(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Кадровый учет ежегодных отпусков

Вопрос, как правильно организовать кадровый учет ежегодных отпусков работников, является одним из тех, которые чаще всего возникают в практике предоставления отпусков. Ведь не только перед руководством предприятий, но и перед менеджерами среднего звена (руководителями подразделений) или даже перед самими работниками часто встает вопрос: а сколько календарных дней ежегодного отпуска использовал работник? Это особенно актуально на предприятиях с низкой текучестью кадров или тех, где широко практикуется предоставление отпусков по частям, где для этого, как правило, приходится «углубиться в историю». Соответствующие вопросы обычно возлагаются на кадровую службу. И не секрет, что на небольших предприятиях эту функцию приходится выполнять бухгалтерии.

В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 12 ст. 10 Закона об отпусках1 собственник или уполномоченный им орган, то есть администрация предприятия, организации, учреждения, или физическое лицо — работодатель обязаны вести учет отпусков, которые предоставляются работникам. Однако непосредственно порядок такого учета законом не определен.

Учет отпусков работников, по существу, ведется в двух направлениях, которые должны обеспечивать правильный расчет для каждого работника:

1) стажа работы на данном предприятии, дающего право на ежегодный и дополнительные отпуска;

2) количества дней фактически предоставленных отпусков.

Порядок исчисления стажа, дающего право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, определен статьей 9 названного Закона2. При учете стажа первичными документами, подтверждающими этот стаж, являются в первую очередь табели учета рабочего времени3 и документы, на основании которых в эти табели вносится информация о неотработанном времени (отпуска, дни нетрудоспособности и т. п.).

Однако для табелей учета рабочего времени установлены ограниченные сроки хранения. Нередко предприятию необходимо предоставить отпуск за более длительный период, чем срок хранения соответствующих табелей4, или рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск за длительный период при увольнении работника. Для этого используются документы более длительного хранения: личные карточки работников и документы о зарплате.

Если предприятие использует типовую форму первичной учетной документации №п-2 «Особова картка працівника»5, то в ней предусмотрен раздел V «Відпустки», в котором отражается информация о видах отпусков, дате начала и окончания и за какой период предоставляется отпуск, а также номер приказа о его предоставлении. Аналогичный раздел предусмотрен и формой личной карточки П-2ДС, которая заполняется на государственных служащих6.

1 Закон Украины от 15.11.96 г. №504/96-ВР «Об отпусках».

2 Подробнее об этом — см. статью А. Быковой «Ежегодные отпуска: ответы на вопросы» в «ДК» №22/2013, «ДК» №23/2013.

3 Типовая форма первичной учетной документации №п-5 «Табель обліку використання робочого часу», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. №489.

4 В соответствии с приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. №578/5 табели учета использования рабочего времени хранятся 1 год, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — 5 лет.

5 Утверждена приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. №495/656.

6 Утверждена приказом Минстата от 26.12.95 г. №343.

Что касается упомянутой формы №п-2, то подчеркнем, что она типовая, приказ о ее утверждении в Министерстве юстиции не зарегистрирован, и поэтому ее использование не является обязательным. Так что все зависит от принятых на предприятии правил документооборота. В частности, предприятие может использовать типовые формы частично или использовать упрощенные формы, либо совсем другие формы. Согласно ст. 8 Закона Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета предприятие разрабатывает самостоятельно. Однако для исполнения предусмотренных законом обязанностей по учету предоставления отпусков работникам предприятию (и физическим лицам, использующим наемный труд) целесообразно использовать форму с соответствующей информацией.

Для заполнения в личных карточках реквизита «за який період» раздела V для каждого отпуска целесообразно указывать соответствующий период в приказе о предоставлении отпуска.

Обратите внимание на то, что типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма №п-3) включает такую информацию: за какой период работы предоставляется отпуск, а также период отпуска (с какого и по какое число) — что почти полностью соответствует реквизитам личной карточки.

Поэтому при предоставлении ежегодных отпусков в приказе следует обязательно указывать, за какой период предоставляется отпуск. Соответствующий период называют «рабочий год». И это недаром, ведь работник получает право на полагающийся ему отпуск полной продолжительности (а как мы знаем, минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 24 к. д.), лишь отработав такой рабочий год. Этот год исчисляется, как правило, со дня приема на работу1.

1 Рабочий год изменяется, например, при переходе на другую должность с иной продолжительностью отпуска, наступлении периодов, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск (в частности, отпуск по уходу за ребенком).

Пример 1 Работник принят на работу 15 мая 2013 года, его первым рабочим годом будет период работы с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Соответственно второй рабочий год — с 15 мая 2014 года по 14 мая 2015 года и так далее. И именно за каждый указанный год работник получает ежегодный отпуск полной продолжительности.

При предоставлении ежегодного основного отпуска работнику или при проведении с ним расчета при его увольнении (определении компенсации за неиспользованный отпуск) необходимо определить, за какой период работы работнику причитается определенное количество дней отпуска, и проверить, сколько дней отпуска за эти дни использованы раньше.

Такие данные можно получить:

а) о положенной работнику продолжительности отпуска — из нормативно-правовых актов, коллективного договора, трудового договора с работником. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня за отработанный рабочий год;

б) о рабочем годе (стаже, дающем право на отпуск) — из личной карточки работника и документов по учету рабочего времени;

в) об использованных днях отпуска — из личной карточки работника.

Полученные данные служат основанием для указания соответствующей информации в приказе о предоставлении отпуска или выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Приблизительный алгоритм и пример определения количества дней неиспользованного отпуска для расчета компенсации при увольнении приведен в письме Минсоцполитики от 27.03.2013 г. №321/13/84-13 (см. «ДК» №24/2013). Приблизительная формулировка приказа об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск приведена в образце 2.

В случае возникновения спора с работником по количеству дней неиспользованных отпусков следует использовать данные кадрового учета (личные карточки работников), а также документы об оплате труда, а при сохранении — и приказы о предоставлении отпусков за последние годы (с которыми работников следует обязательно знакомить под расписку).

Обратите внимание: если предприятие по просьбе работника разделило ежегодный отпуск на части, то для каждой из частей ежегодных отпусков, которые относятся к одному «рабочему году», в приказе и личной карточке указывается один и тот же рабочий год.

Пример 2 Работник, принятый на работу с 15 мая 2013 года, использует часть отпуска продолжительностью в 14 календарных дней с 10 декабря 2013 года и 5 календарных дней с 3 февраля 2014 года. Для каждой из этих частей ежегодных отпусков рабочий год один тот же: с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Приблизительная формулировка приказа о предоставлении отпуска приведена в образце 1.

Образец 1

Формулировка приказа о предоставлении отпуска

Иванову Ивану Сергеевичу, экономисту планово-финансового отдела, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года на 14 календарных дней с 10 по 23 декабря 2013 года.

Если работник не использовал оставшиеся 5 календарных дней отпуска до 14 мая 2014 года и он предоставляется ему уже в течение следующего рабочего года (например, в июне 2014 года), рабочий год в документах кадрового учета также будет считаться с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года. Фрагмент заполнения раздела V формы №п-2 «Особова картка працівника» в соответствии с условиями примера представлен ниже в образце 3.

Образец 2

Формулировка приказа об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

1. Иванова Ивана Сергеевича, экономиста планово-финансового отдела, уволить 14 июня 2014 года в связи с расторжением трудового договора по собственной инициативе, ст. 38 КЗоТ Украины.
2. Выплатить Иванову И. С. компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска: за 5 календарных дней за период работы с 15 мая 2013 года по 14 мая 2014 года и за 2 календарных дня за период работы с 15 мая 2014 года по 14 июня 2014 года.

Образец 3

Фрагмент заполнения формы №п-2 в соответствии с условиями примера 21

1 Продолжительность отпуска в к. д., а также дата приказа реквизитами формы не предусмотрены и приводятся в ней для удобства пользователя этих данных.

Обращаем внимание на то, что законодательство не устанавливает строгой очередности предоставления ежегодных отпусков (не предусмотрено, что обязательно сначала использовать ежегодные отпуска предыдущих годов, а затем идти в отпуск за текущий рабочий год). Однако, в соответствии со ст. 11 Закона об отпусках, запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда. В случае отзыва из отпуска, согласно ст. 12 упомянутого Закона, неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Напомним также, что согласно ст. 10 Закона об отпусках, ст. 79 КЗоТ очередность предоставления отпусков определяется не по заявлениям работников, а по графику. Написание же заявления об отпуске действующим законодательством не предусмотрено и является, по существу, исключительно правовым обычаем (что довольно эффективно используется на многих предприятиях как заменитель графика отпусков). Закон обязывает уведомлять работников о дате начала отпуска не позднее чем через две недели до установленного графиком срока. Это означает, что приказ на отпуск должен быть составлен на основании графика, а работник должен быть ознакомлен с таким приказом под расписку за 2 недели (в противном случае работник вправе требовать переноса отпуска на другой период).

Алексей КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор

«ДК» №38/2013 (рус.)

«ДК» №38/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.