(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Отменяем командировку

Отмена командировки еще до ее начала — конечно, более простое дело, чем отзыв работника из командировки. Но и в такой «простой» ситуации хлопот не избежать ни работнику, ни бухгалтеру.

Представим ситуацию: уже издан приказ на командировку, но затем возникают новые обстоятельства, и командировка отменяется. Одного сообщения, что командировка не состоится (из-за болезни работника, расторжения договоренности с клиентом, выполнения работником более важных заданий на предприятии) недостаточно: ведь перед поездкой работник получил приказ отбыть в командировку. Поэтому, чтобы все было оформлено правильно, необходимо издать приказ об отмене служебной поездки. Советуем указать в приказе сам факт отмены ранее принятого приказа о командировке (вписав его номер и дату) и причину отмены поездки. Дополнительно в приказе следует подчеркнуть, какие обязанности возлагаются на работника (который уже не уезжает в командировку) и бухгалтера в связи с ее отменой. С этим приказом нужно ознакомить уже не командированного работника и бухгалтера под подпись, желательно — в день его издания. Образец приказа об отмене командировки.

Образец

Как сказано в ст. 121 Кодекса законов о труде, до начала поездки работнику следует выплатить аванс на командировку (см. также п. 5 р. I, п. 11 р. II, п. 5 р. III Инструкции №591). А если командировка отменена, а аванс уже успели выдать, -то когда его нужно вернуть?

Согласно абз. 5 п. 11 р. II Инструкции №592, если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия выданный аванс. В случае загранкомандировки работник обязан вернуть в кассу предприятия денежные средства в валюте выдачи аванса (абз. 1 п. 18 р. III Инструкции №59).

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.

2 Нормами Инструкции о командировке можно (но не обязательно) для справки руководствоваться и обычным (не бюджетным) предприятиям. На это указывают, в частности, и налоговики в письмах от 07.09.2011 г. №10077/5/15-1216 и от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 (см. «ДК» №25/2012).

Хотя Инструкция №59 для небюджетных предприятий имеет статус только справочного документа, все же советуем воспользоваться указанными в ней сроками. Ведь других норм по данному вопросу в действующем законодательстве нет. Кто-то вспомнит предписания пп. 170.9.2 НКУ об отчетности по командировке — 5 банковских дней с даты окончания командировки. Но командировка не состоялась, так что здесь данная норма неприменима. Поэтому, чтобы уменьшить риски, советуем аванс, полученный работником на командировку, в которую он так и не отбыл, вернуть в кассу предприятия на протяжении трех банковских дней со дня принятия решения об отмене служебной поездки.

Если работник при подготовке к командировке понес расходы (на визу, страховку, на возврат билетов), по нашему мнению, такие суммы он не должен возвращать в кассу (с выданным авансом). Ведь, согласно абз. 5 п. 12 р. II и п. 11 р. III Инструкции №59, расходы, понесенные в связи с возвратом командируемым работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены по разрешению руководителя предприятия. Разумеется, если есть решение об отмене командировки и документ, удостоверяющий стоимость этих расходов.

По нашему мнению, чтобы работник мог воспользоваться вышеупомянутой нормой Инструкции №59, он еще и должен составить Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена приказом Минфина Украины от 05.12.2012 г. №1276. Такой отчет, по нашему мнению, работник подает также в течение трех банковских дней со дня выдачи приказа об отмене командировки (исходя из норм абз. 5 п. 11 р. II и абз. 1 п. 18 р. III Инструкции №59). Конечно, вместе с отчетом нужно предоставить и подтверждающие документы на понесенные расходы.

Итак, работник вместе с авансовым отчетом, по нашему мнению, подает в бухгалтерию следующие документы:

1) документы о возврате билетов на проезд, где указаны суммы удержанной комиссии;

2) копии приобретенных билетов на поезд (самолет, автотранспорт, судно). Так вы оградите себя от лишних подозрений со стороны налоговиков, действительно ли работник покупал билет;

3) оригиналы подтверждающих документов об уплате средств за визу, за оформление загранпаспорта или страховки. Некоторые из данных документов понадобятся работнику при оформлении визы (например, консульство потребует квитанцию об уплате за визу). Поэтому стоит побеспокоиться о дубликатах документов (но не ксерокопиях), удостоверяющих уплату соответствующих платежей.

Что касается права на налоговые расходы по затратам на подготовку к командировке, то здесь все довольно сложно и неоднозначно. Так, пп. 140.1.7 НКУ, который, собственно, и регулирует вопрос командировочных расходов, о возможности отнесения к налоговым расходам затрат на подготовку к командировке умалчивает. Так что осторожные налогоплательщики не будут включать такие расходы в налоговый учет. А вот смелые могут попробовать отнести подготовительные расходы к налоговым расходам.

Здесь можно попробовать воспользоваться предписаниями пп. 138.12.2 НКУ, разрешающего включить в налоговые расходы другие расходы хозяйственной деятельности, по которым р. III НКУ не установлены ограничения по отнесению к составу расходов. Запрет на отнесение таких расходов к налоговым в НКУ отсутствует, поэтому затраты по возврату билета на транспорт, на оформление визы, страховки и загранпаспорта можно включить в налоговые расходы. При этом даже попытаться доказать связь с хоздеятельностью. Дескать, предприятие все же собиралось направить работника в служебную поездку в хозяйственных целях, но в силу определенных обстоятельств ее пришлось отменить. В отчетности по прибыли1 советуем показать такие расходы в строке 06.4.39 «Iнші витрати господарської діяльності, до яких розділом III Податкового кодексу України прямо не встановлено обмежень щодо віднесення до складу витрат» приложения IВ к декларации по прибыли. Эта сумма попадет в общую сумму других расходов плательщика налога на прибыль, которые отражаются в строке 06 основной части декларации.

1 Налоговая декларация по налогу на прибыль предприятия, форма которой утверждена приказом Минфина от 28.09.2011 г. №1213.

Конечно, предложенный подход довольно проблематичный, так что для большей уверенности в праве на налоговые расходы советуем обратиться за налоговой консультацией по данному вопросу в свою ГНИ (ст. 52 НКУ).

Что касается налога на доходы, то, по нашему мнению, удерживать его из сумм, израсходованных на подготовку к командировке, не нужно. Ведь все эти расходы работник понес в служебных целях, по указанию руководства (был приказ о командировке, а затем о его отмене).

Василий РОРАТ, «Дебет-Кредит»

«ДК» №17-18/2013 (рус.)

«ДК» №17-18/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.