(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Возмещение расходов с опозданием

Работник в августе 2013 г. отчитался о командировке по Украине, которая закончилась в июле 2013 г. Хотя приказ о командировке был, но аванс ему не выдавался, расходы предприятие в учете не отражало, следовательно, авансовый отчет от работника не требовался. Вправе ли работодатель компенсировать работнику понесенные им расходы за эту командировку и начислить суточные по такому авансовому отчету? Как такая компенсация отразится в налоговом учете?

Ситуация действительно сложная, ведь из-за отсутствия других расходов (точнее, документов, которые бы их подтверждали) работодатель решил не требовать от работника авансового отчета. Он считал, что раз нет подтверждающих документов, то зачем оформлять «пустышку»? Был ли прав работодатель? Рассмотрим далее.

Согласно ст. 121 КЗоТ, работник имеет право на суточные за время командировки. Но КЗоТ не устанавливает порядок определения времени пребывания работника в командировке. Так, согласно п. 4 раздела II Инструкции №591, сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные расходы не выплачиваются. И хотя для негосударственных предприятий Инструкция №59 не является обязательной к выполнению, аналогичная норма содержится и в пп. 140.1.7 НКУ. Впрочем, и требования НКУ по оформлению командировки касаются только подтверждения права на налоговые расходы. Так что формально для начисления и выплаты суточных, как того требует ст. 121 КЗоТ, достаточно приказа о командировке — он направляет работника в командировку и устанавливает ее сроки, в течение которых работник имеет право на суточные.

Но чаще всего суточные начисляются на основании приказа о командировке и авансового отчета работника2. Более того, считается, что одного приказа о командировке для того, чтобы начислить расходы по ней, недостаточно. Нужны документы, которые бы подтверждали факт того, что командировка действительно состоялась. Одним из таких документов, скорее по привычке, считается авансовый отчет работника. Хотя фактически авансовый отчет ничего не подтверждает, им работник только лишь отчитывается о понесенных расходах. А подтверждающими являются первичные документы, которые работник подает вместе с авансовым отчетом, — это квитанции, билеты и пр.

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.

2 Форма отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядок его составления утверждены приказом МФУ от 05.12.2012 г. №1276.

Обязательно ли подавать авансовый отчет, если аванс на командировку не предоставлялся? Действующее законодательство, что бы не утверждали налоговики в своих разъяснениях, не выдвигает такого требования. В то же время работник должен был выполнить приказ работодателя, уехать в командировку и отчитаться по возвращении из нее в сроки и по форме, указанной в приказе (если в приказе было такое указание). Исполнение собственных приказов должен контролировать сам работодатель. И если представление авансового отчета было установлено приказом о командировке, а авансовый отчет не был вовремя предоставлен, налицо ситуация, в которой нарушения допустили обе стороны — и работодатель, и работник.

Теперь об ответственности, установленной законодательством. Пунктом 170.9 НКУ установлены сроки, в течение которых работник должен подать авансовый отчет. Что касается командировки, по которой аванс был предоставлен, то это 5 банковских дней после ее завершения. Для работодателя, не проконтролировавшего представления авансового отчета и допустившего его просрочку, установлена ответственность (п. 1 Указа №4361). Но применяется она только в том случае, если на командировку выдан аванс — ведь штраф установлен в размере 25% выданных под отчет сумм. А поскольку аванс на командировку выдан не был, работодатель этот штраф платить не будет.

1 Указ Президента Украины от 12.06.95 г. №436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».

Допустим, что работодатель утвердит такой авансовый отчет и выплатит работнику суточные (ведь право на них у работника по ст. 121 КЗоТ есть). Рассмотрим налоговый учет такой выплаты.

НДФЛ. Согласно пп. 170.9.1 НКУ, работодатель является налоговым агентом по отношению к сумме, выданной плательщику налога под отчет и не возвращенной им в течение установленного пп. 170.9.2 НКУ срока (по командировке — в сумме, превышающей сумму расходов плательщика налога на такую командировку, рассчитанной согласно разделу III НКУ). Поскольку аванса на командировку не было, то работник и не нарушал сроки возврата излишне израсходованных средств. А значит, формально нет оснований и для начисления НДФЛ. Но на практике при налоговой проверке сотрудники Миндоходов фискально рассматривают такие случаи и считают, что раз есть нарушение сроков подачи отчета по командировке, то суммы, возмещаемые работнику по такому авансовому отчету, должны быть обложены НДФЛ. Смелые работодатели могут оспаривать такую позицию налоговиков в суде, ведь пп. 170.9.2 — 170.9.3 НКУ устанавливают сроки представления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. А если аванс на командировку работнику предоставлен не был, подотчетные средства он не получил, так что сроки, установленные НКУ, на него не распространяются.

Налог на прибыль. Налоговые командировочные расходы, как предусматривает пп. 140.1.7 НКУ, должны быть не только понесены, но и документально подтверждены. Но для суточных этой нормой НКУ установлено, что эти расходы не требуют документального подтверждения. А значит, приказа о командировке достаточно для начисления сумм суточных и отнесения их к командировочным расходам. Остальные документы (поскольку другие расходы по этой командировке не были понесены), по мнению автора, желательны, но не обязательны. Не устанавливает пп. 140.1.7 НКУ и перечень или требования в части «других первичных документов», кроме приказа о командировках, по которым обязательно нужно определять суммы суточных, относящиеся к налоговым расходам. Так что, по мнению автора, основания для включения расходов в сумме суточных в налоговые у предприятия есть. Хотя не исключено, что проверяющие из ГНИ займут фискальную позицию, и доказывать право на налоговые расходы предприятию придется в суде.

Анна БЫКОВА, «Дебет-Кредит»

«ДК» №40/2013 (рус.)

«ДК» №40/2013 (рус.)


The remote server returned an error: (404) Not Found.