На відміну від комерційних організацій, бюджетні установи не можуть оплачувати витрати на відрядження понад установлені норми. Тож дотримання вимог законодавства у сфері ведення бухгалтерського та податкового обліку відряджень у бюджетній організації має бути простим і зрозумілим.
Компанія «Еккаунт» (м. Київ) з цією метою створила доопрацювання до конфігурації «1С:Бухгалтерія для України», що дозволяє вести облік відряджень працівників організації, здійснювати взаєморозрахунки з ними щодо відряджень, розраховувати заробітну плату з урахуванням днів, проведених у відрядженні.
Для полегшення створення та введення відповідних документів у доопрацюванні використовується механізм «введення на підставі». На початку роботи з програмою користувач повинен ввести значення констант: Добові, Кількість місяців для формування ЗП в період відрядження (константи періодичні). Перша визначає суму добових, визначену на цей момент, друга — кількість місяців для розрахунку середньоденного заробітку, що використовуватиметься для розрахунку заробітної плати.
Програма під час розрахунку заробітної плати розраховує середньоденний заробіток для відряджень за останні місяці (на сьогодні — за два місяці). Оскільки на початку роботи з конфігурацією заробітна плата не нараховувалася, потрібно для розрахунку заробітної плати внести залишки для розрахунку середньоденного заробітку. Для цього використовується документ «Введення середнього для відряджень» (мал. 1). Для обліку відряджень використовуються меню Документи — Відрядження, а також журнал «Відрядження».
До документа «Введення середнього для відряджень» заносять перелік працівників, а також суму Нараховано щодо кожного з них. До цієї графи потрібно заносити суми, нараховані працівникові без урахування лікарняних, відпускних, матеріальної допомоги, оплати за дні відрядження, тобто те значення, яке використовується для розрахунку середноденного заробітку. Також до таблиці слід занести кількість фактично відпрацьованих днів за місяць, без урахування відряджень, лікарняних, відпусток тощо. Для заповнення документа списком працівників використовується кнопка Заповнити. Якщо потрібно заповнити табличну частину документа тільки працівниками одного підрозділу, виберіть необхідний підрозділ у шапці документа.
При введенні початкових даних цей документ вноситься за місяцями і лише щодо тих працівників, які, як передбачається, їздитимуть у відрядження. Наприклад, якщо ви починаєте використовувати це доопрацювання у березні, а середньоденний заробіток для розрахунку оплати за дні, проведені у відрядженні, дорівнює двом місяцям, то потрібно створити документ «Введення середнього для відряджень» за січень і лютий. Крім того, якщо для будь-якого із працівників внести цей документ уже у період експлуатації програми, то дані для розрахунку середньоденного заробітку братимуться з нього, а не автоматично розраховуватимуться.
Початок відрядження фіксується документом «Наказ на відрядження» (мал. 2). У ньому є дві табличні частини: «Співробітник» і «Місця призначення». Одним наказом можна скерувати в одне відрядження декількох працівників, а також зазначити декілька місць призначення. Для швидкого заповнення документа працівниками використовуються кнопки Заповнити і Підбір, а параметрами для цих кнопок є поля «Підрозділ» та група шапки документа. Відтак форма заповнюється необхідними даними і документ проводиться. Наголосимо, що документ проведень не робить.
Щоб продовжити відрядження, потрібно скористатися документом «Наказ на продовження відрядження». Форма документа аналогічна до попереднього документа. Цей документ можна вводити як на підставі документа «Наказ на відрядження», так і на підставі іншого документа «Наказ на продовження відрядження» (тобто відрядження можна продовжувати кілька разів). Навіть якщо вводити документ як новий, слід зазначити документ-підставу. Також потрібно внести дату, до якої продовжується відрядження, і продовжити відрядження можна не всім працівникам, видаливши «зайвих» із табличної частини. Після цього документ проводиться, але проведень не робить.
Для видачі грошових сум працівникові на відрядження перед поїздкою призначено документ «Аванси на відрядження» (мал. 3). Документ можна вводити на підставі документів «Наказ на відрядження» і «Наказ на продовження відрядження». У таблиці автоматично заповнюються Джерело фінансування і КЕКВ (коди економічної класифікації витрат). Зі сум автоматично розраховуються лише добові, решта заповнюються вручну, причому можна зазначити загальну суму щодо кожного із працівників. Під час проведення документ формує проведення або за банком (якщо прапорець Через касу не встановлено), або за касою (якщо прапорець Через касу встановлено). Якщо встановлено прапорець Тільки реєструвати, то відповідні проведення ні за банком, ні за касою формуватися не будуть. Тоді для відображення банківських або касових операцій потрібно скористатися відповідними документами за банком або касою.
Коли працівник повертається з відрядження і приносить до бухгалтерії посвідчення про відрядження, до програми вводиться документ «Посвідчення про відрядження» (мал. 4). Робиться це на підставі документів «Наказ на відрядження» і «Наказі на продовження відрядження». Дані документа заповнюються автоматично, і користувачеві залишається тільки заповнити дати прибуття і вибуття. До речі, документ «Посвідчення про відрядження» проведення не формує.
Для звіту працівників про відрядження призначено документ «Авансовий звіт (за відрядження)» (мал. 5). Підставою для його введення є документ «Посвідчення про відрядження». Під час заповнення документа до таблиці заносять назву звітного документа, номер та дату документа і суму.
Поля групи Розрахунки при цьому розраховуються автоматично. Поле Аванси — це сума, отримана раніше працівником на відрядження. Поле Використано — загальна сума, використана за документом «Авансовий звіт (за відрядження)». Поле Дебет/Кредит: якщо в ньому з'являється значення Кредит, то установа виплачує працівникові суму, якщо Дебет — працівник повертає невикористану суму установі. Поле До сплати — сума, що підлягає виплаті. Прапорці Через касу і Тільки реєструвати мають ті самі значення, що й у документі «Аванси на відрядження». Під час проведення цей документ автоматично сформує проведення.
На малюнку 6 показано журнал документів «Відрядження». Якщо встановлено прапорець Закладки по док-там, то документи зібрано за групами, що полегшує пошук документів.
Дані щодо відряджень враховуються під час розрахунку та нарахування зарплати. Під час заповнення Табеля дні, проведені працівником у відрядженні, розраховуються та позначаються буквою К (мал. 7). Табель можна потім коригувати вручну.
Розрахунок та нарахування зарплати за кількість днів, проведених у відрядженні, відбуваються згідно з розрахованим середнім за попередні місяці.
Таким чином, до ланцюжка документів з нарахування заробітної плати додаються документи з обліку відряджень. Документи «Наказ на відрядження», «Наказ на продовження відрядження», «Посвідчення про відрядження» вводяться перед формуванням табеля.