Які основні нормативно-правові акти, що регулюють порядок ведення касових операцій?
А що на практиці?
Основними законодавчими та нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення касових операцій, проведення розрахунків, повноту оприбуткування виручки від реалізації товарів, є1:
1 Крім того, на практиці під час проведення перевірок з питань касової дисципліни залишаються актуальними деякі питання із Методрекомендацій №210.
На що звертають увагу контролери під час перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою?
А що на практиці?
Програма перевірки містить детальний перелік процедур та перелік об'єктів перевірки за напрямами і може включати такі питання:
— дотримання суб'єктом господарювання порядку ведення касової книги і касових документів та порядку їх оформлення, аналіз інвентаризації каси;
— оприбуткування надходжень готівки до каси, зокрема порядок оприбуткування готівки в касах під час розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (розрахункових книжок);
— дотримання встановленого ліміту залишку готівки в касі;
— одержання суб'єктом господарювання значних сум готівки;
— дотримання порядку витрачання готівки з виручки (перевірка витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці тощо);
— дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання;
— дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків;
— інші порушення встановленого порядку ведення касових операцій.
Що таке аналіз актів інвентаризації каси підприємства?
А що на практиці?
Інвентаризація каси суб'єктами господарювання проводиться з метою контролю за схоронністю коштів та виявлення надлишків і нестач грошових коштів у касі підприємства.
Строки проведення інвентаризації встановлюються керівником суб'єкта господарювання. Як правило, інвентаризація каси проводиться планово 1 раз на квартал та позапланово — у випадках порушення фінансової дисципліни касиром і при заміні касира.
Основними завданнями інвентаризації каси, зокрема, є:
— виявлення фактичної наявності коштів;
— установлення лишку або нестачі коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
— перевірка дотримання умов та порядку збереження грошових коштів.
Який порядок проведення інвентаризації каси?
Що каже закон?
З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7).
Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий — залишається у матеріально відповідальної особи.
До початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, визначену в додатку 7.
У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.
У разі автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.
Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів під час проведення документальних ревізій обов'язково проводять інвентаризацію кас і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.
Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють визначені законодавством України органи контролю відповідно до їх компетенції (далі — органи контролю).
А що на практиці?
Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи засвідчують у розписці, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під відповідальність таких осіб, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.
Перелічимо послідовність дій, які слід вчинити під час інвентаризації каси.
1. Готівка покупюрно і помонетно перераховується і звіряється із записами в касовій книзі (або в електронному її варіанті) та звітом за поточний день (якщо інвентаризацію проводять посеред робочого дня). Якщо підприємство використовує РРО або розрахункові книжки, то слід суму готівки у місці розрахунків звірити з даними денного звіту (Х-звіту) з РРО або з даними в РК та КОРО. Варто також звірити і суми «Службового внесення» в РРО та РК із фактичними записами в касовій книзі про видачу готівки з основної каси в операційну.
2. Інші цінності та документи, які зберігаються в касі (поштові марки, чекові книжки тощо), також слід перевірити під час інвентаризації каси.
3. Перевірити оприбуткування готівкових надходжень до каси, а саме повноту та своєчасність проведення цієї операції. Для цього слід використати дані з касової книги та відповідних прибуткових касових ордерів. Якщо використовується РРО чи РК у розрахункових операціях, необхідно перевірити і правильність та своєчасність виконання записів про рух готівки та суми розрахунків готівки в КОРО (підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги, щоденне виконання записів). Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі виявлення нестачі або надлишку в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства (додатково див. п. 4.7 та п. 4.8 Положення №637), отримуються пояснення від матеріально відповідальних осіб. Надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.
4. Встановити, чи правильно, своєчасно та в повній сумі згідно з видатковими касовими ордерами, інкасаторськими квитанціями та виписками з банку здавали готівку до банку. Перевірити, чи всі документи, які засвідчують рух готівки між підприємством та банком, наявні в бухгалтерії підприємства. Визначити правильність оприбуткування в касу готівки, отриманої з банківського рахунка підприємства.
5. Перевірити правильність та своєчасність оформлення касових документів. Встановити, чи зазначено всі обов'язкові реквізити, правильність кореспонденції рахунків за касовими документами. Чи всі квитанції від ПКО видано особам, що вносили кошти, чи правильно вели касову книгу, журнали реєстрації ордерів та Книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Звернути увагу на своєчасність депонування невиплачених сум заробітної плати.
6. Перевірити дотримання обмеження в 10000 грн. (чи 150000 грн., якщо мала місце операція з фізособою) на готівкові розрахунки згідно з Постановою №210.
7. Перевірити, чи достовірно і правильно визначено та встановлено ліміт каси підприємства.
8. Визначити, чи в усіх випадках своєчасно та в повному обсязі було відзвітовано і повернуто невикористаний залишок за виданими під звіт авансами.
Після завершення інвентаризації комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.
Чи оприбутковується надлишок готівки в касі, виявлений у ході інвентаризації на підприємстві, яка не підтверджена касовими документами?
Офіційна думка
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. Надлишок готівки оприбутковується в касі підприємства та зараховується в його дохід.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс,
підкатегорія 109.15
Що таке фактична перевірка СГ?
А що на практиці?
Порядок проведення фактичної перевірки встановлено ст. 80 ПКУ. Слід зауважити, що фактична перевірка здійснюється без попередження суб'єкта господарювання.
Фактичною вважається перевірка, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об'єктів права власності такого платника. Така перевірка здійснюється контролюючим органом щодо дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій тощо.
Копія рішення про проведення фактичної перевірки вручається платнику податків або його уповноваженому представнику, або особам, які фактично проводять розрахункові операції, під розписку до початку проведення такої перевірки, та за наявності хоча б однієї з обставин, зазначених у п. 80.2 ПКУ. Зокрема, письмового звернення покупця (споживача) про порушення платником податків установленого порядку проведення розрахункових операцій, касових операцій. Або у разі неподання СГ в установлений законом строк обов'язкової звітності про використання реєстраторів розрахункових операцій, розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, подання їх із нульовими показниками. Під час проведення такої перевірки контролюючим органом може бути проведена контрольна розрахункова операція.
За нормою п. 82.3 ПКУ тривалість фактичної перевірки не повинна перевищувати 10 діб.
Яка гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим підприємством, а також гранична сума розрахунку фізичної особи (в т. ч. підприємця) з підприємством?
Що каже закон?
Установити граничну суму розрахунків готівкою:
- підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня в розмірі 10000 (десяти тисяч) гривень;
- фізичної особи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150000 (ста п'ятдесяти тисяч) гривень;
- фізичних осіб між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, у розмірі 150000 (ста п'ятдесяти тисяч) гривень.
Чи діє обмеження щодо граничної суми готівкових розрахунків при погашенні заборгованості перед фізособою за придбані ТМЦ для потреб фірми за власні кошти?
Офіційна думка
На сьогодні питання відшкодування підприємством власних готівкових коштів працівника, використаних ним для вирішення виробничих (господарських) питань підприємства, врегульовано на законодавчому рівні, зокрема, Цивільним кодексом України.
Так, статтею 1159 Цивільного кодексу України передбачено, що особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії. Стаття 1160 Цивільного кодексу України передбачає, що особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.
Пунктом 1 постанови Правління Національного банку України від 06.06.2013 №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» установлено граничні суми розрахунків готівкою, зокрема, підприємств (підприємців) між собою — у розмірі 10000 грн.; фізичної особи з підприємством (підприємцем) — у розмірі 150000 гривень.
Згідно з пунктом 2.3 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 №637 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за №40/10320 (із змінами), підприємства (підприємці) здійснюють розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами понад установлені граничні суми через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.
Виходячи з вищевикладеного, відповідно до законодавчо встановлених вимог підприємство має відшкодувати своєму працівникові його кошти, витрачені ним на потреби підприємства.
Разом із тим, враховуючи, що у наведеному випадку фізична особа діяла від імені підприємства (фірми) (документи були виписані на ім'я фірми), то у разі придбання такою особою для потреб підприємства у іншого підприємства (підприємця) товарно-матеріальних цінностей за власні кошти така операція може бути здійснена готівкою у межах 10000 гривень.
При цьому зазначаємо, що відповідно до статті 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб юридичної особи.
Лист НБУ від 30.01.2014 р. №27-011/3958
А що на практиці?
Обмеження також стосується розрахунків під час оплати за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу.
Обмеження не поширюються на:
1) розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;
2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;
3) використання коштів, виданих на відрядження.
За якими правочинами застосовується обмеження готівкових розрахунків фізособи з підприємством (підприємцем)?
Офіційна думка
1. Вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків фізичної особи з підприємством (підприємцем), установлені пунктом 1 Постанови №210 та пунктом 2.3 глави 2 Положення №637, стосуються розрахунків як фізичної особи-платника з підприємством (підприємцем)-отримувачем, так і розрахунків підприємства (підприємця)-платника з фізичною особою-отримувачем.
2. Вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків фізичної особи з підприємством (підприємцем), установлені пунктом 1 Постанови №210 та пунктом 2.3 глави 2 Положення №637, стосуються розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, які можуть бути оцінені в грошовій формі, у тому числі розрахунків за договорами, пов'язаними з корпоративними правами, наданням чи поверненням позики, виплатою неустойки.
3. Відповідно до вимог, установлених пунктом 1 Постанови №210 та пунктом 2.3 глави 2 Положення №637, обмежуються готівкові розрахунки між підприємством (підприємцем) та фізичною особою, що здійснюються протягом одного дня. Таким чином, сплата за договором, загальна сума за яким перевищує 150000 гривень, у різні дні частками, кожна з яких не перевищує встановленої суми обмеження, не суперечить законодавству.
Однак звертаємо увагу, що пунктом 2.1 глави 2 Положення №637 передбачено, що підприємства (підприємці) мають здійснювати розрахунки за своїми грошовими зобов'язаннями, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно в безготівковій формі.
4. Ураховуючи вимоги Постанови №210 та Положення №637 фізичні особи для здійснення розрахунків з фізичними особами за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, на суму більше 150000 гривень, а також з підприємствами (підприємцями) за товари (роботи, послуги) на суму більше 150000 гривень мають право внести кошти готівкою до банків або небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, для подальшого їх зарахування на рахунки отримувачів.
При цьому звертаємо увагу на особливості розрахунків між фізичними особами — резидентами та фізичними особами — нерезидентами. У разі здійснення розрахунків між фізичними особами — резидентами та фізичними особами — нерезидентами за договорами купівлі-продажу майна, що не є об'єктом іноземного інвестування в Україну, банкам необхідно пропонувати клієнтам для здійснення таких операцій використовувати окремий поточний рахунок нотаріуса. Так, нотаріусам для вчинення нотаріальних дій з прийняття у депозит грошової суми відкриваються окремі поточні рахунки у порядку, визначеному пунктом 4.5 глави 4 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах (далі — Інструкція №492), затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 №492 (зі змінами). Порядок використання коштів за таким рахунком визначений пунктом 4.6 глави 4 Інструкції №492.
5. Вимоги, установлені главою 2 Положення №637 щодо проведення готівкових розрахунків, не поширюються на банки та територіальні управління Національного банку України під час проведення розрахунків за реалізовані населенню / здані населенням дорогоцінні та банківські метали і монети.
Лист НБУ від 24.01.2014 р. №11-116/3159
Засновнику повертається фіндопомога готівкою, чи можна виплатити кошти готівкою понад 150 тисяч грн.? Чи діє в цьому разі готівкове обмеження?
А що на практиці?
У наведеному вище листі НБУ від 24.01.2014 р. №11-116/3159 повідомляється: зазначені вимоги щодо граничної суми готівкових розрахунків стосуються розрахунків за договорами, пов'язаними, зокрема, з наданням чи поверненням позики.
Також у листі ДФСУ від 21.07.2014 р. №25/6/99-99-22-06-03-15/415 зазначено: «Вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків фізичної особи з підприємством (підприємцем), ..., стосуються розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, які можуть бути оцінені в грошовій формі, розрахунків за договорами, надання чи повернення позики, в тому числі за виплачену та повернену поворотну фінансову допомогу».
Висновок досить фіскальний. Звісно, на нього слід зважати, адже саме фіскальна служба (податківці) перевіряють дотримання граничних сум розрахунків.
Зауважимо: зазначені листи не мають юридичної сили, і норми Постанови №210 не можуть доповнюватися жодними листами. Тим більше не може внести додаткових обмежень щодо готівкових розрахунків своїм листом ДФСУ, бо це суперечить вищенаведеній нормі п. 2.3 Положення №637. Якщо НБУ хотів обмежити сумою 150000 грн. розрахунки і за поворотною фінансовою допомогою (позикою), він мав це прямо зазначити в Постанові №210.
Однак радимо для уникнення непорозумінь із податківцями виплачувати кошти фізособі з каси в сумі не більш ніж 150000 грн. на день, а за потреби виплачувати більші суми — частинами протягом кількох днів.
Хто несе відповідальність за перевищення встановленої граничної суми розрахунків готівкою: платник чи отримувач коштів?
А що на практиці?
Обмеження щодо граничного обсягу готівкових розрахунків установлено Постановою №210. Як сказано у п. 2.3 Положення №637 (до 01.09.2013 р. редакція п. 2.3 була іншою і відповідальність за готівкові розрахунки понад установлену граничну суму розповсюджувалась на платника готівки) , підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та з фізособами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум. Треба також взяти до уваги, що кількість підприємств (підприємців) та фізосіб, з якими відбуваються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Згідно з пп.19-1.1.4 та пп. 20.1.10 ПКУ, контроль за додержанням порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги) здійснює Державна фіскальна служба України. За зазначене порушення передбачено лише адміністративні, але чималі санкції. Так, за ст. 163-15 КпАП порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у т. ч. перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб юрособи у розмірі від 1700 грн. до 3400 грн. На офіційних порталах ДФСУ щодо питань застосування штрафних санкцій повідомляється: «У разі здійснення суб'єктами господарювання розрахунків готівкою понад встановлену граничну суму таких платників притягують до відповідальності згідно з нормами Кодексу про адміністративні правопорушення». Тож робимо висновок: не виключено, що відповідальність несе будь-яка сторона, в обліку якої виявлено правопорушення.
Що означає оприбуткування готівки у касі?
Що каже закон?
Оприбуткування готівки — проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій.
Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.
Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги відповідно до вимог глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК).
Підприємствам, яким Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів тощо), дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку.
Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах.
Якщо покупець вносить готівку на поточний рахунок продавця, це вважається безготівковим розрахунком?
Що каже закон?
Якщо підприємства (підприємці) та фізичні особи здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом унесення до банків готівки для подальшого її перерахування на рахунки інших підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів безготівковими.