Обмеження на суму готівкових розрахунків
Чи можна за один день видати більше 10 тис. грн директорові, якщо наступного дня вони будуть повернуті як невикористані? Якщо директор вніс 100 тис. грн позикових коштів, чи можна без обмежень повернути їх наступного дня?
Відповідно до п. 2.3 Положення №637, підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, установлених постановою Нацбанку.
Відповідно до такої постанови — Постанови №210 — установлено граничну суму розрахунків готівкою фізичної особи з підприємством протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 тис. грн.
Враховуючи зазначені обмеження, підприємства мають право здійснювати розрахунки готівкою з фізичною особою в межах 150 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Проте слід бути уважним — адже, незважаючи на те що обмеження у сумі 150 тис. грн установлено тільки на розрахунки за товари (роботи, послуги), податкові органи вважають, що таке обмеження стосується розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, які можуть бути оцінені в грошовій формі, розрахунків за договорами, надання чи повернення позики, в тому числі за виплачену та повернену поворотну фінансову допомогу (лист від 21.07.2014 р. №25/6/99-99-22-06-03-15/415, див. «ДК» №36/2014, коментар «ДК»).
Відповідно, за умови належного оформлення готівкових розрахунків у касі підприємства — з оформленням касовими ордерами і веденням касової книги — підприємство має право здійснювати розрахунки готівкою з фізособою в межах сум, зазначених у запитанні.
Приватні підприємці відображають касові операції у відповідних книгах обліку
Як оформляти касові операції підприємцю?
Усі операції підприємців між собою, з іншими підприємствами та з фізичними особами, пов'язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу, належать до касових операцій. Для підприємців каса — це місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів. До приватних підприємців не висуваються особливі вимоги щодо облаштування каси для проведення розрахункових операцій. Проте відображаються касові операції у відповідних книгах обліку.
Книга обліку для підприємця — це книга обліку доходів (затверджена наказом Мінфіну від 15.12.2011 р. №1637), якщо він перебуває на спрощеній системі оподаткування і не використовує РРО, або книга обліку розрахункових операцій (затверджена наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. №417) для підприємців на загальній системі оподаткування та платників ЄП, які зобов'язані використовувати РРО. Книга обліку розрахункових операцій (далі — КОРО) — це прошнурована і належним чином зареєстрована в органах ДФСУ книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). Проведення підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у книзі обліку доходів або КОРО є оприбуткуванням готівки.
Порядок ведення касових операцій у національній валюті України для підприємців визначено нормами Положення №637. У п. 2.6 Положення №637 установлено вимогу, що вся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. За неоприбуткування, неповне та/або несвоєчасне оприбуткування у касах готівки до підприємця застосовується штрафна санкція у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми (п. 1 Указу №436).
Готівка для видачі позик працівникам не може зберігатися в касі довше ніж три робочі дні
Чи може готівка для видачі позик працівникам зберігатися у касі понад ліміт протягом трьох робочих днів?
Згідно з п. 2.10 Положення №637, підприємства мають право зберігати у касі готівку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.
Структура виплат, пов'язаних з оплатою праці, у т. ч. віднесення відповідних виплат безпосередньо до фонду оплати праці, регулюється Законом про оплату праці та Інструкцією №5 (довідково).
Оскільки позики працівникам згідно з Інструкцією №5 належать до інших виплат, що не входять до фонду оплати праці, то готівка з такою метою не може зберігатися в касі підприємства понад установлений ліміт протягом 3 робочих днів.
У разі перевищення підприємством ліміту каси на нього чекає штраф у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день згідно з Указом №436.
Кошти, здані на інкасацію після закінчення операційного дня банку, — не понадлімітні
Підприємство здало готівкову виручку через інкасаторську службу після операційного часу роботи банку. Чи вважаються такі кошти понадлімітними?
Відповідно до п. 1.2 Положення №637, ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час. Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно. Вони можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівку у межах, що не перевищують установленого ліміту каси. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається до банку для її зарахування на поточний рахунок підприємства, інакше воно несе відповідальність у вигляді штрафу. Згідно з п. 1 Указу №436, за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено відповідальність — у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.
Підприємства здають готівку самостійно або через відповідні інкасаторські служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.
Підтвердженням здавання готівки до банку через інкасаторів буде копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою, засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача.
