РОЗДІЛ 6.
Витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку
Чи змінилося документальне підтвердження витрат у 2015 році?
Відповідь
З 01.01.2015 р. для обчислення об'єкта оподаткування податком на прибуток платник податку має використовувати дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування. Усі витрати в податковому обліку з 01.01.2015 р. мають відповідати правилам П(С)БО 16 і далі через витрати в бухгалтерському обліку вони потраплятимуть і до податкового фінрезультату.
Для перевірки документального підтвердження всіх витрат, зокрема і витрат на відрядження, податкові органи мають право запитувати і вивчати під час перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку. Усі понесені витрати на відрядження повинні бути підтверджені документально та зафіксовані у Звіті про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма та порядок заповнення затверджені наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845).
Звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Якщо у відрядженні працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Увага: якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках — десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження, то така сума підлягає оподаткуванню ПДФО за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.
Фізична особа, що отримала кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проведень, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти, та «Звіт затверджено», яка підписується керівником (податковим агентом).
Які витрати на відрядження не оподатковуються ПДФО?
Відповідь
Перелік витрат, що відшкодовуються платнику податку та не включаються до оподатковуваного доходу, визначено п. 170.9 ПКУ. За наявності підтвердних документів обмежень для визнання витрат, понесених у відрядженні, немає (за винятком вартості витрат на алкогольні напої і тютюнові вироби, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи). Не оподатковуються ПДФО та військовим збором також суми добових — це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи, понесені у зв'язку з таким відрядженням за кожен календарний день такого відрядження. Такі витрати підтверджувати документально не потрібно. Підпунктом 170.9.1 ПКУ встановлено граничні норми добових, які не будуть оподатковуваним доходом фізособи за виконання зазначених нижче умов.
Проте сам факт відрядження (в т. ч. для визначення суми добових) згідно з пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ має бути підтверджений:
— наказом про відрядження та відповідними первинними документами, а для закордонних відряджень до країн із візовим режимом потрібні ще й відмітки вповноваженої службової особи Держприкордонслужби в закордонному паспорті чи документі, що його замінює;
— документальним підтвердженням зв'язку такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця.
До речі, потрібно звертати увагу на дату первинних документів. Наприклад, дата на транспортному квитку має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Адже, з іншого боку, вартість квитка, в якому дата прибуття (вибуття) не збігається з наказом про відрядження, але відшкодована роботодавцем, буде вважатися за пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ додатковим благом платника податку та включатися до складу оподатковуваного доходу.
Які витрати на відрядження оподатковуються ПДФО та військовим збором?
Відповідь
За відсутності:
— підтвердних документів;
— документів, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця;
— наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює;
— сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Також оподатковуваним доходом будуть суми коштів, отриманих платником податку на відрядження та не повернутих у визначений строк (див. відповідь на попереднє запитання), а також кошти, що перевищують суму витрат, обчислену за нормами пп. 170.9.1 ПКУ.
У 2015 році не оподатковуються суми добових витрат у таких межах:
— для відрядження по Україні — не більше 243,60 грн (1218 грн х 0,2 = 243,60 грн) за кожен календарний день відрядження;
— для відрядження за кордон — не більше 913,50 грн (1218 х 0,75 = 913,50 грн) за кожен календарний день відрядження.
Отже, всі суми, що перевищують зазначені граничні норми, формують надміру використані кошти та підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.
Також всі понесені працівником витрати, які не підтверджено документально, слід оподатковувати, проте роботодавець має право їх компенсувати платнику податку.
Базою для оподаткування ПДФО буде сума надміру використаних коштів, помножена на «негрошовий» коефіцієнт відповідно до п. 164.5 ПКУ:
для ставки ПДФО 15% — коефіцієнт 1,176471;
для ставки ПДФО 20% — коефіцієнт 1,25.
Військовим збором оподатковуються ті самі доходи, що й ПДФО, але коефіцієнт не застосовується.
Чи слід оподатковувати ПДФО витрати на страхування життя або здоров'я відрядженої особи?
Відповідь
Усе залежить від необхідності такого страхування:
— якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ витрати не оподатковуються ПДФО та військовим збором (за наявності страхових полісів);
— якщо обов'язкового страхування немає і таке страхування здійснюється за бажанням фізособи або роботодавця, такі витрати підпадають під об'єкт оподаткування як додаткове благо.