(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Предприниматель на ЕН и первичные документы

Среди предпринимателей — плательщиков единого налога распространено мнение, что хранить первичные документы: накладные, чеки, акты, расчетные документы и прочее — не обязательно. Так ли это на самом деле? Какие именно документы необходимо иметь и чем грозит их отсутствие?

Корень проблемы заключается в том, что большинство «упрощенцев», организуя документооборот, сосредоточивают свое внимание не на фактических правилах, которым должен подчиняться плательщик единого налога, а на задекларированной идее создания упрощенной системы, на ее предназначении.

Действительно, упрощенная система была введена, в частности, для уменьшения налоговой нагрузки, обеспечения возможности ведения предпринимательской деятельности без дополнительного специального экономического и бухгалтерского образования, упрощения системы администрирования налогов и уменьшения опасности несознательного нарушения правил. Однако на практике «упрощение» учета выглядит не таким простым, и беспокоиться о наличии первичных документов в большинстве случаев предприниматель — плательщик единого налога должен не меньше, чем предприниматели на общей системе налогообложения. И в первую очередь потому, что «упрощенцы» подчиняются не только правилам, прописанным в главе 1 «Упрощенная система налогообложения, учета и отчетности» раздела XIV НКУ. Требования к организации их деятельности и учета содержат также другие разделы кодекса и другие законодательные и нормативно-правовые акты. И хорошо, если предприниматель приведет документооборот в порядок, прежде чем к нему нагрянет проверка.

Итак, рассмотрим, какие участки хозяйственной деятельности каких подтверждающих документов требуют.

Единый налог — подтверждение доходов

В консультациях, размещенных в ЕБНЗ, налоговики настаивают на необходимости «хранить первичные документы, на основании которых заполнялась Книга учета доходов и расходов и составлялась декларация по единому налогу. К таким документам относятся, в частности, выписка банка, квитанция, чек или документ произвольной формы о наличной оплате товаров, работ или услуг, если они получались у физических лиц. Также следует хранить другие первичные документы, используемые для составления отчетности по другим налогам и сборам». В случае не хранения первичных документов ГНС грозит штрафом в размере 510 и 1020 грн (за повторное нарушение на протяжении года) (согласно ст. 121 НКУ).

По общему правилу, предусмотренному п. 44.1 НКУ, «налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством».

Тем не менее, существует специальная норма п. 44.2 НКУ, которая гласит: «...Плательщики единого налога... ведут упрощенный бухгалтерский учет доходов и расходов для целей исчисления объекта налогообложения». Именно такой упрощенный учет предусмотрен пп. 296.1.1 НКУ1 и Порядком ведения Книги учета доходов плательщиков единого налога первой и второй групп и плательщиков единого налога третьей группы, не являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость2 (далее — Порядок и Книга). Согласно указанным документам, такие предприниматели ведут Книгу учета доходов путем ежедневного, по итогам рабочего дня, отражения полученных доходов (пп. 296.1.1 НКУ, п. 1 Порядка). Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход, — в частности денежные средства, поступившие на текущий счет плательщика налога и/или полученные наличными, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, фактически безвозмездно полученные товары (работы, услуги) (п. 5 Порядка). Именно эти данные, занесенные в Книгу, используются для заполнения налоговой декларации плательщика единого налога (п. 7 Порядка). И что характерно — ни слова о необходимости заполнения Книги в соответствии с первичными документами, а тем более о хранении таких документов в подтверждение записей в Книге.

Запрет формирования показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных документами, упомянутыми в абз. 1 п. 44.1 (см. выше), установлен абзацем вторым п. 44.1 НКУ, однако, это не означает, что плательщик единого налога должен выписывать первичные документы на каждый факт реализации товара, оказания услуги, выполнения работы. Ведь:

1) порядок ведения учета плательщиками единого налога, в первую очередь, регулируется подпунктами 296.1.1 — 296.1.3 НКУ, единым требованием которых для предпринимателей является требование вести Книгу учета. В части определения порядка ведения Книги эти нормы НКУ отсылают к Порядку №1637;

2) в соответствии с Порядком, для составления Декларации плательщика единого налога должны использоваться данные Книги как единого регистра учета, предусмотренного для предпринимателей — плательщиков ЕН.

Так что, как видим, требование контролирующих органов предоставить документы, свидетельствующие о продаже товаров, работ, услуг, о выручке, полученной «упрощенцем», не правомерно.

Однако есть одно «но». Предприниматель, реализующий товары, работы, услуги конечным потребителям, должен соблюдать требования Закона о защите прав потребителей3:

— исполнитель в зависимости от характера и специфики выполненной работы (оказанной услуги) обязан выдать потребителю расчетный документ, удостоверяющий факт выполнения работы (оказания услуги) (п. 8 ст. 10 Закона о защите прав потребителей);

1 Здесь говорим о «упрощенцах» — неплательщиках НДС. Об «упрощенцах» — плательщиках НДС 3-й и 5-й групп речь идет ниже.

2 Форма Книги и Порядок ее ведения утверждены приказом Минфина от 15.12.2011 г. №1637.

3 Закон Украины от 12.05.91 г. №1023-XII «О защите прав потребителей» (с изменениями и дополнениями).

— продавец товара должен предоставить потребителю расчетный документ (квитанцию, товарный или кассовый чек, билет, талон или другой документ), подтверждающий реализацию продукции (п. 7 ст. 1, п. 8 ст. 21 Закона о защите прав потребителей).

Следовательно, неоформление и непредоставление таких документов потребителю является нарушением Закона. Но налоговые органы не имеют никакого отношения к контролю за выполнением Закона о защите прав потребителей. Значит, и применить санкции за его нарушение они не вправе.

Кроме того, обязанность предоставить по требованию покупателя чек, накладную или другой письменный документ, удостоверяющий передачу права собственности на товар от продавца к покупателю, установлен п. 15 статьи 3 Закона о РРО. Но это требование не может быть основанием для применения к нарушителю административных или финансовых санкций, предусмотренных законодательством по вопросам налогообложения.

Документы, подтверждающие расходы

Наличие и объем расходов плательщика ЕН никоим образом не влияют ни на определение выручки, ни на уплату единого налога. Так что, на первый взгляд, предприниматель — плательщик ЕН не обязан хранить первичные документы о понесенных расходах. Однако на практике налоговые органы предпринимают попытки применить санкции в случае отсутствия первичных документов о расходах. А именно: санкции применяют согласно п. 121 НКУ за нарушение п. 44.1 НКУ:

1) 510 грн за первое нарушение на протяжении года;

2) 1020 грн — за те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому на протяжении года был применен штраф за такое же нарушение.

Однако, учитывая упомянутые выше нормы НКУ и Порядка, плательщики единого налога не отражают расходы ни в Книге учета, ни в Декларации. Значит, применение санкций по этим нормам НКУ будет неправомерным.

Но, по нашему мнению, хранить первичные документы все же полезно. И здесь уже речь идет не о подтверждении расходов. Отсутствие документов может свидетельствовать для ГНС о:

1) безвозмездном поступлении товаров — а стоимость безвозмездно полученных товаров работ, услуг плательщики ЕН должны включить в доходы;

2) покупке у физлиц-непредпринимателей, а при выплате дохода (денежных средств) гражданам, не зарегистрированным субъектами предпринимательской деятельности, предприниматель обязан удержать НДФЛ и показать выплату в форме №1ДФ.

Доля здравого смысла в этих требованиях присутствует.

В действительности в сумму дохода плательщика единого налога включается стоимость безвозмездно полученных в течение отчетного периода товаров (работ, услуг). Но согласно п. 292.3 и п. 292.6 НКУ:

1) безвозмездно полученными считаются исключительно товары (работы, услуги), полученные согласно письменным договорам дарения и другим письменным договорам, заключенным согласно законодательству, по которым не предусмотрены денежная или другая компенсация стоимости таких товаров (работ, услуг) либо их возврат1;

1 А также товары, переданные плательщику единого налога на ответственное хранение и использованные таким плательщиком единого налога.

2) датой получения дохода плательщика единого налога является дата подписания плательщиком единого налога акта приемки-передачи безвозмездно полученных товаров (работ, услуг).

Касательно уплаты НДФЛ при приобретении у граждан отметим следующее. Требование подтвердить статус продавца товаров, работ, услуг, приобретенных предпринимателем, правомерно, так как предприниматель (или другой налоговый агент), начисляющий (выплачивающий) доход, не удерживает НДФЛ из выплачиваемых (начисляемых) сумм только в случае, если лицо, получающее доход, предоставляет копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию в качестве субъекта предпринимательской деятельности (п. 177.8 НКУ). В случае выявления факта неудержания НДФЛ из выплаты дохода гражданам при отсутствии документов, подтверждающих предпринимательский статус контрагента, к предпринимателю-покупателю применяются штрафные санкции как к налоговому агенту:

1) штраф в размере 25% суммы налога, подлежащего начислению и/или уплате в бюджет, за те же действия повторно в течение 1095 дней — 50%, в третий раз — 75% суммы налога (п. 127.1 НКУ);

2) на сумму налогового долга начисляется пеня по окончании сроков погашения согласованного денежного обязательства (пп. 129.1.1 НКУ).

При этом согласно абзацу седьмому п. 127.1 НКУ ответственность за погашение суммы НДФЛ возлагается на налогового агента. Плательщик налога — получатель таких доходов освобождается от обязанностей погашения этой суммы. То есть, помимо штрафа, частному предпринимателю придется уплатить еще и саму сумму НДФЛ.

Однако в случае если у покупателя вообще нет никаких документов о покупке, если не установлены продавец и стоимость приобретения, доначисление НДФЛ не будет правомерно, ведь не будет никакой информации о базе доначисления таких обязательств.

И хотя есть случаи, когда вышеупомянутые претензии находили свое отражение в актах проверок, такие санкции ГНС вполне реально «отбить» в суде. Но нечего и сомневаться, что лучше предупредить такую ситуацию, чем отстаивать свою, даже и законную, позицию в суде.

Ответственность за учет товара «единщиком»

Кстати, требования документального учета товаров установлены также Законом о РРО, который распространяется на всех СХД, осуществляющих расчетные операции при продаже товаров (оказании услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг. Пункт 12 ст. 3 Закона о РРО вменяет в обязанность всем «вести в порядке, установленном законодательством, учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации, осуществлять продажу только тех товаров, которые отражены в таком учете, за исключением продажи товаров лицами, которые в соответствии с законодательством облагаются налогом по правилам, не предусматривающим ведения учета объемов реализованных товаров (оказанных услуг)». Санкции за нарушение данного требования установлены ст. 20 Закона о РРО — это штраф в размере двойной стоимости неучтенных товаров, которые не учтены по месту реализации и хранения, по ценам реализации, но не менее 10 н. м. д. г.

Однако эту санкцию неправомерно применять к плательщикам единого налога, поскольку правила учета, определенные для них НКУ и Порядком №1637, не предусматривают ведения учета товаров. Требование заполнения раздела II Книги информацией о понесенных расходах «упрощенцами» — плательщиками НДС также не предусматривает ведения учета реализуемых товаров. Аналогичные выводы приводятся в судебных решениях (подробнее см. «ДК» №47/2012).

«Упрощенцы» — плательщики НДС

Предприниматели — плательщики единого налога, являющиеся одновременно плательщиками НДС (3-й и 5-й группы упрощенной системы), должны уделять значительно больше внимания документообороту, чем «упрощенцы» — неплательщики НДС. Их обязанности по оформлению и хранению первичной документации (налоговых накладных) и реестров полученных и выданных налоговых накладных ничем не отличаются от обязанностей плательщиков налога на общей системе налогообложения. Так что все данные по налоговому обязательству и налоговому кредиту, включаемые в Декларацию по НДС, должны быть документально подтверждены в порядке, предусмотренном разделом V НКУ, Порядком заполнения налоговой накладной1, Порядком ведения реестра выданных и полученных налоговых накладных2.

Для «упрощенцев» — плательщиков НДС также предусмотрены отдельная Книга учета доходов и расходов (для плательщиков единого налога 3-й группы, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость) и отдельный Порядок ее ведения3. В дополнительном разделе II «Витрати» (по сравнению с Книгой для «упрощенцев» — неплательщиков НДС) «упрощенцы» должны отражать расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг), расходы на оплату труда (в случае использования наемного труда), суммы уплаченного единого социального взноса, а также сумму других расходов, понесенных в связи с осуществлением хозяйственной деятельности (расходы на связь, уплату арендных и коммунальных платежей и пр.). Указанные расходы не влияют на размер единого налога, уплачиваемого предпринимателем, и не отражаются в Декларации плательщика единого налога. Следовательно, отсутствие документов, подтверждающих эти расходы, и небрежное заполнение Книги в части уплаты единого налога грозит только административной ответственностью по ст. 163-1 КУоАП (5 — 10 н. м. д. г.). Правда, применение к предпринимателю такой ответственности также под вопросом, ведь эта статья распространяется исключительно на руководителей и других должностных лиц предприятий.

1 Утвержден приказом Минфина от 01.11.2011 г. №1379.

2 Утвержден приказом Минфина от 17.12.2012 г. №1340.

3 Действующая сегодня форма Книги и Порядок ее ведения, утвержденные приказом Минфина от 15.12.2011 г. №1637, не изменялись с введением новой, 5-й группы упрощенной системы, которая также разрешает одновременную уплату НДС на едином налоге.

Однако все же плательщикам НДС стоит быть внимательными и к заполнению Раздела II Книги, и к документальному подтверждению отраженных в ней расходов. Ведь эти данные свидетельствуют об использовании в хозяйственной деятельности товаров, работ и услуг, приобретенных с НДС и включенных в состав налогового кредита в Декларации по НДС.

Другие налоги

Исключительный перечень налогов и сборов, от уплаты которых освобождены «упрощенцы», приведен в п. 297.1 НКУ. Таким образом, все остальные налоги и сборы уплачиваются плательщиками ЕН на общих основаниях. Это же относится к обязанности представления отчетности по этим налогам, а соответственно и документального подтверждения базы начисления этих налогов. Так, «упрощенцы» не освобождаются от начисления и уплаты, в частности:

— платы за пользование недрами;

— сбора за пользование радиочастотами;

— сбора за специальное использование воды;

— сбора за пользование лесными ресурсами;

— налога на недвижимость;

— сбора за парковку;

— туристического сбора.

Так, например, плательщики единого налога являются одновременно плательщиками сбора за специальное водопользование, если они используют воду в хозяйственной деятельности. Для начисления этого налога нужны данные об объеме использованной предпринимателем воды в течение отчетного периода. Значит, в учете должны быть должным образом зафиксированы те показания измерительных приборов, на основании которых проводится расчет налогового обязательства и которые отражаются в Декларации. В некоторых случаях подтверждением объема использованной воды могут быть выписанные поставщиком воды счета, где среди прочего указываются показатели счетчика на начало и конец периода.

Зарплата работников и кадровый учет

В части документов, связанных с использованием наемного труда, «упрощенцы» также лишены всяких привилегий. Учет трудовых отношений, начисления и выплаты зарплаты, налогов и социальных взносов, связанных с зарплатой, «упрощенец» должен организовать аналогично другим работодателям. Табели использования рабочего времени, ведомости начисления и выплаты зарплаты и другие документы должны быть оформлены должным образом и храниться в течение установленного срока (об этом ниже).

Сроки хранения первичных документов

По общему правилу п. 44.3 НКУ, первичные документы, связанные с уплатой налогов и сборов, и Книги учета хранятся не менее 1095 дней со дня представления декларации, для составления которой они использовались. Исключение составляют документы, связанные с трудовыми отношениями и начислением зарплаты наемным работникам. Сроки хранения таких документов установлены Перечнем типовых документов, с указанием сроков их хранения1. Отдельные из них мы привели в таблице. Эти сроки уже связаны не с начислением налогов и сборов, а с защитой прав граждан-работников в части заработной платы и пенсии.

1 Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5.

Таблица

Сроки хранения документов, связанных с трудовыми отношениями и начислением заработной платы

Номер статьи Перечня №578/5
Виды документов
Срок хранения документов, лет
363
Документы (отчеты, ведомости, списки, справки) о наличии вакантных должностей, высвобождении работников, приеме работников
5
401
Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю
5*
498
Характеристики работников, не имеющих личных дел
Пока не исчезнет необходимость
499
Личные карточки работников (в т. ч. временных и работающих по совместительству)
75**
417
Документы (справки, докладные записки, акты) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда зарплаты, законодательства о труде
5
515
Документы (графики, заявления, ведомости) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения зарплаты
1
516
Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением
1
517
Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и пр.
3
678
Сведения о застрахованном лице, подлежащем общеобязательному государственному социальному страхованию (персонифицированный учет)***
75
* В случае тяжелых, вредных, опасных условий труда — 75.
** После увольнения.
*** С 2011 года это отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет).

В случае утери, уничтожения или порчи документов плательщик налога имеет право в письменном виде заявить об этом органу ГНС и принять меры, необходимые для восстановления таких документов. Письменное заявление должно быть направлено до/или вместе с представлением отчета за соответствующий период. В случае неподачи такого заявления плательщик налога несет ответственность за отсутствие документов независимо от оснований, при которых они утеряны.

Наталия КАТЕРИНЕЦ, «Дебет-Кредит»

«ДК» №15/2013 (рус.)

«ДК» №15/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.