Річні звіти фізособи — платника ЄП слід зберігати 5 років після перевірки
Який строк зберігання документів платником ЄП, у разі коли податковий орган не проводив перевірку довше ніж 1095 днів?
Строк збереження первинних документів встановлено п. 44.3 ПКУ. За загальним правилом, мінімальний строк становить не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків первинні документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Випадок, коли контролюючий орган не проводив перевірку понад 1095 днів, розглядається у листі ДПСУ від 18.05.2012 р. №13920/Ж/17-1216 (див. «ДК» №50/2012). Якщо протягом 1095 днів контролюючий орган не проводив перевірку платника, забезпечується належне зберігання платником первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, або такі документи здаються до Національного архіву відповідно до Закону про НАФ (щодо цього податківці дають, на нашу думку, хибну пораду). Але такі документи не можна ані знищувати, ані передавати до Національного архіву (як, власне, і проводити їх попередню експертизу) до проведення податкової перевірки за період, за який їх складено та використано в податковому обліку.
А в листі Державної архівної служби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 повідомляється: «Термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до прийняття остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років). Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року».
Такі самі вимоги встановлено наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Зокрема, ним регламентовано, що річні звіти суб'єкта малого підприємництва — фізичної особи — платника єдиного податку слід зберігати 5 років, за умови завершення перевірки контролюючим органом.
Первинні документи на запит податкової
Податковий орган у своєму запиті вимагає надати первинні документи. Чи правомірно це?
Згідно з пп. 20.1.6 ПКУ, контролюючі органи мають право запитувати та вивчати під час перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов'язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, обов'язкових платежів.
Але законодавець вкладав у цю норму дещо інший зміст, ніж розуміють на практиці податкові органи. Так, справді, зазначена норма передбачає право запитувати первинні документи платника податків — проте лише під час перевірок.
Та є ще й пп. 20.1.14 ПКУ, за нормами якого у разі виявлення порушення вимог податкового чи іншого законодавства України, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, податкові органи мають право надсилати платникам податків письмові запити щодо надання засвідчених належним чином копій документів. Пам'ятайте: відповідно до п. 85.5 ПКУ забороняється вилучення податківцями оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Згідно з п. 1 ст. 16 Закону про інформацію, податкова інформація — це сукупність відомостей і даних, що створені або отримані суб'єктами інформаційних відносин у процесі поточної діяльності і необхідні для реалізації покладених на контролюючі органи завдань і функцій у порядку, визначеному ПКУ. Пунктом 73.3 ПКУ встановлено право податкових органів звернутися до платників податків та інших суб'єктів інформаційних відносин із письмовим запитом про надання інформації, необхідної для виконання покладених на контролюючі органи функцій, завдань, і її документального підтвердження, та передбачено вимоги для такого запиту. І цей пункт наголошує на тому, що вичерпний перелік та підстави надання інформації, про надання якої може бути подано запит, — встановлюється законом. Серед таких підстав є п. 6 п. 73.3 ПКУ — право податкової звернутися до платника податків із запитом в інших випадках, визначених у ПКУ.
Якщо говорити про можливі підстави для надсилання запиту, то, згідно з пп. 78.1.1 ПКУ, це може бути випадок, коли за наслідками перевірок інших платників податків або отримання податкової інформації виявлено факти, що свідчать про порушення платником податків податкового, валютного та іншого законодавства, якщо платник податків не надав пояснення та їх документальні підтвердження на обов'язковий письмовий запит контролюючого органу, в якому зазначаються порушення цим платником податків податкового, валютного та іншого законодавства, протягом 10 робочих днів з дня отримання запиту. У запиті зазначаються такі порушення. Або ж податковий орган може виявити недостовірність даних, що містяться у податкових деклараціях, поданих платником податків. Згідно з пп. 78.1.4 ПКУ, у запиті, що подається з цієї підстави, має бути зазначено також виявлену недостовірність. За наявності цих порушень може проводитися документальна позапланова перевірка, тож у податкового органу виникає право запитувати та вивчати первинні документи.
У разі якщо податковий орган зазначив у запиті конкретні порушення або розбіжності, то інформацію на такий запит слід надати — або готуватися до позапланової податкової перевірки.
Оприбуткувати ТМЦ слід за назвою, зазначеною в накладній, яку було отримано від постачальника
Підприємство придбаває старі труби, які використовує як брухт, а в накладній і податковій його виписують як труби. Чи можна його відразу оприбутковувати як брухт?
Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату і місце складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Таким чином, підставою для оприбуткування придбаних товарів будуть дані, які зазначені в накладній, зокрема номенклатура товарів (зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції), які були поставлені. Тобто підприємство-покупець має оприбуткувати товарно-матеріальні цінності саме за тією назвою, яка зазначена в накладній, яку воно отримало від постачальника.
Не допустити до перевірки на підставі відсутності документів від контрагентів не можна
Податкова прийшла на перевірку, а на підприємстві немає окремих документів від контрагентів. Чи може підприємство допустити до перевірки лише після того, як отримає необхідні документи?
Згідно з п. 44.5 ПКУ, втрата чи пошкодження первинних документів може призвести до відстрочення перевірки строком на 90 днів для їх відновлення. Але тільки за умови письмового повідомлення податкового органу у 5-денний строк з дня такої події.
Проте факт недопуску до перевірки не визнається датою такої події, від якої можна відлічувати строк для повідомлення. На дату початку проведення перевірки всі первинні документи (п. 44.1, 44.3 ПКУ) мають бути наявні у повному обсязі у платника податків (ст. 85 ПКУ).
Водночас, якщо платник податків вважає, що для допуску до перевірки представників податкового органу немає законних та достатніх підстав, такий платник має право не допустити їх до перевірки та скласти акт у довільній формі про відмову від допуску до її перевірки (п. 81.1, 81.2 ПКУ).
Утім, такий платник податків має бути готовий до можливих негативних наслідків, а саме: до застосування адмінарешту майна (умовного чи повного — п. 94.2, 94.5 ПКУ), до судового позову податкового органу про арешт коштів на рахунках (п. 94.6 ПКУ) та до необхідних у цій ситуації дій самого платника — оскарження наказу на призначення такої перевірки.
Акт виконаних робіт — довільної форми, але з обов'язковими реквізитами
Суб'єкт господарювання планує займатися будівельними роботами в Росії, контрагент — російська фірма. Якої форми мають бути акти?
Відповідь на це запитання можна знайти, зокрема, на сайті ДФСУ, у ЗІР (підкатегорія відповіді 114.09). Податківці пояснюють, що суб'єкт господарювання може розробити особисто зручний для застосування бланк акта, який повинен відповідати вимогам Закону про бухоблік.
Зокрема, первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату і місце складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Акт виконаних робіт (наданих послуг) складають у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом.
Акти виконаних робіт (наданих послуг), складені іноземною мовою, повинні бути перекладені українською мовою. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.
Не перекладаються українською мовою документи, складені російською мовою, а також ті, текст яких викладено іноземною мовою з одночасним його викладенням українською (російською) мовою.
Платники ЄП, які не ведуть книгу обліку витрат, не зобов'язані зберігати первинні документи, що підтверджують витрати
Платник ЄП не має первинних документів на товар, який він продає. Яка передбачена відповідальність за це і чи є це порушенням податкового законодавства?
Стаття 44 ПКУ передбачає певні вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності. Загальний п. 44.1 ПКУ визначає, що з метою оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством. Строк зберігання документів, визначених у п. 44.3 ПКУ, встановлено не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Стаття 9 Закону про бухоблік вимагає для бухгалтерського обліку господарських операцій складати первинні документи. Проте згідно з ч. 1 ст. 2 цього закону сфера його дії поширюється на юридичних осіб, зокрема платників ЄП.
Згідно з ч. 8 ст. 19 ГКУ підприємці взагалі не зобов'язані вести бухоблік як такий. Натомість ч. 6 ст. 128 ГКУ зобов'язує підприємця вести облік результатів підприємницької діяльності відповідно до вимог законодавства. Враховуючи це, вести бухгалтерський облік підприємці не зобов'язані, проте повинні вести податковий облік власної діяльності за вимогами, встановленими ПКУ. Таку вимогу містить вищезазначений п. 44.1 ПКУ.
Якщо платник податків не забезпечив зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи (у разі її неподання — з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності — 1095 днів) та/або не надав контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, — такий платник податків згідно з п. 121.1 ПКУ сплачує штраф у розмірі 510 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.
Але все це стосується лише тих документів, які використовувалися (або використовуватимуться) при визначенні об'єкта оподаткування. Отже, ми не заперечуватимемо необхідність первинних документів для підприємця та обов'язковість наявності первинних документів у юросіб.
Контролюючі органи під час перевірок підприємців до відсутності первинних документів на товар ставляться доволі упереджено і стверджують, що підприємець повинен зберігати документи на придбаний ним товар протягом установлених строків, інакше є підстави для застосування санкцій. Згідно з ч. 8 ст. 19 ГКУ, яка висуває вимоги до державного контролю та нагляду за господарською діяльністю, всі суб'єкти господарювання повинні вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи. Але визначення терміна «первинний (оперативний) облік» у законодавстві, зокрема в Законі про бухоблік та в ПКУ, немає. Тож вимога до підприємців, установлена ГКУ, може трактуватися контролюючими органами фіскально, подекуди з перевищенням дійсних прямих обов'язків.
Утім, від ведення обліку результатів підприємницької діяльності платників ЄП — фізосіб не звільнено, адже вище зазначалося, що згідно з ч. 6 ст. 128 ГКУ підприємець повинен вести облік результатів підприємницької діяльності відповідно до вимог законодавства. А це означає необхідність мати і зберігати первинні документи, які підтверджують визначення податкових зобов'язань. Інші документи, що їх податківці часто вимагають під час перевірок, а саме відомості про залишки товарів, оборотно-сальдові відомості про рух придбаних та реалізованих товарів тощо, фізособа — платник ЄП вести і зберігати, на нашу думку, не зобов'язана. У платників ЄП — фізосіб порядок ведення обліку встановлено пп. 296.1.1 та пп. 296.1.2 ПКУ. У цих нормах сказано, що платники ЄП першої, другої групи та третьої груп, які не є платниками ПДВ, ведуть книгу обліку доходів. А платники ЄП третьої групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів та витрат, заповнюючи при цьому книгу обліку доходів і витрат (форми книг затверджені наказом Мінфіну від 15.12.2011 р. №1637). Інших вимог щодо ведення податкового обліку підприємцями на спрощеній системі ПКУ не висуває.
Отже, вести облік витрат повинні лише підприємці третьої групи, які є платниками ПДВ. І, звичайно, на підставі первинних документів. Але яких саме? Виходячи з порядку заповнення книги обліку доходів і витрат, у ній відображають понесені витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги). Отже, це мають бути розрахункові документи про оплату придбаних товарів. Обсяги придбаних та реалізованих товарів у цій книзі не показують, тож, на нашу думку, зберігати первинні документи щодо їх придбання (отримання, оприбуткування) та реалізації (надання покупцям) підприємець не зобов'язаний. Проте це зовсім не означає, що вимогу щодо наявності документів на придбання товару слід ігнорувати.
Підсумуймо: платники ЄП, які ведуть книгу обліку доходів, зберігати первинні документи, що підтверджують понесені ними витрати, законодавчо не зобов'язані. Платники ЄП, які ведуть книгу обліку доходів і витрат, повинні зберігати первинні документи щодо понесених витрат, адже ними вони підтверджують витрати, відображені у такій книзі, а також право на ПК з ПДВ.
Приватний підприємець зобов'язаний оформляти первинні документи на нарахування зарплати працівникам
Чи зобов'язаний приватний підприємець вести бухгалтерський облік операцій з нарахування та виплати зарплати найманим працівникам?
Правові засади регулювання, організації, ведення бухобліку та складання фінзвітності в Україні встановлені Законом про бухоблік. Згідно з ч. 1 ст. 2 цього закону, під його дію потрапляють лише юридичні особи. На фізосіб — приватних підприємців норми Закону про бухоблік не поширюються, тож вони не зобов'язані вести бухоблік. Але, забігаючи наперед, наголосимо, що про суми доходів, нарахованих приватним підприємцем найманим працівникам, він повинен відзвітувати за місцем взяття на облік у ДПI.
Така звітність заповнюється на підставі первинних, бухгалтерських та інших документів, згідно з якими нараховуються доходи найманим працівникам.
Отже, приватний підприємець зобов'язаний оформляти відповідні первинні документи.
Для нарахування зарплати пропонуються типові форми №п-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №п-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)», затверджені Наказом №489. Щомісяця на кожного працівника відкривається відомість за ф. №п-6, а потім дані з них переносять до зведеної форми №п-7. Щоправда, ці форми є надто громіздкими для приватного підприємця. Приватний підприємець може застосовувати простіші форми з тих самих причин, з яких не обов'язково застосовувати і типову форму №п-5, затверджену цим самим наказом.
Приватний підприємець може використовувати типові форми №п-6 та №п-7 після вилучення з них усіх показників, які він не використовує; наприклад, показник вартості продукції, виданої працівникам у разі натуральної форми оплати праці, якщо розрахунки з працівниками проводяться лише у грошовій формі, вартості форменого одягу, якщо такий не використовується, тощо.
Можна розробити власні форми документів з обліку заробітної плати, які повинні відповідати вимогам ст. 9 Закону про бухоблік та Положення №88. Хоча вимоги цих нормативних документів загалом не поширюються на фізосіб — приватних підприємців, останні повинні їх дотримувати з метою документального підтвердження даних звітності із зарплати.
Слід також пам'ятати, що згідно зі ст. 110 КЗпП під час кожної виплати зарплати працедавець повинен надати працівникові інформацію про всі види його нарахувань та утримань, а також про суму зарплати, яка належиться до виплати на руки. З цією метою працедавець повинен розробити форми розрахункових листків, які видаватимуться працівникам на виконання норм ст. 110 КЗпП.
Для розрахунково-платіжних відомостей із нарахування зарплати встановлено термін зберігання 75 років згідно зі ст. 317 розділу I Переліку №578/5. Приватні підприємці можуть використовувати цей перелік на добровільних засадах. При його використанні вони повинні здавати зазначені документи до архіву в установленому порядку (Закон про НАФ).
До ПН вносять дані щодо номенклатури постачання товарів/послуг
Фірма А виконала роботи з монтажу кондиціонера зі своїх матеріалів фірмі Б. В акті виконаних робіт написано: кондиціонер — 5000,00 грн, труба — 300,00 грн, роботи — 1200,00 грн. Всього 6500 грн. У податковій накладній зазначено, що монтаж кондиціонера — 6500,00. Чи правильно зазначено номенклатуру в податковій накладній?
Згідно з пп. 14.1.191 ПКУ, постачання товарів — це передача права на розпоряджання товарами як власник, у т. ч. продаж. А постачанням робіт (послуг), згідно з пп. 14.1.185 ПКУ, є будь-яка операція, що не є постачанням товарів. Як наслідок, враховуючи умови запитання, фірма А не лише виконала монтаж кондиціонера, а й продала його фірмі Б.
Напрошується висновок, що кондиціонер не може бути складовою робіт з монтажу. Як наслідок, стає зрозумілим, що фірма А виконала дві операції: продаж кондиціонера та його монтаж. Кожна господарська операція має підтверджуватися документально. А це означає, що продавець повинен скласти відповідні первинні документи — на практиці це накладна на продаж кондиціонера та акт на монтажні роботи. Водночас головною вимогою до первинних документів є наявність обов'язкових реквізитів (перелік яких наводиться у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88).
Якщо перехід права власності на кондиціонер та монтажні роботи виконуються однією датою, фірма А на дату виникнення ПЗ з ПДВ за п. 187.1 ПКУ зобов'язана скласти ПН. Порядок №957 не містить заборони щодо зазначення у ПН декількох найменувань поставлених товарів/послуг. Отже, до ПН вносять дані щодо номенклатури постачання товарів/послуг.
Чи зазначати в акті наданих послуг перелік матеріалів, витрачених на виконання сервісного обслуговування кондиціонерів, фірма А має право вирішувати самостійно. Щодо складання ПН та визначення бази для ПДВ важливим є зафіксувати в акті вартість виконаних послуг. Адже базою оподаткування ПДВ, згідно з п. 188.1 ПКУ, є договірна вартість наданих послуг. Тому в акті слід проставити суму послуг без ПДВ, яка і є договірною вартістю та базою для оподаткування, й окремо суму податку.
Наводити в акті наданих послуг перелік матеріалів, витрачених на виконання, не обов'язково. На практиці при наданні послуг замовнику сторони договору підписують такі документи: акт здачі-приймання наданих послуг і довідку про вартість наданих послуг та витрат. Довідку про вартість послуг заповнюють спеціалісти підприємства, які брали безпосередню участь у виконанні. Такі документи є підтвердженням обсягу і вартості послуг, які передаються замовнику.
І саме на підставі даних акта і довідки особа, відповідальна за здійснення господарської операції, як додаток у довільній формі складає відомість матеріалів, витрачених на виконання послуг, із зазначенням реквізитів. Саме цей документ є підставою для списання в обліку витрачених матеріалів виконавця.