До індивідуальної податкової консультації ГУ ДФС у Сумській області від 02.07.2019 р. №3014/IПК/18-28-12-04-18
Нагадаємо, що правила підпису первинних документів прописані у п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
Так, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (її наявність наразі не обов'язкова, докладніше про це читайте в «ДК» №28/2019).
Електронний підпис/печатка накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Свого часу податківці в консультації у ЗIР, підкатегорія 135.06, наводили норми ст. 207 ЦКУ. За нею використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.
На підставі цих нюансів податківці зауважували, що використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України. Відповідну позицію висловив і Мін'юст у листі від 10.01.2005 р. №19-45-1590.
А от Верховний Суд у постанові від 19.04.2018 р. №910/4050/17 деталізував правила використання факсиміле:
1) факсиміле позначають печатку (кліше), за допомогою якої відтворюють підпис особи;
2) для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій необхідна письмова згода сторін. Така згода може виражатися, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджується використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документа. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства;
3) існування усталеної практики між контрагентами щодо використання факсиміле, без дотримання вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ, якою визначено порядок його використання, не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного таким чином документа.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»