(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Документальное оформление ремонтов и улучшений ОС

В народе говорят: ничто не вечно, все когда-нибудь ломается... Действительно, любой объект основных средств (далее — ОС) может выйти из строя (то есть сломаться, повредиться, разрушиться). Так что если предприятие планирует в дальнейшем использовать такой актив в производственном процессе, то начинает его ремонтировать (улучшать). А во время такого кропотливого дела нужно оформить множество документов. Поэтому сегодня расскажем, какие документы обычно составляют при ремонте (улучшении) ОС.

Тема документального оформления ремонтов (улучшений) ОС всегда была, есть и будет актуальной. Ведь одно из главных правил бухучета гласит: любая хозяйственная операция должна быть документально подтверждена (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). Да и в налоговом учете первичные документы играют не последнюю роль. Каждый бухгалтер хорошо знает, что рассчитывать на налоговые расходы можно только при условии их должного документального подтверждения (п. 44.1, 138.2, пп. 139.1.9 НКУ). Поэтому составлять первичные документы нужно с особой ответственностью.

Как известно, ремонт (улучшение) ОС можно проводить подрядным (когда ремонт выполняет сторонняя организация) и хозяйственным (самостоятельное осуществление ремонта ОС) способом. От этого зависит и перечень документов, которые следует оформить.

Ремонт (улучшение) ОС подрядным способом

Понятно, что сначала материально ответственное лицо обнаруживает поломку ОС и сообщает об этом руководству.

После того как руководство даст добро на ремонт (улучшение) ОС, как правило, составляется ведомость дефектов или дефектный акт. Данный документ нужно оформлять на каждый объект ОС, подлежащий ремонту (улучшению).

Существуют следующие утвержденные формы ведомости дефектов:

1) Ведомость дефектов на ремонт машины (форма №ВЗСГ-6). Ее форма утверждена приказом Минагрополитики Украины от 21.12.2007 г. №929. В соответствии с п. 2.5 Методрекомендаций №929 данный документ рекомендовано применять для учета установленных дефектов сельскохозяйственной техники (комбайнов, тракторов, сеялок, плугов и пр.);

2) Акт об обнаруженных дефектах оборудования (форма №М-17, утвержденная приказом Минстата Украины от 21.06.96 г. №193). Его составляют на дефекты, обнаруженные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования;

3) Дефектный акт (приложение к письму Госстроя Украины и Госжилкоммунхоза Украины от 24.02.2005 г. №7/8-134, №4/3-260).

Впрочем, предприятие, по мнению автора, может создать и использовать собственную форму ведомости дефектов. Ведь вышеприведенные формы — не универсальные. Пример заполнения ведомости дефектов приведен в образеце 1.

Образец 1

При подрядном способе ремонта (улучшения) объекта ОС ведомость дефектов оформляется в двух экземплярах в присутствии представителя заказчика. Один экземпляр передается заказчику для контроля за осуществлением полноты и качества ремонта (улучшения) объекта ОС, а второй — остается у исполнителя работ.

Далее обычно происходит заключение с исполнителем договора о выполнении работ. Хотя на практике такой договор может быть подписан и до оформления ведомости дефектов. Кстати, в договоре, среди прочего, стоит прописать сроки выполнения работ, форму оплаты выполненных работ, ответственность исполнителя за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Обратите внимание: если объект ОС на время ремонта необходимо передать подрядной организации, то его сначала следует вывести из эксплуатации. Ведь понятно, что ремонт может продолжаться месяц-два, а порой и дольше. И соответственно в этот период предприятие физически не сможет использовать такой объект ОС. Поэтому его стоит временно вывести из хозяйственного оборота. Косвенно это подтверждает и абз. 4 п. 29 П(С)БУ 7, в котором сказано, что начисление амортизации прекращается начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия объекта ОС, перевода его на реконструкцию, модернизацию, достройку, дооборудование, консервацию. Подобные нормы содержат и п. 23 П(С)БУ 7 и п. 27 Методрекомендаций по учету ОС. Для вывода объекта ОС из эксплуатации руководитель издает распорядительный документ о временном выводе объекта ОС из эксплуатации на время его ремонта. Как вы уже, по-видимому, догадались, на объект ОС, временно выведенный из эксплуатации для его ремонта, амортизация в бухучете не начисляется. Кстати, в налоговом учете выведенные из эксплуатации объекты также запрещено амортизировать (пп. 145.1.2, п. 146.2 НКУ).

Сам факт передачи ОС подрядной организации для ремонта (улучшения) оформляется Актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма №ОЗ-1). Его форма принята приказом Минстата Украины от 29.12.95 г. №352. Данный документ составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр с подписью получателя и сдатчика передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается в отделе (цехе) — у сдатчика, третий экземпляр формы №ОЗ-1 передают исполнителю работ.

Кстати, некоторые специалисты склоняются к мнению, что в таком случае нужно оформлять Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОЗ-2). Впрочем, по мнению автора, это не совсем корректно. Ведь данный документ следует использовать непосредственно уже при приеме объектов ОС из ремонта, реконструкции и модернизации. Во всяком случае такой вывод напрашивается после прочтения объяснения к этому документу в приказе Минстата Украины от 29.12.95 г. №352.

И наконец, после того как исполнитель закончит все работы по ремонту (улучшению) объекта ОС, он обязан составить в двух экземплярах Акт приемки-передачи выполненных работ и подписать его с заказчиком. Первый экземпляр исполнитель оставит у себя, а второй отдаст заказчику.

Также предприятие-исполнитель оформляет в двух экземплярах Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОЗ-2). Первый оставляет у себя, второй он отдает заказчику работ. Пример его заполнения приведен в образце 2.

Образец 2

Кстати, именно на основе акта выполненных работ бухгалтер делает записи в Инвентарных карточках учета основных средств (форма №ОЗ-6), технических паспортах и отражает в учете последствия ремонта (улучшения) объекта ОС.

Тут стоит вспомнить основные правила отражения ремонтно-улучшающих работ в бухучете. Так, в соответствии с п. 15 П(С)БУ 7, расходы, осуществляемые для поддержания объекта ОС в рабочем состоянии (проведение технического осмотра, надзора, обслуживания, ремонта и пр.) и получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования, включаются в состав расходов отчетного периода. А вот расходы, связанные с улучшением объекта (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и пр.), приводящим к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования объекта, капитализируют, направляют на увеличение первоначальной стоимости улучшающего объекта ОС (п. 14 П(С)БУ 7). Как видим, ключевым фактором при разделении работ в бухучете на связанные с поддержанием объекта ОС в рабочем состоянии и связанные с его улучшением, является рост будущих экономических выгод. Напомним: под экономической выгодой подразумевается потенциальная возможность получения предприятием денежных средств от использования активов (ст. 1 Закона о бухучете).

Таким образом, из сказанного бухгалтеру необходимо усвоить одну простую истину: работы, направленные на поддержание ОС в рабочем состоянии (текущий ремонт, техобслуживание), и работы, приводящие к увеличению будущих экономических выгод (модификация, модернизация, достройка), учитываются по-разному.

В бухгалтерском учете расходы на ремонтно-улучшающие мероприятия учитываются следующим образом:

— Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 631 — на сумму проведенного текущего ремонта объекта ОС;

— Д-т 10, 11 К-т 152, 153 — на сумму проведенного улучшения объекта ОС.

В налогово-прибыльном учете расходы на ремонт (улучшение) отражаются следующим образом (п. 144.1, 146.11, 146.12 НКУ):

1) сумма расходов, связанная с ремонтом (улучшением) объектов ОС в размере, не превышающем 10% совокупной балансовой стоимости всех групп ОС, подлежащих амортизации, на начало отчетного года, относится к налоговым расходам того отчетного налогового периода, в котором такой ремонт и улучшения были проведены;

2) расходы на ремонт (улучшения), превышающие только что упомянутый 10-процентный лимит, направляются на увеличение амортизированной стоимости ремонтировавшегося (улучшавшегося) объекта ОС.

И еще один момент. В соответствии с п. 41 Правила №792, исполнитель после выполнения работ по техническому обслуживанию и ремонту транспортного средства может предоставить заказчику следующие документы:

1) справки (счета) о расходах заказчика (если он является юрлицом), связанных с выполнением технического обслуживания (кроме гарантийного), — отдельно и связанные с выполнением ремонта — отдельно;

2) один экземпляр гарантийного талона;

3) при необходимости приложения к эксплуатационной документации;

4) справку-счет на номерные составные части, приобретенные и установленные исполнителем на транспортное средство;

5) справку о цвете (основном цвете) транспортного средства, если этот цвет изменен во время ремонта;

6) приемо-сдаточный акт предприятия, которое имеет право на испытание газового оборудования топливных систем транспортного средства и выполнило эти испытания.

