На що треба звернути увагу при інвентаризації каси?

Інвентаризацію готівки та грошових коштів слід провести у період з 1 листопада до 31 грудня. Однак зазвичай інвентаризація таких активів не займає багато часу, тому її проводять якнайближче до дати балансу (але не обов’язково так).

Така інвентаризація охоплює:

• готівку (рах. 30);
• грошові кошти та їх еквіваленти (рах. 31, 33, 34, 35);
• бланки документів сурової звітності (рах. 08, 209).

Готівка — грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами). Якщо ж ваше підприємство використовує готівкову іноземну валюту і на момент інвентаризації має її в касі, то треба проінвентаризувати і її.

Грошові кошти та їх еквіваленти — включають гроші в касі, гроші в банку, депозити та цінні папери, які котируються на ринку зі строком погашення до 3 місяців.

До бланків документів суворої звітності належать:

• документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладка до неї; посвідчення службові, військові, водія, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);
• проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи тощо);
• знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
• документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);
• бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.

Щодо заповнених трудових книжок (а не пустих бланків!), у випадку, якщо вони і досі зберігаються на вашому підприємстві, нагадаємо рекомендації Пенсійного фонду щодо їх аудиту. Такі трудові книжки не належать до активів підприємства і не вимагають інвентаризації. Але знати, що вони оформлені вірно і що з ними робити далі, варто кожному роботодавцю.

Особливості порядку проведення такої інвентаризації

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 до Положення №148. Фактично така розписка є частиною акту про результати інвентаризації наявних коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. Акт інвентаризації підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

В акті інвентаризації має бути вказано:

• фактичний залишок та залишок за даними обліку, результат інвентаризації — щодо наявності готівки;
• назву і суму іноземної валюти, курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України — щодо готівки в іноземній валюті;
• назва, номер, серія і номінальна вартість — щодо грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• сума нестачі або надлишку за результатами інвентаризації та обставин їх виникнення — за наявності;
• назва фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назва цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дата і термін вкладу, номер і серія цінних паперів, назва документа, що підтверджує фінансові інвестиції (засновницький договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), сума, вид вкладу — за наявності;
• назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків погашення, назви емітента — щодо цінних паперів.

Окремі акти інвентаризації складаються на:

• довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах інших підприємств. Інвентаризація таких активів проводиться шляхом звірки установчих документів з даними бухгалтерського обліку підприємства;
• цінні папери.

Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.

Після отримання розписки комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Річна інвентаризація кас проводиться в строки, установлені керівником (однак у межах двох місяців — з 01.11 по 31.12) з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

Комісія також перевіряє оприбуткування та списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги. А у разі автоматизованого ведення касової книги перевіряється правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Результати інвентаризації

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо за даними обліку сума готівки, яка зберігається в касі, є більшою, то буде нестача.

Сума нестачі відшкодовується з матеріально відповідальної особи (касира або старшого касира, в залежності від того, в кого саме на момент інвентаризації мали зберігатися кошти). Правила відшкодування матеріальної шкоди ми ще нагадаємо в окремій статті.

А надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

Облік результатів інвентаризації

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерському обліку відображають наступними бухгалтерськими записами: