Які нормативні документи регулюють використання готівки на підприємствах в Україні?

Які нормативні документи регулюють використання готівки на підприємствах в Україні?

На сьогодні основними документами, які регулюють використання та облік готівки в Україні, є Положення №637 та Правила №200.

При цьому перший з цих документів встановлює загальні засади організації касових операцій підприємствами та підприємцями. Не поширюється Положення №637 лише на:

— розташовані на території України іноземні дипломатичні, консульські та інші офіційні представництва, міжнародні організації та їх філії, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями;

— представництва іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності.

А другий документ встановлює особливі правила, які стосуються виключно використання готівкової іноземної валюти резидентами та нерезидентами в Україні.

Тож якщо вам потрібно знайти відповідь, як обліковується готівка на підприємстві, які документи при цьому складаються і які обмеження встановлені для готівкових розрахунків у гривні, вам потрібно звернутися до Положення №637. А якщо вам потрібно дізнатися, коли підприємству дозволено проводити готівкові розрахунки в іноземній валюті як в Україні, так і за кордоном, як видати аванс у валюті на закордонне відрядження або розрахуватися із працівником після повернення з такого відрядження, як виплатити зарплату в іноземній валюті тощо, вам потрібно звернутися до Правил №200.

Що таке каса підприємства і як вона має бути облаштована?

Колись в Україні діяв Порядок ведення касових операцій у народному господарстві України, затверджений постановою НБУ від 02.02.95 р. №21. Він містив дуже суворі вимоги щодо облаштування приміщення каси на підприємстві та правила зберігання та транспортування готівки. НБУ надавав і додаткові рекомендації з цього приводу. Але наразі цей Порядок вже не діє, його функції виконує Положення №637. Тож як облаштувати касу на підприємстві, вирішує саме підприємство. Хоча, звісно, зазначені документи можна взяти до уваги при організації каси та операцій з готівкою.

Згідно із п. 4.1 Положення №637, з метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємства повинні мати касу, а їх керівники мають забезпечити належне облаштування цієї каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній.

При цьому, що таке «каса» зазначено у п. 1.2 Положення №637, — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документі. Але чітких вимог щодо облаштування такого приміщення Положення №637 не містить¹.

¹ Про це зазначалося і в офіційному друкованому органі ДФС «Вісник».

І хоча у п. 4.1 Положення №637 зазначено, що якщо з вини керівників підприємства не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку, окремої відповідальності за неналежне обладнання каси на підприємстві наразі немає.

Зверніть увагу: зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Хто має виконувати обов'язки касира?

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником (п. 4.5 Положення №637). Отже, якщо на підприємстві немає ані головного бухгалтера, ані касирів, вести касову книгу та решту касових документів повинен сам керівник — як особа, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві згідно із Законом про бухоблік.

Якщо працівників на підприємстві багато, то на ньому можуть бути не тільки головний бухгалтер та бухгалтер, який відповідає за облік касових операцій, а і старший касир, який веде касову книгу та складає касові документи, та касири, які працюють у операційній касі. Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність (п. 4.8 Положення №637).

Пунктом 4.7 Положення №637 встановлено, що керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність і ознайомлює його під підпис із вимогами цього Положення.

Зверніть увагу: касир згідно із законодавством несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Як проводиться оприбуткування готівки у касу?

Відповідно до п. 1.2 Положення №637, оприбуткування готівки — проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій.

Згідно з п. 2.6 цього Положення, уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та у повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткуванням готівки у касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги відповідно до вимог глави 4 вищезазначеного Положення, є здійснення обліку готівки у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК). Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах.

Пунктом 4.2 Положення №637 передбачено, що всі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі. Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті.

Згідно з Інструкцією №291, за дебетом рахунку 30 «Готівка» відображається надходження грошових коштів у касу підприємства. На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), за рахунком 30 відкриваються субрахунки «Готівка в національній валюті в операційній касі» та «Готівка в іноземній валюті в операційній касі».

Порядок оформлення ПКО

ПКО оформляється надходження готівкових грошових коштів безпосередньо в касу підприємства.

Прибутковий касовий ордер (типова форма №КО-1) заповнюють таким чином:

— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти;

— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення касового ордера, тобто дата надходження коштів до каси;

— у колонках таблиці зазначаються номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення в залежності від кого така готівка надійшла (див. приклад);

— у рядку «Прийнято від» вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вносить грошові кошти в касу підприємства;

— у рядку «Підстава» вказується підстава для внесення готівкових грошових коштів в касу підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення грошових коштів, звіт про використання коштів тощо;

— у рядку «Сума» вказується сума, яка оприбутковується, літерами, з великої букви;

— у рядку «Додатки» вказуються документи, пов'язані із здійсненням операції з внесення готівки в касу, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ тощо. Тут же можуть бути вказані дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші в касу;

— у рядках «Підписи головного бухгалтера та касира» зазначається підпис головного бухгалтера й касира. Під час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів. Якщо касира немає — ПКО підписує особа, яка виконує його обов'язки.

У ПКО, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).

Розгляньмо на прикладі відображення в обліку оприбуткування готівки у касі.

Приклад. Відображення в обліку операцій з оприбуткування готівки у касу під час здійснення різних господарських операцій.

За 10.08.2016 р. у касі ТОВ «А» було проведено оприбуткування готівки у результаті:

• повернення працівником залишку коштів, які було видано йому під звіт на відрядження, на підставі складеного авансового звіту щодо такого відрядження у сумі 2000 грн;
• отримання від засновника безповоротної фіндопомоги у сумі 100 000 грн на підставі відповідного договору про надання засновником такої допомоги;
• отримання від засновника поворотної короткострокової фіндопомоги у сумі 100 000 грн на підставі відповідного договору про надання засновником такої допомоги;
• повернуто залишок розмінної монети з операційної каси РРО у сумі 100 грн;
• отримано кошти з каси банку на виплату зарплати у сумі 200 000 грн.

Ліміт каси встановлено у розмірі 10 000 грн. Суму понад ліміт (за винятком коштів, отриманих на виплату зарплати) було здано в банк.

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік		Сума
		Д-т	К-т
1.	Внесено працівником у касу залишок підзвітних коштів, які було надано йому для відрядження	301	372	2000,00
2.	Отримано від засновника короткострокову поворотну фіндопомогу	301	685	100000,00
3.	Отримано від засновника безповоротну фіндопомогу	301 377	377 718	100000,00 100000,00
4.	Повернуто залишок розмінної монети з операційної каси РРО (для обліку готівки в операційній касі створено субрахунок 301/1)	301	301/1	100,00
5.	Отримано кошти з банку для виплати зарплати за липень 2016 року	301	311	200000,00
6.	Здано в банк для зарахування на поточний рахунок суми отриманої готівки, яка перевищує визнаний ліміт ТОВ «А»	311	301	192100,00

 

Як видати готівку з каси?

