Чи обов'язково в подорожньому листі легкового авто зазначати адреси, куди їздить директор (весь його маршрут за день)? Чи обов'язково зазначати адреси, куди їздив водій, у подорожньому листі для вантажного автомобіля?
Фактично витрачені пально-мастильні матеріали (далі — ПММ) для експлуатації транспортних засобів (далі — ТЗ) списують безпосередньо після їх витрачання на підставі первинних документів. Типові форми первинного обліку роботи службових ТЗ — подорожні листи легкового авто, затверджені наказом Держкомстату від 17.02.98 р. №74, та вантажного авто, затверджені наказом Мінтрансу від 29.12.95 р. №488/346, скасовані1. Саме в цих типових формах й було передбачено такі обов'язкові реквізити, як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» у типовій формі подорожнього листа легкового авто та «Маршрут руху (звідки, куди)» — вантажного авто, з яких і прослідковувався напрям використання ТЗ та, відповідно, кількість витрачених ПММ.
1 Згідно з наказом Держкомстату від 19.03.2013 р. №95 та наказом Мінінфраструктури, Мінекономрозвитку від 10.12.2013 р. №1005/1454 відповідно.
Утім, як відомо, документального підтвердження понесених витрат у вигляді ПММ ніхто не скасовував. Тоді як чек на заправку не підтверджує фактичних витрат ПММ, він лише підтверджує факт придбання ПММ, але аж ніяк не використання.
Якими ж документами можна підтвердити використання ПММ на службових ТЗ? Це й далі подорожній лист або ж, якщо подорожній лист не використовується, — матеріальний звіт (відомість) про витрачання ПММ. Саме на підставі цих документів бухгалтер і складає акт списання ПММ (додатково див. «ДК» №50/2016).
Оскільки типові форми подорожніх листів уже не діють, а нових типових форм немає, то фахівці Мінінфраструктури у листі від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13 зауважили, що з 16.04.2013 р. використання типової форми подорожнього листа легкового авто не є обов'язковим. Водночас, зважаючи, що витрати, в тому числі й у разі списання ПММ, мають бути підтверджені належним чином оформленими первинними документами, підприємства можуть самостійно затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ. Ці форми мають відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.
Підстава для бухобліку
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Відповідно до п. 44.1 ПКУ, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПКУ.
Податківці ж у своєму листі від 02.11.2015 р. №23178/6/99-99-19-02-02-15 зауважили, що, оскільки законодавством України не визначено форми бланка подорожнього листа легкового автомобіля, платник податку може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про госпоперацію та підтвердження її здійснення.
На всі 100% погоджуємося з тим, що для списання ПММ підприємство має право використовувати власно розроблену форму первинного документа, яка має містити всі обов'язкові реквізити первинного документа. Головне, у такому документі повинні бути зафіксовані фактична кількість витрачених ПММ та мета їх використання (див. далі).
Утім, упевнені — така форма не обов'язково має бути затверджена наказом про облікову політику, адже у Методрекомендаціях №635 про це ані слова, немає згадки про таку вимогу й у Положенні №88. Тому вважаємо, що за бажанням підприємство може затвердити форми подорожніх листів внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, Положенням про використання службових ТЗ, Положенням про списання ПММ тощо).
Зверніть увагу!
До речі, підприємство має право й надалі використовувати вже не чинну типову форму подорожнього листа для цілей обліку та списання ПММ, про це сказано у листі ГУ Міндоходів у Сумській області від 19.06.2013 р. №1244/10/11-009.
Згідно з п. 2.7 Положення №88, документування госпоперацій може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Оскільки типових форм для подорожніх листів як легкового, так і вантажного авто вже немає, то, відповідно, у самостійно розроблених формах подорожніх листів не обов'язково зазначати такі реквізити, як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» (для легкового авто) та «Маршрут руху (звідки, куди)» — (для вантажного). Проте не радимо цього робити! Пояснімо чому.
Подорожні листи є основним документом, що може підтвердити поїздку ТЗ у службових цілях і, як наслідок, списання ПММ на госпдіяльність підприємства.
Так, з 01.01.2015 р. для визначення об'єкта оподаткування з податку на прибуток не треба доводити зв'язок понесених витрат зі здійсненням госпдіяльності1. Але це правило аж ніяк не поширюється на ПДВ. Адже згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ слід нарахувати «технічні» ПЗ з ПДВ для, так би мовити, сторнування визнаного ПК з ПДВ при придбанні ПММ, якщо не буде доведено, що ПММ використовуються в операціях, які є госпдіяльністю підприємства.
1 Чинний ПКУ, а саме його р. III, не передбачає такої податкової різниці, як коригування фінрезультату на негосподарські витрати. Опосередковано говорять про це податківці у підкатегорії 102.13 ЗIР та у листах ДФСУ від 25.03.2016 р. №6577/6/99-99-19-02-02-15, від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15 («ДК» №27/2015, коментар «ДК»).
Тому, на думку автора, для доведення зв'язку витрат ПММ з госпдіяльністю підприємства доцільно саме в подорожніх листах коротко зазначати, куди і з якою метою рухався автомобіль (наприклад, по місту чи з міста А до міста Б; з метою відрядження або для вирішення виробничих питань, для зустрічі з потенційними клієнтами, для виконання цивільно-правової дії за дорученням керівника тощо).
Можна це зазначати у вже запропонованих реквізитах типових форм подорожніх листів (якщо підприємство й надалі використовуватиме вже не чинні типові форми подорожніх листів), а можна відвести для цього окремий реквізит у самостійно розроблених формах подорожніх листів. Також у подорожніх листах обов'язково має міститися така інформація: показання спідометра, пробіг у км, витрачена кількість ПММ.
Насамкінець зазначимо: вважаємо, що не буде порушенням складання подорожнього листа легкового авто на термін більше одного дня, оскільки складання подорожнього листа на один день було встановлено у п. 2.1 Iнструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженої Наказом №74, нині нечинної. А для вантажного авто такої прямої вимоги не було. Підприємства мають право самостійно визначати періодичність складання подорожніх листів вищезгаданими внутрішніми положеннями, але не рідше одного разу на місяць.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Методрекомендації №635 — Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Мінфіну України від 27.06.2013 р. №635.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. №88.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»