Що таке ліміт каси?
Що каже закон?
Ліміт залишку готівки в касі (далі — ліміт каси) — граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.
А що на практиці?
Відповідно до визначення «готівкова виручка», наведеного у п. 1.2 Положення №637, до готівки відноситься сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації товарів, робіт, послуг та позареалізаційні надходження. Поняття позареалізаційних доходів є доволі широким і фактично включає всі готівкові надходження, не пов'язані з реалізацією продукції, зокрема повернення невикористаних підзвітних сум, одержані у позику кошти, внески до статутного капіталу тощо. Тому це потрібно враховувати для встановлення граничного розміру суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.
Для підприємств, що здійснюють операції з готівкою, встановлюються ліміт каси та строки здавання готівки до банку. Ліміт каси для себе підприємства встановлюють самостійно. У позаробочий час вони можуть тримати у своїх касах готівку у межах, що не перевищує встановленого ліміту каси. У ті дні, коли немає перевищення ліміту каси, кошти можна не здавати до банку. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається до банків для її зарахування на поточні рахунки підприємств, інакше підприємство несе відповідальність у вигляді штрафу.
Хто із суб'єктів господарювання ліміт каси може не встановлювати?
А що на практиці?
Банкам та підприємцям, незалежно від системи оподаткування, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюють (п. 2.7 Положення №637).
Але відсутність обов'язку встановлювати ліміт каси не означає, що підприємцям не треба дотримувати всіх вимог касової дисципліни. Наприклад, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки або за проведення готівкових розрахунків без надання покупцю платіжного (розрахункового) документа (товарного або касового чека2, розрахункової квитанції, які підтверджують факт сплати готівкових коштів) чи недотримання граничної суми розрахунків готівкою протягом одного дня (див. Постанову №210) до підприємців теж застосовується відповідальність, установлена чинним законодавством.
2 Право не застосовувати РРО мають лише підприємці — платники ЄП (п. 6 ст. 9 Закону про РРО).
Також ліміт каси не встановлюється релігійним організаціям (релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності (п. 5.6 Положення №637).
Якщо діяльність підприємства передбачає готівкові розрахунки, слід розрахувати ліміт каси. Між іншим, до визначення «готівкові розрахунки» п. 1.2 Положення №637 відносить не лише виручку за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) й інше майно, а й операції, які безпосередньо не пов'язані з такою реалізацією. Тож ліміт каси можуть не встановлювати лише ті СГ, які здійснюють діяльність виключно у безготівковій формі. Отже, якщо підприємство не встановило ліміт каси, то він вважається нульовим. А це означає, що вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, з відповідними наслідками.
Тож радимо всім підприємствам, зокрема й тим, що здійснюють розрахунки лише у безготівковій формі, встановлювати ліміт хоча б у мінімальному розмірі. Адже навіть у тих підприємств, які не реалізують продукцію за готівку, можуть бути операції, пов'язані з готівковими коштами (наприклад, видача та повернення коштів на госппотреби, відрядження тощо). Тому при нульовому ліміті каси таке підприємство, якщо вчасно не здасть залишок готівки до банку, потрапить під штрафні санкції.
Що таке мінімальний ліміт каси?
А що на практиці?
Якщо у підприємства середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, у Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (додаток 8 до Положення №637) дорівнює нулю або не перевищує 10 н. м. д. г. (170,00 грн.), воно може встановити ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 170,00 грн. (абз. 5 п. 5.4 Положення №637). Рекомендуємо всім підприємствам цією можливістю скористатися. Адже, як ми вже зазначили, якщо ліміт каси не встановлено, то він вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в касі підприємства на кінець робочого дня і не здана до банку, вважається понадлімітною, крім випадків, визначених п. 5.9 Положення №6373.
3 Якщо кошти були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючого банку не пізніше наступного робочого дня банку або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства.
Який порядок встановлення ліміту каси?
А що на практиці?
Порядок розрахунку ліміту каси визначає глава 5 Положення №637. Розраховується ліміт каси підприємством самостійно і до відома обслуговуючого банку не доводиться. Розмір ліміту каси прямо залежить від обсягу касових надходжень (крім тих коштів, які підприємство отримало до каси з банку), який зазначається у рядку 1 Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (додаток 8 до Положення №637), або від видачі готівки з каси, яка зазначається у рядку 3 цього Розрахунку.
Згідно з п. 5.3 Положення №637, за рішенням керівництва (таке рішення затверджується внутрішніми наказами, розпорядженнями) розрахунок здійснюють на підставі або розрахунку середньоденного надходження готівки до каси (рядок 2 Розрахунку), або її середньоденної видачі з каси (рядок 4 Розрахунку).