Кроме того, стоит знать, что при выполнении текущего или капитального ремонта зданий и сооружений с привлечением бюджетных средств либо средств предприятий, учреждений и организаций государственной собственности исполнитель (подрядчик) должен также составить Акт приема выполненных строительных работ (типовая форма №КБ-2в) и Справку о стоимости выполненных строительных работ и расходах (типовая форма №КБ-3). Это подтверждают многочисленные письма Минрегионстроя (см. письма от 08.12.2009 г. №12/19-2-9/11-5008, от 09.03.10 г. №12/19-2-9-21-2368, от 06.05.10 г. №2/12-20/4993).

Пример 1 В ООО «Весельчак» вышла из строя коробка передач грузового автомобиля, которым развозили товар. Работы по ее замене выполняла сторонняя организация. Стоимость работ по замене коробки передач — 2400 грн (в т. ч. НДС — 400 грн). Совокупная балансовая стоимость всех групп ОС, подлежащих амортизации, на начало отчетного налогового года — 105678 грн. Соответственно 10-процентный лимит равен 10567,80 грн. На дату замены коробки передач остаток налогово-ремонтного лимита составляет 8567 грн.

Руководитель ООО, учитывая результаты анализа конкретной ситуации и существенность самих расходов, определил, что работы по замене коробки передач направлены на поддержание грузового автомобиля в рабочем состоянии.

По договоренности сторон работы проводились на условиях 100% последующей оплаты.

Заказчик и исполнитель работ — плательщики НДС и налога на прибыль на общих основаниях (см. таблицу 1).

Таблица 1

Учет расходов на поддержание грузового автомобиля в рабочем состоянии

№ п/п
Содержание операции
Бухгалтерский учет
Сумма, грн
Налоговый учет
Д-т
К-т
Доходы
Расходы
1.
Подписан акт приемки-передачи выполненных работ по замене коробки передач в грузовом автомобиле
93
631
2000,00
2000
Отражен НК по НДС с полученных услуг (при условии получения оформленной налоговой накладной)
641/НДС
631
400,00
2.
Погашена задолженность перед исполнителем работ
631
311
2400,00

Ремонт (улучшение) ОС хозяйственным способом

Тут опять же все начинается с установления факта поломки объекта ОС. После этого материально ответственное лицо может составить докладную (служебную) записку или заявку на ремонт (улучшение) ОС и отдать ее на рассмотрение руководителю предприятия.

После принятия решения руководителем о ремонте (улучшении) объекта ОС составляется ведомость дефектов. Кстати, при хозяйственном способе ремонта (улучшения) объекта ОС данный документ оформляется в одном экземпляре. В ведомости дефектов преимущественно указываются детали, узлы, агрегаты, которые нужно заменить или отремонтировать, перечень материалов, необходимых для ремонта (улучшения) объекта ОС. Иногда в ведомости дефектов записывается и сметная стоимость работ по ремонту (улучшению) ОС. Хотя никто не запрещает оформить это и отдельным документом.

На основании ведомости дефектов часто выписывается наряд-заказ. Поскольку на законодательном уровне не утверждены формы этого документа при осуществлении ремонтных работ хозяйственным способом, то его можно оформить в произвольной форме. В нем указываются должность, фамилия, имя и отчество рабочего, который будет ремонтировать (улучшать) объект ОС, объем работ, сроки начала и окончания работ.

Далее бухгалтер должен оформить документы на получение необходимых запасных частей и ремонтных материалов, а именно Накладную-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма №М-11, принятая приказом Минстата Украины от 21.06.96 г. №193). Она выписывается в двух экземплярах: первый передается на склад как основа для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Опять же заметим: если ремонт объекта ОС затянется надолго и его невозможно будет использовать в производственном процессе продолжительное время, то такой объект лучше временно вывести из эксплуатации. Для этого руководитель должен издать приказ или распоряжение о временном выводе объекта ОС из эксплуатации на время ремонта. Понятно, что по завершении работ обратный ввод отремонтированных ОС в эксплуатацию оформляется приказом (распоряжением) о вводе ОС в хозяйственный оборот.