Відповідно до п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО-2, додаток 3 до Положення №637). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.

Також, на думку Нацбанку, викладену у листі від 26.08.2008 р. №11-113/3421-115-75: «заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати видаткові касові ордери за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства».

Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері (далі — ВКО).

Залежно від виду операцій ВКО застосовується:

1) для внесення коштів у касу банку і зарахування на поточний рахунок підприємства (Д-т 31 К-т 30);

2) для виплати зарплати (Д-т 66 К-т 30);

3) для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг) тощо (Д-т 631, 685 К-т 30).

Заповнення видаткового касового ордера. Заповнення видаткового касового ордера (типова форма №КО-2) здійснюється наступним чином:

— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка видає готівкові кошти;

— у рядку «Видатковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення касового ордера;

— у колонках таблиці зазначаються номер документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення;

— у рядку «Видати» зазначається прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримує кошти;

— у рядку «Підстава» відображаються підстави видачі даних коштів;

— у рядку «Сума» зазначається фактично видана сума коштів;

— у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера;

— у рядку «Одержав» відображається прописом сума отриманих коштів та дата отримання;

— у рядку «Підпис одержувача» проставляється підпис особи, яка отримала кошти. У наступному рядку зазначається найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача;

— у рядку «Видав касир» зазначається підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, спеціальними платіжними засобами, здавання готівки до банку тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).

Рядки «Код аналітичного рахунку» та «Код цільового призначення» заповнюються у разі якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.

Як заповнюється видатковий касовий ордер на видачу коштів для оплати праці за відомістю?

Заповнення видаткового касового ордера (типова форма №КО-2) здійснюється наступним чином:

— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка видає готівкові кошти;

— у рядку «Видатковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення касового ордера;

— у колонках таблиці зазначаються номер документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення;

— у рядку «Видати» зазначається прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримує кошти;

— у рядку «Підстава» відображаються підстави видачі даних коштів;

— у рядку «Сума» зазначається фактично видана сума коштів;

— у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера;

— рядок «Одержав» не заповнюється, оскільки такий ВКО оформляється на загальну суму проведених підприємством касових операцій відповідно до п. 3.10 Положення №637.

— рядок «Підпис одержувача» не заповнюється. У листі НБУ від 22.04.2013 р. №11-117/1363/4874 вказано, що в разі складання ВКО за оплату праці за відомістю реквізит «Підпис одержувача» може не заповнюватися, оскільки одержувачі готівки проставляють свої підписи про отримання у видатковій відомості;

— у рядку «Видав касир» зазначається підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.

Протягом якого строку можна зберігати оприбутковану готівку в касі?

Підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки (строки здавання готівки в банк див. нижче).

За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства (підприємця) може здаватися до операторів поштового зв'язку та небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку.

Здавання готівкової виручки (готівки) здійснюється самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів. Здавання готівкової виручки (готівки) може здійснюватися для зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства (підприємця) на його вибір.

Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених Положенням №637 строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту). Зокрема, це стосується готівки, отриманої для виплати зарплати (див. нижче).

У які строки потрібно здавати виручку у банк?

Строки здавання виручки з каси в банк встановлено п. 2.8 Положення №637. Так, підприємства можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установлений ліміт каси.

Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства (підприємця) може здаватися до операторів поштового зв'язку та небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку. Здавання готівкової виручки (готівки) здійснюється самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.

Здавання готівкової виручки (готівки) може здійснюватися для зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства (підприємця) на його вибір.

Згідно з п. 5.1 Положення №637, строки здавання підприємствами готівкової виручки для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до таких вимог:

а) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки, — щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас);

б) для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;

в) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків, — не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Підприємства (юридичні особи), які здійснюють страхову діяльність та діяльність з випуску і проведення лотерей, установлюють строки здавання готівкової виручки (готівки) для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, які діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) та обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на п'ять робочих днів.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги, через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію, здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), то вона має здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Скільки часу може зберігатися готівка, отримана з банку для виплати зарплати?

Згідно з п. 2.10 Положення №637, підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей.

Також підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.

Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту). Тож якщо залишок отриманих коштів не перевищує ліміт, підприємство має право залишати їх у касі.

При цьому не слід забувати й про документальне оформлення операцій, пов'язаних з виплатою зарплати.

Так, за п. 3.9 Положення №637, після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов'язаний:

• у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
• скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
• здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Бухгалтер робить перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Як ведеться касова книга на підприємстві?

Пунктом 4.2 Положення №637 встановлено, що усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі (форма якої затверджена як додаток 5 до цього Положення).

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.

Але відокремлені підрозділи підприємств, страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, а також підприємці касової книги не ведуть.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою.

Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі.

Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.

Щоденно в кінці робочого дня касир:

• підсумовує операції за день;
• виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня;
• передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Окремі правила встановлені для відображення у касовій книзі готівки, яка видана за видатковими відомостями на виплати зарплати. Така готівка відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат (згідно з пунктом 2.10 Положення №637), а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в пункті 3.9 Положення №637.

Праця у вихідні та святкові дні відокремленого підрозділу. Якщо бухгалтерія та касир підприємства не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства — юридичної особи.

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції з відображенням їх в касовій книзі і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства відповідно до вимог законодавства України, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо.

За п. 4.4 Положення №637, підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.

Як ведеться касова книга в електронній формі?

Згідно із п. 4.4 Положення №637, підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року — їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».

«Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.

Що робити при зміні посеред року форми касової книги?

У «ЗІР» міститься така відповідь на це запитання:

«Порядок закриття касової книги з метою переходу на форму, затверджену у додатку 5 до Положення, здійснюється таким чином, як і по закінченні календарного року. Роз'яснення з даного питання надано листом НБУ від 16.07.09 №11-113/2969-13480».

Враховуючи вищевикладене, якщо протягом календарного року закінчується або змінюється форма касової книги, книги реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, то нумерація сторінок повинна розпочинатись з «1».

При цьому нумерація прибуткових та видаткових касових ордерів повинна продовжуватись, незалежно від того, що протягом року заведена нова книга реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів з метою уникнення касових ордерів з однаковими номерами.»

Який порядок виправлення помилок в касових ордерах і касовій книзі?

НБУ з цього приводу давав таке роз'яснення (лист від 13.10.2011 р. №25-113/2388-12062).

Пунктом 3.10 Положення №637 визначено, що виправлення в касових ордерах забороняються.

Крім того, пунктом 3.12 Положення №637 передбачено, що касир під час отримання касових документів зобов'язаний перевірити наявність і достовірність на документах відповідних підписів, а також правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів. У разі невиконання хоч би однієї з вказаних вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Згідно з вимогами пункту 4.2 Положення №637, усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відбивають в касовій книзі. Згідно з цим же пунктом Положення №637, виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Але якщо виправлення зроблені, то вони завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, яка його заміщає.

Такої ж думки наразі дотримуються і податківці. Принаймні, аналогічна консультація міститься в «ЗІР» (категорія 109.15).

Як встановлюється ліміт каси?

На сьогодні встановлення ліміту каси визначено у п. 5.2 — 5.12 Положення №637.

Ліміт каси установлюється підприємствами самостійно на підставі певного документа — Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. Такий розрахунок заповнюється за формою, встановленою у додатку 8 до Положення №637. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства — юридичної особи.

Зверніть увагу! Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Він підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою).

Ліміт каси підприємства може встановлюватися на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. Таке рішення приймає керівник підприємства або уповноважена ним особа.

При встановленні ліміту каси кожне підприємство має врахувати:

• режим і специфіку його роботи;
• віддаленість від банку;
• обсяг касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками;
• установлені строки здавання готівки;
• тривалість операційного часу банку;
• наявність домовленості підприємства з банком на інкасацію.

Також при встановленні ліміту слід дотримуватися граничних розмірів, які встановлено п. 5.4 Положення №637. Для підприємств зі строком здавання готівки в банк щодня (у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, ліміт встановлюється у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Для підприємств, які розташовані в населених пунктах, де немає банків, зі строком здавання готівки в банк один раз на п'ять робочих днів, ліміт встановлюється у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти). Такі підприємства мають здавати понадлімітну готівку для її зарахування на рахунки підприємства в банку не пізніше наступного робочого дня незалежно від установленого строку здавання готівкової виручки (готівки).

Для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), ліміт не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше 10 н. м. д. г. (170 грн), можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 10 н. м. д. г.

Яку відповідальність передбачено за неоприбуткування готівки?

Згідно зі ст. 1 Указу №436, за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки до суб'єкта господарювання може бути застосовано штраф у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.

У такому разі буде ще застосовано адміністративну відповідальність відповідно до ст. 164-2 КУпАП у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (від 136 грн до 255 грн). У разі повторного вчинення протягом року одного і того ж правопорушення буде застосовано штраф у розмірі від 10 до 20 н. м. д. г. (від 170 грн до 340 грн).

Яку відповідальність встановлено за порушення порядку ведення касової книги?

Наразі неведення касової книги або її ведення неналежним чином може призвести тільки до адміністративної відповідальності за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності відповідно до ст. 164-2 КУпАП у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (від 136 грн до 255 грн). У разі повторного вчинення протягом року одного і того ж правопорушення буде застосовано штраф у розмірі від 10 до 20 н. м. д. г. (від 170 грн до 340 грн).

Нормами Указу №436 не встановлено відповідного виду штрафу за таке порушення.

Протягом якого строку може зберігатися в касі готівка, яку отримано для видачі позик працівникам?

За п. 1.2 Положення №637, виплати, пов'язані з оплатою праці, — виплати, що віднесені до фонду оплати праці, а також до інших виплат, що не належать до цього фонду згідно з Інструкцією №5.

За п. 3.28 цієї Інструкції, позики, видані працівникам підприємств для поліпшення житлових умов, на індивідуальне будівництво, заведення домашнього господарства не відносяться до виплат, що входять в ФОП. Про інші позики зовсім нічого не вказано, тому можна стверджувати, що строк зберігання готівки для виплат на оплату праці не поширюється на строк зберігання коштів для виплати позик.

Тоді потрібно діяти в рамках норми п. 2.10 Положення №637 щодо строку зберігання готівки на інші виплати. Так, готівка, що одержана в банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом дня, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Який розмір штрафу передбачено за зберігання готівки у касі у розмірі, що перевищує встановлений ліміт?

Згідно зі статтею 1 Указу №436, за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах до суб'єкта господарювання може бути застосовано штраф в межах двократний розмір суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день.

До посадових осіб буде застосовуватися відповідна адміністративна відповідальність відповідно до ст. 164-2 КУпАП у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (від 136 грн до 255 грн). У разі повторного вчинення протягом року одного і того ж правопорушення буде застосовано штраф у розмірі від 10 до 20 н. м. д. г. (від 170 грн до 340 грн).

Які граничні суми готівкових розрахунків зараз діють?

За п. 2.3 Положення №637, підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, установлених відповідною постановою Правління Національного банку України.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.

Зверніть увагу! Кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Обмеження щодо готівкових розрахунків стосується також розрахунків під час оплати за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу.

Обмеження щодо готівкових розрахунків не поширюються на:

1) розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання коштів, виданих на відрядження.

Наразі діють граничні розміри готівкових розрахунків, які встановлено Постановою №210. А саме:

• підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня в розмірі 10 000 гривень;
• фізичної особи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 000 гривень;
• фізичних осіб між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, у розмірі 150 000 гривень.

Пунктом 2 Постанови №210 встановлено, що фізичні особи мають право здійснювати розрахунки на суму, яка перевищує 150 000 гривень, шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок, внесення та/або перерахування коштів на поточні рахунки (у тому числі у депозит нотаріуса на окремий поточний рахунок у національній валюті).

Зверніть увагу! НБУ пропонує знизити граничну суму розрахунків готівкою до 50 000 грн. З цього приводу НБУ виніс на громадське обговорення проект постанови Правління Національного банку України «Про внесення змін до постанови Правління Національного банку України від 06 червня 2013 року №210». Детальніше про це у новині.

Приклад 1. Підприємство має намір отримати від засновника фіндопомогу готівкою у розмірі 200 000 грн. Яким чином оформити оприбуткування фіндопомоги, щоб не порушити обмеження?

Оскільки однією стороною у такому випадку є звичайна фізособа, то в день засновник може внести у касу підприємства допомогу тільки у сумі 150 тис. грн.

Решту фіндопомоги (50 тис. грн) засновник може внести наступного дня.

Приклад 2. Підприємство має намір надати засновнику фіндопомогу готівкою у розмірі 200 000 грн. Яким чином оформити оприбуткування фіндопомоги, щоб не порушити обмеження?

Оскільки однією стороною у такому випадку є звичайна фізособа, то в день засновник може отримати з каси підприємства допомогу тільки у сумі 150 тис. грн.

Решту фіндопомоги (50 тис. грн) засновник може отримати наступного дня.