Але слід врахувати норми п. 5.9 Положення №637. Готівкові кошти не вважатимуться понадлімітними в день їх надходження, якщо вони здаються до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку. Отже, якщо інкасація коштів відбулася після операційного часу роботи банку, незважаючи на те що фактичне приймання цих коштів банківськими працівниками і зарахування їх на рахунок банку відбудуться лише наступного дня, такі кошти не вважаються понадлімітними. Підтверджуватимуть це запис у касовій книзі та копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою.
У разі зниження готівкових оборотів переглядати ліміт каси не треба
Чи треба переглядати ліміт каси у зв'язку зі зниженням готівкових оборотів?
Перегляд в обов'язковому порядку встановленого раніше ліміту каси передбачено лише у разі застосування ліміту за прогнозними розрахунками. Також установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки, як сказано у п. 5.11 Положення №637, можуть переглядатися:
— у зв'язку зі змінами законодавства України;
— за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/витратах готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
Виходить, прямого обов'язку переглядати ліміт каси підприємствам не встановлено. Хоча зниження готівкових оборотів може вважатися фактором об'єктивного характеру, за наявності якого рекомендуємо переглянути ліміт.
Як наголошувалося у листі НБУ від 01.12.2009 р. №11-113/5438-22292, «скорочення обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства є підставою для перегляду встановленого ліміту каси. Однак вимоги щодо обов'язкового перегляду встановленого ліміту каси у зв'язку зі скороченням обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства Положення не містить».
Отже, обов'язкової вимоги щодо перегляду встановленого підприємством ліміту каси у зв'язку зі скороченням оборотів за надходженнями готівки не визначено. Пунктом 5.11 Положення №637 передбачено лише можливість такого перегляду.
Якщо видані під звіт кошти повернено в повній сумі, складати авансовий звіт не треба
З каси підприємства видано гроші під звіт, щоб не було переліміту каси. Чи треба у такому разі складати авансовий звіт?
Строк, на який дозволено видавати готівкові кошти під звіт, визначено п. 2.11 Положення №637. На виробничі (господарські) потреби готівка видається працівникові під звіт із каси підприємства за видатковим касовим ордером на строк не більше 2-х робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Але п'ятий абзац п. 2.11 Положення №637 висуває вимогу: «Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України». Постає запитання: як фізособі відзвітувати?
Якщо працівник використав кошти, видані під звіт, то в цьому разі виникає обов'язок відзвітувати за таке використання шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом Міністерства доходів України від 24.12.2013 р. №845). Звіт складається підзвітною особою, що отримує такі кошти від підприємства будь-якої організаційно-правової форми або від самозайнятої особи.
Якщо працівник, отримавши гроші з каси підприємства, не зміг виконати доручення підприємства з якихось об'єктивних причин, то і звіт подавати не треба. Адже факту використання коштів немає, відповідно, немає і підстав для звітування. У цьому разі фізособа не пізніше наступного дня просто повертає отриману готівку до каси підприємства.
Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткування готівки здійснюється на підставі прибуткових касових ордерів та відображення у касовій книзі. І, на наш погляд, саме оформлення прибуткового касового ордера у цьому разі (із зазначенням у реквізиті «Підстава», що повертаються невитрачені кошти, видані на господарські потреби) є звітуванням за одержані під звіт та не витрачені готівкові кошти.
Порядок заповнення прибуткового касового ордера
Який порядок заповнення прибуткового касового ордера?
Відповідно до п. 3.3 Положення №637, приймається готівка до каси за прибутковими касовими ордерами (затверджена форма — це додаток 2 до Положення №637), підписується головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Прибутковим касовим ордером (далі — ПКО) оформляється надходження готівкових коштів безпосередньо до каси підприємства.
Прибутковий касовий ордер (типова форма №КО-1) заповнюється таким чином:
— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» зазначається назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти, та ЄДРПОУ;
— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставляться номер та дата оформлення касового ордера (дата повинна відповідати даті, за якою цей ордер зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів);
— у колонках таблиці — номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума (що стосується такого реквізиту, як код цільового призначення, до речі, Положенням №637 на сьогодні цільового використання коштів не встановлено, а от колись давно, справді, була така вимога);
— у рядку «Прийнято від» зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вносить кошти до каси підприємства;
— у рядку «Підстава» зазначається підстава для внесення готівкових коштів до каси підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення коштів, звіт про використання коштів, наряд-замовлення тощо;
— у рядку «Сума» — сума, яка оприбутковується, літерами, з великої літери;
— у рядку «Додатки» зазначаються документи, пов'язані зі здійсненням операції з внесення готівки до каси, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ, наряд-замовлення тощо. Тут же можуть бути зазначені дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші до каси;
— у рядках «Підписи головного бухгалтера та касира» — підписи головного бухгалтера й касира. Під час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів. Якщо відсутній касир, — ПКО підписує особа, яка виконує його обов'язки.
У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).
Якщо діяльність підприємства передбачає готівкові розрахунки, слід розрахувати ліміт каси
Хто з суб'єктів господарювання може не встановлювати ліміт каси?
Банкам та підприємцям, незалежно від системи оподаткування, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюють (п. 2.7 Положення №637).
Проте відсутність обов'язку встановлювати ліміт каси не означає, що підприємцям не треба дотримувати всіх вимог касової дисципліни. Наприклад, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки або за проведення готівкових розрахунків без надання покупцю платіжного (розрахункового) документа (товарного або касового чека, розрахункової квитанції, які підтверджують факт сплати готівкових коштів) чи недотримання граничної суми розрахунків готівкою протягом одного дня (див. Постанову №210) до підприємців теж застосовується відповідальність, установлена чинним законодавством.
Також ліміт каси не встановлюється релігійним організаціям (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності (п. 5.6 Положення №637).
Якщо діяльність підприємства передбачає готівкові розрахунки, слід розрахувати ліміт каси. Між іншим, до визначення «готівкові розрахунки» п. 1.2 Положення №637 відносить не лише виручку за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) й інше майно, а й операції, які безпосередньо не пов'язані з такою реалізацією. Тож ліміт каси можуть не встановлювати лише ті СГ, які здійснюють діяльність виключно у безготівковій формі. Отже, якщо підприємство не встановило ліміту каси, то він вважається нульовим. А це означає, що вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, з відповідними наслідками.
Тож радимо всім підприємствам, зокрема й тим, що здійснюють розрахунки лише у безготівковій формі, встановлювати ліміт хоча б у мінімальному розмірі. Адже навіть ті підприємства, які не реалізують продукцію за готівку, можуть мати операції, пов'язані з готівковими коштами (наприклад, видача та повернення коштів на госппотреби, відрядження тощо). Тому при нульовому ліміті каси таке підприємство, якщо вчасно не здасть залишок готівки до банку, потрапить під штрафні санкції.
Кошти, повернені працівником до каси як частина невикористаного авансу, можуть видаватися на господарські потреби
Чи можна видати на господарські потреби готівкові кошти, що їх повернув до каси працівник підприємства як частину невикористаного авансу, не здаючи до установи банку?
Запитання такого роду доволі часто виникають на практиці. Відразу зауважимо: за належного документального оформлення такої операції готівкові кошти, які були повернені працівником до каси підприємства, можна знову видати на господарські потреби. Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Відповідно до п. 3.1 Положення №637, операції з готівкою оформляються касовими документами з відображенням таких операцій у касовій книзі.
Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткуванням готівки у касах є облікування готівки у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Готівка приймається до каси за прибутковими касовими ордерами (додаток 2 до Положення №637), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Видається готівка з кас за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення №637). Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником.
Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі (додаток 5 до Положення №637). Записи в ній робить касир за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером у день її надходження або видачі.
У п. 2.9 Положення №637 сказано, що готівка підприємств (у т. ч. готівка, одержана з банку) використовується для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування.
До речі, вимоги щодо цільового використання готівки Положенням №637 на сьогодні не встановлено (хоча колись давно була й така вимога). А це означає, що отримані в банку за грошовим чеком з певною метою власні кошти (наприклад, на відрядження працівників) за потреби (у т. ч. і в разі несподіваної зміни обставин) можуть бути спрямовані їх власниками на інші господарські витрати підприємства.
Отже, можна зробити висновок, що готівкові кошти, які були повернені працівником до каси підприємства як частина невикористаного авансу (про що свідчитиме залишок за звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт), за належного документального оформлення (готівкові кошти оприбутковані у касі підприємства) можуть видаватися на господарські потреби.
Якщо оплату отримують виключно в безготівковій формі, РРО не потрібен
ТОВ на загальній системі надає послуги з підключення та надання доступу до Інтернету. Чи зобов'язане підприємство з 1 липня 2015 року застосовувати в обов'язковому порядку касовий апарат?
Правові засади застосування РРО у сфері послуг визначає Закон про РРО. Насамперед зауважимо, що обов'язок застосовувати РРО виникає у підприємства, коли розрахунки здійснюються у готівковій формі або у разі застосування банківської платіжної картки за місцем реалізації послуг.
