Під час карантину роботодавцям доводиться переходити на інші режими роботи: хтось відпускає персонал у відпустки, хтось переводить на дистанційну роботу, а хтось оплачує працівникам простій. Розгляньмо, як все це відобразити у звіті з ЄСВ та у формі №1ДФ.
Постановою №211 з 12 березня 2020 року до 24 квітня 2020 року на всій території України введено карантин. На період карантину багато суб'єктів господарювання призупинили роботу. Відповідно виникає необхідність правильно оформити таке призупинення з точки зору кадрового обліку та нарахування зарплати.
Роботодавці можуть оформити простій або надати працівникам різні відпустки — оплачувані та неоплачувані.
Зокрема, у статті «Нарахування та оподаткування зарплати під час карантину» в «ДК» №12/2020 ми зазначали, що з огляду на відсутність штрафів за несвоєчасне подання звіту з ЄСВ та ф. №1ДФ їх можна буде подати із запізненням. Зокрема, без штрафів подати ф. №1ДФ можна буде у строк до 31 травня, а звіт з ЄСВ за лютий та березень — до 30 квітня.
Але коли б ця звітність не подавалась, її треба правильно скласти. Далі розглянемо, як все це відобразити у звітності з ЄСВ (додаток 4) та у формі №1ДФ. Одразу зауважимо, що звільнення працівників у цій статті ми не розглядаємо — це тема для окремої статті.
Відпустка без збереження заробітної плати на час карантину
Офіційною датою початку карантину є 12 березня 2020 року, а от законність відпустки без збереження зарплати на весь період карантину офіційно встановлено лише з 17 березня 2020 року (дата набрання чинності Законом №530).
Проте слід зазначити, що деякі роботодавці почали відпускати працівників у безоплатні відпустки ще в перших числах березня. Зокрема, ст. 26 Закону про відпустки дозволяла надавати відпустку без збереження зарплати на 15 календарних днів. А вже з 17 березня у роботодавців з'явилося право надавати новий вид відпустки (зокрема, і неоплачуваної) на весь час карантину. Це тимчасове право роботодавці могли використовувати незалежно від норм ст. 26 Закону про відпустки.
Тобто цілком легальним є, наприклад, надання безоплатної відпустки з 2 до 16 березня (15 днів за ст. 26 Закону про відпустки) + надання наступної безоплатної відпустки (а не подовження!) на час карантину з 17 березня до його закінчення (поки що його запровадили до 24 квітня).
Деякі роботодавці почали надавати неоплачувані відпустки з 12 березня, тобто з дати оголошення карантину. Але на той час нової відпустки на час карантину ще в нашому законодавстві не було. Тому такі роботодавці, як правило, надавали з 12 березня неоплачувану відпустку на 15 днів (до 26 березня включно), а далі оформлювали неоплачувану відпустку на час карантину.
Дехто почав надавати неоплачувані відпустки лише з 17 березня.
Тобто у деяких роботодавців працівники не відпрацювали у березні жодного робочого дня, а у деяких — відпрацювали лише частину місяця. Як це все показати у звітності?
Перш ніж відповісти на це запитання, треба з'ясувати ось які моменти.
1. Якщо працівник усі робочі дні місяця перебував у безоплатних відпустках, зарплата йому, скоріш за все, не нараховується. Винятком можуть бути випадки, коли працівнику у березні, наприклад, нарахували винагороду (премію) за підсумками 2019 року.
Зверніть увагу!
Лікарняні до таких винятків не потраплять. Адже якщо працівник надає вам листок непрацездатності і ви вирішили його оплатити, таку відпустку слід переривати. А взагалі лікарняні за час неоплачуваної відпустки не виплачуються.
Тому немає зарплати та лікарняних — немає і бази нарахування ЄСВ. Отже, за таких працівників не треба платити ЄСВ навіть у розмірі мінімального внеску.
На жаль, у такому випадку березень (і наступні повністю неоплачувані місяці) зі страхового стажу працівника випадають. Хоча перед набуттям пенсії працівник зможе потрібний страховий стаж «докупити» (шляхом укладення договору про добровільну участь у системі загальнообов'язкового державного соціального страхування).
2. Якщо працівник перебував у безоплатній відпустці (чи у безоплатних відпустках) частину місяця, то за відпрацьований час йому треба нарахувати зарплату.
