Лист ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415
Насамперед варто зазначити: вкотре податківці досить правильно стверджують, що Iнструкція про відрядження1 є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ і організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. При цьому текст цього документа можуть використовувати як допоміжний (довідковий) і інші підприємства.
1 Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. №362.
У коментованому листі спеціалісти ДПСУ слушно зазначають, що немає обов'язку підприємству зменшувати працівникові добові, якщо вартість харчування включено до рахунка на проживання. Зауважимо, що не варто зменшувати розмір добових і в разі, якщо працівника забезпечує харчуванням приймаюча сторона у відрядженні або ж харчуванням його забезпечували в транспорті. При цьому байдуже, скільки разів працівник отримував харчування в готелі (транспорті) у приймаючої сторони, — добові можна виплатити в граничному розмірі згідно з пп. 140.1.7 ПКУ.
Правда, досить часто на місцях податківці виступають проти віднесення до податкових витрат компенсації працівникові вартості харчування, яка була зазначена окремою сумою в рахунку за проживання. Вони стверджують, що такі витрати працівник повинен покрити зі своєї кишені. Адже саме для цього йому виплачують добові.
Проте не забувайте, що ніхто у вас не забирав право на зменшення суми добових, якщо працівник отримував харчування в готелі (включене до вартості проживання) чи його забезпечувала приймаюча сторона. Наприклад, ви завжди можете прописати, в яких випадках і на яку частку зменшуються добові, якщо у відрядженні працівник отримував харчування в готелі як обов'язкову складову проживання або якщо приймаюча сторона його забезпечувала харчуванням. Все це можна передбачити в положенні про відрядження по підприємству чи в наказі про відрядження працівника.
Тепер щодо витрат працівника підприємства на проживання у відрядженні. Позиція податківців з цього питання, а саме: до податкових витрат потрапить лише вартість одного місця у готельному номері (якщо працівник змушений був винаймати 2-місний номер), — давно всім відома. Вони просто ще раз її підтвердили в цьому листі. Але всі бухгалтери часто стикалися з ситуацією, коли працівник не з власного бажання був змушений проживати у двомісному номері. Iнших варіантів просто не було. Звичайно, за рішенням керівництва йому можна компенсувати витрати на проживання в такому номері, та, на жаль, лише половина такої суми потрапить до податкових витрат на відрядження. Звісно, можна перед відрядженням попереджати працівника, щоб він привозив рахунки, де зазначено про проживання в готельному номері (без зазначення, чи він був одномісний чи двомісний). Суму за таким рахунком ви без проблем зможете компенсувати працівникові та віднести до податкових витрат згідно з пп. 140.1.7 ПКУ.
Якщо ви вирішили компенсувати працівникові витрати на проживання у двомісному номері в повній сумі, слід нагадати, щоб він такі затрати в повному розмірі відобразив у звіті про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996. Після затвердження керівником цього документа компенсація працівникові таких витрат на проживання буде цілком законною і, на думку автора, не потраплятиме до перевитрат на відрядження.
Василь БРЮХОВИЦЬКИЙ, «Дебет-Кредит»