У яких нормативних документах викладено вимоги до організації готівкових розрахунків в національній валюті (гривні)?
Нормативні документи, в яких викладено вимоги до організації готівкових розрахунків, застосування реєстраторів розрахункових операцій (далі — РРО), додержання порядку проведення готівкових розрахунків та розрахункових операцій:
1) ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI;
2) Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»;
3) Указ №436 — Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»;
4) Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637;
5) Наказ №13 — Наказ Мінфіну від 21.01.2016 р. №13, яким затверджено Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядок подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форма №ЗВР-1 — Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок);
6) Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою»;
7) Наказ №547 — Наказ Мінфіну від 14.06.2016 р. №547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій».
Які граничні суми готівкових розрахунків зараз діють?
За п. 2.3 Положення №637, підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, установлених відповідною постановою Правління НБУ. Ось саме цим правом НБУ і скористався, коли встановив Постановою №210 такі обмеження:
— 10 тис. грн — для розрахунків між собою для суб'єктів господарювання;
— 50 тис. грн — для розрахунків, у яких хоча б однією стороною (платником або одержувачем коштів) є звичайна фізособа. Таке ж обмеження встановлено і для розрахунків між фізособами за договором купівлі-продажу, який підлягає нотаріальному посвідченню.
Зверніть увагу! З 4 січня 2017 р. готівкове обмеження (50 000 грн) між фізичною особою та підприємством (підприємцем) протягом одного дня застосовується не за товари, роботи та послуги, як було раніше, а при будь-яких розрахунках, крім окремо зазначених у п. 2.3 Положення №637.
За п. 2.3 Положення №637, обмеження щодо готівкових розрахунків не поширюються лише на:
- розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;
- добровільні пожертвування та благодійну допомогу;
- використання коштів, виданих на відрядження.
Тож виходить, що видача зарплати та інших виплат працівникам, внесок до статутного капіталу готівкою, отримання та надання готівкою поворотної фіндопомоги (позики), оплата за придбаний товар, роботи, послуги, в готівковій формі, повернення боргу, оплата матеріальної шкоди тощо однаково обмежені граничними сумами розрахунків.
Чи поширюються обмеження щодо суми готівкових розрахунків, коли працівник придбаває товари (роботи, послуги) для роботодавця з використанням власних або підзвітних готівкових коштів?
Працівник, який придбаває для роботодавця товари (послуги, роботи), діє за дорученням цього підприємства. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником, як такі, що були здійснені за його дорученням і з його згоди, є затверджений звіт про використання коштів від працівника (так званий авансовий звіт).
У разі придбання працівником підприємства за готівкові кошти товарів (послуг, робіт) він звітує за витрачені кошти у визначеному законодавством порядку з пред'явленням при цьому відповідних документів (товарних і касових чеків, квитанцій тощо), що підтверджують здійснені витрати.
Звертаємо увагу: видача готівки під звіт провадиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами (п. 2.11 Положення №637). Тобто нові кошти під звіт можуть видаватися лише після подання працівником авансового звіту за попередніми підзвітними коштами та одночасного повернення до каси підприємства невикористаного залишку готівки, виданої під звіт.
Якщо працівник підприємства на підставі доручення придбаває у власність підприємства товар (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то за таких умов підприємство повинне відшкодувати працівникові витрачені ним власні кошти (ст. 1007 ЦКУ).
Водночас слід враховувати обмеження щодо готівкових розрахунків, згідно з п. 2.3 Положення №637 і Постанови №210, зазначені вище. Ці обмеження, а також санкції за їх порушення поширюються і на випадки, коли працівник придбаває товари (роботи, послуги) для роботодавця з використанням власних готівкових коштів.
Зокрема, у «Віснику» наводилося таке роз'яснення з цього приводу: у п. 2.3 Положення №637 передбачено винятки щодо обмеження суми готівкових розрахунків. Серед таких винятків є використання коштів, виданих на відрядження.
Такий вид готівкових розрахунків розглянемо детальніше. Як бачимо, звільнення стосується не видачі готівки під звіт працівникові на відрядження, а саме її використання такою особою.
Очевидно, йдеться про витрати на відрядження за кошторисом, з яким підприємство ознайомлює працівника при направленні його у відрядження (або за довідкою-розрахунком на виданий аванс) (п. 6 розділу І Інструкції №59). Тобто витрачати готівку у відрядженні без обмеження працівник має право саме на відрядження.
Якщо ж він, перебуваючи у відрядженні, витрачатиме видану готівку на господарські потреби, то це можна робити тільки в межах ліміту згідно з п. 2.3 Положення №637 (при цьому працівник діятиме від імені підприємства і за його дорученням). Тобто при розрахунках із суб'єктом господарювання можна оплатити готівкою не більше 10 000 грн одному суб'єкту в день.
Якщо покупець вносить готівку на поточний рахунок продавця, це вважається безготівковим розрахунком?
Якщо підприємства (підприємці) та фізичні особи здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом унесення до банків готівки для подальшого її перерахування на рахунки інших підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів безготівковими (п. 2.5 Положення №637).
