(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Использование доверенностей при регулярных поставках

Многие покупатели предлагают нам оформлять уведомление об образцах печатей и подписей ответственных лиц (так называемую генеральную доверенность) как приложение к договору, чтобы не выписывать доверенность на каждую поставку. Как правильно оформить такое уведомление?

Вопросы оформления доверенностей при отпуске ТМЦ регулируются Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФУ от 16.05.96 г. №99 (далее — Инструкция №99). В пункте 2 Инструкции №99 указано, что сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (далее — ценности) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.

Инструкцией №99 предусмотрены два способа получения ценностей доверенным лицом юрлица-получателя: по доверенности и без таковой (последний способ на практике как раз и получил название «генеральная доверенность на получение товарно-материальных ценностей», хотя это и не соответствует действительности — оформление доверенности как таковой в данном случае Инструкцией не предусмотрено). Подробнее об этом далее.

Типовая форма доверенности №М-2 установлена приложением 1 к Инструкции №99. Согласно п. 6 Инструкции №99, доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу, выдается доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей1. Как правило, на каждый документ (наряд, счет, договор, заказ) выдается отдельная доверенность. При регулярных поставках количество таких документов может быть довольно большим и возникает вопрос об оптимизации документооборота. Решается он следующим образом.

Согласно абзацу второму п. 6 Инструкции №99, если доверенное лицо получает ценности в одном месте, но по нескольким документам, ему может быть выписана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат таких документов и, безусловно, наименования всех получаемых по таким документам ценностей. Согласно п. 8 Инструкции №99, доверенность на получение ценностей, расчеты за которые проводятся в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками2, допускается выдавать не на 10 дней, а на календарный месяц. То есть можно выдать одну доверенность со сроком действия один месяц, причем по ней можно будет получать ценности на основании нескольких документов поставщика (нарядов, счетов, договоров, заказов).

1 Типовая форма №М-3 (приложение 2 к Инструкции №99).

2 Понятие централизованно-кольцевых перевозок МФУ разъяснял в своих письмах от 04.04.2001 г. №053-2948 и от 05.03.2002 г. №053-2930. Такими перевозками считается систематический завоз ТМЦ по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов). По мнению автора, регулярные поставки ТМЦ также подпадают под это толкование МФУ.

При этом следует иметь в виду, что такая доверенность будет выдана конкретному материально ответственному лицу, и только оно сможет получить ценности на ее основании. Кроме того, в доверенности необходимо сразу указать наименования и количество ценностей, которые могут быть получены по ней в течение всего срока ее действия, а также номера и даты всех документов, по которым такие ценности будут получены (что не всегда удобно).

Пунктом 13 Инструкции №99 предусмотрено, что при централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может проводиться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей. Обратите внимание, что здесь предусмотрено только уведомление об образце печати или штампа и ничего не говорится об уведомлении об образце подписи материально ответственного лица.

Отсюда следует вывод, что материально ответственные лица предприятия-получателя могут меняться, но все они должны будут использовать одну и ту же печать (штамп), образец которой приведен в уведомлении. Чтобы избежать неправомерного получения ТМЦ от поставщика ненадлежащими лицами и, как следствие, — непоступления ценностей на склад получателя, предприятие-получатель должно самостоятельно побеспокоиться о том, чтобы доступ к вышеуказанной печати (штампу) имели только определенные материально ответственные лица, и только они могли пользоваться ею при получении ТМЦ от поставщиков.

Форма такого уведомления законодательством не предусмотрена. Как правило, оно оформляется в виде дополнительного соглашения к договору в свободной форме, но может быть оформлено и в виде самостоятельного документа (в т. ч. в форме письма). Не предусмотрены также и сроки действия такого уведомления. Поэтому автор полагает, что данное уведомление может действовать до тех пор, пока получатель пользуется указанными в нем печатями или штампами. При окончании использования таких печатей или штампов уведомление о соответствующих образцах должно быть отозвано и при необходимости оформлено новое (если вместо старых печатей (штампов) начинают использоваться новые).

Однако на практике юрлица-получатели зачастую оформляют указанное уведомление в виде документа под названием «генеральная доверенность», который включает в себя не только образцы печатей (штампов), но и образцы подписей доверенных лиц. Такой документ может выглядеть, например, следующим образом (см. образец).

Образец

Поскольку по сути такая «генеральная доверенность» содержит в себе все элементы вышеупомянутого уведомления, предусмотренного п. 13 Инструкции №99, то, по мнению автора, по согласованию сторон договора допустима и такая форма уведомления. Срок действия уведомления (в т. ч. и оформленного в виде генеральной доверенности) ограничен только сроком действия договора, по которому получаются ценности, и сроком действия полномочий указанных в нем лиц или указанных в нем печатей (штапмов).

Юлия ЕГОРОВА, «Дебет-Кредит»

«ДК» №44/2013 (рус.)

«ДК» №44/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.