Програма «ЗвітПро», що вбудовується в «1С:Підприємство»
Більшість бухгалтерських, податкових та управлінських звітів є складні за структурою форми, що грунтуються на типових або довільних бланках. Усе це поставляється у вигляді звітів, вбудованих у конфігурацію, або зовнішніх файлів звітів. Якщо ж звіти, що поставляються, працюють не так, як нам потрібно, або вони не відповідають вимогам законодавства, то їх змінюють за допомогою програмування. А чи є альтернативний спосіб створення потрібного бухгалтерові звіту? 
Звіти, вбудовані у конфігурацію або типові додатки «1С», як правило, містять бланки звітів і алгоритми для розрахунку та заповнення їхніх полів, діалогові форми, алгоритми форм, перевірки та вивантаження, а також багато чого іншого. Така складна внутрішня структура звітів не дозволяє оперативно вносити зміни під час створення звіту, якщо раптом виявляється, що він видає некоректні дані або не відповідає вимогам законодавства. Подібна ситуація, спричинена запровадженням Податкового кодексу, складається у бухгалтерів нині. Що ж робити? Залучати програміста, з'ясовувати разом із ним алгоритми звіту, доопрацьовувати його, знову перевіряти? А де гарантія, що цю роботу не доведеться повторювати у наступному звітному періоді або після виходу чергового релізу програми? Виходить, що алгоритм побудови звіту сховано від очей бухгалтера.
Це одна з причин, через яку бухгалтери змушені використовувати електронні таблиці Excel для побудови складних звітів та виконання розрахунків. Адже в Excel всі формули звіту доступні для коригування, а структура звітів — під повним контролем. Будь-який бухгалтер без зусиль може самостійно відкоригувати звіт, якщо якась формула працює в ньому неправильно.
Звичайно, програміст, використовуючи різноманітний і потужний інструментарій для розроблення звітів у середовищі «1С:Підприємство 8.х», може створити практично будь-який звіт, що вирішує будь-які завдання бухгалтерського, податкового та управлінського обліку. Утім, бухгалтери у повсякденній роботі, як і раніше, звертаються за допомогою до електронних таблиць — зрозумілого та зручного розрахункового інструменту.
Саме ці переваги — гнучкість Excel і база даних програми «1С» — поєднано у продукті компанії «Центр Бізнес-технологій» (м. Донецьк), що не має аналогів, — програмі «ЗвітПро», створеній для розроблення та використання бланкових звітів у середовищі «1С:Підприємство 8.1».
Знаєш бухгалтерію — будуть і звіти
Програма «ЗвітПро» — це унікальний інструмент, що дозволяє бухгалтерові, який має навики налаштування формул у MS Excel або кваліфікацію «1С: Професіонал», налаштувати будь-яку бланкову звітність у середовищі «1С:Підприємство 8.х». Програма «ЗвітПро» вбудовується у будь-які конфігурації 1С.
Конструктор бланкових звітів «ЗвітПро» — зручний і привабливий інструмент не лише для бухгалтера, який щомісяця готує та здає звітність. Він корисний і для розробників та консультантів, які впроваджують програмні продукти на платформі «1С:Підприємство».
Програму «ЗвітПро» створено у вигляді окремої підсистеми, яка може інтегруватися з більшістю типових та модифікованих конфігурацій платформ «1С:Підприємство» версій 8.1 і 8.2.
Будь-який звіт — не проблема
Простоту роботи зі створення найскладніших звітів у програмі «ЗвітПро» забезпечує вбудований алгоритм, максимально наближений до реальної практики заповнення примірників бланкових звітів. Саме тому освоєння програми для бухгалтера не буде складним.
Для створення звіту вам достатньо мати потрібний бланк, навіть без формул, і дані, які слід відобразити в ньому. Припустімо, бухгалтер знаходить у початковому звіті (наприклад, в оборотно-сальдовій відомості) необхідний залишок або залишки за певними рахунками і просто перетягує їх в результуючу комірку формованого звіту.
Для конструювання формул у звітах також можна використовувати копіювання і вставку посилань через буфер обміну. В процесі копіювання можна виводити складніші математичні вирази в комірках звітів. При цьому використані дані з початкового звіту підсвічують особливим способом. Це дозволяє користувачеві легко визначати, які дані ще не включено до результуючого звіту.
Такий спосіб дозволяє користувачеві створити робочу модель звіту з формулами. I для цього потрібен час, який бухгалтер зазвичай витрачає на заповнення одного примірника звіту. Створену таким чином модель звіту пізніше не треба налаштовувати — вона стає базою при підготовці звичайного звіту.
Неоціненну допомогу бухгалтерові при створенні звіту надає вбудований у програму механізм перевірки коректності заповнення комірок. При збереженні примірника звіту часто виникає необхідність перевірити його дані на виконання певних логічних відношень, що зв'язують показники звіту.
Для реалізації подібного контролю на окремій вкладці Перевірка користувач може задати логічні вирази, які аналізуватимуться при збереженні примірника звіту. У полі Алгоритм задається текст (логічна умова), який контролюватиметься; а в полі Статус помилки (Критична, Важлива, Iнформація) бухгалтер визначить поведінку системи при виникненні помилки.
Дуже важливо, що програма не дозволить зберегти примірник звіту, якщо він містить критичні помилки. А щоб зрозуміти, у чому полягає помилка і де її шукати, у полі Повідомлення буде виведено відповідний текст.
Однакові звіти з різними характеристиками
Звіти, створені у програмі «ЗвітПро», зберігаються у довіднику «Види звітів». Довідник має ієрархічну структуру, що дозволяє компонувати у багаторівневі групи однотипні за змістом звіти.
При створенні нового виду звіту на вкладці Основна користувач заповнює реквізити: код, найменування, група, повне найменування, коментар. Відтак на вкладці Параметри задаються назви параметрів, їхні типи і, за потреби, значення параметрів, які відображатимуться при створенні нового примірника звіту (наприклад, період звіту). На вкладці Періоди звіту задаються періоди, які бухгалтер зможе вибирати при створенні примірника звіту. Причому перший із заданих періодів буде періодом за умовчанням.
У бухгалтерській практиці доводиться створювати однотипні звіти, але з різними характеристиками. У програмі «ЗвітПро» кожен вид звіту може містити одну або декілька версій звіту, які можуть відрізнятися один від одного зовнішнім виглядом, алгоритмами заповнення даних, одиницями вимірювання, джерелами даних. Для цього у програмі є довідник «Версії звітів», підпорядкований довіднику «Види звітів». Список версій для конкретного виду звіту відображається у нижній частині вікна Конструктор бланкової звітності, який автоматично запускається при відкритті версії звіту.
Результатом роботи створювача звіту «ЗвітПро» є Примірник звіту — бланк звіту, заповнений даними зі звітів-джерел даних. Сформувати примірник звіту можна двома способами:
1) ввести на підставі версії звіту (використовується в основному для налагодження);
2) ввести новий документ у формі списку примірників звітів.
При введенні нового примірника звіту потрібно вибрати вид звіту і задати параметри, визначені при налаштуванні виду звіту.
У сформованому примірнику можна вручну змінити будь-які показники. Щоб згодом при повторному заповненні звіту дані, відредаговані вручну, не затерлися даними з джерела, для будь-якої комірки звіту можна встановити Варіант заповнення:
- автоматично без коригування (за умовчанням);
- автоматично з коригуванням;
- не заповнювати автоматично.
Примірник звіту можна заповнити у будь-який момент (кнопка Заповнити) або перерахувати. За наявності помилок буде видано відповідні повідомлення, їх можна проглянути за кнопкою Помилки.
Будь-яке значення у заповненому примірнику можна розшифрувати (кнопка Розшифровка). При цьому в окремому вікні відобразяться значення поточної комірки, його формула і значення всіх доданків цієї формули. А якщо ви захочете перевірити, які дані було використано при розрахунку показників поточного примірника, достатньо клацнути кнопку Початкові дані — і у вікні, що відкрилося, з'являться звіти, в яких ці дані підсвічуватимуться зеленим кольором. Тут же можна розшифрувати дані джерела.
Нарешті, роботу зі звітом завершено — він перевірений, узгоджений та готовий до здавання. Встановіть прапорець Затверджений, який надасть цьому примірнику особливого статусу. У програмі «ЗвітПро» може бути лише один затверджений звіт за період по організації. Сформований примірник звіту можна зберегти, а надалі продовжити роботу з ним.
Зручні й універсальні інструменти
Програма «ЗвітПро» грунтується на універсальних механізмах, що дозволяють зробити вашу роботу зі складання регламентованої і іншої звітності простою, зручною та швидкою.