Таким чином, на розрахунки, проведені таким чином, не поширюється обмеження, встановлене п. 2.3 Положення №637 і Постановою №210. Адже такий розрахунок для підприємства (підприємця), що отримало кошти, є безготівковим. А на готівкові розрахунки між підприємством (підприємцем) і банком, який приймає готівку, зазначені обмеження не діють. Про це податківці, на яких покладено функцію контролю за проведенням суб'єктами господарювання готівкових розрахунків, говорили у листі МГУ ДФС — Центрального офісу з ОВП від 01.03.2016 р. №4882/10/28-10-06-11.
Яка відповідальність передбачена за перевищення граничних сум розрахунків готівкою?
Порушення цього обмеження тягне за собою адміністративну відповідальність, передбачену ст. 163-15 КУпАП: накладення штрафу на фізособу — підприємця, посадових осіб юридичної особи від 100 до 200 н.м.д.г. (від 1700 грн до 3400 грн).
За повторне порушення, вчинене особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке ж порушення, передбачено штраф від 500 до 1000 н.м.д.г. (8500 — 17000 грн).
Зверніть увагу, що на сьогодні податківці дотримуються позиції, що таку адміністративну відповідальність передбачено як для платника готівки, так і для особи, яка приймає готівку. Але, оскільки, на нашу думку, таке порушення має разовий, а не триваючий характер, і оскільки рішення про стягнення штрафу мають приймати не суди, а органи доходів і зборів (ст. 234-2 КУпАП), то адміністративна відповідальність щодо нього може застосовуватися лише протягом 2 місяців з дати вчинення (ст. 38 КУпАП).
Коли готівка вважається оприбуткованою?
За загальним правилом, у день одержання готівкових коштів уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Під час оприбуткування готівки потрібно враховувати спосіб проведення розрахунків, відповідно до п. 2.6 Положення №637:
1) оприбуткуванням готівки в касах підприємства, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів;
2) у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК);
3) підприємствам, яким Законом про РРО надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів тощо), дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку;
4) підприємці — платники ЄП, які мають право приймати готівкові кошти без РРО або РК, відповідно до п. 6 ст. 9 Закону про РРО та п. 296.10 ПКУ, облік готівки здійснюють у повній сумі отриманих коштів за день у книзі обліку доходів.
Який порядок заповнення прибуткового касового ордера?
Згідно із п. 3.3 Положення №637, приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (форму якого затверджено додатком 2 до Положення №637), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.
Зверніть увагу: прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма якого затверджена додатком 4 до Положення №637), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями.
Але: реєстрація касових ордерів може здійснюватися і за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів (п. 3.11 Положення №637).
Заповнення прибуткового касового ордера (типова форма №КО-1) здійснюється таким чином:
— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти;
— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення касового ордера. При цьому дата, зазначена у ПКО, повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;
— у колонках таблиці зазначаються номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення. Рядки «Код аналітичного рахунку» та «Код цільового призначення» заповнюються у разі якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк;
— у рядку «Прийнято від» вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вносить грошові кошти в касу підприємства;
— у рядку «Підстава» вказується підстава для внесення готівкових грошових коштів в касу підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення грошових коштів, звіт про використання коштів, наряд-замовлення тощо;
— у рядку «Сума» вказується сума, яка оприбутковується, літерами, з великої букви;
— у рядку «Додатки» вказуються документи, пов'язані із здійсненням операції з внесення готівки в касу, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ, наряд-замовлення тощо. Тут же можуть бути вказані дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші в касу;
— у рядках «Підписи головного бухгалтера та касира» зазначається підпис головного бухгалтера й касира. Під час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів. Якщо відсутній касир — ПКО підписує особа, яка виконує його обов'язки.
У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).
Протягом якого строку може зберігатися в касі готівка на виплату зарплати?
Згідно з п. 2.10 Положення №637, підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей.
Також підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.
При цьому не слід забувати й про документальне оформлення операцій, пов'язаних з виплатою зарплати.
Так, за п. 3.9 Положення №637, після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов'язаний:
- у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
- скласти реєстр депонованих сум;
- у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
- здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
Бухгалтер робить перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Що загрожує, якщо підприємство не затвердило ліміт каси?
У такому разі ліміт каси вважається нульовим.
А отже, вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана підприємством відповідно до вимог Положення №637 до банку (крім коштів на виплату зарплати із урахуванням наведених вище обмежень по строкам зберігання), вважається понадлімітною. Це підтверджує й Нацбанк у листі від 09.02.2007 р. №11-113/543-1414 (див. «Дебет-Кредит» №10/2007).
Які кошти в касі не є понадлімітними?
Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони:
— здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку;
— видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства;
— надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства наступного робочого дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства.
Крім цього, понад встановлений ліміт каси в ній протягом 3 робочих днів можуть зберігатися кошти на виплату зарплати (див. вище).
Як встановлювати ліміт новоствореним підприємствам та тим, які раніше застосовували тільки безготівкову форму розрахунків?
У такому разі потрібно діяти за нормами п. 5.2 Положення №637: на перші три місяці роботи таких підприємств ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками.
Після закінчення трьох місяців, у двотижневий строк ці підприємства повинні переглянути установлений ліміт каси за фактичними показниками діяльності.
Нацбанк у листі від 09.02.2007 р. №11-113/543-1414 (див. «Дебет-Кредит» №10/2007) вказував, що такі підприємства мають вести відлік перших трьох місяців своєї роботи з готівкою з дня проведення ними першого готівкового розрахунку.
