Лист Головного управління Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. №4456/10/26-15-11-01-06
Щодо розрахунків платіжною карткою та видачі коштів під звіт сторонній особі (витяг)
Суттєво. Валютні кошти, виплачені відрядженому працівникові як аванс на корпоративну картку, перераховуються у гривні за курсом НБУ, що діяв на дату списання валюти з карткового рахунка, за наявності підтвердних документів.
! Роботодавцям
Головне управління Міндоходів у м. Києві на виконання завдання Міністерства доходів і зборів України від 10.09.2013 р. №17600/7/99-99-19-03-02-17 розглянуло <…> листи <…> щодо витрат на відрядження і в межах своїх повноважень повідомляє.
<…>
Відповідно до п. 5 розділу I Iнструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Iнструкція), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59, зі змінами та доповненнями (далі — Iнструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).
Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 розділу III Iнструкції).
Наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 р. №126 затверджено Порядок відображення в обліку операцій в іноземній валюті (далі — Порядок).
Відповідно до п. 2.1 гл. 2 Порядку операціями в іноземній валюті вважаються господарські операції, вартість яких виражена в іноземній валюті, або господарські операції, що потребують розрахунків в іноземній валюті. Зокрема, до них належать операції з відшкодування витрат працівників на закордонні відрядження.
Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у національну валюту України за валютним курсом на дату отримання авансу.
У разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші за отриманий аванс, то таке перевищення підлягає перерахунку в національну валюту України за валютним курсом на дату затвердження звіту про використання коштів.
Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджено наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012 р. №1276.
Під валютним курсом згідно з п. 1.2 гл. 1 Порядку розуміється співвідношення грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни, встановлене Національним банком України.
Крім того, згідно з п. 19 розділу III Iнструкції, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
Якщо працівнику видано аванс на відрядження на корпоративну картку, то слід зазначити таке.
Згідно із п. 7 Положення про здійснення операцій з використання спеціальних платіжних засобів, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 30.04.2010 р. №223, зі змінами та доповненнями, операції користувачів платіжними засобами повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.
У Звіті відображаються тільки використані (списані з картрахунка) кошти. При цьому працівник, крім рахунків готелів, проїзних квитків тощо, повинен надати до Звіту документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.
Враховуючи зазначене, кошти в національній валюті країни, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку в розмірах, установлених законодавством, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом НБУ, що діяв на дату списання з карткового рахунка такої валюти, за умови наявності підтвердних документів.
Аналогічні роз'яснення із зазначених питань розміщені на WEB-порталі Міністерства доходів і зборів України (www.minrd.gov.ua) у розділі «База знань», категорія: «102 Податок на прибуток підприємств, підкатегорія 102.07.14 витрати на відрядження».
Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI, зі змінами та доповненнями (далі — Кодекс), платником податку на прибуток при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати подвійного призначення, зокрема витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку.
Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
До складу витрат на відрядження відносяться, крім інших, також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (абз. четвертий пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Кодексу).
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює (абзац сьомий пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Кодексу).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку (абзац восьмий пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Кодексу).
Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
Отже, до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, включаються суми добових у розмірі не більше встановленої пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ норми за наявності наказу про відрядження, відповідних первинних документів, відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює, а також документів, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю платника податку.
Залежно від мети відрядження (визначається наказом про відрядження по підрозділу, в якому працює відряджений працівник) понесені витрати на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку за загальним правилом включаються до складу:
— загальновиробничих витрат (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати») — при відрядженнях персоналу цехів, дільниць тощо (пп. «а» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138 ПКУ, п. 15.1 П(С)БО 16);
— адміністративних витрат (рахунок 92 «Адміністративні витрати») — при відрядженнях апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу (пп. «б» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 ПКУ, п. 18 П(С)БО 16);
— витрат на збут (рахунок 93 «Витрати на збут») — при відрядженнях працівників, зайнятих збутом (пп. «г» пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 ПКУ, п. 19 П(С)БО 16);
— інших операційних витрат (рахунок 94 «Iнші витрати операційної діяльності») — при відрядженні працівників, зайнятих в інших сферах діяльності підприємства, не зазначених вище (пп. «в» пп. 138.10.4 п. 138.10 ст. 138 ПКУ, п. 20 П(С)БО 16).
<…>
Пунктом 2.12 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Національного банку України від 15.12.2004 р. №637, зі змінами та доповненнями (далі — Положення №637), визначено, що фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом з підтвердними документами в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Відповідно до пп. 170.9.2 ст. 170 розділу IV ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом державної податкової служби, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Згідно з пп. 170.9.3 ст. 170 ПКУ дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Отже, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження, завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Крім того, роз'яснення щодо звітування за витраченими власними коштами надано листом Міндоходів України від 03.07.2013 р. №609/6/99-99-22-02-04-15/169 <…>.
Відповідно до п. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство самостійно визначає облікову політику підприємства. Порядок здійснення витрат, що пов'язані з господарськими потребами підприємства не працівнику цього підприємства, на підставі договору доручення встановлюється власником підприємства і визначається у розпорядчому документі про облікову політику підприємства (лист Міністерства фінансів України від 13.02.2007 р. №31-34000-30-25/2774).
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження визначено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Національного банку України від 15.12.2004 р. №637, зі змінами та доповненнями (далі — Положення №637).
Оскільки підзвітна особа діє від імені, в інтересах та за рахунок платника податку (роботодавця, довірителя), то податкові витрати, пов'язані з придбанням товарів (матеріалів), відображаються таким платником у загальному порядку.
При цьому відповідно до п. 138.2 ст. 138 ПКУ витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, установлених розділом II цього Кодексу.
Витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку, не включаються до складу витрат (п. 139.1.9 п. 139.1 ст. 139 ПКУ).
Крім того, слід зазначити, що відповідно до пп. 14.1.172 п. 14.1 ст. 14 ПКУ податкова консультація — допомога контролюючого орган конкретному платнику податків стосовно практичного використання конкретної норми закону або нормативно-правового акта з питань адміністрування податків чи зборів, контроль за справлянням яких покладено на такий контролюючий орган.
При цьому згідно зі ст. 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
Одночасно Головне управління Міністерства доходів і зборів у м. Києві повідомляє, що в кожній районній державній податковій інспекції міста Києва функціонують Центри обслуговування платників податків, в яких надаються, зокрема, і консультаційні послуги з питань практичного застосування норм Податкового кодексу. У разі виникнення додаткових питань Головне управління Міністерства доходів і зборів у м. Києві пропонує Вам звернутися безпосередньо до податкового органу за місцем державної реєстрації.
Заступник начальника О. ОНИЩЕНКО