До листа Національного банку України від 24.04.2019 р. №57-0007/22460
Картка «ключ до рахунку» використовується багатьма суб'єктами господарювання. Але в чинному законодавстві правила застосування такої картки прямо не визначені, що викликає запитання у користувачів. Чи є кошти на рахунку, до якого дає доступ така картка, підзвітними? Чи треба їх при отриманні оприбутковувати в касі?
Запитання ці не такі вже й прості. Тим більше що податківці у ЗIР, підкатегорія 109.15, за відповідями на них спрямовували до НБУ. Тож ми вирішили надіслати запит до НБУ, щоб з'ясувати питання щодо використання працівниками, в т. ч. директором, картки-ключа. А саме:
1) чи може працівник підприємства (директор) здійснювати розрахунки за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб такого суб'єкта господарювання з використанням картки «ключ до рахунку»?
2) чи слід оприбутковувати в касі підприємства суми витрачених коштів з картки «ключ до рахунку»?
3) чи потрібно працівнику при використанні коштів з картки «ключ до рахунку» подавати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт?
I ось ми отримали від НБУ відповіді на всі запитання. Розглянемо їх почергово.
Використання картки «ключ до рахунку» працівниками для виробничих потреб
Для зберігання грошей та здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів (зокрема, корпоративних платіжних карток) суб'єктам господарювання відкривають поточні рахунки. Це передбачено п. 1.31 Закону про платіжні системи та пп. 6 п. 2 розд. I Iнструкції №56.
А вже п. 2 розд. II та п. 1 розд. III Положення №705 передбачено, що суб'єкти господарювання мають право використовувати корпоративні платіжні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків, установлених постановами НБУ та договором з емітентом.
Позаяк в законодавстві прямо нічого не зазначено про такий вид картки, як «ключ до рахунку», НБУ звернувся для з'ясування її призначення до АТ «КБ «ПриватБанк». На підставі наведених норм та внутрішніх правил АТ «КБ «ПриватБанк» виходить, що картку «ключ до рахунку» можна використовувати як корпоративну картку, бо її віднесено до корпоративного електронного платіжного засобу.
Отже, картка «ключ до рахунку» розглядається наразі як різновид корпоративних платіжних карток, і поводитися з коштами, отриманими за допомогою картки-ключа, можна так само, як і з коштами, отриманими за допомогою звичайної корпоративної картки.
Оприбуткування в касі коштів, використаних з картки «ключ до рахунку», та звітування працівника
На ці запитання фахівці НБУ відповіли цитуванням норми п. 20 розд. II Положення №148. Зокрема, фізичні особи — довірені особи підприємств, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.
Але зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства Звіт про використання готівки (тобто авансовий звіт) разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом із невитраченим залишком готівки.
Додамо: за пп. 170.9.3 ПКУ при виконанні деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, слід звітувати у такі строки:
а) у разі якщо працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт до закінчення третього банківського дня після виконання дії;
б) у разі якщо працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, строк звіту про використання виданих на відрядження коштів має не перевищувати 10 банківських днів. Але за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Якщо ж кошти були зняті з рахунку, але не використані, їх слід повернути роботодавцю до або під час подання зазначеного авансового звіту (пп. 170.9.2 ПКУ).
Якщо працівник не відзвітує своєчасно або не надасть разом з авансовим звітом документи, які підтверджують понесені витрати (крім добових під час відрядження), або не поверне залишок невикористаних підзвітних коштів, такі кошти стануть оподатковуваним доходом працівника (пп. 164.2.11 ПКУ). Нагадаємо також, що з метою нарахування ПДФО база оподаткування в такому випадку визначатиметься із застосуванням коефіцієнта 1,21951 (за п. 164.5 ПКУ).
Отже, які висновки?
1. Картка «ключ до рахунку» вважається корпоративною, і її використання відповідає чинному законодавству.
2. Коли працівник знімає готівку за допомогою картки-ключа і банкомата, оприбутковувати її не потрібно. Можна оплачувати ТМЦ такою карткою і безпосередньо, зокрема, за допомогою РРО і платіжного термінала. Використані таким чином кошти з поточного рахунку отримують статус підзвітних.
3. Про використання коштів за допомогою картки-ключа працівник має подати авансовий звіт і документи, що підтверджують понесені витрати. Невикористаний залишок знятих коштів працівник має повернути роботодавцю. Iнакше ці кошти стануть оподатковуваним доходом працівника.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»