Тобто граничний термін, протягом якого слід переглянути ліміт каси в цьому випадку, це 3 місяці + 2 тижні з дня першого готівкового розрахунку (а не з дня початку роботи підприємства чи з дня встановлення ліміту каси за прогнозними розрахунками).
Як порахувати ліміт каси згідно з прогнозними розрахунками, в Положенні №637, на жаль, не зазначено. Тому для встановлення прогнозного ліміту ви можете використати, наприклад, показники вашого бізнес-плану. Якщо такого немає і всі суми можливої готівкової виручки у вас лише в голові, можете встановити ліміт каси у будь-якому розмірі.
А ось при перегляді такого «прогнозного» ліміту каси за фактичними показниками діяльності підприємства слід дотримуватися граничних розмірів, які встановлено п. 5.4 Положення №637:
— для підприємств зі строком здавання готівки в банк щодня (у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, — у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більшому розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);
— для підприємств в населених пунктах, де немає банків, зі строком здавання готівки в банк один раз на 5 робочих днів — у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше 5-кратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти). Такі підприємства мають здавати понадлімітну готівку для її зарахування на рахунки підприємства в банку не пізніше наступного робочого дня незалежно від установленого строку здавання готівкової виручки (готівки);
— для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), — ліміт не може бути більшим розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);
— підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше 10 н.м.д.г. (170 грн), — в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 10 н.м.д.г.
Ліміт каси визначається підприємствами самостійно на підставі певного документа — Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (за формою, встановленою у додатку 8 до Положення №637). Водночас розрахований ліміт каси затверджується внутрішніми наказами підприємства.
Тобто, фактично, документів про встановлення ліміту каси (а також про його перегляд, збільшення, зменшення) має бути два — розрахунок і наказ. При цьому наказ підписує керівник, а розрахунок обов'язково підписується головним бухгалтером та керівником підприємства.
Зразок 1. Розрахунок встановлення ліміту каси на підставі прогнозних надходжень до каси >>>
Зразок 2. Розрахунок встановлення ліміту каси на підставі прогнозних показників видачі готівки з каси >>>
Зразок 3. Наказ про встановлення ліміту каси >>>
Зразок 4. Розрахунок встановлення ліміту каси на підставі фактичних даних про надходження готівки >>>
Як можна збільшити ліміт каси?
На підставі п. 5.11 Положення №637 встановлений на підприємстві ліміт каси та строки здавання готівки можуть переглядатися, зокрема, у зв'язку зі змінами законодавства або за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
Зверніть увагу: накази та розрахунки, на підставі яких переглянуто ліміт каси, строки здавання готівки, додаються до відповідних раніше розроблених наказів про встановлення ліміту каси.
Яка відповідальність встановлена за зберігання готівки у касі у розмірі, що перевищує ліміт?
Перевищення ліміту залишку готівки в касі призведе до штрафу у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день (ст. 1 Указу №436). Цей штраф має сплатити підприємство.
А на посадових осіб поширюється адміністративна відповідальність, встановлена ст. 164-2 КУпАП у вигляді штрафу:
- від 8 до 15 н.м.д.г. (від 136 грн до 255 грн);
- за повторне порушення протягом року — від 10 до 20 н.м.д.г. (від 170 грн до 340 грн).
Зазначені штрафи застосовують працівники ДФС під час перевірки. Зразок того, як податківці обраховуватимуть понадлімітні кошти під час перевірки, наведено у п. 7.23 Положення №637.
Як видати готівку з каси?
Відповідно до п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО-2, затверджена додатком 3 до Положення №637). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.
Також, на думку Нацбанку, викладену у листі від 26.08.2008 р. №11-113/3421-115-75 (див. «Дебет-Кредит» №39/2008), заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати видаткові касові ордери за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства.
Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері (далі — ВКО).
Залежно від виду операцій ВКО застосовується:
1) для внесення коштів у касу банку і зарахування на поточний рахунок підприємства;
2) для виплати зарплати;
3) для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг) тощо.
ВКО заповнюється таким чином:
— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка видає готівкові кошти;
— у рядку «Видатковий касовий ордер» ставиться номер та дата оформлення касового ордера. В цьому рядку немає окремої графи для зазначення номера ВКО, але оскільки реєстрація ВКО здійснюється в журналі за їх номерами, наводити такий номер у ВКО слід обов'язково;
— у колонках таблиці зазначаються номер документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення;
— у рядку «Видати» зазначається прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримує кошти;
— у рядку «Підстава» відображаються підстави видачі даних коштів;
— у рядку «Сума» зазначається фактично видана сума коштів;
— у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера;
— у рядку «Одержав» відображається літерами сума отриманих коштів та дата отримання;
— у рядку «Підпис одержувача» проставляється підпис особи, яка отримала кошти. У наступному рядку зазначається найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача;
— у рядку «Видав касир» зазначається підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.
У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, спеціальними платіжними засобами, здавання готівки до банку тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).
Рядки «Код аналітичного рахунку» та «Код цільового призначення» заповнюються у разі якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.
Чи можна використовувати факсиміле для підпису прибуткових і видаткових касових ордерів (інших касових документів)?
Відповідно до частини третьої ст. 207 ЦКУ, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Зауважимо, чинним законодавством не встановлено чіткого визначення терміна «факсимільний підпис», а також не врегульовано питання щодо порядку його використання.
Відповідно до п. 3.3 Положення №637, приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.
Згідно з п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Відповідно до п. 3.6 Положення №637, видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.
Якщо видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, у тому числі й особи, що не має змоги у зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. При видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю».
Тобто використання факсиміле для підпису прибуткових і видаткових касових ордерів (інших касових документів) чинним законодавством не передбачено. Саме такої позиції на сьогодні дотримуються податківці.
Який порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження?
Відповідно до п. 2.11 Положення №637, видача готівкових коштів під звіт на:
1) закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, — дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт;
2) на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.
Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Відповідно до п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО-2, додаток 3 до Положення №637). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.
Як працівник має відзвітувати про використання коштів, отриманих під звіт або на відрядження?
Одночасно зі звітуванням про витрачені готівкові кошти або до цього працівник має повернути роботодавцю (в касу або на банківський рахунок) залишок невикористаної готівки. Такий порядок повернення встановлено п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (із змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну №350 від 10.03.2016 р.). Цим наказом затверджено і форму такого звіту.
Пунктом 170.9 ПКУ встановлено строки подання авансового звіту. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Окремі строки звітування встановлені для витрат, пов'язаних з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів:
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Недотримання цих термінів тягне за собою включення підзвітної суми в оподатковуваний дохід працівника (пп. 164.2.11 ПКУ). При цьому база оподаткування ПДФО (за ставкою 18%) такого доходу визначатиметься із застосуванням коефіцієнта за правилами, викладеними в п. 164.5 ПКУ. У 2017 році такий коефіцієнт становить 1,21951.
Формулу для розрахунку суми ПДФО з такого доходу наведено на лицевому боці авансового звіту.
Також такий дохід оподатковується військовим збором. Але при цьому базою оподаткування буде сума самого доходу (не поверненої вчасно невитраченої готівки або готівки, за якою порушені правила подання авансового звіту), без збільшення на коефіцієнт.
Про випадки виникнення надміру витрачених коштів під час відрядження читайте тут.
Докладно про видачу коштів під звіт та про звітування за ними читайте також тут.
Який порядок виправлення помилок в касових ордерах і касовій книзі?
Відповідь на це питання знаходимо у листі НБУ від 13.10.2011 р. №25-113/2388-12062.
Пунктом 3.10 Положення №637 визначено, що виправлення в касових ордерах забороняються.
Крім того, пунктом 3.12 Положення №637 передбачено, що касир під час отримання касових документів зобов'язаний перевірити наявність і достовірність на документах відповідних підписів, а також правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів. У разі невиконання хоч би однієї з вказаних вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.
Згідно з вимогами пункту 4.2 Положення №637, усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відбивають в касовій книзі. Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються, але вони не заборонені. Якщо виправлення зроблені, те вони завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, яка його заміщає.
Чи можна вести касову книгу в електронній формі?
Пунктом 4.4 Положення №637 визначено, що підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.
Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.
Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги.
Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року. У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року — їх загальна кількість за рік. Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги». «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць.
Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.
Як проводиться податкова перевірка дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни?
Усі об'єкти та процедури перевірки касової дисципліни наведено в Методологічних рекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), які затверджено наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. №210.
Докладніше про це, а також про види відповідальності, яка при цьому може виникнути, ви можете прочитати тут.
Хто має застосовувати РРО в операціях з готівкою?
Відповідно до ст. 3 Закону про РРО, суб'єкти господарської діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг), зокрема, зобов'язані:
1) проводити операції на повну суму покупки через зареєстровані, опломбовані та переведені у фіскальний режим роботи РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій. Або у випадках, передбачених Законом про РРО, видавати інші розрахункові документи із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
2) видавати особі, яка отримує або повертає товар, розрахунковий документ на повну суму проведеної операції;
3) застосовувати РРО, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, з додержанням встановленого порядку їх застосування.
Зверніть увагу: під розрахунковими операціями маються на увазі приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця (ст. 2 Закону про РРО).
З 01.01.2017 р. було внесено зміни до Закону про РРО, зокрема, за цими змінами при продажі технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, в т.ч. власно вироблених, необхідно застосувати РРО. Але практично ця норма почала діяти із набранням чинності нового переліку цих товарів (з 8 травня). Про це ми писали тут.
Хто може не застосовувати РРО?
Відповідно до ст. 9 Закону про РРО, реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються, зокрема:
1) при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва (крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту) підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, у разі проведення розрахунків у касах цих підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних уповноваженою особою відповідного суб'єкта господарювання;
2) при продажу товарів (крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту) (наданні послуг) фізичними особами — підприємцями, які відносяться відповідно до ПКУ до груп платників єдиного податку, що не застосовують реєстратори розрахункових операцій. Пунктом 296.10 ПКУ встановлено, що РРО не застосовуються платниками єдиного податку:
- першої групи;
- другої і третьої груп (фізичні особи — підприємці) незалежно від обраного виду діяльності (крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту), обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000 000 гривень. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1000 000 гривень застосування реєстратора розрахункових операцій для такого платника єдиного податку є обов'язковим. Застосування РРО розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом дії свідоцтва платника єдиного податку;
3) при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю, а також при продажу білетів державних лотерей через електронну систему прийняття ставок, що контролюється у режимі реального часу центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, та квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів;
4) при здійсненні фізособами торгівлі продуктовими або промисловими товарами за готівкові кошти на ринках;
5) при продажу у кіосках, з лотків та розносок газет, журналів та інших видань, листівок, конвертів, знаків поштової оплати, якщо питома вага такої продукції становить понад 50 відсотків загального товарообігу за відсутності продажу алкогольних напоїв та підакцизних непродовольчих товарів, а також при продажу жетонів та проїзних квитків у касах метрополітену;
6) при продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів; страв та безалкогольних напоїв у їдальнях і буфетах загальноосвітніх навчальних закладів і професійно-технічних навчальних закладів під час навчального процесу;
7) якщо в місці отримання товарів (надання послуг) операції з розрахунків у готівковій формі не здійснюються (оптова торгівля тощо).
