(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Автомобиль в загранкомандировке

Руководство предприятия решило направить директора по маркетингу в загранкомандировку на служебном автомобиле для налаживания продажи товаров. Можно ли компенсировать ему расходы на приобретение горючего, оплату за проезд по автостраде, парковку автомобиля и отнести их к налоговым? Какие документы требуются для подтверждения таких расходов?

Согласно ст. 121 Кодекса законов о труде Украины, работнику следует возместить затраты, связанные со служебными командировками, в частности расходы на проезд (стоимость проезда к месту назначения и обратно). Расходы на эксплуатацию автомобиля за рубежом — это и будут расходы на проезд, а значит, их необходимо компенсировать работнику.

В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ к налоговым расходам можно отнести, в частности, документально подтвержденные фактические затраты командированного:

на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки, обратно и по месту командировки;

— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в т. ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;

— обязательное страхование, страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданско-правовой ответственности (в случае использования транспортных средств) согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транспортное движение. Возмещение по страхованию проводится при наличии оригинала страхового полиса с отметкой об уплате страхового платежа (или документа, удостоверяющего оплату такого страхового полиса).

Дополнительно вопрос компенсации командировочных расходов разъясняет Инструкция №59. И хотя данный документ распространяется только на предприятия, учреждения и организации, частично или полностью содержащиеся из бюджета, однако налоговики советуют использовать его в качестве вспомогательного и справочного документа и другим предприятиям1.

1 Это прозвучало в письмах ГНСУ от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 и от 07.09.2011 г. №10077/5/15-1216. При отсутствии других нормативных актов по командировке, как указано в приведенных письмах, другие предприятия и организации могут использовать данный документ в качестве вспомогательного (справочного).

В соответствии с п. 12 р. ІІІ этой Инструкции, в случае загранкомандировки на служебном автомобиле работнику возмещаются затраты на горюче-смазочные материалы с учетом установленных норм за 1 километр пробега согласно утвержденному маршруту, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Допустимые нормы расходов топлива и смазочных материалов списываются по нормам, утвержденным приказом Минтранса от 10.02.98 г. №43.

Учитывая, что утверждение маршрута установлено Инструкцией №59, разработанной для бюджетных предприятий, все же рекомендуем в приказе о командировке прописать маршрут движения командированного работника на служебном автомобиле. Хотя это и не обязательно, однако наличие в приказе утвержденного маршрута поможет дополнительно подтвердить расходы на горючее, если проверяющие будут против таких сумм (поскольку, к примеру, посчитают, что работник мог воспользоваться и другим маршрутом и соответственно уменьшить расходы горючего).

Кроме того, подлежат возмещению расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Расходы на эксплуатацию (на топливо, стоянку, сборы, страхование) автомобиля в командировке попадут в налоговые только при наличии надлежащих документов (п. 138.2 НКУ). Кроме того, не следует забывать, что нужно подтвердить связь командировки с деятельностью предприятия (пп. 140.1.7 НКУ).

В рассматриваемой ситуации в загранкомандировку направлен работник службы маркетинга, поэтому такая поездка связана со сбытом товаров. Следовательно, такие командировочные расходы будут связаны с деятельностью предприятия как расходы на сбыт. Поэтому в налоговом и бухгалтерском учете такие расходы попадут в расходы в соответствии с пп. «г» пп. 138.10.3 НКУ и п. 19 П(С)БУ 16. Согласно п. 138.5 НКУ, расходы на сбыт как прочие расходы отражаются в налоговом учете в отчетном периоде, в котором они были проведены, согласно правилам ведения бухучета.

Подтверждающие документы в загранкомандировке будут оформлены согласно законодательству соответствующего государства (п. 15 р. I Инструкции №59). Так что необходимо помнить, что по запросу представителя органа ГНС предприятие должно обеспечить за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке (пп. 140.1.7 НКУ). Советуем перевести иностранные документы на украинский язык, не откладывая в долгий ящик, хотя в НКУ и нет прямого требования перевести документы сразу же после их получения.

В письме ГНАУ от 05.05.2011 г. №8434/6/15-0315 сказано, что аутентичный перевод иностранных подтверждающих документов может сделать и профессиональный работник предприятия. В таком случае на переводе должны быть указаны фамилия, инициалы и должность работника, сделавшего перевод, и поставлена надпись «Перевод согласно оригиналу».

Если перевод осуществляет профессиональный переводчик, расходы за эту работу можно отнести к налоговым: ведь такие затраты связаны с хоздеятельностью предприятия. Здесь может помочь пп. 138.12.2 НКУ, позволяющий относить к составу прочих налоговых расходы затраты хозяйственной деятельности, по которым р. ІІІ НКУ прямо не установлены ограничения на их отнесение к составу расходов. Напомним: прочие налоговые расходы признают затратами того отчетного периода, в котором они были проведены, согласно правилам ведения бухучета (п. 138.5 НКУ), т. е. по дате их понесения.

По возвращении из командировки работник должен вместе с Отчетом об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет1, подать в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на горючее, плату за проезд по автострадам, стоянку служебного автомобиля (например, чеки с заправочных станций, квитанции об оплате платной автомагистрали).

1 Форма утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. №845.

Разумеется, в бухгалтерию следует подать и путевой лист легкового автомобиля (к сожалению, на данный момент его форма не утверждена, так что стоит разработать собственную). Именно данный документ будет фиксировать, сколько работник израсходовал горючего во время командировки (в соответствии с нормами, утвержденными приказом Минтранса от 10.02.98 г. №43).

Нормативная база

  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
  • Инструкция №59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.
  • П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. №318.

Василий РОРАТ, «Дебет-Кредит»

«ДК» №20-21/2014 (рус.)

«ДК» №20-21/2014 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.