Приклад 3. ТОВ «А» отримало в касу з банку та має видати директору 155 тис. грн. для закордонного відрядження. Чи поширюється на таку видаткову касову операцію готівкове обмеження?

Ні, на таку операцію не поширюється обмеження, тому підприємство має право видати кошти на відрядження в будь-якій сумі на підставі норми п. 2.3 Положення №637.

Приклад 4. Підприємство зобов'язало працівника для виробничих потреб придбати товар вартістю 20 000 грн. Кошти будуть надані готівкою.

Відповідно до п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО-2). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.

Також, на думку Нацбанку, викладену у листі від 26.08.2008 р. №11-113/3421-115-75: «заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати видаткові касові ордери за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства».

Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.

Приклад 5. Чи є порушенням граничної суми готівкових розрахунків у розмірі 10 тис. грн оплата працівником підприємства власними готівковими коштами ТМЦ на виробничі (господарські) потреби підприємства в сумі понад встановлені норми у разі проведення платежів через РК або РРО?

Ґрунтуючись на нормах п. 2.3 Положення №637, податківці доводять, що операція з придбання ТМЦ працівником за власні кошти на виробничі потреби в сумі понад 10 тис. грн є порушенням вимог п. 1 Постанови №210.

Нагадаємо, що згідно з п. 1 Постанови №210 граничну суму розрахунків готівкою підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня установлено в розмірі 10 000 (десяти тисяч) гривень.

Вимоги щодо форми та змісту фіскального чека встановлено п. 1, 2 розд. II Положення №13. Ними визначено, що фіскальний касовий чек на товари (послуги) — розрахунковий документ, надрукований РРО при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги), який повинен містити такий обов'язковий реквізит, як, зокрема, найменування господарської одиниці.

Тож працівник підприємства, який за власні готівкові кошти придбаває ТМЦ для потреб підприємства, отримає касовий чек, у якому буде зазначено назву підприємства (підприємця) — продавця товарів (послуг).

Зазначимо, що таких самих вимог доведеться дотримуватися й у разі придбання товарів для підприємства у підприємця.

Який порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження?

Відповідно до п. 2.11 Положення №637, видача готівкових коштів під звіт на:

1) закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, — дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт;

2) на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Відповідно до п. 3.4 Положення №637, видача готівки з кас здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма №КО-2, додаток 3 до Положення №637). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник та головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником.

Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.

Зазначимо, що повернутися надміру витрачені кошти мають в касу до або при поданні авансового звіту працівником. Такий порядок повернення встановлено п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.

Цією ж нормою встановлено строки подання авансового звіту. Він подається до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Недотримання цих термінів тягне за собою включення неповерненої суми в оподатковуваний дохід працівника (пп. 170.9.1 ПКУ). При цьому ПДФО нараховується із застосуванням натурального коефіцієнта за правилами, викладеними в п. 164.5 ПКУ.

Видача інвалюти для закордонного відрядження працівника

Резиденти-юрособи і фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) (п. 2.1 Правил №200).

Але згідно з п. 2.2 Правил №200 уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юридичної особи — резидента або іноземного представництва тільки на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Отримана готівкова іноземна валюта юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана. Таке правило цільового використання встановлено п. 8.14 Правил №200.

Отримання та видача готівкової інвалюти в обліку відображатиметься на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом показують надходження валюти, за кредитом — видачу (виплату) із каси. Якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари, євро, російські рублі), то потрібно відкрити субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо.

Оприбуткування валюти має здійснюватися на підставі первинних документів. Але наразі немає нормативного документа, аналогічного Положенню №637, в якому був би докладно описаний порядок документального підтвердження надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти.

На наш погляд, можна використовувати бланки первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №637. Але ці документи мають містити інформацію щодо іноземної валюти. Тож у формах слід змінити позначку «грн.» на позначення відповідної валюти (дол., євро, руб. тощо).

Відповідно, отримана інвалюта оприбутковується за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО) за ф. №КО-1. При цьому прибуткові касові ордери за кожною валютою повинні мати окрему нумерацію.

Далі інформацію з цього ПКО потрібно відобразити у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма №КО-3 або КО-3а).

Видачу валюти працівника на відрядження слід оформити видатковим касовим ордером (ВКО) за ф. №КО-2. Такий ВКО також слід зафіксувати у Журналі.

Зверніть увагу! Готівкові валютні операції потрібно ще й відобразити у касовій книзі (ф. №КО-4). У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. У цьому ж листі дозволяється вести окремі касові книги за для обліку інвалютної готівки, у яких відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті.

Чи може працівник придбати товар/послугу під час перебування у закордонному відрядженні та розрахуватися готівкою або карткою, зокрема корпоративною?

За ст. 7 Декрету №15-93, у розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовуються як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України — гривня. Такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, установленому Національним банком України.

Тож виходить, що розрахунки з нерезидентами можна проводити тільки у безготівковій формі через уповноважені банки.

За порушення цієї норми Декрету №15-93 до підприємства може бути застосована відповідальність у розмірі суми придбаних ТМЦ.

За невиконання вимоги ст. 7 Декрету №15-93 передбачено штраф у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення цих розрахунків (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрету №15-93).

Отже, працівник, який перебуває в закордонному відрядженні, не може придбати за готівкову іноземну валюту ТМЦ для потреб підприємства незалежно від того, чи йдеться про його власні кошти, чи видані під звіт.

З цього приводу є лист Мінфіну від 12.10.2010 р. №31-26030-12-29/27606.

Чи можна придбати ТМЦ у закордонному відрядженні за безготівкову іноземну валюту?

Ні, не можна. І ось чому. Відповідно до п. 8.3 Інструкції №492, кошти з поточного рахунка в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи — підприємця можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух.

За порушення зазначених вимог банки та їх клієнти несуть відповідальність, передбачену законодавством України (п. 1.22 Інструкції №492).

Якщо все ж таки керівник підприємства або інший працівник придбає за іноземну валюту необхідний товар для підприємства, а підприємство оприбуткує цей товар, то до підприємства буде застосовано штраф відповідно до Декрету №15-93.

Щоб вийти з цієї ситуації без небажаних наслідків, можна піти таким шляхом. Якщо працівник придбав товар за власні кошти, підприємство може придбати куплений товар у працівника.

У разі придбання товарів за кошти, видані для відрядження, працівнику доведеться повернути ці кошти до каси підприємства, оскільки підстав для їх витрачення в нього не було. Якщо ж керівник підприємства затвердить авансовий звіт із такими витратами, тим самим підприємство порушить обмеження, зазначені вище.

Хто має застосовувати в операціях з готівкою РРО?