У програмі вбудовано зручний інструмент для побудови звітів у форматі таблиць і зведених таблиць за даними бухгалтерського, податкового, управлінського, оперативного й інших видів обліку — Універсальний звіт. Він включає стандартний універсальний звіт за бухгалтерськими проведеннями, за регістрами відомостей, накопичення і розрахунків, а також консоль звітів «1С».
Універсальний звіт містить заздалегідь налаштовані варіанти регламентованих звітів, які відповідають типовій звітності «1С». Для деяких звітів реалізовано декілька версій (алгоритмів заповнення) звітів, що дозволяють користувачеві самому вибирати джерело початкових даних і принципи побудови звіту. При цьому Універсальний звіт надає користувачеві ширші можливості у налаштуванні зовнішнього вигляду, угруповань і відборів, ніж стандартна звітність. Можна налаштувати власні варіанти звітів та надати до них доступ іншим користувачам.
Конструктор бланкової звітності є основним інструментом для створення, редагування та використання структурованої звітності у вигляді форм і бланків. Саме така звітність використовується для подання до всіх контролюючих органів (Баланс, Форма 2, Декларація з ПДВ, Звіт до Пенсійного фонду, Звіт з праці тощо), а також часто використовується всередині підприємств для управлінських завдань: подання бюджетів і планів, виконання фінансового аналізу тощо.
Конструювання звіту виконується простим перетягуванням комірок з числами і текстом з універсального звіту. При цьому програма автоматично сформує формули, які можуть бути відредаговані користувачем. Також користувач має змогу задавати формули розрахунку комірки, використовуючи буфер, в який можна копіювати значення показників з поточного звіту або інших джерел. Після вставки з буфера з'являється формула із застосуванням введеного користувачем арифметичного знака.
У режимі використання система відобразить кольором, які дані з початкового звіту було використано, а які ні. У такий спосіб легко налаштовуються підсумкові показники звітів та показники, що використовують дані з декількох джерел.
Комплекти звітності, макети звітів з алгоритмами їх заповнення і перевірки коректності, сформовані Конструктором бланкової звітності, стануть у пригоді для більшості типових конфігурацій на платформі «1С:ПIдприємство».
У програмі «ЗвітПро» також пропонується кілька альтернативних алгоритмів заповнення деяких регламентованих звітів. Наприклад, Звіт про фінансові результати (форма 2) може будуватися за бухгалтерськими проведеннями — це стандартний алгоритм. При цьому ви можете скористатися звітом за проведеннями з використанням або класів 8 і 9 рахунків, або лише класу 9. Звіт про фінрезультати може будуватися і за аналітикою витрат-доходів — цей спосіб наочніший та зручніший для кінцевого користувача.
Нові можливості програми «ЗвітПро»
Найближчим часом компанія «Центр Бізнес-технологій» випустить реліз «ЗвітПро», що використовує електронний документообіг.
Електронний оборот представлено модулем електронного цифрового підпису (ЕЦП) і модулем пересилки звітів електронною поштою.
За допомогою цього інструментарію можна поставити свій електронний підпис на звіті, перетворивши його на офіційний документ, надіслати до контролюючого органу або внутрішньому одержувачеві, а також переконатися у підтвердженні доставки надісланої документації. Цей модуль можна використовувати також для організації обміну внутрішньої звітності у межах компанії або групи компаній.
У новій версії «ЗвітПро» буде реалізовано підтримку обробок, що підключаються. Це дасть можливість використовувати продукт не лише як інструмент для підготовки готового звіту, а й як засоби розроблення додаткових користувацьких форм і алгоритмів заповнення даних з можливістю генерувати або заповнювати деякі типові документи або довідники. Наприклад, є певна складна форма виробничого звіту або бюджету, що працює в Excel, в якій використовуються дані з «1С». Після її перевірки і заповнення користувачем окремих полів за її даними формується стандартний документ системи «1С», наприклад звіт виробництва за зміну або вимога-накладна. Використовуючи програму «ЗвітПро», можна буде автоматизувати цей процес, надавши користувачеві для аналізу і заповнення бланк примірника звіту «ЗвітПро», ідентичний за дизайном і зручністю роботи, який є в Excel або на папері. Програма «ЗвітПро» збереже ваш час та забезпечить ефективний контроль за якістю інформації у звітах.
