Хто має вести табель обліку робочого часу?
Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. До речі, ця вимога зберігається і під час війни. Адже незважаючи на дозвіл ведення кадрового обліку на власний розсуд, роботодавець однаково повинен вести облік відпрацьованого працівниками робочого часу.
У ФОПів, які мають найманих працівників, завжди постає запитання: чи поширюється ця вимога й на них?
Для відповіді на нього слід звернутися до преамбули Закону про оплату праці, норми якого поширюються й на роботодавців-ФОПів (осіб, які використовують найману працю фізосіб на підставі укладених трудових договорів).
Положення про табельний облік робочого часу підприємство має розробити самостійно. У ньому слід передбачити правила ведення табельного обліку (зокрема, як табелювати в разі перенесення робочих днів, як табелювати чергування тощо), адже на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.
Ведення табельного обліку робочого часу регламентовано Наказом №489 для підприємств, установ та організацій.
Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.
Держпраці у роз’ясненнях доводить, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов’язковим. А ми додамо, що табель ведуть на всіх працівників, зокрема й на тих, хто відсутній на робочому місці, і хто перебуває у відпустці, і на лікарняному, і мобілізованих, і на тих, хто перебуває на випробному терміні, і на сезонних працівників. А от осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначають.
Якщо кількість працівників є невеликою, табель можуть вести і фахівці бухгалтерії. На великих підприємствах табель ведуть кадровики або навіть запроваджується така посада, як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів.
Форма табеля
Форма табеля також затверджена Наказом №489. Нині це форма №П‑5. Але вона має рекомендаційний характер, тож за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля.
У табелі обліку використання робочого часу роблять позначки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.
У разі підсумованого обліку робочого часу допускається розрахунок підсумованого фонду робочого часу за місяць за кожним працівником. При цьому фонд робочого часу не повинен перевищувати нормальної його тривалості.
Держпраці у роз’ясненні наголосила, що в табелі слід відображати всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників. За потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, і це слід обумовити в Положенні про табельний облік. Але обов’язковим має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. На це свого часу вказував Держстат у листі від 12.01.2012 р. №9/4-10/9.
Строк зберігання
Табель обліку використання робочого часу відповідно до ст. 408 Переліку №578/5 зберігається на підприємстві 1 рік. Але щодо громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи, має зберігатися протягом 75 років.
Заповнення табеля
Відповідно до форми кожен табель відкривається 1 числа місяця та має бути закритий останнім днем. I двічі передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
Згідно з типовою формою №П-5 табель складається з двох частин. У першій проставляють умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами. У другій наводять інформацію про кожного працівника. При цьому друга частина, своєю чергою, поділена на дві частини. Зокрема, до верхньої частини щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу. У нижній частині умовними позначеннями (кодами) позначають характеристики відпрацьованих годин (години роботи у вихідні та святкові дні, надурочні, нічні тощо) та причини нез’явлень на роботу (різні види відпусток, лікарняні, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день тощо).
Що є підставою для заповнення табеля робочого часу?
Виходячи з умовних позначень та видів документів кадрового діловодства, підставою для внесення до табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є: накази про відрядження, про відповідні види наданих відпусток, листки непрацездатності (для лікарняних та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами), в деяких випадках ними можуть бути медичні довідки.
Позаяк згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника, то за підсумками кожного місяця за табелем підраховує загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів та визначає загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровує за причинами.
Далі правильно оформлений і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, табель передають до відділу кадрів. Строк подання табеля кадровику також має бути встановлений у Положенні про табельний облік. Кадровик перевіряє правильність його заповнення відповідно до наказів, розпоряджень та листків непрацездатності. Відтак кадровик підписує табель і передає його до бухгалтерії для нарахування зарплати.
Табельний номер
Порядку присвоєння табельних номерів законодавчо не встановлено. Тож підприємства мають право розробляти і затверджувати своїми внутрішніми документами порядок присвоєння табельних номерів — наприклад, у Положенні про табельний облік робочого часу. На практиці роблять так:
1) табельні номери присвоюються прийнятим працівникам у момент оформлення прийняття на роботу;
2) табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростанням у хронологічному порядку;
Зверніть увагу!
Табельний номер звільненого працівника не може присвоюватись одразу новоприйнятому працівнику. Він має зберігатися за звільненим протягом часу, встановленого підприємством у Положенні про табельний облік робочого часу. Кожне підприємство самостійно вирішує, яким буде цей строк.
3) табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства;
4) табельний номер працівника має складатися тільки з арабських цифр.
Яку тривалість робочого часу встановлювати під час війни?
Наголосимо, що збільшення тривалості робочого дня для працівників, які працюють на об’єктах критичної інфраструктури, не є обов’язковим та відбувається за рішенням керівника за потреби.
Щодо скорочення на одну годину тривалості роботи напередодні святкових і неробочих днів, то відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону №2136 у період дії воєнного стану не застосовуються норми ст. 53 КЗпП щодо скорочення тривалості роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів.
Призупинення трудового договору під час війни
Відповідно до ст. 13 Закону №2136 під час війни можна запровадити призупинення дії трудового договору. Ним є тимчасове звільнення роботодавця від обов’язку забезпечувати працівника роботою і тимчасове звільнення працівника від обов’язку виконувати роботу за укладеним трудовим договором.
У табелі обліку робочого часу позначати неявки працівників у разі призупинення дії трудового договору можна такими літерними або цифровими позначеннями:
— «ІН» (цифрове позначення 22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо);
— «ІВ» (29) — інші види неявок, передбачених трудовими договорами, угодами;
— «І» (30) — інші причини неявок.
Позаяк форма №П-5, як уже сказано вище, є рекомендаційною, підприємство може запровадити й власне позначення, щоб вести облік працівників, трудові договори з якими призупинено.
Відпустка без збереження зарплати під час війни
Нині працівники можуть за самостійним рішенням взяти відпустку без збереження зарплати на весь час карантину через коронавірус, на час воєнного стану та з 19 липня піти в окремий вид відпустки без збереження зарплати на час війни — через виїзд за межі України. Її тривалість становить не більше ніж 90 к. д. у період дії воєнного стану.
Роз’яснює Федерація профспілок
...у період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 календарних днів, без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого пунктом 4 частини першої статті 9 Закону України «Про відпустки».
За цією новою підставою відпустка без збереження заробітної плати надається:
— тривалістю не більше 90 календарних днів у період дії воєнного стану. Закон не обмежив можливості працівника реалізувати своє право на цю відпустку кілька разів, однак загальна тривалість відпусток (частин), яку працівник може вимагати надати відповідно до цієї норми, не може перевищувати 90 днів протягом дії воєнного стану;
— виключно працівникам, які виїхали за межі території України або набули статусу внутрішньо переміщеної особи, що підтверджується довідкою;
— в обов’язковому порядку за заявою працівника;
— роботодавець не може відмовити працівнику у наданні цієї відпустки. Виходячи із умов її надання працівник має підтвердити той факт, що він «виїхав за межі території України» або «набув статусу внутрішньо переміщеної особи». Спосіб підтвердження факту виїзду за межі України не визначений законом, тож рішення щодо надання відпустки у цьому випадку прийматиметься роботодавцем на підставі наданих працівником доказів, які в достатній мірі підтверджують цей факт. У разі повернення працівника, який перебуває у зазначеній відпустці на територію України, виходячи із умов її надання, особа втрачає право вимагати продовження такої відпустки.
Усі ці види відпусток у табелі робочого часу слід позначити кодом «НА» або «18», бо вони надаються за згодою сторін.
Мобілізовані працівники
У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, слід позначати умовним позначенням «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).
Якщо роботодавець не має відповідних документів, що підтверджують відсутність працівника, у табелі обліку використання робочого часу такий час позначають умовним позначенням «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.
Так роз’яснило Мінсоцполітики у листі від 05.06.2015 р. №225/06/186-15.
Сумісництво та суміщення
Виходячи з умовних позначень, сумісникам треба присвоїти окремий табельний номер (РС). А от для працівників, які працюють у порядку суміщення, окремий табельний номер не надається, бо для них це місце роботи так і залишається основним.
Умовні позначення
Умовні позначення, які треба використовувати для заповнення табеля, також установлено Наказом №489. Вони можуть бути цифрові або літерні. I вони теж мають рекомендаційний характер. Тому за потреби умовні позначення можуть бути запроваджені підприємством самостійно, наприклад у Положенні про табельний облік робочого часу. Перелік умовних позначень установлено у самій формі №П-5.
Розгляньмо на прикладах практичне застосування умовних позначень.
Приклад 1 На підприємстві працюють працівники з повним та неповним робочим часом.
Відповідно до переліку умовних позначень, для працівників із повним робочим часом умовним позначенням буде Р або 01, а для працівників із неповним робочим часом — РС або 02.
Приклад 2 Працівниця пішла у щорічну відпустку та відразу після неї у додаткову оплачувану у зв’язку з утриманням двох дітей віком 8 та 10 років.
У такому разі дні щорічної відпустки матимуть позначення В або 08, а додаткова відпустка — ДО або 15.
Приклад 3 На підприємстві за наказом керівництва запроваджено простій не з вини працівників.
У такому разі у табелі дні простою мають бути позначені буквою П або кодом 23.
Приклад 4 Працівник у вересні хворів з 01.09.2022 р. до 09.09.2022 р. Потім усі робочі дні працював.
У такому разі дні хвороби будуть позначені у табелі ТН або 26 як оплачувана тимчасова непрацездатність.
Відпрацьовані робочі дні — Р або 01.
Приклад 5 Працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологах з 01.09.2022 р. Після цієї відпустки одразу буде написана заява про відпустку для догляду за дитиною до 3 років.
У такому разі всі календарні дні цих відпусток матимуть позначення ВП або код 16.
Виправлення помилок
Позаяк табель є підставою для нарахування зарплати, то виправлення, підчищання в ньому не допускаються. Але іноді така необхідність виникає, наприклад, коли після заповнення табеля за місяць працівник із запізненням повідомляє про відкриття лікарняного або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів та приніс лікарняний уже після закінчення відпустки. Для цього треба скласти коригувальний табель. Порядку його складання теж не затверджено. Тому доцільно прописати його у Положенні про табельний облік робочого часу. Коригувальний табель має містити правильні дані після подання працівником, наприклад, листка непрацездатності.
Відповідальність
З огляду на норми ст. 265 КЗпП окремого виду відповідальності для роботодавців за неведення табеля обліку робочого часу не передбачено. Але на практиці Держпраці під час перевірки може оштрафувати у розмірі однієї мінімальної зарплати, встановленої на момент перевірки, як за порушення інших вимог. Щоправда, тільки якщо роботодавець не виконав припису виправити це порушення у зазначені в приписі строки.
Наголосимо, що навіть під час війни Держпраці може прийти на перевірку.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Наказ №489 — Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5.