Електронна звітність до ФСС з ТВП
На виконання Закону про електронні документи та електронний документообіг ФСС з ТВП також започатковує подання звітності та заяв-розрахунків на отримання державної допомоги за рахунок Фонду в електронній формі. Коментована постанова ФСС з ТВП від 27.04.2011 р. №23 (див. у «ДК» №34-35/2011) встановлює основні правила електронного документообігу між Фондом і страхувальниками.
Постанова не містить у собі нічого сенсаційного. Більша частина норм, які в ній містяться, відповідають змісту роз'яснення виконавчої дирекції ФСС з ТВП від 10.03.2009 р. щодо експлуатації автоматизованої інформаційної системи приймання звітних документів від страхувальників у робочих органах Фонду засобами Iнтернет-технологій. Але тепер попередні роз'яснення та плани щодо організації подання звітності до Фонду отримали вже нормативний характер. Так само, як у випадках із поданням електронних документів до інших органів, у випадку із ФСС з ТВП правила такі:
1) спосіб подання документів до ФСС з ТВП визначається страхувальником на добровільних засадах. Але подання електронного документа відповідно до цього Порядку надає страхувальникові право не подавати відповідні документи на папері. Документом, який підтверджує подання документів в електронній формі, буде електронна квитанція;
2) електронні документи, сформовані та подані до ФСС з ТВП, згідно із законодавством є оригіналами, мають юридичну силу і повинні зберігатися протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері1;
1 Строки зберігання паперових документів встановлено Наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. №41.
3) електронний документ подається (надсилається) страхувальником до Фонду через автоматизовану інформаційну систему приймання електронних документів за допомогою засобів телекомунікаційного зв'язку загального користування, в тому числі через посередника, на підставі укладеного договору між ФСС з ТВП та страхувальником;
4) для подання електронних документів страхувальник може скористатися на договірних засадах послугами посередника за умови сумісності програмно-технічних засобів посередника із засобами ФСС з ТВП;
5) для створення електронних документів страхувальником використовується спеціалізоване програмне забезпечення. Виконавча дирекція ФСС з ТВП забезпечує розробку безоплатного для страхувальників спеціалізованого програмного забезпечення для подання страхувальниками електронних документів до Фонду та розміщує його на своєму офіційному веб-сайті. На цей час у розділі «Електронна звітність» http://www.fse.gov.ua/fse/control/uk/publish/category?cat_id=181536 на сайті ФСС з ТВП програмне забезпечення не викладено, але гадаємо, що найближчим часом воно там з'явиться;
6) для того щоб завірити електронний документ, на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП). ЕЦП посадових осіб страхувальника накладаються на електронний документ у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника (директора), третім — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки страхувальника. За відсутності у страхувальника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника (директора), другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки страхувальника. Фізичною особою — підприємцем електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП фізичної особи — підприємця, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки фізичної особи — підприємця (за наявності).
Автоматизована інформаційна система приймання електронних документів Фонду забезпечує цілодобовий прийом електронних документів від страхувальників. Обробку документів адресат здійснює з 9 год. до 17 год. щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів. У разі одержання електронного документа після 16 год. адресат формує та надсилає другу та третю квитанції протягом перших двох годин наступного робочого дня.
Електронний документ вважається не прийнятим у разі:
1) відсутності ЕЦП страхувальника;
2) наявності в електронному документі комп'ютерних вірусів;
3) невідповідності електронного документа уніфікованому формату1;
1 Відповідно до п. 2 наказу ФСС з ТВП від 05.03.2009 р. №31-ос на веб-сайті Фонду оприлюднено структуру та формат даних інформаційного вихідного файла.
4) надходження не за зазначеною в електронному документі адресою;
5) наявності арифметичних або методологічних помилок.
Про подання електронного документа свідчать три електронні квитанції:
1) перша, яка формується центром приймання електронних документів або посередником (за наявності) при отриманні електронного документа;
2) друга, в якій центром приймання електронних документів або посередником (за наявності) фіксуються результати перевірки електронного документа, засвідчується факт і час відправлення електронного документа адресату. В другій квитанції також у разі негативного результату перевірки надається повідомлення про неприйняття електронного документа із зазначенням причин;
3) третя, яка створюється ФСС з ТВП після перевірки електронного документа. В ній повідомляється про те, що електронний документ було прийнято Фондом.
Датою подання електронного документа вважається дата, зафіксована у першій квитанції до електронного документа, за яким страхувальником отримано третю квитанцію з повідомленням про прийняття (неприйняття) електронного документа. Електронний документ, до якого страхувальником не було отримано третьої квитанції, прийнятим не вважається.
Зверніть увагу на те, що згідно з п. 3.6 коментованої постанови звіти за формами Ф4-ФСС з ТВП і Ф14-ФСС з ТВП та заяви-розрахунки в електронній формі подаються страхувальниками впродовж термінів і в тому самому порядку, що й для відповідних документів на паперових носіях.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»