Якщо підприємство є новоствореним або щойно розпочинає готівкові розрахунки (досі розрахунки були виключно безготівкові) і не має фактичних даних про обіг готівки в касі в минулому, ліміт каси встановлюють на перші три місяці згідно з прогнозними розрахунками. Згодом такий ліміт у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців роботи підприємства переглядають за фактичними показниками. Відлік перших трьох місяців роботи, як сказано у листі НБУ від 14.02.2007 р. №11-213/599-1576, починається з дня проведення першого розрахунку готівкою.
Якщо підприємство не мало надходжень готівкової виручки, але мало готівкові витрати, ліміт каси встановлюють за видатками готівки (зокрема, на відповідні закупівлі, пов'язані з господарськими потребами) на підставі середньоденної видачі готівки.
Чи може граничний розмір встановленого ліміту каси бути більшим ніж надходження готівки до каси або видача коштів з каси ?
Офіційна думка
Граничний розмір не повинен перевищувати встановленого ліміту каси. Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, то він уважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. У цьому разі сума зазначених перевищень уважається понадлімітною.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.16
Чи враховуються виплати на відрядження при розрахунку ліміту залишку готівки в касі за видатками?
А що на практиці?
Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно на підставі розрахунку.
За рішенням керівника підприємства ліміт каси може встановлюватися на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. У разі встановлення ліміту каси на підставі середньоденної видачі готівки при розрахунку враховують дані рядків 3 та 4 таблиці «Касові обороти» додатка 8 до Положення №637. Згідно з рядком 3 цієї таблиці до розрахунку середньоденної видачі готівки з каси не включають виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів, але враховують виплачену готівку на відрядження. Відповідно до п. 1.2 Положення №637 та п. 3.15 Інструкції №5, витрати на відрядження (добові, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення) не належать до виплат, пов'язаних з оплатою праці.
Отже, у разі встановлення ліміту каси на підставі показника середньоденної видачі готівки з каси, для розрахунку ліміту за цим показником беруть до уваги виплати готівкою на різні потреби (до речі, у листі НБУ від 29.02.2008 р. №11-113/818-2372 зазначалося: у т. ч. готівка, видана з каси підприємства для здавання до банку), а також на відрядження (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів).
Чи треба переглядати ліміт каси у зв'язку зі зниженням готівкових оборотів?
А що на практиці?
Перегляд в обов'язковому порядку встановленого раніше ліміту каси передбачено лише у разі застосування ліміту за прогнозними розрахунками (див. запитання 30). Також установлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки, як сказано у п. 5.11 Положення №637, можуть переглядатися:
— у зв'язку зі змінами законодавства України;
— за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
Виходить, прямого обов'язку переглядати ліміт каси підприємствам не встановлено. Хоча зниження готівкових оборотів може вважатися фактором об'єктивного характеру, за наявності якого рекомендуємо переглянути ліміт.
Як наголошувалося у листі НБУ від 01.12.2009р. №11-113/5438-22292, «скорочення обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства є підставою для перегляду встановленого ліміту каси. Однак вимоги щодо обов'язкового перегляду встановленого ліміту каси у зв'язку зі скороченням обсягів надходження готівкової виручки до каси підприємства Положення не містить». Отже, обов'язкової вимоги щодо перегляду встановленого підприємством ліміту каси у зв'язку зі скороченням оборотів за надходженнями готівки не визначено. Пунктом 5.11 Положення №637 передбачено лише можливість такого перегляду.
Який порядок розрахунку ліміту залишку готівки в касі підприємств, які працюють за договорами комісії?
Офіційна думка
Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку відповідного середньоденного показника надходжень готівки до каси або її видачі з каси. У разі встановлення підприємством ліміту каси на підставі показника середньоденного надходження готівки до каси в основу розрахунку включаються обсяги готівкової виручки, що є сумою фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційних надходжень, до складу яких відносяться надходження від операцій, що безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг).
Таким чином, готівка від покупців за реалізовані товари (що належать комітенту), яка надійшла до каси підприємства, що здійснює діяльність за договорами комісії, має своєчасно і в повній сумі оприбутковуватися в касі такого підприємства та включатися до ліміту каси, розрахованого на підставі показника середньоденного надходження готівки до каси підприємства.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.16
Чи треба встановлювати ліміт каси філіям?
А що на практиці?