Відповідно до ст. 3 Закону про РРО, суб'єкти господарської діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг), зокрема, зобов'язані:

1) проводити операції на повну суму покупки через зареєстровані, опломбовані та переведені у фіскальний режим роботи РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій. Або у випадках, передбачених Законом про РРО, видавати інші розрахункові документи із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;

2) видавати особі, яка отримує або повертає товар, розрахунковий документ на повну суму проведеної операції;

3) застосовувати РРО, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, з додержанням встановленого порядку їх застосування.

Зверніть увагу: під розрахунковими операціями маються на увазі приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця (ст. 2 Закону про РРО).

Хто може не застосовувати РРО?

Відповідно до ст. 9 Закону про РРО, реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються, зокрема:

1) при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, у разі проведення розрахунків у касах цих підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку;

2) при продажу товарів (наданні послуг) фізичними особами — підприємцями, які відносяться відповідно до ПКУ до груп платників єдиного податку, що не застосовують РРО. Пунктом 296.10 ПКУ встановлено, що РРО не застосовуються платниками єдиного податку:

• першої групи;
• другої і третьої груп (фізичні особи — підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000 000 гривень. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1000 000 гривень застосування реєстратора розрахункових операцій для такого платника єдиного податку є обов'язковим. Застосування реєстратора розрахункових операцій розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом дії свідоцтва платника єдиного податку;

3) при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю, а також при продажу білетів державних лотерей через електронну систему прийняття ставок, що контролюється у режимі реального часу центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, та квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів;

4) при здійсненні фізособами торгівлі продуктовими або промисловими товарами за готівкові кошти на ринках;

5) при продажу у кіосках, з лотків та розносок газет, журналів та інших видань, листівок, конвертів, знаків поштової оплати, якщо питома вага такої продукції становить понад 50 відсотків загального товарообігу за відсутності продажу алкогольних напоїв та підакцизних непродовольчих товарів, а також при продажу жетонів та проїзних квитків у касах метрополітену;

6) при продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів; страв та безалкогольних напоїв у їдальнях і буфетах загальноосвітніх навчальних закладів і професійно-технічних навчальних закладів під час навчального процесу;

7) якщо в місці отримання товарів (надання послуг) операції з розрахунків у готівковій формі не здійснюються (оптова торгівля тощо).

Зверніть увагу: з 01.01.2015 р. до ст. 9 Закону про РРО було внесено зміни, згідно з якими обов'язкове застосування РРО при наданні послуг підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності, яким раніше було дозволено проводити розрахунки у касах цих підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.

У зв'язку з цим розширюється сфера застосування РРО підприємствами, які надають послуги (перукарні, салони краси, спортивні клуби, хімчистки, сервісні центри з ремонту побутової техніки, кредитні спілки, ломбарди, страхові компанії тощо). Зараз підприємства сфери послуг при проведенні розрахунків мають застосовувати РРО на загальних підставах.

Підприємець у серпні 2016 року перевищив річний обсяг доходів в 1 млн гривень, отже, має застосовувати РРО для готівкових розрахунків. Як оформити РРО?

За п. 296.10 ПКУ, у разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1 млн грн застосування РРО для платника єдиного податку є обов'язковим. Застосування РРО розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом дії свідоцтва платника єдиного податку.

Платник ЄП, який здійснює розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов'язаний проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО.

Враховуючи умови запитання, підприємець зобов'язаний використовувати РРО з 01.10.2016 р. Зауважимо: якщо платник ЄП буде здійснювати виключно безготівкові розрахунки (не плутати розрахунки покупців платіжними картами), вимоги на використання РРО або його придбання та взяття на облік в органі ДФС немає.

Якщо ж підприємець застосовує готівкові розрахунки, в першу чергу йому слід ознайомитись з нормами Закону про РРО. Відповідно до ст. 12 цього закону, на території України дозволяється застосовувати лише ті РРО, які включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій та конструкція і програмне забезпечення яких відповідають конструкторсько-технологічній та програмній документації виробника. Перелік моделей РРО, дозволених для застосування під час здійснення розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, вноситься до Державного реєстру. З 16 червня 2016 року діє оновлений Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом ДФСУ від 10.06.2016 р. №535.

Для того щоб визначити й обрати в Реєстрі реєстраторів розрахункових операцій потрібний касовий апарат, рекомендуємо звернутися до центру сервісного обслуговування. Центр надає послуги щодо введення в експлуатацію, технічного обслуговування, гарантійного, післягарантійного ремонту РРО. Фахівці такого центру зможуть дати якісні поради щодо того, які види РРО є оптимальними для видів діяльності та розрахунків, які планує проводити підприємець.

Перед використанням РРО слід виконати такі дії:

— отримати в податковому органі довідку про резервування фіскального номера РРО;

— укласти договір на сервісне обслуговування з ЦСО й опломбування РРО;

— підключити РРО до системи зберігання та збору даних ДФСУ й отримати в територіальному органі фіскальної служби реєстраційне посвідчення.

Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) затверджено наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.

Реєстрація РРО здійснюється в контролюючому органі за основним місцем обліку суб'єкта господарювання як платника податків. Для реєстрації РРО суб'єкт господарювання подає до контролюючого органу:

— заяву про реєстрацію РРО за формою №1-РРО (додаток 1);

— копію документа, що підтверджує факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності або користування РРО;

— копію документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися РРО;

— копію паспорта (формуляра) РРО та копію паспорта модема (у разі застосування зовнішнього модема);

— копію договору суб'єкта господарювання з ЦСО про технічне обслуговування та ремонт РРО.

Протягом 5 робочих днів з дати видачі довідки про резервування фіскального номера СГ повинен забезпечити: занесення фіскального номера до фіскальної пам'яті РРО, персоналізацію та опломбування РРО в ЦСО. Введення РРО в експлуатацію здійснюється ЦСО — на практиці це означає введення обов'язкових реквізитів чека, фіскального номера користувача, персоналізації РРО та переведення РРО у фіскальний режим роботи. Після персоналізації РРО перед його реєстрацією в податковому органі ЦСО опломбовує РРО. Переведення РРО у фіскальний режим роботи ЦСО підтверджує довідкою про опломбування РРО (див. п. 13 гл. 2 розділу ІІ Порядку реєстрації та застосування РРО).

До закінчення терміну дії довідки про резервування фіскального номера РРО СГ повинен за місцем реєстрації РРО надати копію довідки про опломбування РРО та акт введення в експлуатацію РРО. Не пізніше наступного робочого дня посадова особа ДПІ реєструє РРО шляхом внесення даних до інформаційної системи ДФСУ та надає СГ реєстраційне посвідчення РРО. На цьому процедура реєстрації РРО вважається завершеною.

