(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

В командировку с гривневой карточкой

Работник едет в командировку в Россию. Можно ли выдать ему аванс на загранкомандировку на гривневую корпоративную карточку? Как отчитываться по таким расходам?

Перед служебной поездкой работнику следует выдать аванс, достаточный для покрытия его расходов на весь период нахождения в поездке для расходов на проезд, проживание и суточные (ст. 121 КЗоТ и п. 5 р. I Инструкции №591).

1 Для хозрасчетных предприятий, организаций, учреждений данный документ не является обязательным для применения — см. письма ГНАУ от 07.09.2011 г. №10077/5/15-1216 и от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 (см. «ДК» №25/2012). Однако считаем, что при отсутствии специальных норм законодательства Инструкцию №59 можно применять в качестве справочного документа.

К сожалению, ни в ст. 121 КЗоТ, ни в пп. 140.1.7 НКУ (в нем установлены правила отнесения к налоговым расходам командировочных расходов) не сказано, в какой именно валюте нужно выдавать работнику аванс на загранкомандировку — в гривнях или в инвалюте.

Но в соответствии с п. 5 р. III Инструкции №59, предприятие, отправляющее в загранкомандировку работника, должно обеспечить его денежными средствами для осуществления текущих расходов в командировке (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (долл. США, евро и пр.). Поэтому советуем выдать работнику аванс в инвалюте.

Но среди разъяснений Миндоходов есть письмо от 03.07.2013 г. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. «ДК» №33-34/2013). В нем указано, что обязанность для небюджетных предприятий выдавать аванс перед командировкой нормативно не установлена, а ст. 121 КЗоТ предусматривает только обязанность предприятия возместить расходы, понесенные работником в командировке, а не выдавать ему аванс.

Конечно, это довольно либеральная точка зрения. Но она наводит на мысль, что поскольку КЗоТ четко не указывает, в какой валюте выдавать аванс, а нормы Инструкции №59 хозрасчетные предприятия и вообще могут игнорировать, то аванс на загранкомандировку можно выдать и в гривнях. Считаем, что самое главное здесь — выдать его в принципе.

Но вот вопрос: можно ли выдать работнику аванс на корпоративную банковскую платежную карточку предприятия?

Отметим, что специальное платежное средство — это платежная карточка, мобильный платежный инструмент, иной платежный инструмент, выполняющий функцию средства идентификации, посредством которого держатель этого инструмента осуществляет платежные операции со счета плательщика или банка, а также другие операции, установленные договором. В обиходе их называют банковскими платежными карточками — БПК.

А вот корпоративное специальное платежное средство — это специальное платежное средство, которое дает возможность его держателю проводить операции со счетом субъекта хозяйствования (далее — КБПК).

Теперь вспомним, что в Инструкции №59 указано, что аванс командированному работнику можно либо выдавать наличностью, либо перечислять в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (п. 5 р. I Инструкции №59). Кроме того, аванс можно перечислить, в частности, на КБПК (п. 8.3 Инструкции №492). Дополнительно стоит вспомнить и п. 170.9 НКУ, в котором прописаны, в частности, и отдельные сроки подачи отчетности при применении КБПК (об этом — далее). Поэтому аванс на командировку можно выдать и на КБПК.

Заметим, что условия применения КБПК нужно предусмотреть в договоре об открытии корпоративной карточки с определением лиц, имеющих право ее использовать. Лучше, чтобы в договоре не указывался ограниченный круг лиц, которые вправе использовать КБПК. В этом случае КБПК можно будет выдать любому работнику.

Но заметим, что суммы, зачисленные на КБПК, в момент их зачисления не считаются выданными работнику под отчет. Ведь все эти деньги пока еще принадлежат предприятию. Если же работник снимет наличность с корпоративного счета посредством КБПК или же произведет безналичный расчет, использовав корпоративную карточку, — такие средства сразу будут считаться выданными ему в качестве аванса.

Ну и, конечно, суммы, снятые со счета КБПК, но не израсходованные в командировке как командировочные расходы, нужно вернуть предприятию в общем порядке — в течение 3-х банковских дней с даты завершения командировки (см. п. 170.9 НКУ).

По мнению автора, в ситуации, когда работника отправляют в командировку с гривневой КБПК, он должен вернуть в кассу именно неизрасходованные суммы гривень. Даже если в поездке он снимал инвалюту в банкомате или производил расчеты в инвалюте. Ведь при таких операциях происходит автоматическая конвертация гривень в инвалюту. При этом списывают с КБПК именно гривни. А значит, аванс с КБПК в командировке работник получал, в принципе, тоже в гривнях. Кроме того, вполне возможно, что у предприятия вообще не будет инвалютного счета (именно в снятой работником с КБПК инвалюте), а значит, предприятию не будет куда зачислить такую инвалюту.

Теперь несколько слов об учетных моментах.

Сначала заметим, что, скорее всего, все или по крайней мере часть расходов, понесенных работником в командировке, будет в инвалюте. А значит, чтобы установить, сколько именно работник израсходовал в командировке, стоит перевести инвалютные расходы в гривни.

Так, согласно абз. 2 п. 19 р. III Инструкции №59, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, которые подтверждены документально, проводится исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения отчета об использовании средств, выданных на командировку. Конечно, эта норма мало касается именно нашего случая.

И все же поскольку дополнительных разъяснений по этому вопросу нет ни в НКУ, ни в прочих нормативных актах, по мнению автора, стоит использовать аналогию. А значит, если у работника есть документ, подтверждающий курс обмена гривни на инвалюту, то именно его следует применять для конвертации. Но это действует лишь в том случае, если работник предварительно в Украине снял гривневые средства с КБПК, а затем за границей или у нас поменял их на инвалюту.

Если же все расчеты и снятие наличности он осуществлял за границей, то можно установить конвертационный курс обмена гривень на инвалюту. Такую информацию можно получить в банке — эмитенте КБПК, попросив соответствующую выписку.

А вот при отсутствии документа, подтверждающего обмен, следует применить официальный обменный валютный курс, установленный НБУ на день утверждения отчета об использовании средств, выданных на командировку.

Заметим, что поскольку фактически аванс был выдан в гривнях (ведь именно в гривнях будут списываться деньги со счета КБПК) и, соответственно, расходы будут конвертированы в гривни, то в этом случае, по мнению автора, применять правила инвалютного отражения расходов в учете нет оснований. Ведь фактически предприятие понесло расходы в гривнях.

А учет, как налоговый, так и бухгалтерский, командировочных расходов, понесенных в гривнях, знаком каждому бухгалтеру. Поэтому подробно на нем останавливаться не будем.

В Отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. №1276, расходы стоит показать как в валюте, так и, соответственно, в гривнях (по курсу — см. выше).

Нормативная база

  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. №322-VIII.
  • Инструкция №59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.
  • Инструкция №492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. №492.

Василий РОРАТ, «Дебет-Кредит»

«ДК» №50/2013 (рус.)

«ДК» №50/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.