Для кожного відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок ліміту залишку готівки в касі (абз. 2 п. 5.2 Положення №637). Порядок розрахунку ліміту каси в них аналогічний до зазначеного вище, але доводиться до їх відома внутрішніми наказами підприємства — юридичної особи. Адже, якщо ліміт каси для філії не встановлено, враховуючи вимогу п. 5.8 Положення №637, він вважається нульовим.
За нормою п. 2.8 Положення №637, філії підприємств можуть здавати готівкову виручку безпосередньо до кас юросіб або до банку для її зарахування на банківські рахунки підприємства. Тож понадлімітні кошти філії мають видаватися на потреби підприємства (з оформленням касових ордерів), здаватися до банку або до каси підприємства.
Які готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження?
Що каже закон?
Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства.
Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, що надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства.
Які кошти можуть зберігатися в касі понад установлений ліміт?
А що на практиці?
Для забезпечення господарських потреб підприємствам заборонено накопичувати готівку в касах понад установлений ліміт. Єдиний виняток, коли дозволено зберігати в касі готівку за рахунок виручки понад установлений ліміт каси, — це готівка для виплат, які належать до фонду оплати праці, а також пенсії, стипендії і дивіденди (абз. 2 п. 2.10 Положення №637).
Якщо готівка для згаданих виплат одержана з банку і її сума перевищує встановлений ліміт, підприємства мають право зберігати такі суми у касі протягом 3 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку4.
4 Для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їхніх касах понад установлений ліміт каси протягом 5 р. д., включаючи день одержання готівки в банку (п. 2.10 Положення №637).
А от кошти, одержані в банку на інші виплати, слід видавати працівникам того самого дня. Суми готівки, одержані в банку та не використані за призначенням протягом вищевстановлених строків, підприємство повертає до банку не пізніше наступного робочого дня банку або може залишати у касі лише в межах установленого ліміту.
Зберігати готівку для виплат з оплати праці, які здійснюються за рахунок готівкових надходжень не з банку (з виручки), дозволено протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси видаткових відомостях (додаток 1 до Положення №637) на виплату грошей. Зверніть увагу: підприємство не може накопичувати готівкову виручку понад установлений ліміт каси завчасу, до настання строків виплати зарплати. Лише з дня настання строків виплати зарплати кошти, що надходять у складі виручки, спрямовуються на виплату зарплати.
Банк знаходиться в іншому населеному пункті, ніж магазин. Який порядок розрахунку ліміту каси, якщо строк здавання готівкової виручки не рідше ніж один раз на 5 робочих днів?
Офіційна думка
Порядок визначення строків здавання готівкової виручки (готівки) та розрахунку ліміту каси визначено главою 5 Положення №637. Згідно з абзацом другим п. 5.4 Положення, кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію.
Таким чином, для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків, строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів, розраховує ліміт каси у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.16
Як правильно оформити видачу зарплати працівникам із готівкової виручки? Якою датою складати видатковий ордер для оформлення видачі готівки з каси?
А що на практиці?
Останній абзац п. 2.10 Положення №637 дає право підприємству зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки, у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей (додаток 1 до Положення №637), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат. Але вище ми зазначали, що завчасу, до настання строків виплати зарплати, підприємство не може накопичувати готівкову виручку понад установлений ліміт каси.
Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов'язаний виконати вимоги п. 3.9 Положення №637:
— проти прізвища осіб, яким не здійснено виплати, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»5;
5 Готівкові кошти, одержані для виплат, пов'язаних з оплатою праці, та не виплачені в установлений строк окремим фізичним особам (п. 1.2 Положення №637).
— скласти реєстр депонованих сум;
— на титульній сторінці зазначити загальну суму виданої та депонованої заробітної плати. Ці суми потрібно звірити із загальним підсумком за видатковою відомістю та засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавав не касир, а інша особа, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
— здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
Зверніть увагу: у п. 3.9 Положення №637 наголошується, що видатковий касовий ордер на фактично видану суму за видатковою відомістю складають після закінчення встановлених строків виплат заробітної плати. Тож робимо висновок, що підприємство виписує та реєструє видатковий касовий ордер в останній день строку виплати заробітної плати. У п. 3.11 Положення №637 є вимога, що видатковий касовий ордер, оформлений на підставі видаткової відомості, реєструють у журналі реєстрації касових документів (додаток 4 до Положення №637) після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Пам'ятайте: якщо депоновані суми перевищують установлений ліміт каси, вони підлягають здаванню до банку. У цьому разі слід оформити загальний видатковий касовий ордер на таку суму.
Чи може готівка для видачі позик працівникам зберігатися у касі понад ліміт протягом трьох робочих днів?
А що на практиці?
Згідно з п. 2.10 Положення №637, підприємства мають право зберігати у касі готівку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.
Структура виплат, пов'язаних з оплатою праці, у т. ч. віднесення відповідних виплат безпосередньо до фонду оплати праці, регулюється Інструкцією №5.
Оскільки позики працівникам згідно з Інструкцією №5 належать до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, то готівка з такою метою не може зберігатися в касі підприємства понад установлений ліміт протягом 3 робочих днів.
У разі перевищення підприємством ліміту каси на нього чекає штраф у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день згідно з Указом №436.
Підприємство здало готівкову виручку через інкасаторську службу після операційного часу роботи банку. Чи вважаються такі кошти понадлімітними?
А що на практиці?
Відповідно до п. 1.2 Положення №637, ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час. Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно. Вони можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівку у межах, що не перевищують установленого ліміту каси. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається до банку для її зарахування на поточний рахунок підприємства, інакше воно несе відповідальність у вигляді штрафу. Згідно з п. 1 Указу №436, за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено відповідальність — у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.
Підприємства здають готівку самостійно або через відповідні інкасаторські служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.
Підтвердженням зданої готівки до банку через інкасаторів буде копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою, засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача.
Але потрібно врахувати норми п. 5.9 Положення №637. Готівкові кошти не вважатимуться понадлімітними в день їх надходження, якщо вони здаються до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку. Отже, якщо інкасація коштів відбулася після операційного часу роботи банку, незважаючи на те що фактичне приймання цих коштів банківськими працівниками і зарахування їх на рахунок банку відбудеться лише наступного дня, такі кошти не вважаються понадлімітними. Підтверджувати це будуть запис у касовій книзі та копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою.
Чи є відповідальність за невстановлення ліміту каси?
А що на практиці?
Так, згідно з п. 5.12 Положення №637 керівники підприємств несуть відповідальність за встановлення ліміту каси та за достовірність показників, зазначених у Розрахунку. Як сказано у п. 7.21 Положення, під час перевірки дотримання підприємством ліміту каси визначається наявність самостійно встановленого ліміту каси та відповідність його розрахунку, уточнюються за наказами, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством лімітів кас своїм відокремленим підрозділам. Якщо встановленого ліміту на підприємстві (у його відокремлених підрозділах) не було або він був установлений (розрахований) неправильно чи з помилками в документальному оформленні, то такий ліміт каси вважається нульовим. Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, визначених п. 5.4 Положення №637, то він вважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. А отже, будь-яка сума, яка перевищує ліміт каси (крім тих, які можуть зберігатися в касі понад установлений ліміт), вважатиметься понадлімітною і прямо впливатиме на розмір штрафу, який сплатить підприємство-порушник.
Відповідно до п. 1 Указу №436, за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено відповідальність — у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.
Щоб дізнатися, як проходять перевірки дотримання встановленого ліміту залишку готівки в касі, слід звернутися до Методрекомендацій №210, підрозділ 4.4.
Яка кількість розмінної монети має бути наявна на місці проведення розрахунків?
Що каже закон?
Підприємства (підприємці) під час здійснення розрахунків із споживачами за готівку зобов'язані приймати у сплату за продукцію (товари, роботи, послуги) без обмежень банкноти і монети (у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні монети, зношені, значно зношені банкноти та монети) усіх номіналів, які випускає Національний банк України в обіг, що є дійсними платіжними засобами і не викликають сумніву в їх справжності та платіжності. У разі отримання від споживачів у сплату за продукцію (товари, роботи, послуги) зношених та/або значно зношених банкнот підприємства (підприємці) зобов'язані не видавати таких банкнот на здачу та надалі здати їх разом з готівковою виручкою (готівкою) до обслуговуючих банків. Крім того, підприємства (підприємці) мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі [за винятком тих номіналів монет (банкнот), випуск в обіг яких припинено Національним банком України].
А що на практиці?
Положення №637 не встановлює будь-яких вимог до кількості розмінної монети. Тому підприємства роздрібної торгівлі самостійно визначають розмір розмінної монети.
Пам'ятайте, що залишок готівкових коштів у скриньці РРО на кінець робочого дня не повинен перевищувати ліміту готівкових коштів. Тому у скриньці РРО можна залишати розмінну монету в межах установленого ліміту. Якщо підприємство має кілька торговельних точок, то на кінець дня загальна сума розмінної монети, що залишається на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО), не повинна перевищувати встановленого ліміту для каси підприємства.
Видача розмінної монети з каси підприємства провадиться касиру та оформляється видатковим касовим ордером.