Коли підприємець-«єдинник» зобов'язаний застосовувати РРО в разі продажу технічно складних побутових товарів?
Постановою КМУ від 16.03.2017 р. №231 затверджено Перелік груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування РРО.
Але розробником Переліку №231 є Мінекономрозвитку. Тому, на думку податківців, відповідні роз'яснення щодо тлумачення належності до нього конкретних товарів належать до їх компетенції. Тож за цим питанням суб'єктам господарювання потрібно звертатися саме до Мінекономрозвитку.
Якщо продавець здійснює монтаж технічно складних товарів з використанням своїх матеріалів
Чи зобов'язаний ФОП застосовувати РРО при наданні послуг за договорами підряду з фізичними особами на виконання робіт з монтажу з використанням своїх матеріалів або матеріалів замовника? Податківці надали в ІПК від 14.06.2017 р. №637/Г/99-99-14-05-01-14/ІПК детальне роз'яснення.
Відповідно до п. 1 ст. 839 ЦКУ, за договором підряду підрядник зобов'язаний виконати роботу, визначену цим договором, із свого матеріалу і своїми засобами, якщо інше не встановлено договором.
Тобто за підсумками проведеної роботи буде проводитись розрахунок із замовником як за власне проведені монтажні роботи, так і за обладнання, яке було змонтоване підрядником замовнику.
Отже, в такому разі необхідно в обов'язковому порядку проводити готівкові розрахунки із застосуванням РРО. Виходячи із цього висновку, у платника ЄП виникають дві окремі операції: з виконання робіт та продажу товарів. Тому у касовому чеку має міститися відповідна інформація (тобто відображати в ньому виконані роботи та продані товари слід окремо).
Якщо ж замовник буде розраховувати з підрядником в безготівковій формі, то застосовувати РРО не потрібно, навіть при постачанні підрядником власних технічно складних товарів.
Якщо продавець лише виконує роботи з монтажу технічно складних товарів
Якщо виконуються лише роботи з монтажу технічно складних товарів, що були придбані замовником у іншого продавця, готівковий розрахунок за проведення таких робіт можна проводити без застосування РРО. Але це тільки у разі, якщо фізособою-підприємцем не перевищено обсяг доходів у 1 млн грн або він не застосовує РРО добровільно.
У такому випадку виникає тільки одна розрахункова операція щодо виконання робіт.
Читайте також:
РРО при продажу складних побутових товарів — у запитаннях та відповідях від ДФСУ
Доставка технічно складних товарів кур'єрською службою або поштою: що з РРО?
Які розрахунки належать до безготівкових з метою незастосування РРО?
Враховуючи норми Закону про РРО, суб'єкти господарювання, які здійснюють операції, не пов'язані з реалізацією товарів або послуг і прийманням готівкових коштів для їх подальшого переказу, не зобов'язані застосовувати РРО.
Також РРО не потрібен у разі здійснення розрахунків за реалізовані товари (надані послуги) в безготівковій формі шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок, або внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.
Існують також інші ситуації, коли суб'єкт господарювання може обійтися без застосування РРО, але йому потрібно використовувати РК і КОРО. Так, Постановою №1336, розробленою на виконання ст. 10 Закону про РРО, затверджено Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням РК та КОРО.
Пунктом 2 цієї Постанови встановлено граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг), у разі перевищення якого застосування РРО є обов'язковим, тобто для окремих форм та умов проведення діяльності, визначених у пунктах Переліку, згідно з яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням РК та КОРО, граничний розмір становить 200 тис. грн на один суб'єкт господарської діяльності або 75 тис. грн на один структурний (відокремлений) підрозділ (пункт продажу товарів (надання послуг)) залежно від форми та умов проведення діяльності.
Яка відповідальність чекає на суб'єкта господарювання за незастосування РРО при проведенні готівкових розрахунків?
Відповідно до ч. 1 ст. 17 Закону про РРО, за невикористання РРО чи використання незареєстрованного касового апарата штраф становить 1 гривню за перше порушення, виявлене в ході перевірки протягом року, за кожне наступне порушення — 100% вартості проданих із порушеннями товарів (послуг).
Що робити у разі виходу з ладу РРО або при відключенні електроенергії?
Основними причинами, що можуть призвести до виведення з ладу реєстратора розрахункових операцій, є несправність, відсутність зв'язку та електропостачання господарської одиниці, де його розміщено.
