Вихідні дані для складання річного Балансу — це залишки за рахунками синтетичного обліку на початок та кінець звітного року. Найзручнішим зведеним регістром бухобліку для складання балансу є оборотно-сальдова відомість (ОСВ).
Форму ОСВ кожне підприємство визначає самостійно, але найчастіше вона має форму таблиці, в якій наводять список рахунків і субрахунків, що велися на підприємстві протягом звітного року, і для кожного рахунку наведено початкове сальдо (дебетове, кредитове або розгорнуте), дебетові та кредитові обороти й кредитове сальдо (теж дебетове, кредитове або розгорнуте). Якщо на рахунку сформовано розгорнуте сальдо, то дебетові і кредитові суми такого сальдо потраплять до різних рядків балансу.
Перед складанням балансу потрібно провести таку роботу:
— відобразити в бухобліку результати обов’язкової річної інвентаризації — у тому місяці, коли її було завершено. Докладніше про інвентаризацію можна почитати у таких статтях:
- Списання прострочених товарів: правила бухобліку
- Інвентаризація розрахунків із контрагентами-2022
- Інвентаризація резервів та забезпечень: актуальні правила
- Інвентаризація ОЗ-2022: проводимо і під час війни
- Списання знищеного або зіпсованого майна через війну: позиція Мінфіну
- Річна інвентаризація каси у воєнний період
- Особливості інвентаризації запасів у воєнний час
З огляду, зокрема, на результати інвентаризації за потреби необхідно перекваліфікувати активи та зобов’язання, списати їх або нарахувати чи скоригувати резерви. Наприклад, у складі оборотних активів не можуть обліковуватися необоротні активи (наприклад, довгострокова дебіторська заборгованість не може обліковуватися на рахунках, призначених для короткострокової заборгованості) і навпаки. Аналогічно у складі довгострокових зобов’язань не можуть відображатися поточні зобов’язання (наприклад, частина довгострокового кредиту банку, що підлягає погашенню протягом наступного року, має обліковуватись у складі короткострокових боргів) і навпаки;
— якщо підприємство веде облік розрахунків із покупцями та постачальниками без застосування рахунків обліку виданих і отриманих авансів (такий підхід формально не відповідає Інструкції №291, проте часто використовується на практиці), на дату річного балансу потрібно віднести аванси на відповідні субрахунки 371 та 681 або зробити їх аналітичне виділення на рахунках 36 та 63;
— у разі обліку овердрафтів за кредитом рахунку обліку грошових коштів у банку (31) на кінець року перенести від’ємні залишки за рахунком 31 на рахунок обліку кредитів банку (рахунок 60). З цього питання є досить давній лист Мінфіну від 09.12.2003 р. №31-04200-30-5/7021, де він радить відображати овердрафт за кредитом рахунку 31, але інформацію про нього (себто від’ємне сальдо за рахунком 31) наводити у статті балансу про короткострокові кредити банків. Хоча, по суті, у разі використання овердрафтових сум відповідні записи слід робити безпосередньо у кореспонденції з рахунком 60, а не 31. Тоді кредитового сальдо на активному рахунку 31 не буде. На практиці використовують обидва варіанти обліку овердрафту. Компромісним варіантом може бути поточний облік овердрафту на рахунку 31 (бо так справді у щоденній роботі зручніше, і на жодну звітність це не впливає), а на кожну дату балансу слід переносити від’ємний залишок на рахунок 60 операцією: Д-т 31 К-т 60. На початку наступного звітного періоду роблять зворотний запис: Д-т 60 К-т 31. Таким чином, на дату балансу залишки на рахунках 31 та 60 буде сформовано правильно, що дозволить правильно складати баланс автоматично за допомогою програмного забезпечення;
— відобразити нарахування податків та зборів за звітний рік. Якщо на момент складання балансу достовірних даних про суму таких податків ще немає, але вони є істотними, слід нарахувати відповідні резерви. Зокрема, це стосується річного податку на прибуток, суму якого потрібно віднести на фінансовий результат (Д-т 79 К-т 98). Як правило, податок на прибуток нараховують лише після того, як фінрезультат визначено та зроблено всі коригування фінрезультату відповідно до ПКУ. Зокрема, на цьому етапі визначають відстрочені податки відповідно до П(С)БО 17. Показники балансу на кінець року порівнюють з оцінкою його статей за податковими правилами і розраховують тимчасові різниці між ними, які беруть участь у розрахунку відстрочених податків. Якщо підприємство є платником єдиного податку, але з певних причин подає повний фінансовий звіт замість малого або скороченого (за формами, затвердженими П(С)БО 25), воно нараховує єдиний податок за звітний рік;
— закрити рахунки обліку витрат періоду (92, 93, 94, 95, 96, 97), що повністю відносяться до операційних та неопераційних витрат у періоді їх виникнення, шляхом віднесення їх дебетового залишку на фінансовий результат (рахунок 79). У разі використання 8-го класу рахунків (витрати за елементами) перед цим також закрити 8-й клас рахунків;
— закрити рахунки обліку доходів (рахунки класу 7) шляхом віднесення їх кредитового залишку на фінансовий результат (рахунок 79);
— визначити річний фінансовий результат — прибуток або збиток — шляхом віднесення відповідного залишку за рахунком 79 на відповідний субрахунок рахунку 44 та вивести сальдо на одному із субрахунків рахунку 44 (441, 442).
Балансові рахунки — це рахунки 1 — 6 класів, які можуть мати залишки на кінець звітного періоду, і, відповідно, залишки на балансових рахунках відображають у статтях балансу. Тому перед складанням балансу слід перевірити ці залишки і впевнитися у тому, що всі операції за звітний рік відображено правильно і залишки сформовано також правильно.