І якщо до 01.01.2015 р. РРО та розрахункові книжки не застосовувалися при наданні послуг (крім підприємств торгівлі та громадського харчування) з умовою проведення розрахунків у касах підприємств, з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів (п. 1 ст. 9 Закону про РРО), то тепер редакція цієї норми змінена. Відповідно, підприємства, що надають послуги, зокрема з підключення й надання доступу до Інтернету, з 01.01.2015 р. у разі здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток) зобов'язані були проводити розрахункові операції на повну суму наданих послуг через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО.
Проте, відповідно до п. 9 Прикінцевих положень згаданого Закону, тимчасово, до 01.07.2015 р. суб'єкти господарювання звільняються від санкцій за порушення вимог Закону про РРО при наданні послуг у разі проведення розрахунків у касах з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.
Якщо підприємство й надалі отримуватиме оплату виключно безготівково, зокрема і шляхом внесення покупцями готівки на поточний рахунок через касу банку, то РРО застосовувати не треба і штрафи за його відсутність не застосовуватимуться.
Підприємець несе відповідальність за перевищення строків використання виданої під звіт готівки
Чи застосовується до підприємця фінансова санкція за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки найманому працівникові?
Підприємцю не уникнути відповідальності за п. 1 Указу №436, а саме за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів.
Крім того, якщо найманий працівник з якихось причин вчасно не встиг або забув подати авансовий звіт та/або повернути невикористану частину виданого авансу, це не мине для нього без наслідків. У разі порушення вимог пп. 170.9.2 ПКУ з працівника стягується ПДФО у розмірі 15% (20% — на суму, що перевищує 12180 грн у 2015 році).
Згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються: сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ. На відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій. Між іншим, база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, збільшується на коефіцієнт згідно з п. 164.5 ПКУ. Сума податку на доходи, нарахована на невідзвітовані чи не повернуті вчасно кошти, утримується підприємцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) фізособи за відповідний місяць, а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.1 ПКУ).
Заява про відмову від касового апарата законодавством не передбачена
ФОП 3-ї групи єдиного податку надає послуги юридичним особам та отримує кошти виключно на картковий рахунок. Чи вважається це безготівковими розрахунками? У податковій вимагають написати заяву про відмову від касового апарата — чи правомірно це?
З 01.07.2015 р. при здійсненні готівкових розрахунків, а також розрахунків у безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток) платники ЄП — фізособи третьої групи зобов'язані використовувати РРО. Якщо платник ЄП здійснює розрахунки за товари (послуги) виключно у безготівковій формі, зокрема шляхом внесення покупцями готівки на поточний або картковий рахунок підприємця через касу банку, то РРО застосовувати не треба і штрафи за його відсутність не накладатимуться.
Отже, якщо платник ЄП отримує оплату за надані послуги виключно на картковий рахунок (це поточний рахунок, на якому обліковуються операції за платіжними картками), застосовувати РРО він не зобов'язаний. Так, справді, Закон про РРО вимагає використовувати реєстратор розрахункових операцій, якщо розрахунки здійснюються не лише у готівковій, а й у безготівковій формі (за допомогою платіжних карток). Проте, згідно зі ст. 2 та 3 Закону, безготівкова форма розрахунків, при якій слід застосовувати РРО, — це приймання від покупця платіжних карток за місцем реалізації товарів (послуг), що означає проведення торговцем розрахунків через платіжний пристрій (термінал). А от внесення покупцями готівки на картковий рахунок продавця — це безготівкові розрахунки, які через платіжний термінал не проводяться, тож РРО застосовувати не треба.
Справді, нині податкові органи на місцях рекомендують платникам ЄП — фізособам подати заяви у довільній формі про відмову від застосування касових апаратів. Як свідчить практика та численні обговорювання цього питання на бухфорумах, заява про відмову від РРО мусить мати такий вигляд: «З метою визначення необхідності РРО як платник податків 3-ї групи повідомляю, що всі розрахунки проводяться у безготівковій формі через п/р _________[номер рахунку], банк [назва банку та адреса банку поштова, тобто з індексом]. Адреса здійснення діяльності — вул. ..., м. ... Тому з 1 липня 2015 р. не планую застосування касового апарата у своїй діяльності. Дата (підпис та печатка (за наявності)».
Відразу зауважимо: жодним нормативним документом, зокрема ПКУ та Законом про РРО, подання таких заяв у ДПІ не передбачено. Мало того, підтверджувати, що платник ЄП здійснює або не здійснює готівкові розрахунки, також не вимагається. Тому вимога подавати такі заяви — це суто примха самих податківців.