Формування адміністративних витрат

Які витрати відносяться
до складу адміністративних витрат підприємства?

Що каже ПКУ

 

У якому звітному періоді збільшуються витрати за послуги зв'язку, якщо рахунки за послуги надходять у місяці, наступному за місяцем користування такими послугами (або навпаки — оплата здійснюється наперед)?

А що на практиці?

Відповідно до пп. «ґ» пп. 138.10.2 ПКУ, витрати на оплату послуг зв'язку (пошта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, стільниковий зв'язок та інші подібні витрати) враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування у складі адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством, які відносяться до інших витрат. Пунктом 138.5 визначено, що інші витрати визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені, згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку.

Відповідно до п. 138.2 ПКУ, витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II ПКУ. Витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку, не включаються до складу витрат (п. 139.1.9 ПКУ).

Отже, витрати на оплату послуг зв'язку (пошта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, стільниковий зв'язок та інші подібні витрати) враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, за умови підтвердження таких витрат відповідними первинними документами. Якщо рахунки за послуги зв'язку надходять у місяці, наступному за місяцем користування такими послугами, то платник податку має збільшити витрати у звітному податковому періоді, в якому отримано рахунки за такі послуги. Якщо здійснюється попередня оплата за послуги зв'язку, до складу витрат платника податку звітного (податкового) періоду включається лише сума витрат, зазначена у первинних документах (як правило, актом наданих послуг зв'язку є рахунки), за датою визнання витрат у бухобліку незалежно від наявності здійснення попередньої оплати.

 

Як відображаються витрати платника податку, понесені за участь працівника у семінарах та конференціях?

А що на практиці?

У податковому обліку до складу інших витрат включаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством, зокрема винагороди за консультаційні, інформаційні, аудиторські та інші послуги, що їх отримує платник податку для забезпечення господарської діяльності (ч. «г» пп. 138.10.2 ПКУ).

Отже, якщо участь у семінарах та конференціях передбачає отримання інформаційно-довідкових послуг для забезпечення господарської діяльності, то оплата таких послуг включається до складу адміністративних витрат. Обов'язковою умовою є зазначення в документах (рахунках, актах) саме інформаційно-довідкових (консультаційних) послуг. При цьому в разі направлення працівника у відрядження для участі у семінарах та конференціях за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого семінару або конференції з діяльністю такого платника податку, витрати на відрядження враховуються у складі витрат згідно з пп. 140.1.7 ПКУ. Також такі витрати можна врахувати і у витратах на збут відповідно до ч. «з» пп. 138.10.3 ПКУ (наприклад, відвідування семінару спеціалістів логістики).

Таким чином, якщо в результаті участі у семінарі відбулися зміни кваліфікації працівника (розширення та поглиблення професійних знань, умінь та навиків), то такі витрати з метою оподаткування розглядаються як витрати платника податку на професійну підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації за умови наявності відповідних підтвердних документів. Порядок визнання таких витрат визначено пп. 140.1.3 ПКУ.

Приклад

Працівники бухгалтерії підприємства «А» у II кварталі 2012 року відвідували семінари у зв'язку зі змінами у Податковому кодексі України, що підтверджено відповідними документами (актами наданих послуг). В акті зазначено «інформаційні послуги з питань оподаткування». Вартість семінарів становила 10000 грн. (без ПДВ) і була сплачена також у другому кварталі. За підсумками II кварталу до складу податкових витрат можна віднести всю суму, сплачену за семінари, тобто 10000 грн. Зазначена сума включається до складу адміністративних витрат за датою понесення, підтвердженою актами наданих послуг.

 

Чи включаються до складу витрат витрати на технічне обслуговування та придбання ПММ для орендованого авто, якщо договір оренди укладено з ФОП на ЄП? Авто використовується для поїздок керівництва підприємства.

А що на практиці?

