Лист Мінфіну від 05.05.2011 р. №31-07230-16-21/11582
Зміни щодо відрядження працівників
На сторінках «ДК» вже неодноразово зазначалося, що після прийняття ПКУ Iнструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59, було викладено в новій редакції1, яка набрала чинності з 11.04.2011 р.
Загальні зміни після прийняття ПКУ
Дежрегулювання в цій сфері послабилося, і тепер зазначена Iнструкція стосується лише працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетники).
1 Наказ Мінфіну від 17.03.2011 р. №362.
Для решти підприємств і організацій законодавство тепер не регулює порядок скерування працівників у службові відрядження та їх оформлення.
Скасування посвідчення про відрядження
Другою важливою зміною є те, що нова редакція вказаної Iнструкції не передбачає для бюджетників складання посвідчень про відрядження, що раніше використовувалися для підтвердження фактичного терміну перебування у відрядженні в межах України та країн, для яких спрощено прикордонний контроль.
Хоча форму посвідчення про відрядження, затверджену наказом ДПАУ від 28.07.97 р. №260 (зареєстрована в Мін'юсті), — не скасовано.
Обов'язкові документи для бюджетників
У листі від 05.05.2011 р. №31-07230-16-21/11582 (див. у «ДК» №29/2011) Мінфін роз'яснює, що обов'язковими для оформлення службових відряджень у межах України у бюджетників та для відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат є:
1) наказ про відрядження;
2) довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою;
3) звіт про використання коштів, наданих на відрядження («авансовий звіт»);
4) документи в оригіналі, які підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.
Мінфін зазначає, що оформлення завдання на відрядження, кошторису витрат на відрядження та звіту про виконану у відрядженні роботу — для відряджень в межах України законодавством не передбачено. Технічне завдання на відрядження та кошторис витрат у бюджетників передбачено Iнструкцією для відряджень за кордон.
Право вимагати звіт про відрядження
При цьому право вимагати звіт про відрядження належить керівникові підприємства, що скеровує працівника у відрядження, який дає працівникові завдання щодо виконання у відрядженні певної роботи.
Зазначимо, що право вимагати звіт не означає, що ненадання такого звіту (навіть якщо він передбачений наказом про відрядження) звільняє підприємство від обов'язків виплатити працівникові належні йому кошти, передбачені законодавством (добові та суму понесених витрат).
Проживання не в готелі
Мінфін у своєму листі наголошує на тому, що згадана Iнструкція передбачає відшкодування працівникові витрат на проживання не лише в готелі, але і в іншому житловому приміщенні. Відшкодування за їх найм здійснюється за наявності відповідних підтвердних документів в оригіналі.
Як працювати небюджетникам
Нагадаємо, що для підприємств, що не є бюджетниками, загальне законодавче врегулювання щодо відряджень працівників обмежується нормами статті 121 КЗпП та підпункта 140.1.7 ПКУ.
Норма КЗпП передбачає гарантії для працівників, що скеровуються у службові відрядження (оплата праці, збереження посади, компенсація витрат, добові). Норма ж ПКУ регулює граничні суми добових, які можна віднести до складу витрат, та порядок їх обчислення, а також передбачає порядок відображення зазначених витрат у податковому обліку з податку на прибуток підприємств. Невизнання бухгалтером тих чи інших витрат, пов'язаних із відрядженням, у податковому обліку, на нашу думку, не може бути підставою для невиплати відповідних обов'язкових виплат, гарантованих працівникам чинним законодавством (відшкодування витрат, добових тощо) — якщо звіт затверджено керівником.
Які документи необхідні
Для підприємств-небюджетників для віднесення витрат на відрядження до складу витрат у податковому обліку необхідні документи, що підтверджують його зв'язок з діяльністю платника податків, наказ про відрядження, а також у разі скерування працівників у відрядження:
1) у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
2) до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює.
Виплати відрядженим працівникам
Iз нещодавніми змінами до ст. 121 КЗпП1 змінилося законодавче врегулювання гарантій і компенсацій, передбачених для працівників при службових відрядженнях.
1 Закон України «Про внесення змін до статті 121 Кодексу законів про працю України» від 19.04.2011 р. №3231-VI, набув чинності з 13.05.2011 р.
Як і раніше, працівникам в установленому порядку виплачуються добові, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення.
Однак якщо раніше за працівником на період відрядження зберігався середній заробіток, то тепер йому виплачується заробітна плата за виконану роботу, що не може бути нижчою від середнього заробітку.
Зарплата за період відрядження
Бухгалтери раніше нерідко припускалися помилок під час оплати відряджень, нараховуючи відрядженим працівникам зарплату під час перебування їх у відрядженні замість середнього заробітку, виплата якого передбачалася законодавством, що діяло раніше. Тепер нарахування зарплати під час відрядження буде законним.
Єдине, на що слід звернути увагу, — це те, що зазначена виплата не повинна бути нижчою від середнього заробітку. Тож при нарахуванні зарплати за час відрядження необхідно, як і раніше, обчислити середній заробіток працівника за 2 останні повні місяці (за відпрацьовані робочі дні) та порівняти його із нарахованою зарплатою. Якщо ж нарахована зарплата виявиться меншою, то працівникові необхідно нарахувати відповідну доплату до середньомісячного заробітку.
Можливість збільшення оплати
Нову норму ст. 121 КЗпП щодо виплати зарплати за період відрядження сформульовано так, що з неї випливає можливість передбачення трудовим або колективним договором оплати праці під час відряджень у більшому розмірі, ніж звичайний тариф (ставка) або середній заробіток. Тож підприємства, профспілкові органи та наймані працівники мають право узгодити між собою відповідні збільшені розміри оплати праці на період відряджень.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., аудитор