Хоча форма №1ДФ здається простою, помилки в її заповненні — не така вже й незвична річ. Поговоримо про деякі нюанси практики заповнення ф. №1ДФ та виправлення неправильно зазначених показників.
На нашому підприємстві багато робіт виконуються на підставі договорів ЦПХ. Як відображають суми ПДФО за такими договорами у ф. №1ДФ?
Норми пп. 164.2.2 ПКУ відносять суми винагород та інших виплат, нарахованих (виплачених) платнику податку відповідно до умов цивільно-правового договору до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи. База оподаткування в цьому разі визначається як нарахована сума такої винагороди, зменшена на суму єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (п. 164.6 ПКУ). Оскільки з 01.01.2016 р. утримання ЄСВ податковим агентом за рахунок винагороди фізособи вже не здійснюється, базою для нарахування ПДФО за ставкою 18% буде вся сума винагороди. Податковий агент має відобразити зазначені виплати й утримання ПДФО та військового збору у формі №1ДФ з ознакою доходу «102».
На підприємстві нараховану зарплату за липень — вересень 2016 р. виплачено лише у жовтні 2016, бо підприємство не мало коштів на виплату зарплати. У жовтні підприємство має намір звільняти працівників. За які періоди підприємство має подати податковий розрахунок ф. №1ДФ та як відобразити нарахування і виплату працівникам?
За приписами пп. 168.1.2 ПКУ ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені для місячного податкового періоду (пп. 168.1.5 ПКУ). Тобто ПДФО за липень — вересень мав би бути сплачений до бюджету до 30.08, 30.09 та 30.10 відповідно.
Крім того, норми ч. «б» п. 176.2 ПКУ регламентують подання податковим агентом ф. №1ДФ за підсумками звітного кварталу. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум доходів податковим агентом протягом звітного періоду. Якщо дохід нараховується, його слід обов'язково відобразити в гр. 3а незалежно від того, чи виплачено такі доходи. У цьому разі податковий агент подає ф. №1ДФ за III кв. 2016 р., де в гр. 3а, 4а та 4 розділів I та II зазначає суми нарахованих доходів та нарахованих і сплачених ПДФО та військового збору, а в гр. 3 розділу I та в гр. «Загальна сума виплаченого доходу» та «Перераховано збору» розділу II проставляє нулі.
За IV квартал 2016 року ф. №1ДФ, здавалося б, подавати не треба, адже немає факту нарахування та виплати доходів та утримання і перерахування до бюджету ПДФО та військового збору. Але враховуючи, що зарплата виплачується нерегулярно (з відривом від наступного місяця після того, за який нараховується), за той квартал, коли фактично здійснюються виплати, слід подати ф. №1ДФ, заповнивши даними про виплачену зарплату гр. 3 розділів I та II ф. №1ДФ (таким чином ми показуємо податківцям виплату зарплати, нарахованої в попередніх звітних періодах). Відповідними цифрами мають бути заповнені гр. 3 розділу I та гр. «Загальна сума виплаченого доходу» та «Перераховано збору» розділу II.
У жовтні 2016 р. працівнику нараховано індексацію зарплати за попередні півтора року роботи на цьому підприємстві. За якою ставкою оподатковується такий дохід, до яких періодів він належить і як його відобразити у ф. №1ДФ?
Нарахування індексації в конкретному місяці за низку звітних періодів, що вже минули, здійснюється датою, коли було проведено індексацію. Повертатися до попередніх звітних періодів і прив'язуватися до конкретних місяців потреби немає. ПДФО і військовий збір з нарахованого в жовтні 2016 р. доходу слід сплатити в день виплати такого доходу або не пізніше 30 листопада 2016 р. Утримують всі податки і збори в сукупності з доходами за жовтень 2016, і до цієї суми застосовується ставка 18%. За підсумками нарахування індексації слід буде відобразити таку суму індексації саме за підсумками IV кв. 2016 р.
Підприємство в жовтні 2016 р. скерувало штатного юриста на 4-денний семінар щодо підготовки справ до суду. Вартість участі в семінарі (1500 грн) була сплачена підприємством. Як оподатковується така сума і яким чином її відобразити у ф. №1ДФ?
Вартість участі в семінарі, що за своєю суттю є підвищенням кваліфікації працівника, не є об'єктом оподаткування ПДФО та військовим збором. За приписами пп. 165.1.37 ПКУ, сума 1500 грн відображається в розрізі реєстраційного номера працівника за ознакою доходу 158.
Підприємство протягом кварталу здійснювало виплати фізособам-підприємцям. Чи відображати такі суми у формі №1ДФ?
