Податківці зазначили, що зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єктів господарювання, визначені Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі — Перелік №578/5).
Цим Переліком встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.
Терміни зберігання типових документів, затверджених Переліком №578/5, є мінімальними.
Але для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, 44.4 ст. 44 Кодексу (тобто 1095 днів зазвичай та 2555 днів стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення).
Згідно зі ст. 336 пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку №578/5, строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.
Аналогічну позицію висвітлено у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 р. №01.2/2629, яким наголошено на недопущенні знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів.
Таким чином, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком №578, але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 Кодексу, тобто 1095 днів зазвичай та 2555 днів стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення.
Від редакції
Пунктом 102.1 ПКУ встановлено: якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.
Тобто після спливу термінів не може бути перевірки — але через війну строки давності зупинилися для тих, хто не може виконувати свої податкові обовʼязки. Відповідно цей період не буде входити в 1095 календарних днів. Навіть якщо госпоперації були здійснені, а первинні документи були складені під час воєнного стану, вони можуть бути витребувані під час перевірки, проте, на нашу думку, без нарахування податкового зобов’язання та штрафів за такий період за виявлені порушення.
Окрім того, варто нагадати і про те, що у приписах п. 102.2 ПКУ наведені випадки, коли грошове зобов’язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому п. 102.1 ПКУ. Зокрема, йдеться про випадок, коли податкова звітність взагалі не була подана. Проте під час дії воєнного стану і ця можливість зупиняється, адже перевірки не проводитимуться. А от після перемоги ця норма знову почне діяти з врахуванням строків поданої звітності.