Останнім етапом перед початком використання РРО є реєстрація книги ОРО, яка реєструється на кожен РРО. Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій затверджено наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547. Фіскальний номер книги ОРО на РРО складається з фіскального номера РРО та літери «р». Перша книга ОРО на РРО реєструється одночасно з реєстрацією РРО. Датою реєстрації першої книги ОРО на РРО є дата реєстрації РРО.

Як заповнити прибутковий та видатковий касові ордери у разі службової видачі та службовому внесенні при роботі з РРО?

Відповідно до абз. 5 п. 3.10 Положення №637, у касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється.

Тож на підставі такої норми можна зробити висновок, що приходний касовий ордер щодо оприбуткування виручки з каси РРО може містити незаповнений реквізит «Прийнято від». Відповідно, й видатковий касовий ордер на суму внесення суми до каси РРО може містити незаповнений реквізит «Одержав».

У таких видаткових касових ордерах може не заповнюватися і реквізит «Підпис одержувача».

Інші реквізити видаткового касового ордера, а саме: дата, найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача, мають заповнюватися відповідно до вимог Положення №637.

Відповідне роз'яснення надано у листі НБУ від 22.04.2013 р. №11-117/1363/4874.

Відповідно мають заповнюватися інші реквізити прибуткового касового ордера.

Яка кількість розмінної монети має бути наявна на місці проведення розрахунків? Як провести операцію з внесення до каси РРО і вилучення розмінної монети?

Відповідно до п. 2.13 Положення №637, підприємства (підприємці) під час здійснення розрахунків із споживачами за готівку зобов'язані приймати у сплату за продукцію (товари, роботи, послуги) без обмежень банкноти і монети та мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі. Саме ці банкноти та монета для видачі здачі отримали спрощену назву «розмінна монета». Зазначимо, що граничний розмір розмінної монети на підприємстві нормативно не встановлено, отже, кожне підприємство самостійно вирішує, скільки розмінної монети мати в касі та видавати касирам-операціоністам.

Видача розмінної монети підприємством — юридичною особою своєму магазину оформляється видатковим касовим ордером, формою якого передбачено наявність особистого підпису та ідентифікація особи, що отримала готівку.

У регістрах бухгалтерського обліку операції, пов'язані з видачею розмінної монети, відображаються за дебетом субрахунку 301 «Операційна каса» і кредитом субрахунку 301 «Каса в національній валюті». Вище ми говорили про те, що для обліку такої готівки в операційній касі на підприємстві має бути створено субрахунки на рахунку 30.

Кошти (розмінна монета) не залишаються в касі, а передаються з каси підприємства до операційної каси (скриньки реєстратора розрахункових операцій (далі — РРО)). У зв'язку з цим готівка, видана як розмінна монета, не вважається підзвітними коштами касира-операціоніста, і тому він не складає авансового звіту.

Будь-яких обмежень щодо строку зберігання на місці проведення розрахунків розмінної монети чинним законодавством не встановлено, тому підприємство самостійно визначає періодичність здавання розмінної монети до каси підприємства.

При цьому залишок готівкових коштів (у цьому випадку — розмінна монета) у скриньці РРО на кінець робочого дня не повинен перевищувати загальновстановленого для каси підприємства ліміту залишку готівки.

У свою чергу, приймання магазином розмінної монети та інкасація виручки магазину при використанні РРО, відповідно до пункту 6 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО, здійснюється з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача».

Які реквізити повинні зазначатись у фіскальному чеку РРО під час продажу товару (послуги)?

Фіскальний касовий чек на товари (послуги) (ФКЧ №1), відповідно до Положення №13, повинен містити такі обов'язкові реквізити:

• найменування господарської одиниці;
• адресу господарської одиниці;
• для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно з Кодексом; перед номером друкуються великі літери «ПН»;
• для СГ, що не є платниками ПДВ, — податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), перед яким друкуються великі літери «ІД» (ідентифікаційні дані);
• якщо кількість придбаного товару (обсяг отриманої послуги) не дорівнює одиниці виміру, — кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги);
• вартість одиниці виміру товару (послуги);
• назва товару (послуги);
• літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги) (для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ);
• позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит тощо) та суму коштів за цією формою оплати;
• загальну вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»;
• для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — окремим рядком літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкуються великі літери «ПДВ»;
• для СГ роздрібної торгівлі, що здійснюють реалізацію підакцизних товарів та зареєстровані платниками акцизного податку (СГ, що зареєстровані платниками іншого податку, крім ПДВ), — окремим рядком розмір ставки такого податку, загальну суму такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкується назва такого податку. У реквізиті «Акцизний податок» його назва наводиться згідно з Кодексом. За потреби дозволяється використовувати скорочення;
• порядковий номер касового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції;
• фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
• напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» та найменування або логотип виробника.

Схематично виглядатиме це так, як наведено у додатку 1 до Положення №13:

ФІСКАЛЬНИЙ КАСОВИЙ ЧЕК НА ТОВАРИ (ПОСЛУГИ)

Форма №ФКЧ-1

Рядок 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

‹Найменування господарської одиниці› ‹Адреса господарської одиниці› ПН ‹Індивідуальний податковий номер платника ПДВ› ІД ‹податковий номер / серія та номер паспорта*› ‹Кількість товару (послуги)› ‹Знак множення› ‹Вартість одиниці виміру› ‹Назва товару (послуги)› ‹Вартість› ‹Літерне позначення ставки ПДВ› ‹Форма оплати› ‹Сума коштів› СУМА ‹Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком› ПДВ ‹Літерне позначення ставки ПДВ› ‹Ставка ПДВ у відсотках› ‹Сума ПДВ› Акцизний податок ‹Ставка акцизного податку› ‹Сума акцизного податку› ‹Номер чека› ‹Поточна дата› ‹Час проведення розрахунку› ФН ‹Фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій› ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК ‹найменування або логотип виробника›

* Для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта.

 

Які реквізити повинні зазначатись у фіскальному чеку РРО у разі видачі коштів покупцеві при поверненні товару?