При цьому, звісно, повинна виконуватись і вимога щодо мінімальної оплати праці: при невиконанні працівником у повному обсязі місячної (годинної) норми праці мінімальна заробітна плата виплачується пропорційно до виконаної норми праці (ст. 3-1 Закону про оплату праці). Про правила мінімальної оплати праці ми писали в «ДК» №1-2/2019, у 2020 році вони не змінилися.
А раз є нарахована зарплата, то є база і для нарахування ЄСВ, і для утримання ПДФО та ВЗ.
При цьому ЄСВ у розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок, слід сплачувати за тих працівників, які працюють за основним місцем роботи і не є особами з інвалідністю. За сумісників та осіб з інвалідністю ЄСВ сплачуємо виходячи з фактичного розміру їхньої зарплати. Докладніше про нарахування ЄСВ та утримання ПДФО та ВЗ у 2020 році див. «ДК» №50/2019.
Приклад 1. Працівнику Тесленку М. П. встановлено 5-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем, його оклад — 8820 грн. Він відпрацював з 1 до 16 березня 2020 року 10 робочих днів. З 17 березня працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, яка триватиме до 24 квітня. У березні відпустка триває 15 к. д. Усього у березні 2020 року 21 робочий день.
Працівнику нараховано зарплату в розмірі 8820 грн : 21 x 10 = 4200,00 грн, що менше мінімальної зарплати на 523,00 грн. Нагадаємо, що мінімальний розмір зарплати у 2020 році становить 4723 грн.
У зв'язку з цим зроблено донарахування до мінімального внеску з ЄСВ: 523,00 грн x 22% = 115,06 грн.
За таких же умов розраховуємо зарплату працівнику Василенку П. О., оклад якого — 17220 грн. Він відпрацював з 1 до 16 березня 2020 року 10 робочих днів, з 17 березня перебуває у відпустці без збереження заробітної плати.
Працівнику нараховано зарплату в розмірі 17220 грн : 21 x 10 = 8200,00 грн. Донарахування до мінімального внеску з ЄСВ не робимо.
З обох працівників утримуємо ПДФО (без застосування ПСП) та ВЗ.
У звіті з ЄСВ за березень 2020 р. відображаємо дані щодо цих працівників таким чином:
- у таблиці 1 фактично нараховану зарплату (4200 + 8200) відображаємо у рядках 1, 1.1, 2, 2.1, а ЄСВ, який нараховано на фактичну зарплату, — у рядках 3 і 3.1. Щодо Тесленка М. П. у цій таблиці відображаємо також додаткову базу нарахування єдиного внеску (523 грн) у рядку 2.5, вона ж потрапить і до загального значення рядка 2. А донарахування ЄСВ (115,06 грн) наводимо у рядку 3.5. Ця сума потрапить до загального значення рядка 3;
- у таблиці 5 згадані неоплачувані відпустки не відображаємо!
- у таблиці 6 слід заповнити два рядки щодо Тесленка М. П. та один рядок щодо Василенка П. О. (див. зразок, рядки 1, 2 та 3). Не забуваймо зазначити дні неоплачуваної відпустки у графі 14 у тому рядку, в якому відображається заробітна плата.
У формі №1ДФ відображаємо лише фактично нараховані доходи працівників. Тобто у розділі І окремими рядками показуємо суми 4200 і 8200, а також утриманий з них ПДФО (18%). При цьому, оскільки йдеться про дохід у вигляді зарплати, ознакою доходу буде «101». У розділі ІІ показуємо загальну суму нарахованого цим працівникам доходу (4200 + 8200) та утриманий з них ВЗ (1,5%). Позначок про те, що працівникам надавалася неоплачувана відпустка, в цьому звіті немає.
Простій через карантин та робота вдома
Під час карантину простій оплачується виходячи з 2/3 окладу. Відповідні уточнення до ст. 113 КЗпП вніс Закон №540. Утім, це мінімальна гарантія з оплати праці (і до речі, саме тому донарахування до розміру мінімальної місячної зарплати на час простою не робиться!), а фактично такий період може оплачуватися і в більшому розмірі, наприклад виходячи зі середнього заробітку, якщо це передбачено колективним або трудовим договором, наказом керівника.
Якщо працівник частину місяця (до оголошеного простою) працював і йому нараховується зарплата за відпрацьований час, то ось щодо цієї частини неповного місяця гарантії щодо мінімальної оплати праці обов'язково виконуються! Але теж пропорційно до виконаної норми праці (ст. 3-1 Закону про оплату праці).
Оскільки нарахування доходу працівникам під час простою (2/3 окладу), по суті, є заробітною платою, то нарахування ЄСВ на такий дохід здійснюється на загальних підставах. І у звіті з ЄСВ дані щодо такого працівника відображаються також у звичайному порядку.
Наприклад, якщо в сумі зарплата за фактично відпрацьований час та за час простою є меншою за мінімальну зарплату і йдеться про працівника, який:
- перебував із роботодавцем в трудових відносинах цілий місяць;
- не має інвалідності;
- і це його основне місце роботи,
- то роботодавцю доведеться за нього сплатити ЄСВ не менше за мінімальний страховий внесок — 1039,06 грн.
Тут також згадаємо і роботу вдома. Таку роботу потрібно лише правильно оформити та організувати (про це «ДК» писав у статті «Праця вдома на час карантину» у №14/2020). А от у звіті з ЄСВ ця робота ніяк окремо не виділяється, спеціальної позначки для неї немає. Отже, і заробітна плата за роботу вдома відображається у звіті з ЄСВ у звичайному порядку.
Приклад 2. Працівнику Рудому О. В. встановлено 5-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем, його оклад становить 12600 грн. Він відпрацював з 1 до 16 березня 2020 року 10 робочих днів. З 17 березня на підприємстві встановлено період простою до кінця карантину 24 квітня 2020 року. Відповідно за 11 робочих днів у періоді з 17 до 31 березня працівнику оплачується простій. Керівник прийняв рішення оплатити простій в розмірі 2/3 окладу. За березень працівнику нараховано:
- заробітну плата за дні роботи: 12600,00 грн : 21 x 10 = 6000,00 грн;
- оплату простою: 12600,00 грн : 21 x 11 x 2/3 = 4400,00 грн.
Усього нараховано 6000 + 4400 = 10400 грн. Ці нарахування відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ одним рядком як заробітна плата (див. зразок, рядок 4).
Якщо внаслідок зниженої оплати під час простою працівники отримають зарплату (сумарно за відпрацьований час і за час простою), що менша за мінімальну зарплату, потрібно буде донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску. Як це показати у таблиці 6 звіту з ЄСВ, ми описали у прикладі 1.
У формі №1ДФ нарахування зарплати і за фактично відпрацьований час, і за час простою в розділі І відображається в одному рядку, загальною сумою, з ознакою доходу «101».
Робота на умовах неповного робочого часу
Якщо працівники на час карантину переводяться на неповний робочий час, на складання щодо них форми №1ДФ це жодним чином не вплине. Як і зазвичай, у такому звіті ми відображаємо фактично нарахований таким працівникам дохід та суми утриманих з нього ПДФО та ВЗ.
А ось в таблиці 6 звіту з ЄСВ щодо них заповнюється графа 24 «Ознака неповного робочого часу». Там зазначається «1». Ця ознака проставляється у разі, якщо особа працює:
- неповний робочий день (тобто зменшено тривалість щоденної роботи на обумовлену кількість годин); неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
- у разі поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня — 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).
Приклад 3. Працівнику Білому О. В. з 17 березня 2020 року встановлено 3-денний робочий тиждень з 4-годинним робочим днем, його оклад — 12600 грн. Він відпрацював з 1 до 16 березня 2020 року 10 робочих днів за умови повного робочого часу — 5-денний робочий тиждень та 8-годинний робочий день. З 17 до 31 березня відпрацьовано 7 р. д. по 4 години. За березень працівнику нараховано:
- зарплату за дні роботи на умовах повного робочого часу: 12600,00 грн : 21 р. д. x 10 р. д. = 6000,00 грн;
- зарплату за дні роботи на умовах неповного робочого часу: 12600,00 грн : 21 р. д. : 8 год. x 4 год. x 7 р. д. = 2100,00 грн.
Усього нараховано 6000,00 + 2100,00 = 8100,00 грн. Ці нарахування відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ одним рядком як заробітна плата, але з ознакою «1» у графі 24 (див. зразок, рядок 5).
У формі №1ДФ нарахування зарплати, зокрема на умовах неповного робочого часу, в розділі І відображається одним рядком, загальною сумою, з ознакою доходу «101».
Оплачувані відпустки
Щорічна відпустка, відпустка працівникам з дітьми, відпустка за ненормований робочий день — всі ці види оплачуваних відпусток нараховуються та відображаються у звіті з ЄСВ за однаковими правилами. Зокрема, у графі 10 таблиці 6 звіту з ЄСВ зазначається тип нарахувань «10». А ось у формі №1ДФ жодних спеціальних позначок про надані працівнику оплачувані відпустки не передбачено. При цьому відображаються відпусткові в одному рядку із нарахованою працівнику зарплатою.
Звертаємо увагу на те, що якщо у тому місяці, коли працівнику надано оплачувану відпустку, загальна сума нарахованої зарплати та відпускних буде меншою від мінімальної зарплати, то теж потрібно донарахувати ЄСВ до мінімального внеску.
Приклад 4. Працівниці Великодній О. П. надано щорічну відпустку з 17 березня до 24 квітня 2020 року. Вона відпрацювала з 1 до 16 березня 2020 року 10 робочих днів, їй встановлено 5-денний робочий тиждень та 8-годинний робочий день, оклад — 12600 грн. У березні 2020 року їй було нараховано:
- зарплату за 1 — 16 березня: 12600,00 грн : 21 x 10 = 6000,00 грн;
- оплату за дні відпустки з 17 до 31 березня — 5250,00 грн (умовно);
- оплату за дні відпустки з 1 до 24 квітня — 8050,00 грн (умовно).
Як ці виплати відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ, показано у зразку, рядки 6 — 8.
Зразок
Відображення нарахувань за прикладами 1 — 4 у таблиці 6 звіту з ЄСВ (фрагмент)
Увага: податкова соціальна пільга!
Вище ми розглянули нюанси відображення «карантинних» виплат або неоплачуваних відпусток у звіті з ЄСВ — їх там справді багато. А от відобразити ці виплати у формі №1ДФ набагато простіше. Всі ці виплати для цілей заповнення форми №1ДФ — це доходи у вигляді заробітної плати і тому відображаються однаково з ознакою доходу 101 — і зарплата, і оплата простоїв, і оплата відпусток… Також у формі №1ДФ жодним чином не відображаються періоди неоплачуваних відпусток.
Звертаємо увагу, що в цьому випадку у формі №1ДФ можуть бути відображені малі суми доходів працівників, які можуть бути менші від мінімальної зарплати (адже вони включатимуть лише нарахування за січень, лютий та частину березня 2020 року). Це може привернути увагу контролерів до роботодавця, що подав відповідний звіт. У цьому разі роботодавцю слід бути готовим підтвердити малі нарахування тим, що працівники перебували у неоплачуваних відпустках. Аналогічна ситуація очікується і у другому кварталі 2020 року.
Але якщо у працівників зменшилися доходи під час карантину, вони можуть зекономити на сплаті ПДФО, якщо сума доходу буде менше 2940 грн і вони матимуть право на податкову соціальну пільгу. Якщо у працівників є діти віком до 18 років, можливості ПСП зростають, і один з батьків може отримати збільшену ПСП. Перелік ПСП наводиться у п. 169.1 ПКУ. Звісно, право застосувати ПСП мають лише ті працівники, які подали роботодавцю відповідну заяву (і лише за одним місцем роботи)!
Писати заяву саме зараз, під час карантину, не треба — зазвичай така заява вже у роботодавця є (більшість оформлюють її під час прийняття працівників на роботу).
Далі нагадаємо правила зазначення використання ПСП у формі №1ДФ.
Якщо працівник у січні та лютому 2020 року не мав права на ПСП, а у березні 2020 року таке право з'явилося і він подав відповідну заяву, то у формі №1ДФ щодо цього працівника заповнюється лише один рядок, у якому зазначається весь квартальний дохід і ознака ПСП, яку він отримав у березні.
Наприклад, працівник утримує трьох дітей та у березні 2020 року отримав право на ПСП. Тоді у формі №1ДФ за І квартал 2020 року слід в одному рядку відобразити всю суму його заробітної плати за січень, лютий та березень, а у графі 8 зазначити ознаку пільги «04», незважаючи на те що право на пільгу він мав лише у березні. Про це говорять і податківці.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон №530 — Закон України від 17.03.2020 р. №530-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)».
- Закон №540 — Закон України від 30.03.2020 р. №540-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв'язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19)».
- Постанова №211 — Постанова КМУ від 11.03.2020 р. №211 «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2».
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»