У регулюванні порядку надання відпусток значна роль належить вітчизняним правовим традиціям, які своєрідно доповнюють або навіть видозмінюють правила, встановлені законом. Одним із таких випадків є відкликання працівника з відпустки, а також її перенесення або продовження, які врегульовані законом досить поверхово і на практиці не завжди реалізуються визначеним у ньому шляхом.
Відкликання з відпустки: загальні засади
Відкликання з відпустки — це вихід працівника на роботу до закінчення відпустки за рішенням роботодавця. Як правило, на практиці найчастіше це стосується адміністративного персоналу, що працює на посадах, які не мають заступника, і який відкликається для роботи за згодою для виконання невідкладної роботи. Проте для виробничого персоналу воно також є досить характерним, адже запобігання простоям може бути необхідним у разі, наприклад, серйозної хвороби чи звільнення працівника, що замінює особу при змінній роботі на безперервно діючому підприємстві.
Оскільки відпустка — це різновид часу відпочинку, а право на відпочинок гарантовано Конституцією, законодавець у ст. 79 КЗпП та в ст. 12 Закону про відпустки встановив три істотні обмеження щодо відкликання працівника з відпустки.
Умови відкликання з відпустки
Відкликання працівника з відпустки є правомірним лише за дотримання одночасно таких умов:
1) виняткова необхідність: відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи та в інших випадках, передбачених законодавством*;
2) працівнику має бути надано неперервну частину відпустки, яка не може становити менше ніж 14 календарних днів за кожен робочий рік;
3) згода працівника.
* Наприклад, відкликання за рішенням керівника державного органу встановлено законодавством для державних службовців.
Згода працівника
Найважливішою на практиці визнається така умова, як згода працівника. Якщо працівник погоджується на відкликання з відпустки, то приписати таку виняткову необхідність, як запобігання простою чи запобігання псуванню майна, можна досить часто. До того ж працівник, що надав згоду, вочевидь, не скаржитиметься до інспекції з праці. За відсутності згоди відкликання буде незаконним, і примусити працівника вийти на роботу або покарати його за невихід не вдасться.
Відкликання без згоди працівника
За загальним правилом відкликання з відпустки завжди допускається лише за згодою.
Виняток із правила щодо згоди працівника стосується тільки державної служби. Згідно зі ст. 20 Закону України від 16.12.93 р. №3723-XII «Про державну службу», за рішенням керівника державного органу службовці можуть бути відкликані зі щорічної або додаткової відпустки. Щоправда, тут не встановлено порядку повідомлення працівника про відкликання, і тому на практиці цей припис реалізується також шляхом отримання згоди працівника. Інакше керівник органу повинен бути спроможним чітко довести, що рішення про відкликання було прийнято і працівник про нього знав.
Повідомлення про відкликання, оформлення згоди
Необхідність наявності згоди працівника на практиці усуває питання, як повідомити його про відкликання, якщо працівник не вдома, а поїхав, приміром, до іншого населеного пункту або й за кордон. Закон при отриманні усного (телефоном) або й письмового (телеграма, лист) повідомлення про відкликання з відпустки не покладає на працівника обов'язку переривати відпустку, купувати нові квитки і терміново їхати на робоче місце та не встановлює строку такого прибуття. Відповідні норми, на нашу думку, не можуть бути змінені домовленістю сторін (трудовий договір, контракт не можуть установити правил щодо можливості переривання відпустки без згоди), адже приписи згаданих законів є імперативними, і така домовленість за ст. 9 КЗпП є недійсною.
Строки з'явлення на роботі, що зазначаються в наказі про відкликання, узгоджуються з працівником у робочому порядку, адже, можливо, знадобиться деякий час на те, щоб повернутися до місця роботи. Згоду одержують на практиці шляхом подання працівником заяви про те, що він згоден на відкликання з відпустки, або шляхом зазначення в наказі (при ознайомленні з ним працівника під підпис), що він ознайомлений і згоден. Про наявність згоди зазначається і в резолютивній частині наказу.