Відповідно до пп. 138.10.2 ПКУ, до складу «інших витрат», що враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування, включаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством, до яких, зокрема, відносяться витрати на утримання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів загальногосподарського використання (оперативна оренда (у тому числі оренда легкових автомобілів), придбання пально-мастильних матеріалів, стоянка, паркування легкових автомобілів, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона). Такі витрати відображаються у періоді понесення.

Отже, орендар має право включити до складу витрат, які враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування, витрати на технічне обслуговування та придбання пально-мастильних матеріалів для орендованого автомобіля у осіб, що є фізичними особами — підприємцями на єдиному податку. Заборону на врахування витрат в податковому обліку при роботі з фізособами-«єдиноподатниками» знято з 01.01.2012 року.

 

За яких умов представницькі витрати враховуються у складі податкових витрат підприємства на загальній системі оподаткування?

А що на практиці?

Відповідно до абз. «а» пп. 138.10.2 ПКУ, загальні корпоративні витрати, в тому числі організаційні витрати, витрати на проведення річних та інших зборів органів управління, представницькі витрати включаються у складі адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством, до інших витрат, що враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування.

Відповідно до п. 138.2 ПКУ, витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом ІІ ПКУ.

Визначення представницьких витрат надано наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2010 р. №1026 «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» (далі — Норми №1026). Зокрема, відповідно до п. 2 зазначених Норм, представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва. До представницьких витрат належать витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях.

Норми №1026, тобто норми коштів на представницькі цілі, є обов'язковими виключно для бюджетних установ. Інші підприємства можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).

Отже, витрати на проведення представницьких заходів можуть включатись до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, за умови наявності належним чином оформлених первинних документів, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, що підтверджують зв'язок таких витрат з господарською діяльністю, а саме:

• наказу про проведення такого заходу;
• запрошення іноземних представників (делегацій) та їх відповіді;
• кошторису витрат;
• актів виконаних робіт;
• накладних на відпуск продукції, товарів зі складу;
• звіту про проведений захід тощо.

 

Компанія здійснює ЗЕД-операції. При імпорті товарів залучаємо митного брокера. Чи можна витрати на брокера віднести до витрат періоду як адміністративні витрати? Чи їх слід включити до собівартості ввезених товарів?

А що на практиці?

Згідно з п. 138.6 ПКУ, собівартість придбаних та реалізованих товарів формується відповідно до ціни їх придбання з урахуванням ввізного мита і витрат на доставку та доведення до стану, придатного для продажу. Як бачимо, ні слова про можливість врахування у собівартості товарів витрат на послуги митного брокера.

Нагадаємо, що собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг у контексті р. III ПКУ — це витрати, прямо пов'язані з виробництвом та/або придбанням реалізованих протягом звітного податкового періоду товарів, виконаних робіт, наданих послуг, які визначаються відповідно до положень (стандартів) бухгалтерського обліку, що застосовуються у частині, яка не суперечить положенням цього розділу (пп. 14.1.228 ПКУ).

Щодо бухобліку, то тут варто нагадати, що первісною вартістю запасів, придбаних за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат (п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»):

1) суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків;

2) суми ввізного мита;

3) суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;

4) транспортно-заготівельні витрати (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);

5) інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням запасів та доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою. До таких витрат, зокрема, належать прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату праці, інші прямі витрати підприємства на доопрацювання та підвищення якісно технічних характеристик запасів.

На жаль, прямо про віднесення на витрати сум за послуги митного брокера до собівартості ввезених товарів не сказано нічого.

У податковому обліку до адміністративних витрат, що спрямовуються на обслуговування та управління підприємством, відносять винагороди за консультаційні, інформаційні, аудиторські та інші послуги, які отримує платник податку для забезпечення господарської діяльності (пп. «г» пп. 138.10.2 ПКУ). Тому таким витратам місце в адміністративних. У податковому обліку ці витрати визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені, за правилами бухгалтерського обліку (пп. 138.5 ПКУ).