У такому разі здійснювати розрахункові операції можна без застосування основного реєстратора. При цьому є два варіанти проведення розрахункових операцій:
— з використанням резервного РРО за умови, що він був належним чином зареєстрований в органах ДФС (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов з ладу);
— з використанням розрахункової книжки, зареєстрованої в органах ДФС (у разі, коли електроенергії немає або відсутній резервний РРО).
Також треба мати на увазі, що суб'єкт господарювання може працювати без основного РРО:
— у разі виходу з ладу РРО — у період ремонту;
— у разі відключення електроенергії — не більше 72 годин (7 робочих днів).
Варто зазначити, що у разі поломки РРО центри сервісного обслуговування зобов'язані забезпечувати відновлення його роботи протягом 72 годин. Відповідальність, передбачена договором про технічне обслуговування за недотримання цього строку, покладається на ЦСО.
Тож основний алгоритм дій при застосуванні резервного РРО такий:
1. Внесіть готівку, що була в місці проведення розрахунків до моменту виходу з ладу РРО, у грошову скриньку резервного РРО. Зробити це треба за допомогою операції «Службове внесення».
2. Проводьте розрахунки через резервний РРО в загальному порядку його експлуатації. Усі ці операції необхідно фіксувати в КОРО, зареєстрованій на цей РРО.
3. Після відновлення роботи основного РРО виведіть готівку, що була в місці проведення розрахунків, зі скриньки резервного РРО операцією «Службова видача» та внесіть її в скриньку основного РРО операцією «Службове внесення».
4. Заповніть графи 6 і 7 розд. 4 КОРО на основний РРО і проконтролюйте представника ЦСО — він має заповнити графи 4 і 5 розд. 4 КОРО.
Що треба робити при використанні розрахункової книжки
Нагадаємо, що використовується тільки зареєстрована в органах ДФС РК. Якщо вона застосовується вперше, на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання. Далі необхідно діяти так:
1. Внести готівку, що знаходилася в місці проведення готівкових розрахунків, за допомогою розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
2. Проводити розрахунки з покупцями з оформленням РК.
3. Оформити розрахунковою квитанцією з позначкою «Службова видача» гроші, що передаються з місця проведення розрахунків до каси підприємства чи інкасуються в каси банків протягом дня.
Які правила документального оформлення у разі розрахунків за товар через Інтернет?
Податківці зазначають: якщо споживач замовив товар через Інтернет і розрахунок за нього було здійснено із застосуванням платіжних систем FORPOST, LiqPay, PayPal, Portmone.com тощо (у тому числі і з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (далі — ПТКС)), суб'єкт господарювання зобов'язаний видати:
- розрахунковий документ встановленої форми (чек з РРО);
- відповідним чином оформлений гарантійний талон.
Під час повернення товару покупець звертається до представника інтернет-магазину та надає усі наявні документи, у тому числі чек з РРО та чек із ПТКС.
У разі повернення товару, оплату за який було здійснено з використанням ПТКС, повернення грошових коштів споживачу здійснюється у готівковій або безготівковій формі.
Читайте також:
— Гроші за товар, оплачений платіжною карткою, можна повернути готівкою: позиція НБУ
Чи можна зберігати готівку у скриньці РРО і чи треба її оприбутковувати?
У розділі ІІ КОРО не передбачено відображення даних про залишок готівки на місці проведення розрахунків на кінець робочого дня. Але це не означає, що всю розмінну монету слід щодня оприбутковувати у касі підприємства. Операційна каса підприємства (фактично скринька РРО або їх сукупність) є складовою каси підприємства. На кінець дня у касі підприємства (у т. ч. в операційній касі) можуть залишатися кошти у межах встановленого підприємством ліміту залишку готівки. Тому підприємство мусить самостійно визначити періодичність здачі готівки до каси підприємства.
Отже, готівку можна залишати у скриньках РРО. Головне — на кінець дня сума такої готівки в скриньках та коштів, що є в касі підприємства, не повинна перевищувати встановленого ліміту.
Але це не означає, що така операція, як вилучення розмінної монети зі скриньки РРО та її оприбуткування у касі підприємства, є неможливою, неправильною чи непотрібною. Навпаки, таку операцію для зручності слід провести, наприклад, в останній робочий день місяця або під час перезмінки продавців. Операцію службового вилучення розмінної монети оформляють окремим прибутковим касовим ордером. Якщо, наприклад, розмінну монету вилучають зі скриньки РРО одночасно з денним виторгом, слід оформити два прибуткові касові ордери: один — на суму денного виторгу, другий — на суму розмінної монети.
Також в ІПК від 03.07.2017 р. №937/6/99-99-14-05-01-15/ІПК податківці нагадують, що п. 13 ст. 3 Закону про РРО передбачено обов'язок суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО, а у випадку використання розрахункової книжки — загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня.
Отже, якщо підприємство не має можливості зберігати всю суму готівкових коштів у скриньці РРО, частину готівки можна зберігати в сейфі за умови його знаходження на місці проведення розрахунків. При цьому сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО та сейфі) має відповідати сумі коштів, зазначеній у денному звіті реєстратора.
Як оформити повернення готівки за товар, якщо у скриньці РРО не вистачає готівкових коштів?
Якщо у скриньці РРО недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, касир повинен звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали певну суму готівки для повернення покупцю. Таке роз'яснення фахівці ДФСУ надали в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (категорія 109.06).
