Водій доставив товар покупцю, є накладна і ТТН, але чек на пальне загубився. Втім, можна взяти копію чека. Кошти з каси на заправлення авто під звіт не видавалися. Як підприємству відшкодовувати витрати водія на таке заправлення і які наслідки відшкодування без документів на придбання пального?
У разі придбання працівником товарів (ПММ) для потреб підприємства за власні кошти у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби подається звіт, а також підтвердні документи про використання коштів (наприклад, чеки АЗС).
Оскільки кошти на заправлення автомобіля працівнику під звіт заздалегідь не видавалися, то формально подавати авансовий звіт він не зобов'язаний (адже ані авансу, ані підзвітних коштів формально не було!). Але на практиці в таких випадках складають саме авансовий звіт, бо він більш знайомий податківцям, які перевіряють не лише витрати підприємства на відшкодування зазначених коштів, а й касову дисципліну, яка включає в себе питання документального оформлення підзвітних коштів.
Оскільки документів про понесені витрати працівник не надає, але у звіті ці витрати наводить і наполягає на їх поверненні, наслідки для підприємства, керівник якого затвердить такий звіт із відшкодуванням працівнику не підтверджених документально витрат, будуть такими.
ПДФО та військовий збір. Якби витрати, відшкодовані працівнику за авансовим звітом, були документально підтверджені, вони не оподатковувалися б за п. 170.9 ПКУ. А під документально підтвердженими витратами, про які йдеться у пп. 170.9.1 ПКУ, маються на увазі саме оригінали документів, а не їх копії. Тобто працівник мав надати для звільнення від оподаткування відшкодування понесених ним витрат саме оригінали чеків на пальне.
Оскільки таких документів працівник не надав, відповідно, наслідки в оподаткуванні будуть такими: виникнення оподатковуваного доходу згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, з якого слід утримати ПДФО (із застосуванням натуркоефіцієнта 1,21951) у розмірі 18% та військовий збір — 1,5%.
Податок на прибуток. Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування.
У бухгалтерському обліку підставою для відображення господарської операції є первинний документ. Наголосимо: ТТН не є документом, на підставі якого можна визнавати витрати на придбання пального у вартості їх використання. Завдання ТТН — лише підтвердити факт перевезення вантажу.
Тому, навіть якщо підприємство компенсує працівнику вартість придбаного бензину, без отримання підтвердних документів щодо його придбання, таке підприємство не зможе пальне оприбуткувати (а потім списати). Тому суму нарахованого працівнику відшкодування підприємство спише на інші витрати (за Д-т субрахунку 949 або 977).
ПДВ. Підставою для визнання ПК з ПДВ при придбанні пального може бути або податкова накладна, складена на покупця і зареєстрована в ЄРПН, або фіскальний чек на суму не більш ніж 240 грн з ПДВ (п. 201.10, 201.11 ПКУ). Оскільки жодного із зазначених документів підприємство не має, то навіть у разі відшкодування працівнику згаданих витрат права на ПК з ПДВ підприємство не матиме.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»