими особами підприємств, установ, організацій, фізичними особами, які використовують найману працю, порядку використання коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування, несвоєчасне або неповне їх повернення, несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів накладається у розмірі від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 грн до 255 грн).
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року за них було піддано адміністративному стягненню, тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн).
Але застосовуються такі штрафи не завжди. Усе залежить і від швидкості виявлення помилки та її виправлення, і від того, хто її знайшов, — роботодавець чи представник Фонду під час документальної перевірки.
Рекомендації фахівців ФСС
На страхувальника не буде накладено санкції за таких трьох умов:
1) помилку при нарахуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності (або допомоги у зв'язку із вагітністю та пологами), складанні заяви-розрахунку виявлено самостійно;
2) повернення у повному обсязі до Фонду надлишково нарахованих та виплачених коштів відбулося до початку перевірки страхувальника;
3) для виправлення помилки в бухобліку складено бухгалтерську довідку, а Фонду подано обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів.
Зазначимо, що у коментованому листі фахівці ФСС зайняли лояльнішу, ніж раніше, позицію щодо порушників-роботодавців. Адже раніше (за старого Закону про соцстрахування) вони наполягали на тому, що якщо кошти вже були неправомірно отримані і виплачені працівнику, то порушення вже відбулось, і незалежно від того, коли і за яких обставин роботодавець ці кошти Фонду поверне, принаймні фінансового штрафу він не уникне. Про це ми писали у статті «Переплата лікарняних» у «ДК» №22/2014.
А про те, як повернути вже видані працівникові зайві кошти і що робити зі звітністю (форма №1ДФ та звіт з ЄСВ), де цю помилкову суму вже було зазначено, читайте у «ДК» №33-34/2019.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Порядок №12 — Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. №12.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»