При цьому, як пояснюють податківці, видача готівки із каси підприємства оформляється видатковим касовим ордером. Унесення готівки до скриньки РРО касир здійснює за допомогою операції «службова видача».
Фізичні особи — підприємці касової книги не ведуть. Якщо у скриньці РРО, який використовується фізичною особою — підприємцем, недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, така особа вносить готівку до скриньки РРО за допомогою операції «службова видача».
Реєстрація видачі коштів у разі повернення товару здійснюється шляхом реєстрації від'ємної суми тільки в разі забезпечення алгоритмом роботи РРО окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків. Якщо РРО не забезпечує такого накопичення, то дозволяється реєструвати видачу коштів за допомогою операції «службове внесення».
При видачі коштів покупцеві при поверненні товару видається розрахунковий документ, який має бути надрукований РРО і мати форму №ФКЧ-2 — фіскальний касовий чек (видаткового чека).
При цьому, якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 гривень, то матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів.
Як проводити через РРО розрахунки за товар за відстроченим платежем?
Згідно зі ст. 3 Закону про РРО, суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО.
Отже, у разі проведення розрахунків за відстроченим платежем суб'єкти господарювання зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму прийнятих від покупця готівкових коштів через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, та відповідають вимогам Закону про РРО.
Розрахункові операції у разі проведення розрахунків за попередню (авансову) оплату за товар (послугу) проводяться через РРО із зазначенням у касовому чеку «передоплата товарів» або, у разі проведення розрахунків за відстроченим платежем, проводяться через РРО з використанням режиму попереднього програмування «погашення кредиту».
Остаточний розрахунок готівкою за відстроченим платежем має бути проведений через РРО з використанням режиму попереднього програмування найменування (для пального із зазначенням коду товарної під категорії згідно з УКТ ЗЕД), цін товарів (послуг) та обліку їх кількості.
У разі дотримання вищезазначених вимог відповідальність, передбачена п. 1 ст. 17 Закону про РРО, до суб'єкта господарювання не застосовується.
Чи може суб'єкт господарювання використовувати РРО, який йому не належить?
Згідно зі ст. 759 ЦКУ, за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк, а ст. 760 ЦКУ визначає, що предметом договору найму може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками і яка зберігає свій первісний вигляд при неодноразовому використанні (неспоживна річ). Таким майном цілком може бути і РРО, який можна взяти в оренду (в тому числі за символічну плату), замість того, щоб придбавати його у власність.
Суб'єкт господарювання може використовувати РРО на підставі договору оренди. Для реєстрації РРО в ДПІ слід надати, зокрема, копію документа, що підтверджує право користування РРО (п. 4 підрозділу 2 розділу ІІ Порядку №547).
Які обов'язкові реквізити повинен мати фіскальний чек РРО?
Вимоги щодо форми та змісту фіскальних касових чеків, які повинні видаватися при здійсненні розрахунків суб'єктами господарювання для підтвердження факту продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг установлено Наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. №13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми №ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)».
Фіскальний касовий чек повинен містити такі обов'язкові реквізити:
— найменування господарської одиниці;
— адресу господарської одиниці;
— для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно з Кодексом; перед номером друкуються великі літери «ПН»;
— для СГ, що не є платниками ПДВ, — податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), перед яким друкуються великі літери «ІД» (ідентифікаційні дані);
— якщо кількість придбаного товару (обсяг отриманої послуги) не дорівнює одиниці виміру, — кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги);
— вартість одиниці виміру товару (послуги);
— назва товару (послуги);
— літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги) (для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ);
— позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит, тощо) та суму коштів за цією формою оплати;
— загальну вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»;
— для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — окремим рядком літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкуються великі літери «ПДВ»;
— для СГ роздрібної торгівлі, що здійснюють реалізацію підакцизних товарів та зареєстровані платниками акцизного податку (СГ, що зареєстровані платниками іншого податку, крім ПДВ), — окремим рядком розмір ставки такого податку, загальну суму такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкується назва такого податку. У реквізиті «Акцизний податок» його назва наводиться згідно з Кодексом. За потреби дозволяється використовувати скорочення;
— порядковий номер касового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції;
— фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
— напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» та найменування або логотип виробника.
У разі застосування при проведенні розрахунків з використанням електронного платіжного засобу (платіжної картки) платіжного терміналу, з'єднаного або поєднаного з реєстратором розрахункових операцій, фіскальний касовий чек повинен додатково містити такі обов'язкові реквізити:
— ідентифікатор еквайєра та торгівця або інші реквізити, що дадуть змогу їх ідентифікувати;
— ідентифікатор платіжного пристрою;
— суму комісійної винагороди (у разі наявності);
— вид операції;
— реквізити електронного платіжного засобу (платіжної картки, якщо це передбачено правилами безпеки платіжної системи), перед якими друкуються великі літери «ЕПЗ»;
— напис «Код авт.» та код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі, крім випадків, коли правила розрахунків платіжної системи передбачають складання розрахункових документів із застосуванням електронних платіжних засобів (платіжних карток) без виконання процедур авторизації;
— підпис касира та підпис держателя електронного платіжного засобу (платіжної картки) (якщо це передбачено правилами платіжної системи) в окремих рядках, перед якими друкуються відповідно написи «Касир» та «Держатель ЕПЗ».
Що буде за відсутність у фіскальному чеку обов'язкових реквізитів?
Документ не є розрахунковим у разі відсутності в ньому хоча б одного з обов'язкових реквізитів, а також недотримання сфери його призначення.
До суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції, за порушення вимог Закону про РРО за рішенням відповідних контролюючих органів застосовуються фінансові санкції у таких розмірах:
у разі встановлення протягом календарного року в ході перевірки факту нероздрукування відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, або проведення її без використання розрахункової книжки на окремому господарському об'єкті такого суб'єкта господарювання:
- вчинене вперше — 1 гривня;
- за кожне наступне вчинене порушення — 100 відсотків вартості проданих товарів (послуг) з встановленими вище порушеннями.
Також за порушення вимог Закону про РРО посадові особи та працівники торгівлі, громадського харчування та сфери послуг притягуються контролюючими органами до адміністративної відповідальності.
Відповідно до ст. 155-1 КУпАП, до осіб, які здійснюють розрахункові операції з порушенням встановленого законом порядку проведення розрахунків, застосовується штраф в розмірі від двох до п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян та на посадових осіб — від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб — від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Касир помилково провів розрахункову операцію через РРО. Як виправити таку помилку?
Згідно з п. 7 розділу ІІІ Порядку №547, скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюється шляхом реєстрації від'ємної суми.
Якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків, дозволяється реєструвати видачу коштів (скасування помилкової суми) за допомогою операції «службова видача».
Зверніть увагу: забороняється реєструвати через РРО від'ємні суми з використанням операції «сторно».
Також, згідно із п. 8 розділу ІІІ цього Порядку, якщо сума коштів, на яку виправлена помилка, перевищує 100 гривень, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. На сьогодні нормативно встановленої форми такого акту немає, але в ньому обов'язково вказуються дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа.
Такі акти передаються до бухгалтерії суб'єкта господарювання і зберігаються протягом трьох років. У разі відсутності у суб'єкта господарювання бухгалтерії зазначені акти підклеюються до останньої сторінки відповідної книги ОРО.
Яка звітність подається у зв'язку з використанням РРО?
У листі від 18.03.2016 р. №5852/10/28-10-06-11 фіскали нагадують, що госпсуб'єкти, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов'язані подавати до органів доходів і зборів звітність, пов'язану із застосуванням РРО та розрахункових книжок.
Такий звіт подається не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця у разі, якщо не передбачено подання інформації по дротових або бездротових каналах зв'язку.
Суб'єкти господарювання, які використовують такі РРО, як електронні таксометри, автомати з продажу товарів (послуг) та РРО, що застосовуються для обліку та реєстрації операцій з купівлі-продажу іноземної валюти, повинні подавати до органів ДПС по дротових або бездротових каналах зв'язку інформацію про:
— обсяг розрахункових операцій, виконаних у готівковій та/або в безготівковій формі,
— або про обсяг операцій з купівлі-продажу іноземної валюти, яка міститься в фіскальній пам'яті зазначених РРО.
Отже, податківці вважають, що звітність необхідно подавати:
— щодо всіх зареєстрованих РРО у випадках, зазначених вище, незалежно від того, чи застосовувалися вони у звітному місяці чи ні,
— щодо всіх книг ОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із розрахунковими книжками.
Хоча в Інструкції №13 зазначено, що такий звіт подається у разі використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок). Так, у п. 1 Інструкції №13 вказано, що Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою №ЗВР-1 (далі — Звіт) складається в розрізі всіх зареєстрованих книг обліку розрахункових операцій, які використовувались протягом звітного місяця.
Заголовна частина Звіту заповнюється так.
— У рядку «До державної податкової інспекції» зазначається назва району, міста, району в місті та міста (для міст з районним розподілом);
— У рядку «реквізити суб'єкта господарювання» наводяться найменування суб'єкта господарювання (далі — СГ) та його місцезнаходження (для фізичних осіб — прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи — підприємця та його місце проживання), що зазначені у Виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, код за ЄДРПОУ чи реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.
У графах 1 — 3 Звіту вказуються такі дані:
у графі 1 — порядковий номер запису у Звіті;
у графі 2 — фіскальний номер книги обліку розрахункових операцій, зареєстрованої на господарську одиницю;
у графах 3 — 5 — записуються такі суми розрахунків за звітний місяць:
у графі 3 — загальна сума проведених за звітний місяць розрахункових операцій, тобто сума коштів, яку отримано від покупців за реалізовані товари (надані послуги);
у графі 4 — частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується податком на додану вартість (далі — ПДВ);
у графі 5 — частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується акцизним податком;
у графі 6 — сума ПДВ, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 4;
у графі 7 — сума акцизного податку, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 5;
у графі 8 записується загальна сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації послуги тощо).
Якщо протягом звітного місяця через розрахункову книжку були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 3 — 8. За бажанням СГ до Звіту можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.
У рядку «Разом» у графах 3 — 8 записуються підсумки показників за відповідними графами.
Звіт підписують директор (керівник) та головний бухгалтер — для юридичних осіб, особисто громадянин-підприємець — для фізичних осіб. Факт прийняття Звіту фіскальним органом засвідчується підписом уповноваженої посадової особи цього органу із зазначенням дати його подання. Звіт скріплюється печаткою, якщо наявність такої у суб'єкта господарювання передбачена чинним законодавством.