Розділ 2. Порядок ведення
касової книги і касових документів
Який порядок заповнення прибуткового касового ордера?
А що на практиці?
Відповідно до п. 3.3 Положення №637 приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (затверджена форма, це додаток 2 до Положення №637), підписується головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Прибутковим касовим ордером (далі — ПКО) оформляється надходження готівкових грошових коштів безпосередньо в касу підприємства.
Заповнення прибуткового касового ордера (типова форма №КО-1) здійснюється таким чином:
— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти, та ЄДРПОУ;
— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер та дата оформлення касового ордера (дата повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів);
— у колонках таблиці зазначаються номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума (що стосується такого реквізиту, як код цільового призначення, зауважимо, що Положенням №637 на сьогодні цільового використання коштів не встановлено, а от колись давно, справді, була така вимога);
— у рядку «Прийнято від» вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вносить грошові кошти в касу підприємства;
— у рядку «Підстава» вказується підстава для внесення готівкових грошових коштів в касу підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення грошових коштів, звіт про використання коштів, наряд-замовлення тощо;
— у рядку «Сума» вказується сума, яка оприбутковується, літерами, з великої букви;
— у рядку «Додатки» вказуються документи, пов'язані із здійсненням операції з внесення готівки в касу, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ, наряд-замовлення тощо. Тут же можуть бути вказані дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші в касу;
— у рядках «Підписи головного бухгалтера та касира» зазначається підпис головного бухгалтера й касира. Під час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів. Якщо відсутній касир — ПКО підписує особа, яка виконує його обов'язки.
У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).
Приклад заповнення надходження готівки з банку на господарські потреби наводиться у зразку 1 (див. тут).
Чи може підприємство, що працює без РРО (бо реалізує лише власну продукцію), прийняти готівку до каси від постачальника як повернення авансу за розірваною угодою?
А що на практиці?
За загальною нормою п. 2.1 Положення №637 підприємства, які відкрили поточні рахунки в банках, здійснюють розрахунки, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно в безготівковій формі, а також у готівковій формі (з дотриманням чинних обмежень). Тож за належного документального оформлення така операція є можливою. Насамперед треба мати документальне підтвердження факту розірвання угоди — це може бути одна з підстав, зазначених в умовах договору, та лист від покупця з вимогою повернути аванс. Крім того, потрібно пам'ятати про встановлення граничної суми розрахунків готівкою між підприємствами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. А це 10000 грн. згідно з Постановою №210.
Касові операції оформляють касовими ордерами. Надходження готівки до каси підприємства має бути оформлене прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення №637). У цьому первинному документі слід обов'язково зазначити підстави отримання коштів (повернення авансу за угодою, яку розірвано), підприємство — платника коштів та особу, уповноважену підприємством-продавцем, через яку отримано готівку до каси покупця.
Що повинен ставити у прибутковому касовому ордері СГ при отриманні готівки в касу підприємства — печатку чи штамп?
Офіційна думка
Оскільки форма прибуткового касового ордера передбачає місце печатки, то суб'єкт господарювання при оформленні касового ордера повинен ставити печатку підприємства, а на додатках до нього штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.15
Як видати готівку з каси?
Що каже закон?
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
Підприємства, що займаються закупівлею товарів сільськогосподарської продукції, проведення розрахунків за які не врегульовано законодавством України, можуть проводити видачу готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції за відомостями, в яких зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.
А що на практиці?
Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері (далі — ВКО).
Залежно від виду операцій ВКО застосовується:
1) для внесення коштів у касу банку і зарахування на поточний рахунок підприємства;
2) для виплати зарплати;
3) для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг) тощо.
Приклад заповнення видачі коштів із каси підприємства на господарські потреби наводиться у зразку 2 (див. тут).
Увага: для виведення залишку готівки в касі не приймаються видаткові касові ордери або видаткові відомості, у яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.
Як заповнити реквізит «Одержав» у ВКО, якщо видача готівки здійснюється за видатковими відомостями?
Офіційна думка
Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі — Положення), затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 №637 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за №40/10320, визначає порядок ведення касових операцій юридичними особами (крім банків) незалежно від організаційно-правової форми та форми власності і фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність, а також форми касових документів, що застосовуються ними. Типові форми касових документів наведені у додатках до Положення.
У реквізиті «Видати» видаткового касового ордера (додаток 3 до Положення) зазначається прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, яка отримує кошти. У разі якщо видатковий касовий ордер оформляється на загальну суму коштів, що видаються, наприклад — по відомості на виплату грошей працівникам підприємства (додаток 1 до Положення), то у вказаному реквізиті зазначається відповідний підрозділ підприємства, що отримує кошти.
Якщо ж підприємство здійснює виплати з оформленням видаткової відомості, то відповідно до абзацу другого пункту 3.8 Положення на титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
При цьому слід зазначити, що згідно з вимогами останнього абзацу пункту 3.10 глави 3 Положення у касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (у тому числі видача готівки за видатковими відомостями), реквізит «Одержав» (у видатковому касовому ордері), в якому зазначається сума готівки, не заповнюється.
В цьому випадку може не заповнюватися і реквізит «Підпис одержувача», оскільки одержувачі готівки проставляють свої підписи про отримання у видатковій відомості.
Інші реквізити видаткового касового ордера, а саме дата; найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача, мають заповнюватися відповідно до вимог Положення.
Лист НБУ від 22.04.2013 р. №11-117/1363/4874
Чи допускаються виправлення у касових документах та чи можна виписувати дублікати при їх втраті?
Офіційна думка
Виправлення в касових документах забороняються. Якщо при заповненні цих документів бухгалтер припустився помилки, то слід оформити новий документ.
Норми чинного законодавства не передбачають дії щодо відновлення прибуткового касового ордера при його втраті.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.15
Чи можна використовувати факсиміле для підпису прибуткових і видаткових касових ордерів (інших касових документів)?
Офіційна думка
Використовувати факсиміле для підпису прибуткових і видаткових касових ордерів (інших касових документів) чинним законодавством не передбачено.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.15
Який порядок ведення касової книги?
А що на практиці?
Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі. Касова книга — це затверджена форма відповідно до Положення №637 — додаток 5. Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу, без урахування кас відокремлених підрозділів.
Відповідно до вимог п. 4.2 та п. 4.3 Положення №637 аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера.
Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.
Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.
Чи ведуть касову книгу відокремлені підрозділи підприємств?
А що на практиці?
Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продані товари (послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.
Але якщо відокремлений підрозділ здійснює готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, тоді касова книга не ведеться. Виручку, відповідно до п. 2.8 Положення №637, відокремлені підрозділи можуть здавати безпосередньо до каси головного підприємства або до будь-якого банку для переведення на поточний рахунок юрособи. Здавання виручки може здійснюватися як самостійно, так і через спеціалізовані служби інкасації.
Якщо бухгалтерія юридичної особи не працює у вихідні та святкові дні, а її відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства — юридичної особи.
Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції з відображенням їх в касовій книзі і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства (юридичної особи), зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій.
Чи зобов'язані підприємці вести касову книгу?
А що на практиці?
Згідно з п. 4.2 Положення №637, підприємці касової книги не ведуть. Для обліку своєї діяльності та залежно від обраної системи оподаткування підприємці ведуть відповідні книги обліку. Також підприємцям, незалежно від системи оподаткування, не встановлюють ліміт каси та строки здавання готівки до банку.
На що звертають увагу податківці під час перевірки касової дисципліни?
А що на практиці?
Під час перевірки касової дисципліни з'ясовується наявність у підприємства касової книги, а також відповідність її оформлення вимогам Положення №637. Правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання та видачі готівкових коштів (у тому числі за строками). Відповідність вказаних у касовій книзі сум прийнятої до каси або виданої з неї готівки даним прибуткових і видаткових касових ордерів.
Правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та видаткових відомостей (проставлення потрібних дат, номерів, сум, зазначення підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, відбитків печаток та штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо).
Встановлення наявності у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей і правильність їх ведення.
Правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касової книги та зазначених у касових ордерах, наявність потрібних виправдних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо).
Чи обов'язково вести журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів?
А що на практиці?
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — це документ, що застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів. Такі журнали відносяться до касових документів. За п. 3.11 Положення №637, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — це затверджена форма (додаток 4 до Положення №637), що ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості. Увага: під час перевірки встановлюється наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
Чи можна журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів вести в електронному вигляді?
Офіційна думка
Відповідно до пункту 3.11 Положення прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (додаток 4 до Положення), що ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, що забезпечують формування та роздрукування необхідних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів», що формується та роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
Таким чином, підприємствам дозволяється ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.