Згідно з п. 177.8 ПКУ, під час нарахування (виплати) доходу фізособі від провадження нею підприємницької діяльності суб'єкт господарювання, котрий нараховує (виплачує) такий дохід, не утримує ПДФО та військовий збір, якщо фізособа надала копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію підприємцем. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні (п. 3.2 Порядку №4). У формі №1ДФ таку виплату слід зафіксувати у графах 3 «Сума виплаченого доходу» та 3а «Сума нарахованого доходу» з ознакою доходу «157». Графи 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» не заповнюють (у таких графах проставляють прочерки). Будьте уважні: графу 3 «Сума виплаченого доходу» у податковому розрахунку заповнюють тільки в разі фактичної виплати доходу самозайнятій особі (підприємцю). Наприклад, якщо нарахування доходу було здійснено у вересні (III квартал), а виплату — у жовтні (IV квартал), то нараховану суму відображають у графі 3а «Сума нарахованого доходу» за III квартал, а виплачену суму — в графі 3 «Сума виплаченого доходу» у звітності за IV квартал.
Виправлення у ф. №1ДФ
Виправити помилки у ф. №1ДФ можна трьома способами: подати новий звітний розрахунок, уточнюючий розрахунок або здійснити коригування даних попередніх періодів у розрахунку за поточний звітний період. Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого розрахунку однаковий. Вони мають бути заповнені на основі вже поданих податківцям даних і містити нову інформацію щодо тих даних, які уточнюються. Якщо строк давності (1095 днів, п. 102.1 ПКУ) вже минув, то уточнення можна не робити, адже донараховувати податкові зобов'язання за тими сумами, за якими вже минуло 1095 днів, податковий орган не буде. У разі якщо подавався уточнюючий розрахунок, строк давності у 1095 днів буде обраховуватися з дати подання такого уточнення.
Відповідно до п. 119.2 ПКУ, якщо ф. №1ДФ подано з недостовірними відомостями або з помилками, які призвели до зменшення або збільшення податкових зобов'язань чи зміни платника податків (неправильно зазначено реєстраційний код особи), застосовуються штрафні санкції у розмірі 510 грн або 1020 грн у разі повторного порушення. Ті самі санкції загрожують у разі неподання ф. №1ДФ, подання з порушеннями або ж подання звітності з неправильними даними, що призвели до невідображення або неправильного відображення ПЗ з ПДФО.
Зверніть увагу: штраф 510 грн застосовується до загальної кількості порушень (не за кожне окремо взяте порушення) (лист ДФСУ від 02.09.2015 р. №18766/6/99-99-17-02-01-15).
Проте у разі коли на момент перевірки всі правопорушення усунено і неправильно подані дані уточнено у разі подання уточнюючих розрахунків або через річний перерахунок ПДФО, штрафи за п. 119.2 ПКУ не застосовуватимуться.
У разі коли мало місце заниження ПЗ з ПДФО на підставі ф. №1ДФ, поданої з помилками, слід узяти до уваги штрафи за п. 50.1 ПКУ. Виправлення помилок щодо неправильно обрахованого ПДФО в межах подання окремого уточнюючого розрахунку коштуватиме підприємству 3% суми недоплати. Як ми пам'ятаємо, виправлення помилок минулого періоду через звітну форму ф. №1ДФ є неможливим. Суми штрафу, самостійно нарахованого платником податків, у звітності не відображають.
Чи подається уточнююча ф. №1ДФ у разі, коли підприємство помилково зазначило у гр. «Працювало за трудовими договорами» не 27 працюючих, а тільки 7?
Порядком №4 передбачено коригування окремих рядків звітності, що безпосередньо впливають на доходи чи розмір утриманого та сплаченого податку, збору. Кількість працюючих не призвела до викривлення даних чийогось доходу чи суми нарахованих та сплачених податків та зборів. Отже, в такому разі уточнюючий ф. №1ДФ подавати не треба.
Чи треба подавати уточнюючу ф. №1ДФ у разі, коли підприємство нараховує преміальні виплати працівникам за періоди, що належать до попередніх звітних періодів?
Ні, не треба. Суми преміальних виплат за попередні звітні періоди відображають у ф. №1ДФ у тому кварталі, коли мав місце факт такого нарахування. Уточнюючий розрахунок ф. №1ДФ у такому разі подавати не треба.
Виявлено помилку в податковому номері працівника. У наступному кварталі подано уточнюючу ф. №1ДФ. Чи в разі самостійного виправлення цієї помилки може бути застосовано штраф за п. 119.2 ПКУ?
Якщо податковий агент припустився помилки в унікальному номері фізособи, по суті, це означає, що зазначено дані іншої особи (так само розуміють податківці і випадок зазначення у графі 2 абсолютно недостовірних даних, які не стосуються будь-якої фізособи). У ф. №1ДФ слід відобразити не всі дані з попереднього податкового розрахунку, а лише інформацію за рядком та реквізитами, які уточнюються (п. 4.4 Порядку №4). Для вилучення помилкового рядка з неправильним податковим номером фізособи треба повторити всі графи такого рядка з форми №1ДФ, яка подана з помилкою, та у графі 9 поставити «1» — на вилучення рядка. Для введення виправлених даних повністю заповнюють усі графи і у графі 9 вписують «0» — на введення рядка.
Підприємство помилково відобразило суму перерахованого ПДФО (гр. 4) на 1300 грн менше, ніж значилося в обліку і фактично перераховано. Як виправити цю помилку, якщо термін подання ф. №1ДФ уже минув?
Хоча строк подання ф. №1ДФ уже минув, уточнити дані все одно треба. У такому разі подається ф. №1ДФ, де у відповідній комірці над табличною частиною робиться відмітка, що цей розрахунок ф. №1ДФ є уточнюючим. Для коригування треба вилучити рядок, у якому допущено помилку.
Для цього з попередньої введеної інформації слід повторити всі графи такого рядка, а в гр. 9 зазначити цифру «1» — на вилучення рядка. Після цього для введення нового рядка наводять новий рядок із правильною сумою податку, в гр. 9 ставлять цифру «0» — на введення рядка.
До зарплати працівника застосовувалася податкова соціальна пільга протягом двох місяців, але бухгалтер у ф. №1ДФ за III кв. 2016 р. зазначив, що цей працівник протягом усього кварталу користувався ПСП. Як виправити дані?
Як і у попередньому випадку, слід подати ф. №1ДФ, де у відповідній комірці над табличною частиною зробити позначку, що цей податковий розрахунок є уточнюючим. Спочатку слід вилучити рядок, у якому допущено помилку (в гр. 9 зазначити цифру «1» — на вилучення рядка), а далі навести новий рядок із правильною сумою податку (в гр. 9 поставити цифру «0» — на введення рядка).
У п. 3.8 Порядку №4 сказано, що при заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізособи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу). Отже, якщо протягом двох місяців до доходу працівника застосовувалася звичайна ПСП, тоді в одному рядку в розрізі ідентифікаційного номера цього працівника треба показати суму нарахованого та виплаченого доходу, суму утриманого та перерахованого ПДФО, до якого була застосована пільга. У графі 8 ставиться номер відповідної пільги — 01, а в графі 9 — цифра «0». У другому рядку, також у розрізі ідентифікаційного номера цього працівника, показують доходи, отримані без застосування ПСП, а у графі 8 роблять прочерк. I якщо суми нарахованого та виплаченого доходу (графи 3а та 3) і нарахованого та сплаченого ПДФО (графи 4а та 4) у такого працівника не змінюються, то штрафні санкції не застосовуються.
Бухгалтер правильно зазначив суму доходу й утриманого податку, але помилково відобразив неправильну ознаку доходу. Чи будуть штрафи і як виправити помилку?
Неправильно зазначена ознака доходу (графа 5 ф. №1ДФ) належить до такого виду помилок, як недостовірні відомості, проте не призводить до викривлення показника ПЗ з ПДФО і свідчить лише про спотворення інформації про конкретний вид доходу. Для уникнення штрафу за п. 119.2 ПКУ податковий агент має виправитися. Для цього у графі 9 помилкового рядка слід зазначити «1» — на вилучення, а правильні дані за цим рядком — внести до звітності, заповнивши всі його графи, у графі 5 проставити правильну ознаку доходу й у графі 9 — «0».
Працівнику була видана нецільована благодійна допомога. Проте за підсумками звітного періоди ми не відобразили її у ф. №1ДФ? Чи треба подавати уточнюючий податковий розрахунок?
Звичайно, бажано таку помилку виправити, бо йдеться про подання недостовірних даних про доходи осіб (виправити можна хоча б «за компанію» з якоюсь більш-менш істотною помилкою). Але якщо виправлення помилки щодо виплачених доходів, які не підлягають оподаткуванню, не призвело до зменшення чи збільшення суми ПДФО, штрафні санкції до податкового агента за п. 119.2 ПКУ не застосовуються. Виправити слід таким чином: у графах 3а та 3 відображають суми нарахованого та фактично виплаченого доходу, який не підлягає оподаткуванню ПДФО (про це свідчитиме ознака доходу у графі 5), графи 4а та 4 не заповнюють, у графі 5 проставляють ознаку доходу «169», у графі 9 — ознаку «0».
У графі «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» розд. II ф. №1ДФ за II кв. 2016 р. помилково відображено на 400 грн меншу суму перерахованого військового збору, ніж потрібно. Як підприємству виправити помилку? До бюджету перерахування військового збору зроблено правильно.
Суми військового збору показують у розділі II ф. №1ДФ загальною сумою. Суму нарахованого та виплаченого доходу відображають загальним підсумком за звітний період (без ідентифікації в розрізі працівників), за фактом такого нарахування і виплати, аналогічно фіксуються і суми військового збору. У цьому разі в рядку «Військовий збір — виключення ****» слід повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильні дані.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор