(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Цунами документов! Как с ним справиться?

Бухгалтерские документы от всех остальных отличаются тем, что предусматривают юридическую и хозяйственную ответственность за то, что в них написано. Взаиморасчеты между организациями зависят от того, какие цифры написаны в бухгалтерских документах, подписаны ли они, правильно ли оформлены. Задача извлечения цифр, от которых зависят взаиморасчеты, контроля правильности их оформления, является первоочередной для любого хозяйствующего субъекта.

Понятно, что для малого предприятия контроль небольшого количества договоров и счетов не составит проблему. Ведь это может сделать и один человек.

Совершенно другая ситуация на крупном предприятии, где таких документов за день проходят сотни и даже тысячи. Там наиболее эффективно применять специальные системы, позволяющие автоматически отслеживать корректность оформления документов, своевременность их поступления и отправления.

В таком случае на помощь придет библиотека электронных документов — хранилище, в котором содержатся электронные копии всех документов, доступ к которым можно получить мгновенно и прямо из учетной системы. Чтобы добавлять новые документы в библиотеку, синхронизировать с существующей базой и работать с ними, используется специализированное программное обеспечение, такое как ABBYY Flexi Capture.

На рисунке 1 показано, как в списке задач программы одновременно находится много документов и идет процесс распознавания.

В бухгалтерских документах есть данные двух типов. Данные, которые уже есть в учетной системе (номер документа, сумма, реквизиты плательщика). Данные, которых в учетной системе нет и не может быть (например, подписи сотрудников). В этом плане электронный документ очень удобен. Ведь когда существует необходимость просмотреть его, чтобы понять, есть ли там подпись, электронный документ можно быстро извлечь из «хранилища». Какие же типы документов позволяет отслеживать и хранить своеобразная библиотека бухгалтерских документов?

Счета и накладные

Любая хозяйственная организация занимается выпиской счетов и оформлением накладных в двух вариантах, в случае:

  • продажи своего товара (любая дистрибьюторская компания выписывает счета и накладные);
  • работы с товарами поставщиков.

Именно такая схема автоматизации бизнес-процессов компании называется традиционной. Она хорошо развита в европейских странах, но в Украине пока находится на начальном этапе развития. Связано это с тем, что в Украине рынок ERP-систем, их внедрение только начинает входить в зрелую фазу. Ведь в нашей стране лишь недавно завершились проекты по автоматизации отделов продаж, бухгалтерии и отделов кадров. И вот теперь наконец-то начали задумываться об автоматизации учета закупок.

Именно в отделах закупок задача оперативной обработки накладных и счетов особенно актуальна. Ведь, в зависимости от специфики ведения бизнеса, тут используются разные бизнес-процессы. Например, когда требуется извлечь данные из счета на оплату внешнего поставщика, программа извлекает их сразу со спецификациями закупки, реквизитами плательщика и сравнивает с данными в учетной системе.

На рисунке 2 показана проверка по базе. Видно, что для указанного поставщика код ЕГРПОУ по базе отличается от того, который в счете. Программа предлагает замену и сообщает о несоответствии. На рисунке 3 проиллюстрирована проверка правильности суммы счета и проверка наличия реквизитов поставщика.

Автоматизация позволяет существенно сократить трудозатраты по обслуживанию счетов при закупках и значительно снижает риск ошибки при оформлении документов.

Использование технологий ABBYY в ритейловых сетях. При обработке накладных в продуктовом ритейле все намного сложнее. Ведь их обработка — это специальный бизнес-процесс, в котором сравниваются электронная заявка на поставку, то, что привезли на самом деле, и состояние взаиморасчетов с данным клиентом. И в этом закупка товаров в магазин отличается от просто закупки.

В крупных организациях задача обычно состоит в извлечении всех данных из счета либо накладной с контролем цен и артикулов товаров, имеющихся в базе. Возможность быстро ответить на вопросы: «правильно ли оформлен счет?», «изменилось ли в нем что-либо?», «нет ли ошибки в указании реквизитов?», «есть ли в базе артикулы, соответствующие указанным наименованиям?», — позволяет оперативно принять решение об оплате счета.

Казалось бы, все под контролем. Большинство поставщиков товаров в продуктовые магазины, прежде чем придет машина, отправляют электронный файл, в котором описано, что находится в этой машине. Но реалии нашей страны таковы, что этот файл почти никогда не совпадает с тем грузом, который приедет на самом деле. Может быть другой артикул или другое количество, тогда как правильное количество товаров указано только в бумажной накладной, сопровождающей груз.

По процедуре необходимо ввести все эти данные в учетную систему магазина и после сверки отпустить машину. Эта операция может занимать порой целый час. А представьте себе ритейловую сеть, где этих магазинов много. В такой ситуации автоматические системы введения накладных значительно ускоряют эти процессы и позволяют сократить время простоя машин до минимума.

Автоматизация ввода накладных. В дистрибьюторском бизнесе большое число компаний выписывает не менее сотни накладных в день (и это норма для мелкого дистрибьютора). Обычно дистрибьюторы поставляют свои товары вместе с сервисом поставки, что означает доставку товаров дилерам. Естественно, они развозятся в разное время, при разных погодных условиях. На экспедиторе лежит ответственность за правильные подписи и печати со стороны получателя товара. Контролировать этот процесс крайне важно и сложно.

Для осуществления правильных взаиморасчетов необходимо понимать, существует или же отсутствует на момент подсчета дебиторской задолженности бумажная накладная, подписанная дилерами. И не просто наличие записи в базе данных, а подтверждение этого факта правильно оформленным бухгалтерским документом.

Эта задача настолько актуальна, что дистрибьюторы все чаще задумываются над тем, чтобы сканировать и автоматически извлекать данные о наличии или отсутствие подписи в документе. Причем важно определять наличие подписи в нужном месте с привязкой изображения этой накладной к записи в учетной системе. Это давало бы возможность сразу проконтролировать наличие или отсутствие такого документа в электронном архиве.

Технологии ABBYY позволяют компании автоматизировать потоковый ввод собственных накладных вместе с сохранением изображений и классификацией. Классификация подразумевает, что изображение накладной будет автоматически привязано к записи об этой накладной в учетной системе.

Аудит договоров. Представьте себе крупную организацию, имеющую несколько десятков филиалов, которая решила создать базу данных всех подписываемых договоров. Каждый из филиалов заключает договоры, но контроль над ними осуществляется в центре. Обычно в таких фирмах существует отдел по аудиту, который проверяет деятельность каждого подразделения.

Что касается аудита договоров, то в этих документах крайне важно правильное оформление. Ведь малейшее несоответствие в сумме прописью и сумме цифрами сделает его юридически ничтожным, и его силу можно будет успешно оспаривать в суде. Как вы понимаете, при большом количестве договоров проверить это практически невозможно. Естественно, на помощь приходят автоматические системы. Они позволяют извлекать существенные данные из договоров, сверять их с базой данных, друг с другом и делать заключение о правильности либо не правильности оформления документа. Также можно автоматически проверять наличие либо отсутствие подписей в нужных местах договоров. На рисунке 4 показана проверка подписи (метка «есть ли подпись» и изображение подписи).

А как обычно бывает на практике? Чтобы реализовать задачу сохранения изображений всех договоров, компания строит систему, в которой каждый исполнитель, ответственный за тот или иной договор, может сохранить в учетной системе отсканированное изображение этого договора. Однако когда появляется необходимость найти изображение договора в системе, зачастую оказывается, что были отсканированы не те договоры или сам договор находится в ненадлежащим состоянии (не соответствуют реквизиты, суммы и т. д.). Чтобы всего этого избежать, нужно построить систему автоматической проверки всех изображений договоров, внесенных в базу системы.

Необходимо также автоматически обрабатывать акты выполнения работ. Процесс их оформления очень длительный и может занимать несколько недель. Это означает, что по окончании отчетного периода менеджер, ответственный за ведение этих работ, делает проводку в ERP-системе о том, что работы выполнены, а документы придут (в силу объективных причин) только лишь через пару недель. При этом еще важнее отследить приход этого документа, подписанного заказчиком, потому что разрыв по времени больше, чем при работе с накладными, которые доставляются своей службой доставки.

Из всего вышеизложенного видно, что в любом бизнесе, при любом способе ведения учета, т. е. при более-менее крупной бухгалтерии, системы обработки бумажных документов помогают бухгалтерам избегать ошибок при подготовке документов. Без сомнения, подобные системы автоматизации контроля и аудита бухгалтерских документов будут полезны на предприятиях самых различных форм собственности.

Редакция «Автоматически» благодарит Михаила Бейрака, руководителя корпоративных проектов «ABBYY Украина», за предоставленную информацию при подготовке статьи

7-я ежегодная конференция-выставка DOCFLOW УКРАИНА 2011

пройдет 13.09.2011 г. в Украинском доме в Киеве.

В рамках мероприятия будут представлены самые современные системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами.

Во время выставки можно будет из первых уст узнать об актуальных вопросах и получить представление о ситуации в данной отрасли, а также услышать мнение экспертов по актуальным проблемам электронного документооборота.

«ДК» №28/2011 (рус.)

«ДК» №28/2011 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.