Лист ДПСУ від 06.03.2012 р. №3268/5/15-1416
Напрочуд позитивний лист. На перший погляд нічого супернового. Але слід зауважити, що в листі податківці розширили перелік затрат працівника, які звичайне комерційне підприємство має право йому компенсувати та поставити собі в податкові витрати.
На початку листа фахівці ДПСУ нагадують початкові постулати пп. 140.1.7 ПКУ, де перелічено основні витрати працівника під час відрядження, які мають право потрапити до податкових. Далі йдеться про норми Iнструкції про відрядження1, постулати якої можуть (але не обов'язково) використовувати як допоміжний (довідковий) матеріал і звичайні підприємства.
1 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. №362).
Про це, зокрема, згадували спеціалісти ДПСУ в своєму листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 (див. «ДК» №25/2012).
Підсумовується все це глобальним позитивним висновком: до податкових витрат підприємства можуть віднести затрати працівника у відрядженні на оплату:
1) за користування послугами камери схову;
2) за користування послугами платного залу очікування;
3) за послуги сервісних центрів з придбання квитків для відрядження;
4) комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа у разі рішення про скасування відрядження (для цього варто оформити наказ про скасування відрядження).
Порівняно з пп. 140.1.7 ПКУ дещо розширено перелік витрат, які підприємства мають право віднести до податкових витрат за ПКУ. Щоправда, податківці уточнюють, що ці затрати можна віднести до податкових витрат, лише якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо них. Тому для підтвердження правомірності компенсації таких витрат радимо прописати право компенсовувати такі витрати в наказі про відрядження або ж у положенні про відрядження по підприємству.
Звісно, фахівці ДПСУ зазначають, що ці витрати, як і будь-які інші, дозволені пп. 140.1.7 ПКУ, потраплять до податкових лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з госпдіяльністю підприємства.
Такий зв'язок можна підтвердити, приміром, договором, у якому зазначено, що ви повинні виконати/надати певні роботи/послуги, а отже, направити своїх працівників для виконання таких робіт/послуг (налагодити обладнання, провести ремонт чи здійснити будівельні роботи тощо). Зокрема, такими підтвердними документами можуть бути також:
1) запрошення (листування, повідомлення) від іншої юрособи відвідати їхній офіс для підписання угоди;
2) пропозиція відвідати семінар (конференцію, ярмарок) від організаторів;
3) інші документи, які б підтверджували зв'язок відрядження з госпдіяльністю.
А тепер пригадаймо вимоги абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ, де зазначається, що усі затрати для потрапляння до податкових витрат за ПКУ мають бути документально підтверджені.
Тут варто зауважити особливості, прописані в Iнструкції про відрядження, стосовно витрат на повернення квитків (витрати, які коментованим листом дозволено віднести до витрат на відрядження). Так, якщо електронний авіаквиток частково використано, то до авансового звіту подають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У ньому зазначають прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість перельоту, суму повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням квитка. Якщо частково використаний квиток був на паперовому бланку, тоді до вищезгаданого документа слід подати й копію авіаквитка, завірену головним бухгалтером підприємства або іншою уповноваженою на це особою (п. 12 р. II та п. 11 р. III Iнструкції про відрядження).
Витрати працівника, понесені при поверненні квитка на потяг, літак або інший вид транспорту, відшкодовуються лише з дозволу керівника та за умови, що на те є поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). Для цього потрібен ще й документ, що підтверджуватиме суму понесених працівником витрат на повернення квитка (п. 12 р. II та п. 11 р. III Iнструкції про відрядження).
Василь БРЮХОВИЦЬКИЙ, «Дебет-Кредит»