Лист Національного банку України від 16.09.2013 р. №11-112/13017
Раніше, відповідаючи на лист українського бухгалтерського тижневика «Дебет-Кредит» від 07.12.2006 р. №ДК 02-264, НБУ висловив думку, що «видача підприємством готівкових коштів під звіт на здійснення витрат, що пов'язані з господарськими потребами підприємства та на відрядження (у тому числі членам керівних органів), можлива лише фізичній особі — працівнику, який перебуває у трудових відносинах з таким підприємством», при цьому не аргументуючи її (лист НБУ від 21.12.2006 р. №11-113/4734-13871). За роз'ясненнями щодо видачі коштів під звіт непрацівнику підприємства НБУ порадив звернутися до Мінфіну.
Мінфін надав позитивну відповідь на це питання у своєму листі від 13.02.2007 р. №31-34000-30-25/2774, де зазначив, що такі відносини підпадають під визначення відносин доручення. При цьому Мінфін зазначає, що порядок надання коштів під звіт непрацівникам підприємства за договором доручення визначається в розпорядчому документі про облікову політику. Ми вважаємо, що це зайве, оскільки договір доручення — це звичайний цивільно-правовий договір, який підприємство може укладати на добровільних засадах на будь-яких умовах (у межах, не заборонених законодавством). Порядок укладання цивільно-правових договорів не входить до кола питань облікової політики.
Тепер НБУ надав більш ґрунтовну відповідь на це саме питання у коментованому листі. Зміст відповіді зводиться до кількох тез.
1. Відносини підприємства з фізособою — непрацівником цього підприємства щодо видачі їй коштів для здійснення цивільно-правових дій в інтересах такого підприємства є відносинами доручення, які регулюються главою 68 ЦКУ.
2. Договір доручення укладається у письмовій або усній формі. Якщо договір укладено в усній формі, факт його укладення підтверджуватиметься тими документами, які засвідчують його виконання (факт видачі коштів, підтвердні документи про понесені витрати, факт повернення невитраченого залишку коштів або відшкодування перевитрати).
3. Згідно зі ст. 1000 ЦКУ за договором доручення повірений діє за рахунок довірителя. Отже, підприємство повинне або видати кошти повіреному завчасно, або відшкодувати йому понесені витрати.
Порядок та строки видачі коштів, порядок надання звіту про використання коштів у цьому разі такі самі, як і в разі надання коштів працівнику підприємства.
Порядок видачі коштів фізичним особам на виконання цивільно-правових дій та звітування про використання цих коштів у межах договору доручення регулюється нормами п. 170.9 ПКУ, Положенням №6371 та Наказом №8452. У коментованому листі НБУ посилається ще на старий Порядок №12763, який втратив чинність з 04.02.2014 р. у зв'язку з набранням чинності Наказом №845, але на суть відповіді на поставлене запитання це не впливає.
З тексту п. 170.9 ПКУ прямо випливає, що його дія поширюється на будь-яку фізичну особу — платника податку з доходів фізичних осіб, яка отримує кошти для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх видала. Пункт 170.9 ПКУ встановлює, що «податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму». Слова «платник податку» означають будь-яку фізичну особу, а не тільки працівника підприємства, а її податковим агентом є будь-яка особа, що видала їй кошти на виконання доручення, а не тільки її роботодавець.
Далі, п. 2.11 Положення №637, який визначає строки, на які видаються готівкові кошти під звіт, також не робить різниці між підзвітною особою — працівником і непрацівником підприємства.
І тільки у формі звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, ми бачимо такі реквізити, як «Відділ», «Цех», «Посада» та «Професія», які мають заповнюватися у разі видачі підзвітних коштів працівнику підприємства4. Чи означає це, що форма звіту не призначена для використання у разі видачі коштів непрацівнику підприємства? Ми вважаємо, що ні — просто в цьому разі всі ці реквізити не заповнюються, а зазначаються тільки прізвище, ім'я, по батькові фізособи та її реєстраційний номер (серія і номер паспорта — для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті). Більше того, у пп. 170.9.2 ПКУ сказано, що звіт подається за затвердженою формою, отже, форма звіту буде єдина для працівників та непрацівників особи, яка видала кошти.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
2 Наказ Міндоходів від 24.12.2013 р. №845 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».
3 Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. №1276.
4 Докладніше про порядок заповнення звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, читайте у «ДК» №11/2014.
Зазначимо, що цей порядок поширюється не тільки на підприємства, а й на фізичних осіб, які зареєстровані як самозайняті особи, у тому числі як підприємці, які видають кошти в межах договору доручення фізичним особам, які не перебувають з ними у трудових відносинах. Будь-яка особа з вищезазначених осіб, яка видає кошти фізичній особі на виконання цивільно-правових дій згідно з договором доручення, повинна також вимагати від повіреного звіт про виконання доручення та підтвердні документи згідно зі ст. 1006 ЦКУ, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення. У цьому разі підтвердні документи надаватимуться разом зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а не разом зі звітом про виконання доручення.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»