Відрядження під час відпустки
На практиці відкликання з відпустки часто здійснюється для скерування працівника у відрядження. Тут нічого особливого законодавство не встановлює — таке відрядження можливе лише у виняткових випадках, для цілей, визначених законом (запобігання простоям тощо), і з дотриманням інших вищезазначених правил. Для цього отримують згоду працівника на відкликання з відпустки, після чого його відряджають у встановленому порядку. Про відкликання з відпустки і про скерування у відрядження видаються накази. Якщо термінове відрядження (за умови наявності вищеописаних невідкладних ситуацій) і є тією обставиною, що зумовила відкликання з відпустки, то, на нашу думку, цілком можна оформити це одним наказом. У цьому разі для визначення суми добових слід чітко зазначити дату початку відрядження.
Трапляються випадки, коли працівник мусить бути відряджений туди, де він перебуває у відпустці, або неподалік від цього місця. І він не приїжджатиме на роботу, а розпочне роботу просто там. Законодавство цього не забороняє, однак доцільно порядок оформлення таких випадків прописати у внутрішньому стандарті (положенні про відрядження). Нагадаємо, що для небюджетних підприємств, організацій та установ нині обчислення днів відрядження законодавством не встановлено (немає, приміром, правила, що день вибуття у відрядження, день відправлення транспортного засобу — вважається окремим днем відрядження), і підприємство може прописати це у своїх правилах.
У розглянутому випадку документи оформляються за місцезнаходженням працівника, згоду отримують в усному порядку з подальшим оформленням необхідних документів і переданням за місцезнаходженням підприємства.
З огляду на це у разі, коли працівник мусить бути за місцем відрядження уже наступного дня після закінчення відпустки і він мусить виїхати ввечері в останній день відпустки, потреби у відкликанні з відпустки немає (так само і коли він мусить виїхати у неділю, щоби бути за місцем призначення в понеділок).
Як враховуються виплачені відпусткові при відкликанні
Нагадуємо, що за ст. 21 Закону про відпустки та ст. 115 КЗпП відпусткові мають бути виплачені за 3 дні до початку відпустки, тому якщо йдеться про відкликання, то працівник уже у відпустці, а отже, відпусткові мали бути виплачені.
За ст. 12 Закону про відпустки, у разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки. Загалом це правило, хоча і сформульоване досить загально, означає, що працівник не повинен повертати суму виплачених відпусткових. Підприємство в бухгалтерському обліку сторнує частину нарахованих і виплачених відпусткових, унаслідок чого виникає, у разі своєчасної виплати відпусткових, переплата із заробітної плати, і зарплата надалі виплачується з урахуванням такої переплати.
Якщо відпусткові до відкликання не виплачено
Однак з тих чи інших причин підприємство могло всупереч закону не виплатити відпусткових до початку відпустки. У такому разі, звичайно, відпусткові виплачуватимуться вже відповідно до зменшеної кількості днів відпустки.
При прийнятті в такому випадку рішення щодо відкликання підприємство іноді може, за погодженням із працівником, переробити наказ і вдати, ніби працівник з самого початку пішов у відпустку на меншу кількість днів. Це спрощує кадровий облік, адже зменшується плутанина з обчисленням днів використаної відпустки.
Наприклад, працівник пішов у відпустку з 1 червня на 24 к. д. Відкликається з 11 червня. Якщо відпусткові досі не виплачені, то їх буде виплачено не за 24 дні, а за 10. Можна також, за згодою працівника, переробити наказ, передбачивши одразу відпустку на 10 к. д. У такому разі оформляти наказ про відкликання з відпустки не треба.
Якщо залишилося менше 14 днів
За законом відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш ніж 14 календарних днів. Ця норма має бути дотримана при відкликанні працівника з відпустки. Якщо працівник за цей робочий рік перебуває в основній частині відпустки і при відкликанні неможливо буде забезпечити його за цей робочий рік неперервною частиною відпустки, відкликання є незаконним, навіть за наявності згоди працівника.
Наприклад, щорічна відпустка працівника 24 к. д., права на додаткові відпустки немає. Працівник відгуляв двічі по 5 к. д. і взяв третю частину відпустки на 14 к. д. З цієї частини відпустки, за законом, відкликати не можна.
Водночас, згадуючи про те, що саме відкликання, згідно із законом, є винятковим, підприємства зважають у такій ситуації на її винятковість і важливість, що є підставою для відкликання. Звичайно, що, коли йдеться про відвернення наслідків виробничої аварії, іноді такі порушення допускаються, адже за відсутності скарг працівника ймовірність притягнення до відповідальності за неправомірне відкликання з відпустки досить є низькою.
Перенесення і продовження відпустки
Із перенесенням відпустки або її продовженням маємо справу частіше. Відповідні правила передбачені в ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки.
Перенесення відпустки — це зміна дати початку і закінчення відпустки до її початку в разі виникнення певних обставин, чітко визначених у законі.
Підстави для перенесення відпустки
Обставини, коли відпустка має бути перенесена:
1) на вимогу працівника:
а) у разі порушення терміну попередження працівника про дату початку відпустки;
б) у разі несвоєчасної виплати відпусткових;
2) незалежно від вимоги працівника:
а) у разі хвороби (засвідченої тимчасової непрацездатності);
б) у разі настання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
в) у разі навчальної відпустки;
г) у разі виконання громадських чи державних обов'язків зі збереженням зарплати;
3) з ініціативи адміністрації — за згодою працівника і за погодженням із профкомом.
Перенесення на вимогу працівника
Працівник має право вимагати перенести відпустку за двох обставин: у разі порушення терміну попередження його про дату початку відпустки і в разі несвоєчасної виплати відпусткових.
Щодо попередження про дату початку відпустки, то за законом (ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки) конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і адміністрацією, яка зобов'язана письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Незважаючи на те що на практиці значна кількість підприємств графіків не складає або складає, але не дотримується, відпустка має надаватися саме згідно з графіком. І не працівник повинен написати заяву за два тижні, а адміністрація має забезпечити видання наказу про відпустку й ознайомлення з ним працівника за два тижні. Якщо це зроблено пізніше, працівник може вимагати перенесення початку відпустки на інший період. На практиці період відпустки в усіх випадках узгоджується заявою працівника (іноді працівникові на його бажання надається термінова відпустка: «з завтрашнього дня», тому ця обставина перенесення відпустки, як правило, не діє.
Друга причина — невиплата відпусткових за три дні до початку відпустки — також надає право працівникові вимагати перенесення відпустки. Невиплата відпусткових у цей термін є порушенням прав працівника. Якщо він звернувся із заявою щодо перенесення відпустки в такому разі, адміністрація зобов'язана заяву задовольнити і відпустку перенести.
Відповідно до практики, що склалася (але законом це не передбачено), відпустка може переноситися на інший період до її початку і без наявності відповідних обставин — за згодою сторін. У таких випадках або наказ про надання відпустки визнається нечинним, або він переробляється в робочому порядку із зазначенням інших дат, або взагалі вилучається. Щоправда, закон говорить про те, що з ініціативи адміністрації перенесення відпустки допускається лише у виняткових випадках за письмовою згодою працівника і за погодженням із профкомом. Тому в разі наявності згоди сторін, щоб уникнути потреби узгоджувати перенесення відпустки з профкомом, потрібна заява працівника, яка б засвідчувала саме його ініціативу на перенесення відпустки, приміром, за сімейними обставинами.
У таких випадках, якщо відпусткові ще не були виплачені, жодна господарська операція в бухобліку не відображається.
Обов'язкове перенесення
Друга група випадків — це випадки, коли відпустка продовжується або переноситься обов'язково, тобто незалежно від бажання працівника. Це хвороба (засвідчена тимчасова непрацездатність), настання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, навчальної відпустки або виконання громадських чи державних обов'язків зі збереженням зарплати.
Наприклад, студент-заочник запланував основну відпустку, але виявилося, що в цей час у нього розпочинається сесія. Тоді після надання ним довідки-виклику на сесію адміністрація повинна основну відпустку перенести або продовжити. Аналогічно і з хворобою або відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами. Якщо працівник приносить лікарняний, — відпустка продовжується або переноситься.
Це правило є захистом права працівника на відпочинок: щоби він не витрачав основну відпустку, коли він має інші підстави для звільнення від роботи. Хоча говорити про те, що це відбувається незалежно від згоди працівника, не зовсім правильно. Адже працівник повинен надати за місцем роботи документ, який підтверджує право на звільнення від роботи з інших причин, а це є дією, що засвідчує його бажання продовжити або перенести відпустку.
Перенесення чи продовження?
У кожному конкретному випадку адміністрація і працівник мають вирішити, що робити з цією конкретною відпусткою: переносити її на інший термін чи продовжувати? У цьому питанні закон не гарантує працівникові права вибору (тобто є прямі норми Закону про відпустки та КЗпП, які встановлюють наведені вище випадки перенесення або продовження відпустки). Однак на практиці пишеться заява з проханням перенести або продовжити відпустку.
Водночас на великих підприємствах іноді практикується продовження відпустки «за замовчуванням», без заяви та/або наказу про повернення працівника з відпустки. Наприклад, якщо працівник захворів під час відпустки, він повідомляє про це роботодавця, і відпустка продовжується. Підтвердженням цього буде лікарняний і табель або інший документ щодо обліку робочого часу.
Це справді прийнятно, адже згідно з ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки, якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період із додержанням вимог статті 12 цього Закону — тобто щодо основної частини відпустки. Отже, якщо працівник захворів під час використання останньої частини відпустки, яка до того ж є основною (14 або більше днів), то відпустка має бути продовжена — решта має бути надана безпосередньо після завершення хвороби, адже інакше право працівника на безперервне використання відпустки порушується.
Загалом видання наказу про продовження відпустки законодавством не передбачено. До того ж працівник може перебувати у відпустці в іншому населеному пункті, звідки не має змоги прибути для надання лікарняного і написання заяви на продовження відпустки. Водночас, якщо таке на підприємстві практикується, на нашу думку, процедуру варто прописати в правилах внутрішнього трудового розпорядку, регламенті, положенні про відпустки або іншому внутрішньому стандарті підприємства.
Які відпустки не переносяться і не продовжуються
Правила щодо продовження і перенесення стосуються лише щорічних відпусток: основних і додаткових. Тобто інші відпустки (навчальна, чорнобильська, творча та інші) перенесенню і продовженню не підлягають.
Варто також звернути увагу, що ч. 6 ст. 22 Закону від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» вказує на те, що допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років не надається, якщо застрахована особа перебувала у цей час у щорічній (основній чи додатковій) відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням або творчій відпустці. Згідно з п. 3.11 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян (затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. №455), у цих та деяких інших випадках листок непрацездатності видається з дня, коли мати або інша працююча особа, яка здійснює догляд за хворою дитиною, повинна стати до роботи. Аналогічно, за ч. 1 ст. 23 згаданого закону, допомога з непрацездатності не виплачується за період перебування самої застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням.
Оплата праці при перенесенні чи продовженні
Закон не встановлює правил щодо оплати праці в разі перенесення відпустки. На практиці це робиться за аналогією до випадку відкликання з відпустки: виплачені відпусткові сторнуються і нараховується зарплата відповідно до даних табеля чи інших засобів обліку робочого часу. Наприкінці місяця виплачені відпусткові враховуються як виплачена зарплата.
У разі якщо працівникові надається відпустка в межах одного календарного місяця і змінюється лише дата її початку і закінчення (тривалість залишається тією самою), то сума відпусткових і сума заробітної плати за місяць, як правило, виявляється однаковими, а отже, виправлення щодо відпусткових у бухобліку не відображаються. В іншому випадку може здійснюватися сторнування частини відпусткових, потім нараховують лікарняні, середню зарплату за період виконання громадських обов'язків, оплату навчальної відпустки тощо. Вже після цього — знову в наступному місяці — нараховують відпусткові із перенесеної або продовженої частини відпустки (відпусткові в такому разі розраховуються наново).
У разі продовження відпустки нарахування відпусткових не сторнуються і не переобчислюються — нараховується оплата за дні звільнення від роботи з інших причин, а дні відпустки зміщуються на пізніший період.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор