Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки установлюються правильність розрахунків (п. 7.4 розділу ІІІ Положення №879) із:
працівниками з оплати праці та громадянами (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами;
підзвітними особами, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками.
Тобто під таку інвентаризацію підпадає перевірка всього спектру розрахунків із працівниками. Алгоритм дій тут зрозумілий: звіряємо дані, наведені в бухобліку, із даними первинних документів.
Але це ще не все! Якщо на дату балансу є сальдо за такими розрахунками, треба перевірити й те, коли цей борг буде погашено. І в разі якщо заплановані строки розрахунків порушено, слід подбати про усунення цього порушення.
Проте війна вносить свої корективи щодо цієї процедури.
Зокрема, несвоєчасна виплата заробітної плати тим працівникам, які ще перебувають із підприємством у трудових відносинах, зазвичай загрожує штрафом за ст. 265 КЗпП. Якщо строк боргу до одного місяця, то це так зване «інше» порушення, і штраф буде в розмірі 1 мінімальної зарплати. А ось якщо строк боргу більший, то підприємству загрожує штраф в 3 мінімальні зарплати.
Але під час війни працює певна «пільга» для роботодавців.
Ще у березні 2022 року Мінекономіки вважало, що війна як форс-мажор звільняє роботодавців із зони бойових дій від відповідальності за невиконання обов’язку платити зарплату вчасно.
Тоді ж було прийнято Закон №2136, у якому прямо говориться про відсутність відповідальності роботодавця у випадку затримки у виплаті зарплати, якщо роботодавець доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили.
При цьому: звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати заробітної плати. У разі неможливості своєчасної виплати заробітної плати внаслідок ведення бойові дії, строк виплати заробітної плати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності підприємства.
Це, власне, і є пільга. На практиці вона означає, що за підсумками 2022 року у підприємства може бути прострочена кредиторська заборгованість із зарплати. Але без штрафів та інших неприємностей обійдуться лише ті з роботодавців, які зможуть довести, що саме бойові дії завадили їм вчасно виплатити таку зарплату.
Ще гірші наслідки зазвичай бували, якщо розрахунок проведено несвоєчасно із працівником, який вже звільнився. Адже відповідно до ст. 117 КЗпП у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток. При цьому в такому випадку право працівника на звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати, яка йому належить, не обмежується будь-яким строком.
Що із такими ситуаціями під час війни? Власне, на них поширюються ті ж самі правила, що наведені вище. Якщо своєчасному розрахунку завадять бойові дії, то відповідальності за це роботодавець не несе. Але він має розрахуватися із працівником так швидко, як тільки зможе — як тільки в нього з’явиться така можливість.
І ще одна новина 2022 року: завдяки Закону №2352 встановлено обмеження щодо виплати роботодавцем сум середнього заробітку за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. Про це ми писали тут.
Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає у перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку.
Якщо йдеться про борг за матеріальну шкоду, яку працівник наніс підприємству, то тут теж варто не відкладати справу з його відшкодування. Адже навіть якщо винну особу знайдено, щодо такої заборгованості існує строк давності. Відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення власника або уповноваженого ним органу до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.
Звісно, на час війни строки давності зупиняються навіть в трудових відносинах (вище ми наводили роз’яснення Мінекономіки, у якому така думка є). Але спеціальної норми щодо цього в КЗпП немає. Тому варто подбати про визнання винною особою нанесеної шкоди і отримати зобов’язання з її боку відшкодувати цю шкоду в погоджені із роботодавцем строки.
Адже якщо підприємство своєчасно не подбало про стягнення такої суми, заборгованість з відшкодування треба буде списати — і це теж один з наслідків інвентаризації.
Бухоблік: при визнанні такої заборгованості робиться проведення Д-т 375 К-т 719 (746). При її списанні у зв’язку зі спливом строку давності робиться проведення Д-т 944 К-т 375.
Щодо розрахунків із підзвітними особами слід врахувати наступне. Якщо працівник винен підприємству кошти, отримані під звіт, вони відображаються за дебетом субрахунку 372. Але у такої заборгованості є запланований строк погашення, встановлений пп. 170.9.2 ПКУ, і це строк подання авансового звіту. Тобто якщо був виданий аванс, то працівник має або надати авансовий звіт на всю суму авансу (із документами, які підтверджують понесені витрати, крім добових), або повернути невикористану суму в касу або на поточний рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту.
Порушення цього правила робить отриманий аванс оподаткованим доходом підзвітної особи. Тобто щодо нього слід нарахувати ПДФО та ВЗ і сплатити його до бюджету. Якщо цього не було зроблено вчасно, це треба зробити за наслідками інвентаризації. Зверніть увагу: утримати ПДФО та ВЗ слід з інших доходів працівника. При розрахунку ПДФО треба застосовувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.
Чи подовжується цей строк на час війни? Спеціальної норми щодо підзвітних коштів про це в ПКУ наразі немає. Але в ПКУ є загальна норма щодо подовження строків на час війни. Свого часу ми намагалися проаналізувати, яких строків ця норма стосується. Випадок із авансовими звітами ми не розглядали, але це не означає, що його ця норма не стосується. Тому, звісно, можливість послатися на форс-мажор і захистити свої інтереси (не платити ПДФО та ВЗ) у працівника є. Чи буде суд на його боці — це може довести лише судова практика (якої поки що немає).
А що ж роботодавець? А йому слід подбати про те, щоб цей борг все ж таки був погашений. При цьому видати наказ про відрахування суми боргу зі зарплати працівника можна лише протягом місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (ст. 127 КЗпП). Якщо цього не зробити (і не довести, що складанню наказу завадили бойові дії), то далі доведеться або домовлятися із працівником, або йти до суду. І для цього теж є строк давності, встановлений ст. 233 КЗпП — протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (постанова Пленуму ВС від 24.12.1999 р. №13). Який теж можна застосовувати із урахуванням впливу бойових дій.
Пам’ятайте: видача підзвітній особі нової суми готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми (п. 19 розділу II Положення №148).
Якщо ж навпаки, роботодавець винен працівнику суму відшкодування понесених ним витрат (на підставі затвердженого авансового звіту), тут, на нашу думку, діють звичайні строки давності — три роки (ст. 257 ЦКУ).
Пам’ятайте також, що і на час карантину строк давності продовжується на строк дії такого карантину. Отже, під час застосування правил позовної давності (ст. 257 ЦКУ), в тому числі з метою визначення безнадійної заборгованості, слід враховувати положення п. 12 Розділу «Прикінцеві та перехідні положення» ЦКУ.
Таким чином, за наслідками інвентаризації розрахунків із працівниками можуть виникнути:
- коригування бухобліку щодо відображення в ньому коштів, які належать до виплати або які були раніше виплачені;
- визнання дебіторської заборгованості за шкодою, яку має погасити працівник;
- списання тих сум заборгованості, які були погашені або щодо яких сплинув строк давності (але оскільки карантин триває вже майже два роки, скоріш за все, таких сум не буде). Але може бути прийняте рішення і щодо прощення боргу.