Фіскальний касовий чек видачі коштів (форма №ФКЧ-2) повинен мати такі реквізити:

• найменування господарської одиниці;
• адресу господарської одиниці;
• для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно з ПКУ; перед номером друкуються великі літери «ПН»;
• для СГ, що не є платниками ПДВ, — податковий номер або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), перед яким друкуються великі літери «ІД»;
• якщо кількість поверненого товару (обсяг отриманої послуги, що рекомпенсується) не дорівнює одиниці виміру, — кількість, вартість поверненого товару (обсягу отриманої послуги, що рекомпенсується);
• вартість одиниці виміру товару (послуги);
• назву операції виплати або назву товару (послуги);
• літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої суми коштів, що видається;
• позначення форми виплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит тощо) та суму коштів за цією формою виплати;
• загальну суму виданих коштів у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»;
• для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, — окремим рядком літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкуються великі літери «ПДВ»;
• для СГ роздрібної торгівлі, що здійснюють реалізацію підакцизних товарів та зареєстровані платниками акцизного податку, — окремим рядком розмір ставки такого податку, загальну суму такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами, на початку рядка друкується назва такого податку. У реквізиті «Акцизний податок» його назва наводиться згідно з ПКУ. За потреби дозволяється використовувати скорочення;
• порядковий номер видаткового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції;
• фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
• напис «ВИДАТКОВИЙ ЧЕК» та найменування або логотип виробника.

Схематично виглядатиме це так, як наведено у додатку 2 до Положення №13:

ФІСКАЛЬНИЙ КАСОВИЙ ЧЕК ВИДАЧІ КОШТІВ

Форма №ФКЧ-2

Рядок 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

‹Найменування господарської одиниці› ‹Адреса господарської одиниці› ПН ‹Індивідуальний податковий номер платника ПДВ› ІД ‹податковий номер / серія та номер паспорта*› ‹Кількість операцій виплати› ‹Знак множення› ‹Сума за однією операцією виплати› ‹Назва операції виплати або товару› ‹Сума коштів› ‹Літерне позначення ставки ПДВ› ‹Форма виплати› ‹Сума коштів› СУМА ‹Загальна сума виданих коштів за чеком› ПДВ ‹Літерне позначення ставки ПДВ› ‹Ставка ПДВ у відсотках› ‹Сума ПДВ› Акцизний податок ‹Ставка акцизного податку› ‹Сума акцизного податку› ‹Номер чека› ‹Поточна дата› ‹Час проведення розрахунку› ФН ‹Фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій› ВИДАТКОВИЙ ЧЕК ‹найменування або логотип виробника›

 

Касир помилково провів розрахункову операцію через РРО. Як виправити таку помилку?

Згідно з п. 7 розділу ІІІ Порядку реєстрації та застосування РРО, скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюється шляхом реєстрації від'ємної суми.

Якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків, дозволяється реєструвати видачу коштів (скасування помилкової суми) за допомогою операції «службова видача».

Зверніть увагу: забороняється реєструвати через РРО від'ємні суми з використанням операції «сторно».

Також, згідно із п. 8 розділу ІІІ цього Порядку, якщо сума коштів, на яку виправлена помилка, перевищує 100 гривень, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. На сьогодні нормативно встановленої форми такого акту немає, але в ньому обов'язково вказуються дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа.

Такі акти передаються до бухгалтерії суб'єкта господарювання і зберігаються протягом трьох років. У разі відсутності у суб'єкта господарювання бухгалтерії зазначені акти підклеюються до останньої сторінки відповідної книги ОРО.

Які зміни відбулися в порядку ведення КОРО у липні 2016 року?

З 26.07.2016 р. набрав чинності новий Порядок ведення книг обліку розрахункових операцій (далі — КОРО). Тож вести такі книги зараз треба згідно з новим порядком. Аналіз змін, які при цьому відбулися, ви можете прочитати тут.

Зверніть увагу: податківці в листі від 05.08.2016 р. №26665/7/99-99-08-01-03-17 відповіли на питання, яке виникло у багатьох госпсуб'єктів, — щодо використання КОРО за старою формою у зв'язку з набранням чинності нової форми КОРО.

Відтак, спираючись на норму п. 3 Наказу №547, податківці наголосили, що госпсуб'єкти можуть продовжувати використовувати раніше зареєстровані КОРО на РРО за старою формою, але до виникнення першої із подій:

— закінчення книги ОРО;

— завершення строку служби або припинення застосування відповідного РРО;

— виникнення підстав для перереєстрації або скасування реєстрації книги.

Податківці наголошують, що такі книги дозволяється перереєстровувати лише у перехідний період — протягом місяця після набрання чинності Наказом №547.

Після спливу зазначеного терміну у разі виникнення підстав для перереєстрації КОРО здійснюється реєстрація другої або наступної книги ОРО на РРО за новою формою.

Заповнення КОРО за старою формою у разі продажу підакцизних товарів.

Госпсуб'єкти, діяльність яких пов'язана з реалізацією підакцизних товарів, в касових чеках яких обов'язковим реквізитом є дані про акциз, використовуючи раніше зареєстровані книги ОРО (за старою формою), здійснюють у них записи таким чином:

1) у назвах граф 6, 7 книги ОРО за старою формою слід дописати знак «/» та відповідно слова «за ставкою акцизного податку», «сума акцизного податку»;

2) за наявності розрахункових операцій за товари підакцизної групи послідовно вносяться:

— у графу 6 — суми розрахунків, що оподатковуються за ставкою податку на додану вартість, «/», суми розрахунків, що оподатковуються за ставкою акцизного податку;

— у графу 7 — сума ПДВ, «/», сума акцизного податку.

Податківці зауважують, що ведення у такий спосіб книги ОРО є не зручним, і рекомендують звернутись до податкового органу за місцем реєстрації книги для реєстрації другої та наступної книги ОРО на РРО за новою формою. З причини зміни форми книги реєстрація нової книги може бути здійснена у будь-який час.

У суб'єктів господарювання, діяльність яких не пов'язана з реалізацією підакцизних товарів, касові чеки, що друкуються РРО, не містять даних про акцизний податок та відповідні графи 7, 9 книги ОРО будуть залишатися не заповненими. Відповідно, ці суб'єкти господарювання можуть продовжувати використовувати раніше зареєстровані книги ОРО без внесення до них будь-яких змін до виникнення зазначених вище підстав для припинення використання книги.

РРО вийшов з ладу, що робити суб'єкту господарювання?

Алгоритм дій у разі виходу з ладу РРО такий:

1) Повідомляємо центр сервісного обслуговування (далі — ЦСО) й контролюючий орган про вихід з ладу РРО.

Повідомити можна письмово або засобами електронного зв'язку в довільній формі:

ЦСО — протягом робочого дня з моменту виявлення несправностей або ушкодження;

контролюючий орган, у якому суб'єкт господарювання зареєстрований платником податків, — протягом двох робочих днів (п. 16 ст. 3 Закону про РРО).

2) Підраховуємо готівкові кошти, які перебувають у скриньці РРО на момент його виходу з ладу (виручку за цей період й суму службового внесення).

Звіряємо їх із даними контрольної стрічки. Відкриваємо розрахункову книжку та отриману суму записуємо в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

3) У день виходу з ладу РРО відкриваємо КОРО, зареєстровану на РРО, що вийшов з ладу, й робимо такі записи:

— заповнюємо розділ 4 «Облік ремонтів, робіт з технічного обслуговування і перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО» КОРО, зареєстрованої на РРО, що вийшов з ладу, а саме графи 1 і 2. Тобто тут має значитися так: графа 1 — № з/п, графа 2 — дата виникнення поломки РРО.

— заповнюємо розділ 3 «Облік розрахункових квитанцій», а саме:

графу 1 — згідно з даними контрольної стрічки номер першого пробитого по РРО фіскального чека в день поломки РРО;

графу 2 — номер останнього пробитого по РРО фіскального чека перед поломкою РРО;

графу 3 — номер РК, зареєстрованої до КОРО на даний РРО, яка буде використовуватися для розрахунків з покупцями;

графу 4 — дату і час початку використання РК;

графу 5 — серію і номер першої квитанції, з якої починається використання РК.

Якщо після поломки РРО й надалі проводяться розрахункові операції, то для їх обліку слід використовувати розрахункові квитанції з РК. Якщо після поломки РРО та до відновлення його роботи таких операцій не було, то буде використана лише одна розрахункова квитанція із позначкою «Службове внесення».

— заповнюємо розділ 2 «Облік руху готівки та сум розрахунків», а саме:

в графі 1 — дату виникнення поломки РРО;

в графі 2 — номер РК, що використовується;

в графі 3 — суму коштів, яку зазначили у корінці розрахункової квитанції;

в графі 4 — суму коштів, яку здали до каси (для підприємств) чи до банку;

в графах 5, 6, 7, 8 — загальну суму здійснених розрахункових операцій, які фіксувалися за допомогою РК. Якщо таких операцій не було після поломки РРО, то у таких графах проставляються прочерки.

Це всі записи, які мають бути виконані у день поломки.

4) Якщо розрахункові операції здійснюються у наступних днях після поломки РРО, то суб'єкт господарювання так само заповнює розділ 3, крім граф 1 та 2, та розділ 2 аж до дня включення відремонтованого РРО.

5) У день полагодження РРО і введення його в експлуатацію після ремонту слід зробити такі дії:

— заповнюємо розділ 4 КОРО разом з працівником ЦСО. Касир заповнює графи 6 і 7, працівник ЦСО — графи 3 — 5;

— підраховуємо суму виручки за корінцями розрахункових квитанцій;

— проводимо через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням РК, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам'яті) — за час роботи, що передував виходу РРО з ладу, за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку, іншого податку. Дані суми вводяться в РРО як виручка (тобто слід провести через РРО реалізацію усіх проданих під час ремонту товарів), а не як операція «Службове внесення». Операція «Службове внесення» готівки, які зберігаються на місці проведення розрахунків, виконується в тому випадку, якщо реалізація товарів (послуг) в період відключення РРО не здійснювалася;

— друкуємо Х-звіт РРО та звіряємо отримані суми з сумою виручки, підрахованої за розрахунковими квитанціями. Розбіжностей при цьому бути не повинно;

— роздруковуємо Z-звіт і на його основі заповнюємо:

розділ 2 КОРО, а саме: у графі 1 вказуємо дату роздрукованого чеку; у графі 2 — номер роздрукованого Z-звіту; у графі 3 — суму готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків, у день включення відремонтованого РРО;

та розділ 3 КОРО, а саме у графі 8 вказуємо номер роздрукованого Z-звіту.

Яка звітність подається у зв'язку з використанням РРО?

Наразі усі види РРО, зазначені у Державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій, повинні мати можливість подавати до органу ДФС інформацію про такі операції в електронному вигляді по дротових або бездротових каналах зв'язку. Отже, якщо йдеться про придбання нового РРО і перше взяття його на облік за певним суб'єктом господарської діяльності, то придбаний РРО повинен виконувати таку функцію, і таким чином подавати окремо звіт про такі операції буде не потрібно.

Однак якщо йдеться про РРО, зареєстрований до 01.01.2016 р., ситуація інша, і в січні 2016 року податківці про це надавали спеціальне роз'яснення. Детальніше про це ми писали тут. У разі якщо такий РРО не може передавати зазначену інформацію в електронному вигляді, суб'єкту господарської діяльності доведеться подавати Звіт за формою № ЗВР-1.

Хоча пізніше, анонсуючи нову форму такого Звіту, податківці змінили свою думку.

У своєму роз'ясненні вони вказали: «Цей звіт починаючи з 2016 року подають тільки суб'єкти господарювання, які використовують розрахункові книжки при здійсненні розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, крім розрахунків при здійсненні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти».

Нова форма такого звіту подається починаючи зі звітного періоду квітня 2016 року. Детальніше про це ви можете прочитати тут.

Термін подання Звіту — не пізніше 15-го числа наступного за звітним місяця.

Звіт за формою № ЗВР-1 (далі — Звіт) складається в розрізі всіх зареєстрованих книг обліку розрахункових операцій, які використовувались протягом звітного місяця.

Заголовна частина Звіту заповнюється так. У рядку «До державної податкової інспекції» зазначається назва району, міста, району в місті та міста (для міст з районним розподілом). У рядку «реквізити суб'єкта господарювання» наводяться найменування суб'єкта господарювання (далі — СГ) та його місцезнаходження (для фізичних осіб — прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи — підприємця та його місце проживання), що зазначені у Виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, код за ЄДРПОУ чи реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.

У графах 1 — 3 Звіту вказуються такі дані:

у графі 1 — порядковий номер запису у Звіті;

у графі 2 — фіскальний номер книги обліку розрахункових операцій, зареєстрованої на господарську одиницю;

у графах 3 — 5 — записуються такі суми розрахунків за звітний місяць:

у графі 3 — загальна сума проведених за звітний місяць розрахункових операцій, тобто сума коштів, яку отримано від покупців за реалізовані товари (надані послуги);

у графі 4 — частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується податком на додану вартість (далі — ПДВ);

у графі 5 — частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується акцизним податком;

у графі 6 — сума ПДВ, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 4;

у графі 7 — сума акцизного податку, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 5;

у графі 8 записується загальна сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації послуги тощо). Якщо протягом звітного місяця через розрахункову книжку були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 3 — 8. За бажанням СГ до Звіту можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.

У рядку «Разом» у графах 3 — 8 записуються підсумки показників за відповідними графами.

Звіт підписують директор (керівник) та головний бухгалтер — для юридичних осіб, особисто громадянин-підприємець — для фізичних осіб. Факт прийняття Звіту фіскальним органом засвідчується підписом уповноваженої посадової особи цього органу із зазначенням дати його подання. Звіт скріплюється печаткою, якщо наявність такої у суб'єкта господарювання передбачена чинним законодавством.