Обратите внимание: если для выполнения ремонта ОС последнее нужно передать в другой цех, отдел, участок, то в такой ситуации уместно составить Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма №ОЗ-1).

В соответствии с п. 28 Методрекомендаций по учету ОС прием законченных работ из ремонта и улучшения ОС (модернизация, достройка, реконструкция и пр.) оформляется Актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОЗ-2). При хозяйственном способе выполнения ремонта объекта ОС данный документ составляется в одном экземпляре. Составленный и подписанный работником цеха (отдела), уполномоченным на прием ОС, и представителем цеха (предприятия), выполнявшего ремонт, реконструкцию и модернизацию, акт передается в бухгалтерию предприятия. Там его подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия или уполномоченное на это лицо. И уже на основании оформленного Акта по форме №ОЗ-2 бухгалтер отражает в учете ремонтно-улучшающие работы.

Причем бухгалтеру не нужно ломать голову над характером и признаками выполненных работ (то есть текущий ли ремонт или улучшение объекта ОС). Ведь согласно п. 29 Методрекомендаций по учету ОС решение о характере и признаках осуществляемых предприятием работ, — принимает руководитель предприятия с учетом результатов анализа существующей ситуации и существенности таких расходов. Соответственно руководитель свое решение по классификации выполненных работ может оформить в виде приказа (распоряжения) по предприятию.

Хотя существует и альтернативное мнение. Так, некоторые специалисты советуют решение о характере и признаках выполненных работ указывать непосредственно в Акте по форме №ОЗ-2. Тогда отпадает необходимость в оформлении отдельного приказа (распоряжения).

И в завершение напомним: в технический паспорт соответствующего объекта ОС должны быть внесены необходимые изменения в характеристике объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией. Кроме того, оформленный Акт по форме №ОЗ-2 — основа для соответствующих записей в Инвентарной карточке учета основных средств (форма №ОЗ-6) о выполненном ремонте.

Пример 2 ПАО «Береза» собственными силами провело улучшение офисного помещения. Стоимость материалов, использованных на такое мероприятие, составила 12000 грн (без НДС), зарплата работников, непосредственно осуществлявших улучшение офисного помещения, — 8900 грн. Размер ЕСВ по 52 классу профессионального риска — 38,52%.

Совокупная балансовая стоимость всех групп основных средств, подлежащих амортизации, на начало отчетного налогового года — 56783 грн. Соответственно 10-процентный лимит равен 5678,30 грн. На дату проведения улучшения офисного помещения налогово-ремонтный лимит полностью исчерпан.

Руководитель классифицировал такое мероприятие как улучшение офисного помещения (см. таблицу 2).

Таблица 2

Учет расходов на улучшение офисного помещения

№ п/п
Содержание операции
Бухгалтерский учет
Сумма, грн
Налоговый учет
Д-т
К-т
Доходы
Расходы
1.
Списаны материалы на улучшение офисного помещения
152
205
12000,00
2.
Начислена зарплата работникам, занятым улучшением офисного помещения
152
661
8900,00
3.
Начислен ЕСВ на зарплату работников, занятых улучшением офисного помещения
152
651
3428,28
4.
Завершены работы по улучшению офисного помещения, что подтверждено актом по форме №ОЗ-2
103
152
24328,28
—*
* Поскольку 10-процентный ремонтный лимит исчерпан, то расходы на улучшение офисного помещения в налоговом учете относятся на увеличение его балансовой стоимости с последующей амортизацией.

Нормативная база

  • Методрекомендации по учету ОС — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина Украины от 30.09.2003 г. №561.
  • Методрекомендации №929 — Методические рекомендации по применению специализированных форм первичных документов по учету производственных запасов в сельскохозяйственных предприятиях, утвержденные приказом Минагрополитики Украины от 21.12.2007 г. №929.
  • Правила №792 — Правила предоставление услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобильных транспортных средств, утвержденные приказом Минтранса Украины от 11.11.2002 г. №792.

Дмитрий МАРУЩАК, аудитор, г. Львов

«ДК» №21/2012 (рус.)

«ДК» №21/2012 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.