(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Сроки хранения документации

Бухгалтерские документы и отчетность подлежат хранению в течение установленного срока. Итак, что это за срок и как он определяется?

Сроки хранения бухгалтерских документов

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций служат первичные документы, в которых фиксируются факты осуществления таких операций. Для обеспечения достоверности информации первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозоперации, а если это невозможно — непосредственно по ее окончании (ч.1 ст. 9 Закона о бухучете1). Согласно ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно принимать все необходимые меры для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, обеспечивать их хранение2 в течение установленного срока. Для выполнения первого требования необходимо обеспечить соответствующую технологию ведения записей в документах, обеспечивающую сохранность записей в течение установленного срока хранения документов, а также невозможность незаметного уничтожения таких записей. Для хранения документов также необходимо создать соответствующие условия: хранить документы в помещениях с ограниченным доступом, противопожарной защитой, с обеспечением необходимых климатических условий и т. п.

Согласно ч. 2 ст. 3 Закона о бухучете основным и обязательным видом учета, который ведут предприятия, является бухгалтерский учет. Налоговая отчетность основывается на его данных, а значит, и на данных первичных бухгалтерских документов. Какие именно документы используются для целей налогового учета, указано в п. 44.1 НКУ. Это первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая отчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Пунктом 44.1 НКУ прямо запрещено формировать показатели налоговой отчетности без подтверждения их документами, указанными в этом пункте.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем №578/53. Это минимальные сроки согласно п. 1.7 Перечня №578/5.

1 Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

2 Более подробно о вопросах хранения документов читайте в статье А. Кравчука «Хранение и уничтожение документов хоздеятельности» в «ДК» №44/2011.

3 Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности госорганов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5.

Согласно п. 2.10 Перечня №578/5, сроки хранения документов отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения бухгалтерских документов за все месяцы 2012 г., с января по декабрь, начнется с 1 января 2013 г. Хранить их нужно будет по 31.12.2015 г. Таким образом, документы за январь 2012 г. будут храниться почти четыре года.

Документы по бухгалтерскому учету и отчетности перечислены в п. 4.2 раздела I Перечня №578/5. Сроки их хранения варьируются от одного года до 75 лет. Например, большая часть бухгалтерских документов хранится 3 года; если документы содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет; расчетно-платежные ведомости — 75 лет. Кадровые документы и ведомости начисления зарплаты подлежат сдаче в архивы после закрытия предприятия и хранятся в течение установленного срока — 75 лет. Столь длительные сроки хранения связаны с тем, что указанные документы могут понадобиться при определении размера пенсии или пересмотре величины уже назначенной пенсии.

Однако некоторые сроки хранения документов применяются с оговорками согласно п. 2.11 Перечня №578/5. Оговорка «при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства... В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» более конкретно определяет сроки хранения документов. Такие примечания, как «по истечении срока действия договора», «после утверждения», «после замены новыми», «после ввода объекта в эксплуатацию» и т. п., означают, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов.

Сроки хранения документов для целей налогового учета

Такие сроки установлены пунктом 44.3 НКУ — это 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности, для составления которой использовались такие документы. Если налоговая отчетность не была представлена в установленные сроки, то срок 1095 дней отсчитывается с предельного срока представления налоговой отчетности, предусмотренного НКУ. При этом учитывается сам день представления отчетности или последний день срока ее представления.

В случае ликвидации налогоплательщика все документы, указанные в п. 44.1 НКУ, передаются в архив в установленном законодательством порядке. В архив передаются документы за период не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика. Обратите внимание, что в этом случае период может отличаться от периода, указанного в абзаце первом п. 44.3 НКУ: период 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности (или с последнего дня срока ее представления) может отличаться от периода 1095 дней перед датой ликвидации налогоплательщика. Это связано с тем, что при ликвидации налогоплательщика его снимают с учета в органе Миндоходов согласно ст. 67 НКУ.

Если на предприятии осуществляется проверка или же оно проводит процедуру обжалования налогового уведомления-решения, принятого по результатам проверки, а также находится в состоянии судебного разбирательства, то все документы, связанные с этими процессами, должны храниться до их окончания. Разумеется, срок хранения таких документов не должен быть меньше срока, установленного в п. 44.3 НКУ, — или 1095 дней после подачи декларации, или 1095 дней перед датой ликвидации.

За нарушение норм ст. 44 НКУ, то есть за необеспечение сроков хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, прочих документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, предусмотрен штраф в размере 510 грн, если такое нарушение выявлено впервые, и 1020 грн — если оно выявлено повторно в течение года (п. 121.1 НКУ).

Сроки хранения документов на предприятии

Учитывая то, что общим законодательством (Перечень №578/5) и НКУ установлены разные правила отсчета сроков хранения документов, каждое предприятие может разработать собственные сроки с учетом норм обоих указанных документов. Такие сроки устанавливаются приказом по предприятию. Это делается при утверждении номенклатуры дел, в приказе об учетной политике или об организации документооборота.

При разработке собственных сроков хранения документов необходимо учитывать, что законодательством установлены минимальные сроки их хранения. Каждое предприятие может устанавливать и более длительные сроки.

Например, для расчетно-платежных ведомостей Перечнем №578/5 установлен срок хранения 75 лет, а пунктом 44.3 НКУ — 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности, для составления которой были использованы эти ведомости. В этом случае предприятие должно установить для таких документов срок хранения 75 лет начиная с 1 января года, следующего за отчетным.

Общий срок в три года с 1 января года, следующего за отчетным (согласно Перечню №578/5), может оказаться короче, чем срок 1095 дней со дня фактического представления налоговой отчетности. Например, для документов за декабрь 2013 г., на основании которых была составлена годовая декларация по налогу на прибыль, «налоговый» срок хранения истечет 02.03.2017 г. (1095 дней после представления декларации, которая может быть подана до 03.03.2014 г. включительно), а «стандартный» срок истечет 31.12.2016 г. — через три года начиная с 01.01.2014 г. И это тоже надо учитывать при утверждении сроков хранения документов. Например, срок хранения приходных накладных можно установить в размере 1521 день со дня выписки документа: 365 дней текущего года + 1095 дней + 1 день високосного года + 60 дней срока подачи декларации.

Юлия ЕГОРОВА, «Дебет-Кредит»

«ДК» №51-52/2013 (рус.)

«ДК» №51-52/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.